信息时代高校大学生档案管理创新与发展研究

张新勤

摘  要：文章在认识高校大学生档案管理面临的新变化的基础上，分析了大学生档案管理面临的新挑战，提出深化信息时代大学生档案管理创新发展的思考和建议。

关键词：大学生档案;创新;发展

Abstract： On the basis of recognizing the new changes faced by college students' archives management， the article analyzes the new challenges faced by college students' archives management， and puts forward thinking and suggestions for deepening the innovative development of college students' archives management in the information age.

Keywords： College student archives; Innovation; Development

随着互联网和大数据技术的应用和推广，高校大学生档案管理面临新机遇，不断加强档案资源利用、安全、治理体系建设，实现档案管理数字化和信息化，有利于创新高校大学生档案管理模式，优化管理方式，促进档案管理服务质量提升。

1 高校大学生档案管理的新变化

1.1 档案信息化建设战略促进高校大学生档案现代化管理的改革创新。近年来，国家相继出台了“‘互联网+’‘中国制造 2025’”等国家大数据发展战略。在国家相关政策和重大举措中更是强化电子档案管理要求，在信息资源合理利用的基础上加上智能化的算法形成智能辅助工具，大力倡导档案利用便捷化、档案安全高效化以及档案管理信息化。新修订的《中华人民共和国档案法》《国家档案信息化建设实施纲要》等也对“档案信息化建设”专章依法规定。[1]大学生档案资源作为高校涉及广泛、存量庞大、流动性强的档案资源之一，适应数字资源智慧融合与利用的需要，不断提升档案管理的整合与分析能力，将逐步实现高校大学生档案的增量电子化、存量数字化，有效保护档案实体，深化档案工作的质量和效率。

1.2 智慧校园快速推进高校大学生档案管理数字化建设步伐。新时代，我国高校纷纷开展信息化、数字化校园建设，推动网络信息技术和档案工作结合，高校大学生档案信息也越来越接近大数据的性质。利用需求和现有数字化档案开发成果的不匹配，各高校以智慧校园服务平台为依托，引入现代数字化档案管理信息系统，促使大学生档案开发向数据层级转向。通过大数据环境下信息资源的“云存储”和“云计算”建设，将大学生档案数据信息进行统计、比较、整合、重组、分析，构建大学生档案管理信息系统，促使高校各项管理工作与大学生各类管理系统的连接，实现大学生档案资源管理系统的大融通，推动档案现代化建设进入了一个新的阶段。

1.3 以信息化为支撑的档案管理智能化不断提升高校大学生档案多元化服务水平。随着档案资源开发利用的深化，服务国家人才战略、服务高校创新发展、服务大学生职业发展将成为高校大学生档案管理工作的重心。将信息化和大数据技术引进传统高校大学生档案管理工作当中，通过对用户设定的档案资源进行智能化的搜集、分类、整理和分析，不断创新档案管理工作的理念、方法、技术及模式，深入挖掘分析档案信息的价值，借助大学生数字档案管理系统服务平台向人才提供和推荐有关信息，使其从传统的纸质档案管理模式顺利地向自动化管理模式转变，从而满足人才的个性化档案服务需求，充分实现大学生档案数字资源信息利用和社会共享服务。

2 高校大学生档案管理面临的新挑战

2.1 对高校大学生档案管理观念的挑战。传统高校大学生档案管理工作处于教学辅助地位，局限于对大学生档案资料的收集、整理、使用和保存，档案管理工作的核心价值没有得到体现，重要性没有得到真正认识。随着大学生人数不断剧增、档案材料大量丰富，高校大学生档案管理越来越成为高校档案工作的重要组成部分。基于“5G”时代背景，互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链技术和档案工作的深度融合，信息化和智能化对高校大学生档案管理提出了更高的標准和要求，传统的管理理念和模式已经难以应对和满足大学生档案资源迅速收集和处理的要求，严重影响了信息时代背景下高校大学生档案管理工作的创新和发展。

2.2 对高校大学生档案管理方式的挑战。高校大学生档案信息来源错综复杂，需要整理或归档的数据庞大、形式多样，传统档案管理主要采用人工方式进行纸质档案保存，越来越不能适应大数据时代快速发展的档案信息储存的需求。如何依托大数据技术、运用云计算等建立科学的数据统计和检索系统，高效地收集大学生档案资料成为高校大学生档案管理工作的当务之急。进一步推动高校大学生档案数字化加工和电子文件归档工作很好地融合，提升档案资源的全面性和时效性，也需要不断构建创新档案信息发布、基础数据库和档案利用平台等信息化体系，逐步实现数字资源的融合与共通。

2.3 对高校大学生档案管理安全的挑战。在信息化和大数据时代，档案电子化的速度正在加快，但传统纸质档案所占比重依然较高，无结构的档案与一定结构性的档案加快融合，目前我国高校大学生档案管理工作正处在转型的时期。在档案资料实现数字化和信息化的过程中，既要关注网络系统及数字化安全，也要兼顾纸质档案载体安全，在有效保障档案资料的安全与可靠方面存在整体性威胁。

