《黑图档》所见档案房物品管理职能研究

赵彦昌 王长圆

摘  要：档案房是清代盛京内务府管理的一个主要负责文书档案管理的机构，在清代文书档案保存与管理中发挥了重要作用。在文书档案管理外，其在物品管理方面也发挥了十分重要的作用。本文立足于《黑图档·档案房》中涉及的汉文档案内容以及满文档案目录，探究档案房在笔墨管理、对米豆差粮的管理、对迎接皇室档案所需物品的管理、宫殿附近柴薪与花炮管理等物品方面管理职能，以期为学界研究清代档案管理机构的职能提供借鉴与参考。

关键词：《黑图档》;盛京内务府档案房;物品管理;钤印纸张

Abstract： Archives of Shengjing Imperial Household Department is a staple agency in charge of books and Archives management， which played an important role in preservation and management of books and Archives of the Qing Dynasty. Besides， It also played an role of great importance in item management. Based on the content of Chinese Archives andthe catalogue of Manchu Archives involved in Hetu Dangse of Archives， this paper explores the item management functions like stationary management， food management， royal Archives receiving items management and the management of firewood and firecracker near the palace in order to provide reference to study above the function of archive management agency in the Qing Dynasty.

Keywords： ‘Hetu dangse; Archives of shengjing imperial household department; Item management; Seal paper

1 引言

檔案房是盛京内务府管理的一个主要负责文书档案管理的机构，其本身的文档工作主要包含抄写、保管、移交等。但是其除了文档管理工作之外，还辅助其他机构进行了大量的物品管理。而“辽宁省档案馆从2016年陆续出版了329册的《黑图档》，档案的形成时间上起康熙元年（1662），下至咸丰十一年（1861），贯穿康熙、雍正、乾隆、嘉庆、道光、咸丰6个朝代，跨度200年。”[1]这些《黑图档》在一定程度上弥补了清代档案中对档案房记录的缺失，在清代档案房的研究中发挥着重要的作用。

但是目前以《黑图档》为依据，对档案房职能的研究主要集中在对其文档管理工作与职官管理工作方面。在基本职能方面，赵彦昌和姜珊在《清代盛京内务府档案房职能研究——基于辽宁省档案馆藏<黑图档>的考察》中指出，“档案房的具体职责主要体现为五个方面：抄写、保管、汇总、印务及移交等文档工作”[2]这种划分方式固然体现了档案房基本的工作与职责。但是在职官、物品、银钱等管理方面存在一定的不足。面对这种不足，在职官管理方面，赵彦昌和姜珊在《盛京内务府档案房职官管理职能初探》中指出，档案房进行了“职官的升迁、职官的任免、职官养廉银的发放、催促职官交粮到职官进出关的一些管理”。[3]但是，目前对档案房物品管理职能的研究仍然较少。本文希望以嘉庆、道光、咸丰三朝的《黑图档》中涉及档案房的汉文档案与满文档案的目录为依据，研究档案房在文档管理工作外，在物品管理方面的职能，使档案房的职能研究更为全面、形象更为立体，为研究清代档案管理机构和清代档案史提供一定的借鉴。

2 物品管理职能之一：对笔墨纸张的管理

2.1 空白纸张管理

2.1.1 钤印空白纸张。“《黑图档》可以看到档案房负责在空白公文纸盖好印，供各衙门在封印期间使用。同时，在开印后，档案房负责销毁未使用的空白印纸。”[4]而纸张管理主要分为三个环节：空白公文纸盖印、分发给各部门、销毁空白纸张。为方便在封印期间办公，避免工作延误，档案房需要在封印前将文书上预先盖上印章，供各衙门填写具体内容。如道光二十三年十二月十四日的《档案房呈为预用印信钤印空白纸张事》中提到“档案房呈，为印信空白纸折十三张，相应存案被查事。”[5]而道光二十四年十二月十二日的《档案房呈为预用印信空白纸折事》中提到，“档案房呈，为预用印信空白纸折十三张相应存案被查事。计开一连纸五张，二连纸五张，三连纸三张”。[6]证明了档案房需要承担钤印空白纸张的职责。这两份档案都是形成于年底封印前，都准备了空白纸张折十三张。这体现了档案房钤印空白纸张的时间和数量是相对稳定的。同时，这里的“存案被查”为年后的销毁的核查提供了依据。

