以高质量的档案工作助推公立医院发展

郭晓

摘  要：通过对新时期公立医院档案管理工作进行系统研究，分析公立医院档案管理面临的机遇和挑战、目前阻碍公立医院档案工作高质量发展的管理效能不高、资源体系不完善、利用服务不充分、安全防范体系不完备、信息化程度不高、专业队伍建设滞后等问题，并在此基础上提出提高公立医院档案工作质量的对策和建议，以期高质量的档案工作助推公立医院高质量发展。

关键词：公立医院;档案管理;高质量发展

Abstract： Through a systematic study on the archives management of public hospitals in the new era， it analyzes the opportunities and challenges faced by public hospital archives management， the current low management efficiency that hinders the high-quality development of public hospital archives work， imperfect resource system， insufficient utilization services， and the safety prevention system is incomplete， the degree of informatization is not high， and the construction of professional teams is lagging behind. On this basis， countermeasures and suggestions for improving the quality of public hospital archives are put forward， in order to promote the high-quality development of public hospitals with high-quality archives work.

Keywords： Public hospital; Archives management; High-quality development

1 当前公立医院档案工作存在的突出问题

1.1 档案管理效能不高。主要表现在对档案管理工作重视程度低，管理观念落后，相关档案管理制度和标准规范不完善、更新不及时，医院档案管理缺乏整体性系统性的建设规划，与医院其他工作相脱节，没有做到与医院发展中心工作同部署同考核，档案管理效能不高，档案工作在促进公立医院治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用不明显。

1.2 档案资源体系不健全。档案资料不完整与档案资源结构不合理并存。一是归档范围不明确。特别是随着公立医院服务功能的不断完善、管理的日益复杂精细化、承担的社会公益性职能越来越多，对归档范围没有及时跟进完善，致使应归档的档案资料不能及时归档。

二是归档意识不强。有的部门档案“用时重要，不用不要”，有的部门和个人缺乏大局观念、系统观念，图一时方便，将应归档的档案资料散落在各部门、个人手中，甚至造成档案的遗失。

三是档案资料收集“重结果轻过程”，档案管理部门往往每年一次性集中收集或单个事项完结一次性归档，缺乏系统的、动态的、全生命周期的过程性档案资料的收集和归档，在人事档案、设施设备档案、重点项目建设档案、科研档案等方面表现得尤其突出。

四是档案资源结构不合理。病历档案、红头文件类文书档案、会计档案较為齐全，人事、科研、设施设备等档案往往有缺失。

1.3 利用服务不充分。由于档案信息资源体系不完善，不能为利用者提供全面的档案信息供给;检索工具单一、功能不齐全，检索速度慢、效率低的现象普遍存在，成为档案信息资源有效开发利用的瓶颈;档案编研意识不强质量不高，不能提供深层次的开发利用;档案管理信息化、数字化、网络化程度不高，难以适应新形势下公立医院档案资源整合化、利用服务多元化的新要求。

1.4 安全防范体系不完备。档案安全管理制度和工作机制不健全，档案安全管理责任制落实不到位，管理粗放;档案库房设施设备陈旧落后，忽视档案流动过程中安全管理;档案数字资源安全管理能力欠缺;缺乏对档案安全风险评估、隐患排查治理和应急处置常态化演练，应急能力明显不足。

1.5 信息化程度不高。一方面随着我国信息技术突飞猛进的发展，公立医院作为高技术、高知识密集行业，医疗业务方面信息化应用技术走在社会各行各业的前列，HIS、LIS、PACS系统普遍应用，电子病历系统应用分级评价更是医院达标上等、公立医院绩效考核的必要条件，新冠肺炎疫情常态化防控下更是催生互联网医院如火如荼发展;另一方面，日益发展的新技术越发注重档案资源的“数据化”，档案利用者更倾向于智能化、移动化的服务。与之矛盾的是，公立医院档案管理及资源开发利用、服务方式却呈现出明显的滞后性，档案管理信息化程度不高，档案资源仍以实体档案为主，相当一部分医院仅做到档案目录的电子化，档案管理还处于“手工时代”，未能有效地利用信息技术开展业务，管理效能低，利用率不高，不能满足现代医院管理的要求和档案利用者的需求，档案工作在医院发展中的价值得不到体现。

1.6 人才队伍建设滞后。由于对档案工作重要性认识不足，重视程度不够高，有很多医院没有配备档案专职管理人员，兼职人员很难将时间和精力投入到档案管理工作中，往往出现档案资料收集不及时、档案整理不规范的问题。加之档案管理本身专业性较强，特别是大数据时代的来临，医院更需要具有信息、医学、档案专业背景的复合型档案管理人才，而兼职人员往往缺乏系统的培训和专业能力，造成医院档案管理质量不高。而且档案管理人员在单位往往不被重视，职称晋升、职业上升空间有限，档案管理队伍要么极不稳定，人员更换频繁，要么队伍严重老化，档案工作人员业务水平难以持续提升。

