党政办公室档案规范化管理浅析

张慧照

摘  要：党政办公室是行政及党建综合业务运转的载体与关键，在确保各职能部门日常运营中，发挥着桥梁枢纽的功能和作用。作为综合职能部门，党政办公室业务拥有高度的协调性、服务性、综合性等基本特征。而党政办公室档案管理工作是其协调性、服务性的重要表彰，需要档案管理人员通过规范化管理[1]，更好协调、服务及促进各职能部门的稳定运行与健康运作。但在实现规范化管理目标的过程中，我们需要明确档案规范化的基本内涵及其在档案意识、保管条件、管理人员等层面所存在的问题，探索出科学合理的规范化管理思路和策略，以期推动我国档案管理事业的健康发展。

关键词：党政办公室;档案;规范化管理

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编號：2095-9052（2022）04-00-03

党政办公室高职院校党政职能运转的关键枢纽，在运行管理中拥有着承上启下的媒介作用，有利于提升高职院校的管理质量，促进组织的高质量与可持续发展。通常来讲，党政办公室主要职能是负责各科室的综合协调与联系;负责行政、接待、文秘等工作;负责审核或草拟以行政、党委名义发布的文件，制定各项制度文件。它具有服务对象层次高、基本分工与协作团结相融合、涉及面广等特性。其中档案管理工作是党政办公室一项重要的工作内容，可以在协调各方、联系左右、承上启下的前提下，推动各部门工作的有序开展。

一、党政办公室档案规范化管理的基本内涵

党政办公室档案管理的工作职责主要包括：一是贯彻落实我国有关档案管理工作的方针政策与法规法律，规划档案管理工作方向;二是拟定档案管理规章制度并进行贯彻落实;三是负责征集、保管、统计、整理各类文书档案资料。档案规范化管理通常指以档案领域的关键性概念和事物为对象而修订或制定的规范化工作形式，其作用主要包括优选、统一、简化、协调等作用，能够通过标准的制定，提升工作程序的科学化和合理化水平，使档案管理实效性更高、法律效力更强、内容专一性显著，可以充分提升传统档案管理的效率和质量;其目标是档案管理的效果目标，即每个活动、时刻及行为都处于受控状态，能够通过系统化、常态化、流程化、标准化、数据化及专业化的方式，促进党政办公室档案管理方针政策与法律法规的贯穿落实，能够优化征集、保管、统计、整理等档案资料处理流程。由于规范化管理拥有“系统思考”“全员参与”“体系完整”及“制度健全”的基本特征，可以帮助党政办公室改变传统混乱管理的状态，提升管理流程的科学性，降低档案管理工作中所存在的摩擦和矛盾，使档案规划目标得到切实地落实。然而在实践应用中，档案规范化管理需要标准化和制度化建设，需要为党政办公室构造一个具备自我修复与自我免疫的机能，使党政办公室能够适应外部环境的发展与变化，更好地发挥自身的综合协调与服务的职能。

二、党政办公室档案管理所存在的主要问题

（一）档案管理意识相对薄弱

党政办公室在负责行政、接待、文秘等工作中，拥有综合协调各部门工作、推动组织发展与运作的基本功能。然而在党政办公室各项工作得到快速而有效开展的过程中，办公室负责人通常将工作重点放在其他事务性工作中，缺乏对档案管理这一服务性工作的关注程度，档案管理边缘化现象较为显著、较为明显。部分党政办公室由于缺乏对档案管理功能和作用的充分认识，未能将档案管理摆在工作的首位，缺乏信息化、制度化、标准化的意识，致使有价值的档案资源不断流失。即便档案得到及时地收集和保存，但没有得到规范整理，仍会导致档案资料所提供的决策依据等无法充分而系统地发挥作用。虽然我国部分党政办公室负责人能够理清档案管理与党政办公室职能发挥的基本关系，关注档案管理的规范化、制度化、信息化、标准化建设质量，但由于档案管理者缺乏对档案挖掘的重视程度，因此档案管理工作的价值彰显依旧会受到限制，难以充分发挥其所拥有的功能和作用。

（二）安全保管条件严重缺失

在新时代背景下，我国党政办公室档案管理设施及办公场所都得到了明显地改善。然而由于我国区域发展的不均衡，部分经济欠发达地区还存在档案保管条件缺失、档案室处在“一室多用”的状态，部分党政办公室容易出现随意摆放、堆放档案资料的问题，致使档案资料难以得到充分地保存。在信息化技术得到快速发展的背景下，档案信息化建设逐渐成为档案管理工作的基本内容和目标，而通过电子档案归档，提升了档案开发与利用的效率。然而由于档案管理员缺乏对信息化建设的充分认识及有效理解，电子档案长期处在“缺乏安全保障”的状态下，即计算机信息安全管理工作不到位、预防病毒入侵和黑客攻击的手段缺失，使档案文献面临着严峻的信息丢失、篡改及损害的安全风险，严重影响到档案管理的稳定性、规范性及合理性。此外档案归档、利用中的不规范、不标准，致使档案安全保管的风险加大。通常来讲，在不规范的档案利用下档案原件容易出现丢失、毁坏的问题，而档案信息化管理过程中所存在的不规范利用，又容易加大档案信息泄露的风险，致使档案保管质量受到影响。