2.1.2 向各部门分发用纸。其他部门在封印期间遇到紧急事项，就可以去档案房关领所用空白公文纸张。如道光二十一年十二月二十七日的《档案房呈为关领续赈米石动用预用空白公文纸张事》中也记载到，“查镶黄旗应用续赈印领二张。正黄旗应用续赈印领一张。正白旗应用续赈印领一张。掌仪司应用续赈印领一张。会计司应用续赈印领一张。内管领应用续赈印领一张。共计七张，俱系动用预用空白纸张，理合呈明，存案备查可也。”[7]该内容体现了档案房将钤印好的纸张分发给在“续赈米石”中各个主事的衙门，以供他们使用。同时，也侧面反映了道光二十一年的封印时间早于十二月二十七日。同时，结合道光二十一年十二月十六日的《档案房呈为送空白公文纸到堂钤印事》，可以推测道光二十一年封印的时间介于十二月十六日与二十七日之间。

2.1.3 销毁钤印空白纸张。为了防止已有钤印的纸张被挪作他用，产生贪污舞弊等现象，每年年初（通常为正月中下旬）开印之后，需要对上年年末的钤印的空白纸张进行销毁。

通常情况下，需要根据之前存案的钤印纸张数量和在封印期间已发放纸张数量，核对剩下的钤印空白纸张，然后进行销毁。笔者将嘉庆、道光、咸丰三朝涉及销毁钤印空白纸张相关档案的时间进行统计，得到表1，可以看出档案房为销毁钤印空白纸张事的发文时间主要集中于正月中下旬的十九日与二十日，其总体的时间比较稳定。

但是这21件档案中，仅有1件汉文档案。该档案为道光二十一年正月二十日的《档案房呈为销毁预用钤印空白纸张事》。它记载到，“档案房呈为应销预用印信空白纸张，相应呈堂存案备查事。”[8]这件档案就体现了根据立稿存案和封印期间案件领走的纸张数量，核查应该销毁的钤印空白纸张。

2.2 笔墨与心红纸张管理

2.2.1 笔墨管理。档案房每年正月需要从盛京工部关领抄写档案所需要的笔墨和心红纸张。笔者对嘉庆、道光、咸丰三朝所有的笔墨与心红纸张管理进行统计，得到表2。查考咸丰年间所有涉及请领笔墨的档案得知，咸丰元年、二年、三年、六年、七年的档案房领取的也都是笔六十支、墨九两。

在这几年间，笔墨数量基本上没有变化，体现了档案房每年的工作量比较稳定和繁重的特点。而其他朝代缺少记载相关内容的档案，具体数额无法考证。

2.2.2 心红纸张管理。除了笔墨和普通的纸张之外，档案房还需要关领心红纸张。档案房领取的心红纸张指的是档案房的办公经费。“在清朝的行政和财政体制内，直省及其各级衙署除为数甚少的心红纸张与烛炭银外，未设专项办公经费定额。”[9]

结合表2中档案的内容，可以印证其并非物品，故其不属于本文研究范围，下文不作详细讨论。

2.2.3 笔墨与心红纸张管理之间的联系。由涉及请领笔墨与心红纸张的档案得知，咸丰元年、二年、三年、六年、七年的档案房请领笔墨与心红纸张的时间、发文时间都是基本一致的，一般在正月下旬，并早于销毁钤印空白纸张。而具体数额在这几年间都没有发生变化。

3 物品管理职能之二：对米豆差粮的管理

3.1 发放赈济物品。康乾盛世之后，人口大量增长，对自然环境的利用程度提高。东北的生态环境遭到破坏，自然灾害的数量明显增多。“面对严重的灾害，百姓生计难以维持。清政府积极展开救助，逐渐形成了一套较为完善的赈灾路径，以期帮助百姓维持正常的生活。”[10]在赈灾过程中，档案房也发挥了一定的协助作用。

在赈灾过程中，档案房主要协助的是发放赈济物品。而每次受灾赈济物品有所不同，“按照赈济的物品分，也可以分为赈粮米、赈银以及银米兼赈”。[20]

在《档案房为金州等界遭灾欠旗人关领赈济银米事呈请咨盛京将军衙门》中记载了“今岁查金州、复州二城界被灾五、六分，正身旗人大口八万八千三十三名口，小口一万一千九百六十名口，应领初赈一月口米，业由各城旗民仓动拨关领……并辽阳牛庄本城等界田禾歉收，分别轻重。轻者均给一月抚恤口米，自应放给本色米石;重者抚恤两月，亦照例银米兼赈”，[21]体现了档案房协助官府向那些由于遭遇自然灾害，庄稼歉收而受灾的旗民，发放赈济的银米。同时实行差异化管理，分别轻重与大小口，轻者和重者、大口和小口有不同的赈济办法。