2 促进档案工作高质量发展的对策

2.1 加强档案宣传教育，提高对档案工作重要性认识。特别是加强领导干部档案法治教育，增强医院广大职工的档案意识，营造档案靠人民、档案为人民的良好氛围。把档案工作纳入公立医院整体发展规划、年度计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施，将档案工作发展经费列入医院预算，确保档案工作发展与公立医院高质量发展相适应。

2.2 推进档案管理体系建设，提升档案管理效能

2.2.1 健全档案管理体制机制。坚持党对档案工作的领导，结合公立医院的特点，完善与新修订《档案法》和各类行业标准、与公立医院的高质量发展、与人民群众的健康新需求相适应的管理体制和工作机制，增强档案管理部门业务指导协调能力，完善医院档案管理三级组织体系，[1]明确各相关部门职责，理顺关系，全面建立和落实档案工作责任制，将档案工作纳入年度考核内容。

2.2.2 完善档案法规制度和标准规范。健全完善档案收集、整理、移交、利用、存放、销毁、保密、档案信息化建设、档案价值鉴定、各类专题档案等方面的规章制度、统一工作流程和标准，制定和实施引领高质量发展的档案标准体系方案，提升档案精细化管理水平。

2.3 丰富档案资源，优化资源结构。档案内容的丰富性和完备性是档案价值得以实现的基础。公立医院要有效落实档案“应归尽归、应收尽收”，档案管理部门要加强顶层设计，主动作为，充分利用现代技术，完善与各专业部门的协同配合的专业档案管理体制机制，完善档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范建档工作，推动档案工作全方位全流程深度嵌入医院预防、医疗、康复、科研、教学、管理的方方面面，注重环节性、过程性材料的收集和归档，形成闭环管理，保证档案材料的完整性和连续性。完善行政文书档案、设施设备档案、医疗技术档案、科研档案、人事档案、医德医风档案、健康档案、会计档案、病历档案等，使档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化。

2.4 推进档案利用体系建设，充分实现档案的价值。档案最大的价值在于利用。公立医院在完善档案信息资源体系、提供全面的档案信息供给基础上，要建立健全数字化、网络化的自动检索体系，[2]加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量的档案信息产品，加深档案信息资源的开发利用度，为档案需求者提供更加便捷的服务，不断挖掘档案的价值，把“档案库”变成“思想库”，为公立医院决策、管理提供参考。

2.5 深入推进安全体系建设，筑牢档案安全防线。公立医院档案覆盖面广，档案安全也涉及国有资产安全、国民健康数据安全、职工权益、患者隐私等诸多方面，很多档案资料也是医疗纠纷处理的重要法律依据，因此必须高度重视档案安全工作。要牢固树立“总体安全观”，将档案安全体系建设列入平安医院建设、双重预防体系建设的重要内容，从技术、组织和管理上采取有效措施。

健全档案安全管理制度和工作机制，重点建立健全档案库房日常管理、档案流动过程中安全管理等制度和应急预案，推动公立醫院档案室实现精细化管理;更新完善档案库房和设施设备，建立人防、物防、技防三位一体安全防范体系;统筹兼顾做好档案数字化安全和纸质载体安全，[3]健全安全保密防护体系，提升档案资源安全管理能力。

2.6 加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。公立医院高质量发展时期，档案信息化管理系统是必需品、是必备品。

公立医院要将档案信息化建设纳入本单位信息化发展规划，推动新一代信息技术在档案工作中的广泛应用，充分利用“互联网+档案”手段，信息化支撑，强化档案工作与公立医院各项工作深度融合，建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统，在业务流程中嵌入电子文件归档要求，逐步推进电子文件“单套制”归档，促进档案信息资源的共享，不断提升档案管理数字化、智能化水平，在电子文件归档、电子档案管理、档案开发利用等各个方面更好地发挥作用。

2.7 加快档案人才培养，提升档案智力支撑能力。要根据公立医院档案事业的特点，引进和培养并重，重点引进具有信息、医学、档案专业背景的复合型档案管理人才;开展系统化的专业培训，加强档案从业人员的技术能力，提高档案业务素养和实际工作技能;完善激励机制，建立完善公平合理的人才评价体系，在晋升晋级、科研奖励等方面摒弃“旁系列”观念，与医、药、护、技一视同仁，增强档案专业技术人员的职业认同感、自豪感，建立结构更加合理、素质更加优良、作风更加过硬的档案队伍。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜.关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯，2013（03）：93-97.

[2]何莉.档案信息资源开发利用方法及途径的探讨[J].档案管理，2020.

[3]朱晓杰.新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问题[J].档案管理，2020，No.242（01）：121-122.