2.4 对高校大学生档案利用服务的挑战。随着互联网技术普及和大数据的应用，由校内的教师、学生为利用主体的高校大学生档案服务，逐步延伸到党政部门、科研机构、企事业单位和各类社会团体。传统单一、被动的“供给导向”档案利用服务模式，越来越难以适应信息时代各类主体的档案需求。如何运用大数据技术将高校大学生档案进行聚类、整合、量化，为用户提供快速、便捷“一站式”的个性化服务，切实提升档案的整体服务质量和水平，这对高校大学生档案的智能服务和知识利用服务提出了新的挑战。

2.5 对高校大学生档案管理人才的挑战。在信息化时代，随着互联网和大数据的应用，对管理人才的知识结构和工作技能提出了更多挑战和要求，需要档案管理人才不断提高自身的综合素养，既具备扎实的档案管理专业基础，更要掌握计算机和信息技术使用方法，成为具备计算机数据分析处理能力和档案管理信息处理能力的复合型人才。

3 深化信息时代高校大学生档案管理创新发展的思考和建议

3.1 树立新型档案信息化管理理念。要适应信息时代档案管理工作面临的新环境、承担的新任务和社会的新需求，充分认识高校大学生档案管理工作在社会服务、科学研究、人才培养和文化传承创新中的作用，坚持以知识为本的管理思想，将创新和保障融入档案生产过程和管理过程。树立“万物皆数”的思维，在高校大学生档案管理工作中注重发挥互联网技术和大数据的作用，逐步形成大数据时代档案信息管理现代化意识，不断推动传统的纸质档案存储向新型数字化、电子化档案管理方向转变。树立系统意识，善于开拓创新，为高校大学生档案管理数字化构建完整且有效的科学设计，促进档案数字化工作的顺利推进。创新电子文件归档和电子档案管理理念，全面实施“纸质档案数字化”，实现“增量电子化”目标。

3.2 创新档案管理和服务功能。建立有效的宏观协调沟通机制，健全完善高校大学生档案管理中心，增进其与高校党政办公室、学生工作处、人事处、财务处、图书馆、信息中心等的联系与合作，综合统筹规划档案管理工作，全面整合各种高校大学生档案管理资源、档案数字资源以及档案基础资源等，促进对高校大学生档案数据质量的有效管理。进一步建立健全数字档案管理制度，完善电子文件归档、移交和长期保存制度，确保全面提高档案管理工作的水平。充分利用基于大数据技术的高校大学生档案数据信息平台优势，形成大学生档案的智慧分析库，[2]主动、高效地向大学生个人及管理者推送个性化、精准化的信息服务。简化整理，强化检索，优化服务，创新档案利用服务方法和手段，有效发挥高校大学生档案的服务功能和实效性，把固化纸质档案变成鲜活信息，不断完善提升高校大学生档案在线移交接收能力。

3.3 推进档案管理信息化标准化建设。健全完善的标准规范是高校大学生档案管理网络化建设的基础和必然条件。积极开发适合大学生成长发展的档案管理网络化系统，构建大学生档案大数据平台。遵循《中华人民共和国档案法》《电子档案归档管理办法》《档案信息系统运行》等法律法规和标准，结合高校大学生档案管理现状，不断推进档案管理标准化建设。针对大学生档案管理个性化需求，将网络技术和大数据融合到档案管理工作中，积极探索知识管理、数字人文、人工智能等在档案信息深层加工和利用中的应用，得出规律性或创新性成果。以网络动态信息监控与数据抓取技术为对象，对高校大学生档案数据进行深入挖掘和分析，形成适合高校大学生档案网络化管理的合法、合规、合理的标准规范。整合结构化和非结构化的信息资源，消除“信息孤岛”，保证档案信息的全面性和完整性，实现资源的共享和利用。

3.4 构建档案安全管理保障体系。基于大数据时代高校大学生档案信息快速扩充的数据增长趋势，一方面要继续完善纸质档案安全保障体系，加強防火、防盗、防虫蚀等的管理，严防档案资源出现遗漏和损毁的现象。另一方面，要及时完善档案管理信息系统，大力开发高校大学生事务管理的大数据分析工具，构建档案信息资源交流库，加快促进纸质文字、表格等的数字化转化。通过建立加密式局域网络完善分布式构架技术，建立和完善计算机安全系统，加快档案数据库分模块建设。不断提升档案数字资源安全管理能力，积极拓展档案工作数字化网络化智能化的安全应用场景。

3.5 重视档案管理人才队伍建设。大力引进专业技术能力强、档案管理基础扎实、牢固掌握计算机操作技能的人员，重点引进档案管理系统维护、数字化加工、数据库创建与使用等专业人才。建立完善的管理培训机制，注重对档案管理人员进行互联网技术、视觉媒体传达等领域知识的培训，使其具备发散思维，从大量网络结构性、非结构性、异构类数据提取有价值信息的能力。积极营造和谐、尊重和鼓励的良好工作环境，制定科学的奖惩制度和考核机制，打造一支适应档案事业发展需要的高素质、复合型档案专业队伍。

参考文献：

[1]王萌.澳大利亚国家档案馆后保管模式研究[D].天津：天津师范大学，2020.

[2]徐琨.大数据时代高校学生档案管理：机遇、挑战与应对[J].兰台世界，2017（15）：51-53.