3.2 管理官员相关的米豆差粮

3.2.1 催促官员交纳差粮。催促官员交纳差粮主要为催促庄头交纳差粮。这部分职能与档案房职官管理职能存在部分重合。道光二十一年的《档案房呈为严催庄头按限交纳差粮事》记载：“查得会计司催办△黑牛馆豆石、粟米、烧柴并应交地亩、余租、艮两。仓上食辛者库谷粮各有定限例，应年清年款。该督承催并兼司之员催办全完，均得记录一久，历经办理在案，今查仓粮等项，竟有十九、二十两年拖欠，以致仓粮不敷散放，殊属违例之至，著限于十二月十五日，务将两年所欠差徭役依限归数完交，如在违限不交，定将承督催分别办理。至于本年十月开征新差，尤宜照例按限交納，不得仍蹈前辙，任意拖欠。为此特谕等谕奉此，除饬令该会计司催长出票，严饬欠差之各承催作速，实力催令庄头等务必遵谕。按限完交外，理合呈堂存案备查可也。”[22]这里强调了根据核查，发现有庄头拖欠差粮，档案房发文勒令其立刻交纳差粮。而不交纳差粮的官员则会受到相应惩罚。咸丰五年十月的《档案房为王常刚代办钱粮一案传取掌责刑并用刑人役事》中记载了，“前因王常刚一味狡展，是以回明£传掌责之祋，奉△堂谕着传承德县职等，奉此随传该县。据该县来文内称：为移覆事案，准贵衙门£移取掌责刑具，并用刑人役审办案件。等因准此县查。内务府系△△宫殿重地，若用刑具拷审案件，必须请用堂印扎取，方可详送。”[23]而咸丰五年十一月的《档案房为革退拖欠差银庄头王常刚事》中记载了“王常刚既已折服供，认欠钱三千余吊，本应革退且又累次渎控，实属胆大狡展。相应呈请，按例应将庄头斥革，照例票谕该庄亲族人等遵照例限接充，其拖欠各项银两，俟亲丁接充庄头时，将伊按年拖欠全行交纳完竣，方准袭替庄头之缺，其现年应交各项钱粮仍令王福昭等五人勒限赶紧催办，当堂交纳，如王福昭等按限交纳不齐，定行责戒。”[24]

结合以上两件档案，可知由于拖欠钱粮，王常刚被革退庄头官职，并且遭受刑罚。在此之后，由其亲属王福昭继续交纳拖欠钱粮。其如果不能交纳差粮，也会受到责戒。

3.2.2 就近关领饷（俸）米。档案房在官员发放俸禄的过程中，需要帮助官员协调关领饷（俸）米地点。如果居住地点与关领饷米相距过远，可以通过档案房进行协调。

在嘉庆十九年的《档案房为库使徐自振呈请就近关领饷米事呈请盛京户部》中，记载了，“据库使徐自振呈称，呈为恳恩就近关领饷米事。窃职附近牛庄居住，距省窎远不能相及。恳将职每季应领饷米十五斛一斗，接例拨在牛庄仓就近关领，以备养赡家口。伏析恩准施行，实为德便等情。呈递前来，查得库使徐自振应领饷米，向在省城旗仓关领苐顾，实在附近牛庄仓居住。其应领饷米自本年八月季起，按季应照例拨在就近旗仓关领。”[25]这里表明了档案房帮助官员更改关领饷（俸）米地点，是其在物品管理过程中的中转职能的体现。

3.2.3 造送官员俸饷米豆。档案房管理官员相关的米豆差粮中，很重要的一部分就是要协助造送官员俸饷米豆。在咸丰二年的《档案房为造送官员关领秋季俸饷米豆事呈请咨盛京户部》中记载了：“档案房呈为关领俸饷米豆事，本年秋季应领俸米。佐领三员，各应领俸米五十二斛二斗五升;堂主事一员，应领俸米三十斛;食六品俸内管领一员，应领俸米三十斛……于道光三十年十二月内，准△盛京户部来文内开仓存豆石较多，请将食俸官员应领米内抵放豆一成，共应俸米四百九十斛零一斗八升四合七勺五抄，豆五十四斛二斗四升二合七勺五抄……以上通共应领俸饷米七百三十三斛二斗八升四合七勺五抄，豆五十四斛二斗四升二合七勺五抄。”[26]

在秋季俸饷米豆关领中，不同级别、不同官职的官员领取数量不一的俸饷米豆。而在统计完具体数据之后，档案房协助盛京户部进行各员职名与应领俸饷米豆数目和通共的数目核对与审计。