（三）人员素质及能力不够高

首先，档案管理人员素质较差，导致党政办公室档案资源无法得到充分开发和利用，严重影响党政办公室协调各项工作开展的实效性和有效性。通常来讲，党政办公室收集文书档案所涉及的部门比较多，所产生的档案资源较为繁多、复杂，只有充分挖掘和开发各类档案资料，才能促进各科室的职能发挥和工作开展，提升党政办公室的工作实效。但由于档案管理人员的专业素质较差，缺乏档案资源开发意识，档案开发程度与质量不尽如人意。其次，档案管理人员能力较低。信息化、现代化、制度化、标准化建设需要档案管理人员拥有较高的档案分析、利用、整理、收集等能力。然而由于党政办公室缺乏系统、长期、持续的培训机制，档案管理人员的整体能力较低。究其原因，依旧是党政办公室管理者缺乏对档案管理的重视，缺少必要的培训机制及指导体系，致使党政办公室公室档案管理水平难以得到有效增强。此外由于制度和标准的缺失，档案管理人员缺乏档案管理“细则”和“办法”，致使档案管理人员难以明确岗位职责，无法自主提升自身的档案管理素养及能力。

三、党政办公室档案规范化管理的基本渠道

党政办公室档案规范化管理可以切实转变传统档案管理所带来的“混乱”状态，可以充分整合党政办公室各项工作職能，使党政办公室所蕴含的“承上启下、联系左右”的作用和价值，得到更好地彰显。然而在规范化管理的过程中，党政办公室应以档案管理的基本职责为抓手，以档案资源开发和利用为导向，注重对档案管理工作的制度化与标准化建设，形成一套针对性较高的档案管理办法、渠道和举措。

（一）营造氛围、强化宣传，提高档案管理重视程度

首先，采取多种举措，加大《中华人民共和国档案法》等档案管理办法及档案法规法律及细则、办法的宣传力度，尤其要加强党政办公室负责人的法制观念和档案意识，引导其自觉遵守档案管理法律，将档案管理工作引向法制化建设的层面上[1]。其次，采取多种方法，深化党政办公室负责人及档案管理人员，对档案管理工作与党政办公室职能关系的认识，明确档案管理在党政办公室各项工作中的支持和服务价值，使党政办公室负责人自觉地将档案管理工作放到各项工作的首位，使档案规范化管理体系及机制建设，能够以“促进党政办公室价值彰显和功能发挥”为抓手，增强档案管理实效。最后，加强监督管理，构建健全完善的档案管理机制，提升各项档案管理要求、思想及理念的落实质量，使档案管理工作呈现出规范化、法制化的特性。第四，营造服务氛围，党政办公室负责人应通过营造协同合作、全面服务的档案管理氛围，鼓励档案管理者积极参与到各项工作的开展和建设中，通过档案管理职能潜移默化地提高档案管理人员对档案管理开发工作的重视程度、关注力度及认识深度，为档案规范化管理提供必要的依托。

（二）齐抓共管，部门联动，提高档案保存的安全性

首先，档案局应与高职院校的党政办公室构建协同联动机制，将档案管理规范化纳入统一部署的战略内容中，督促和指引各单位的档案管理工作。在此过程中也可以通过行政规范、政策指引的方式，使党政办公室档案管理者深入认识档案信息化建设所面临的网络信息安全风险，自觉构建网络安全管理机制、防护体系，提高档案信息化建设的整体水平。其次，档案行政部门应加强对档案管理工作的督导和检查，形成协同联动、齐抓共管的工作氛围，使档案管理规范化得到有效地落实，并且，党政办公室负责人需要落实奖惩机制、责任机制，将档案管理规范化程度及档案保存质量纳入党政办公室年度考核中，从根本上提升档案规范化管理的质量和效率。最后，促进档案管理的标准化与制度化建设，完善工作标准，提高档案利用、开发的有效性，降低档案管理不规范行为的出现概率[2]。譬如构建健全的档案保管、材料归档、档案开发的管理制度、制定符合党政办公室工作实际的建设规范。然而在档案标准制定和制度完善的层面上，必须契合上述齐抓共管、部门联动的基本要求，使档案保存的质量和效率得到提升和优化。

（三）注重创新、加强实践，推助档案信息化管理

党政办公室在档案规范化管理实践中，应重视档案管理的创新，加强档案管理创新实践，推助档案信息化管理工作实践。档案信息化管理作为党政办公室档案管理工作的重要内容，为档案管理创新指明方向，也是新时代背景下党政办公室档案规范化管理的一大趋势。基于此，在党政办公室档案规范化管理进行中，应树立创新思维理念[3]，推助档案管理向信息化进程，促进新的管理思维及方法运用到其中，构建档案信息化管理体系，从而达到党政办公室档案管理实践的有效性模式。