4 物品管理职能之三：对迎接皇室档案所需物品的管理

“1644年清人关移都北京后清统治者将盛京皇宫尊为陪都宫殿。为了表示重视盛京宫殿、‘不忘根本’，除增修宫殿外，还将大量物品移送盛京宫殿收藏。”[27]

这些皇宫档案种类丰富，包含圣容、玉牒、玉册等等，在送到盛京后，被尊藏在盛京宫殿的不同地方。“皇帝的圣容、御宝尊藏在凤凰楼中;皇帝皇后的玉册、玉宝尊藏在太庙中;玉牒尊藏于敬典阁;实录、圣训等尊藏于崇谟阁。”[28]而在皇室档案恭送到盛京之前，档案房需要协助盛京礼部对恭送所需的物品提前备办，如棕毯、彩亭、车辆等。

在《档案房为恭接圣容应领棕毯事呈请咨盛京礼部》中，就提到“此次恭接△△△圣容，搭盖天桥一座。除先行派员敬谨搭盖外，至棕毯一节。咨复△盛京总管内务府，希将棕马预先领出，知照本部，以备纵连，免致临期铺设贻误可也等因前来，随出派催长庆凯。俟工部搭盖天桥，量明丈尺应用棕毯，若再行出具印领，前赶贵部领取，以备铺设”。[29]

这件档案体现了为恭接圣容需要盛京工部搭盖天桥，然后盛京礼部根据天桥大小，量明棕毯尺寸并制作。而《档案房为恭接玉宝备办彩亭各项事呈请盛京将军衙门等》记载到，“△盛京内务府遵照道光二十年成案，敬谨预备可也，等因前来。今改镌△△△玉宝告成于十一年初六日午时，恭请其之校尉并校尉所穿之驾衣咨行△盛京礼部预备，并恭请△△△玉宝之彩亭四座、彩绸四匹。咨行盛京工部预备其彩亭。前引、后护官员咨行盛京将军衙门先期预备，勿致临期有误，相应开录、粘单，知会盛京将军衙门，户、礼、兵、刑五部可也。”[30]

这件档案则体现了档案房恭接玉宝，协助备办四座彩亭、四匹彩绸等物品，并咨行盛京将军衙门先期预备玉宝的前引、后护官员。从以上两件档案可以看出，为恭接皇室档案需要档案房协助准备的物品种类和数量都是比较多的。

5 物品管理职能之四：对书籍、画册等的管理

档案房物品管理所涉及的书籍、画册等也是比较丰富的，包含册宝位次图、时宪书、图贴等。例如，咸丰三年的《档案房为绘送尊藏册宝位次图奏请钦定事呈请咨总管内务府》记载了，“盛京△△△太庙正殿三间，正中一间北面向南供俸：△△△太祖高皇帝、△△△孝慈高皇后、△△△太宗文皇帝、△△△孝端文皇后、△△△孝庄文皇后、世祖章皇帝、△△△孝惠章皇后、△△△孝康章皇后△△△宝册各一分。西一间北面向南供俸：△△△圣祖仁皇帝、△△△孝诚仁皇后、△△△孝昭仁皇后、孝懿仁皇后、△△△孝恭仁皇后△△△宝册各一分。”[31]该位次图清晰准确地记载了不同皇帝、皇后的册宝的位置及数量。

时宪书指历书，俗称为皇历。明清两朝由钦天监每年颁布施行。在清代，“朝廷结合西方日历，由钦天监每年制作出一部时宪书颁行天下”。[32]

《黑图档》中可查的两份档案显示档案房在年中六月，从钦天监承领时宪书。《钦定大清会典事例（嘉庆朝）》中对《时宪书》印发时间有这样的记载：“每年二月初一日，进呈来岁《时宪书》式。御览毕，翻译刊印。四月初一曰，咨呈兵部。由驿递各省布政使司書式各二本，一本用印存司署，一本不用印，照式刊刻，钤钦天监《时宪书》印，至期颁发本省。”[33]这清晰表明了位于盛京的档案房获得《时宪书》较晚。

而《档案房为知照崇谟阁上层安设金龙柜尺寸图贴说样事呈请咨盛京将军衙门》记载：“现将现定章程并安设金龙柜若干座，丈量尺寸，画图贴说，知照本馆再查……崇谟阁上层安设金龙柜二十二顶，丈量尺寸。书图贴说咨复实录馆，查照外暨知照。”[34]体现了档案房在管理皇室档案之外，也参与接收皇帝圣旨如何缺笔书写的字样、金龙柜图贴说等。

6 物品管理职能之五：维护宫殿相关的物品管理

6.1 对修葺与破损宫殿相关物料的管理。沈阳故宫为清朝初期的皇宫，被称作“陪都宫殿”，包含一系列珍贵的建筑群。档案房除了要在每年年底协助宫殿防火外，也需要协助某个盛京皇宫建筑修葺物料的管理。如咸丰元年五月的《档案房为派员看管承修继思斋物料事呈请咨盛京工部》中记载：“请△△钦派大臣承修盛京宫内△继思斋等四处，移咨前来查。向来本衙门每逢修工之际，应派跟工看活照料开门放匠之官员、执事人等，在工行走之处……出派营造司官员、执事人等跟工看活照管物料，放匠开门、启闭各门，严禁火烛。”[35]这件档案清晰地体现了在咸丰元年继思斋承修中，协助出派官员跟工照管物料。

而《档案房为派员估修文德武功坊瓦片脱落工程事呈请咨盛京工部》记载了：“准△盛京内务府咨修△△文德、武功二坊牌楼头停脊兽瓦片间有脱落。椽望升斗间有糟朽，通天柱八根抢木十六根，门十二扇俱已糟朽、损坏。油饰爆裂，门栓、铁判俱已损坏。地脚沉陷，条石走错。”[36]这件档案则体现了档案房协助估修已经破损的文德、武功二坊牌楼。综合以上两件档案，可以看出档案房在宫殿修葺前与修葺中都发挥着协作管理物料的作用，体现了管理的连续性。

6.2 宫殿附近柴薪与花炮管理。因为古代宫殿主要为木制，一旦起火，后果惨重，所以相关的各部门非常重视防火工作，尤其是在每年年末。而在防火这方面，《黑图档》档案房的档案中也有很多相关记载。其主要体现为禁止堆积柴薪和擅放花炮。

例如，在嘉庆十二年十二月十二日的《档案房为宫殿附近严放堆积柴薪等事呈请咨盛京将军等衙门》中记载了：“△宫殿重地关系紧要，附近居住旗民、户铺人等各宜小心火烛，不得任意堆积柴薪，且现值年节，附近居住旗民人等，难免任意混放火炮。不以火烛为事者严行。晓谕旗民、地方官，务须不时稽查。倘若有此等堆积柴薪、混放火炮，不意火烛为事之人即锁拿，严加治罪外，仍将地方官员一并重处。”[37]而这件档案中都明确提到了在隆冬时节，为了防火，档案房辅助传达禁止在宫殿附近堆积柴薪、擅放花炮，打扫宫殿附近的冰雪与粪土的指示。

值得注意的是，此类档案的发文日期多在十二月中旬，反映了春节前的隆冬时节，正值年关，柴草干燥，是防火的重点时期。同时，从具体的管理要求来看，体现了对宫殿附近防火的重视与防火工作的严格要求。

而严禁堆放柴薪可能是在其他情况下的要求。如咸丰元年六月的《档案房为宫殿周围严禁堆放柴薪事呈请咨盛京户部等》提到，“宫殿重地最关紧要，兹值修理△继思斋等处工程，所有木植在西华门外开锯。除饰本衙门，该班官员领催兵丁等严行稽查，阻拦闲杂人等，禁止穿朝往来行走外，相应知照△盛京工部，转饬并知照△盛京将军衙门府尹，转饬九附近△宫殿周围居住旗人等，毋得堆积柴薪。”[38]

这件档案反映了由于宫中修理继思斋等处，要特别注意防火等问题，所以档案房发文严禁宫殿附近堆放柴薪。这又与档案房协助出派官员跟工照管物料相照应。

7 结语

本文以嘉庆、道光、咸丰三朝的《黑图档·档案房》有关物品的档案为依据，对档案房职能中物品管理方面进行分析，研究发现档案房在笔墨管理、对米豆差粮的管理、对迎接皇室档案所需物品的管理、宫殿附近柴薪与花炮管理等物品方面都有重要的体现。同时，从时间上看，嘉庆朝物品管理职能主要体现为造报与销毁钤印空白纸张、禁止堆积柴薪与擅放花炮。道光朝档案房职能有了一些拓展，增加了迎接皇室档案所需物品的管理等。而咸丰朝档案房物品管理的相关职能最为丰富，又增加了笔墨与心红纸张、皇室书籍与画册、动物等相关物品的管理。纵向来看，三个朝代，档案房物品管理相关档案数量递增、职能愈加丰富。总而言之，档案房在完成其本身的文档管理职能方面之外，对于其他物品管理也有着关键的辅助作用和重要的意义。

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