首先，档案信息化管理依托于现代化技术，在多技术的支撑下，将传统的线下档案信息管理模式，移动到互联网平台中实施，使纸质档案信息管理模式转变为电子、数字的档案信息管理模式，便于档案管理人员获取，操作、整合、分析、运用档案信息资源。基于此，党政办公室可依托于互联网平台，构建党政办公室工作平台，推助多部门工作在平台中实施，树立信息化工作思维，促进党政办公室整体工作的变革。其次，在先进技术的支撑下，档案信息存储、运用模式向数字化、电子化、智能化进程，减少人力对档案信息的记录、分析、查找、获取的体力、精力支出值的同时，也能够提升档案信息查阅、获取、分析、整合、运用的针对性、快速性，从而提升档案管理效率，为党政办公室档案规范化管理进行助力。因此，党政办公室在互联网工作平台中，根据档案规范化管理的特性，在平台中构建档案信息化管理板块，促进档案管理部门与其他部门工作的联动[3]，提升档案部门服务管理能力，为其他部门档案信息需要提供针对性的服务，包含档案共享、档案分析、档案传播等服务，可增强档案资源运用效率，提升档案部门工作实践成果。例如，党政办公室要重视大数据、人工智能等技术的运用，构建档案数据库，以此数据库加强档案信息的记录、分析、存储、运用、归档等工作的开展。大数据的数据信息庞大，可为党政办公室档案信息存储提供广泛的空间。最后，虽然档案信息化管理在具体的实践中具有较多的优势，但与此同时，网络安全问题的存在影响档案信息的有效性存储。基于此，党政办公室应重视档案信息存储的安全性，关注档案信息安全管理，安装相关的档案存储安全技术与设备，诸如加密技术、防火墙等，增强档案信息存储的安全性，从而彰显党政办公室档案信息化管理实践的价值。

（四）立足实际、完善制度、构建档案规范化管理机制

在党政办公室档案规范化管理中，立足于档案管理实际模式，完善档案管理制度体系是关键。通过制度体系在档案管理中实施，可增强档案规范化管理成果。一方面，结合档案规范化、信息化管理工作的实践，完善档案管理制度体系，使规范化与信息化在档案制度体系中体系;另一方面，加强对档案规范化管理制度体系的实践，增强档案规范化管理制度体系的可操作性[1]，进而能够推助档案管理工作良好的实践。同时，在档案规范化管理制度体系中，融入激励机制，激发档案管理工作积极性及潜能，可使档案管理人员更好地为党政办公室档案规范化管理工作贡献力量。

（五）加强培训、注重指导，提高人员的素质和能力

第一，“以训代促”“以会代训”“边学边干”。针对党政办公室档案管理人员专业素养较差、档案开发意识薄弱等问题，党政办公室负责人需要在加大宣传教育力度的前提下，通过“实地指导、分散培训、集中培训、以会代训”等方式，开展档案业务及档案开发意识培训工作，以此提升档案管理人员的业务素养及思想理念，使其在丰富自身知识结构的前提下，更自觉地统筹党政办公室的基本职能，做好档案资源开发及规范化管理工作。在此过程中，党政办公室应注重档案管理人员的工作实际、工作强度及工作压力，通过优化培训机制，使档案管理人员形成“边学边干”的培训模态[4]。

第二，深化指导。各级档案部门及组织负责人应在做好技术培训工作的前提下，深化档案指导工作，有针对性、有计划地组织人员外出学习，或者将档案管理监督与技术指导融合起来，让业务指导更契合党政办公室的工作实际，使档案管理人员的管理能力与水平得到充分地提升。

第三，制定有利于档案管理者能力与素养提升的标准和制度，帮助档案管理人员更好地明确自身的岗位职责，积极提升自身的管理能力。

四、结语

充分发挥档案管理职能，有利于党政办公室的价值彰显与功能发挥，可以使党政办公室借助档案管理工作所提供的经验、知识及技术，提高自身协调沟通、协作合作的质量。因此在规范化管理的过程中，党政办公室必须将档案管理协同、推动及服务各项工作的职能，作为档案工作导向，注重对管理意识、保存条件及人员能力素质等问题的解决，提高档案管理工作的实效性，使党政办公室可以更好、更有效、更循序渐进地促进组织机构的健康发展。

参考文献：

[1]李阳阳.浅谈医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技资讯，2011（29）：187.

[2]刘菊.春秋列国争强中齐桓公兴霸业及自我毁灭的内在因素分析[J].今日中国论坛，2013（Z1）：187+190.

[3]刘嵘.创新医院档案管理 提高档案工作水平[J].办公室业务，2021（4）：169-170.

[4]袁伟.自然资源部门档案管理现状及其改进策略[J].办公室业务，2021（14）：131-132.

（责任编辑：董维）