办公室档案工作优化分析

雷鹤

（白城市疾病预防控制中心 吉林白城 137000）

基层服务体系的不断完善使得单位工作范围不断增加，由此导致单位办公室档案形式及内容等也发生了很大的改变，传统档案管理工作体系已经无法满足于当下档案管理的要求。面对档案管理要求的不断更新，应采取多样性的措施改进办公室档案管理的体系，从而提升档案管理的效率和水平，实现对于办公室档案管理的科学优化，提升办公室档案管理效果。

1 单位办公室档案工作重要性

1.1 通过档案工作明确单位历史

单位档案包含了单位在不同历史时期制定使用的相关文件资料，是对单位发展历程的标记。通过单位办公室档案工作的开展，能够有效地保障单位对本单位在不同发展阶段制定的相关规划有具体翔实的文件记录，能够为单位日常管理工作中涉及的历史内容查询提供良好的数据支持。

1.2 通过档案工作促进单位发展

科学的档案管理工作能够为单位的发展提供数据支撑。一方面，单位可以通过档案管理工作对于发展过程中遇到的问题进行历史总结，从中汲取有益的经验，为下一阶段的发展提供重要的历史指导，从而使单位今后的发展过程能够更加科学完善。另一方面，通过完善的档案管理工作，能够有效地提升单位的工作效率。针对档案查询需求的快速响应，能够使得其他部门与档案管理工作之间的合作更加协同高效，通过档案工作为单位的运行提供重要基础，促进单位的更好发展。

1.3 通过档案工作更好服务社会建设

单位作为社会服务组织，其工作内容对于社会发展有着重要的推动作用，而档案工作作为单位办公室工作内容中的重要组成，对于单位开展社会服务工作同样具有非常重要的影响。单位办公室档案工作的完善对于社会建设工作能够起到良好的信息记录效果，为单位开展社会服务提供重要的依据，更好地服务于社会建设。

2 当前阶段办公室档案工作存在的问题

2.1 管理部门缺少对于档案工作的重视

加强对单位办公室档案工作的重视，对于档案管理工作的开展有着重要的影响。近年来，随着单位管理细则的不断优化，单位日常管理体系得到了有效的完善，但是对于档案管理工作重视不足制约了档案管理的改进优化。档案管理作为办公室档案管理工作的重要组成内容，对于单位工作开展及后续发展有着积极作用。当前阶段，由于单位主管部门对于办公室档案管理内容的忽视，一方面造成了档案的日常管理工作运行体系流程不够细化，例如，档案管理工作的各个环节流程衔接性不足、文件借阅并未按照规范严格执行等现象频发，影响单位良好运行。另一方面，管理部门对于档案管理的轻视会直接影响档案工作人员的工作态度，造成其对于日常工作缺少重视，敷衍了事，影响部门的整体工作效率。

2.2 档案管理的流程体系建设不够完善

完善的管理体系能够为档案管理工作的开展提供重要的指导作用。当前阶段，单位档案管理流程细则不够完善，对于档案管理工作的开展也会产生非常严重的负面影响。管理制度及流程体系建设在单位内部管理中发挥着重要的作用［1-2］。通过管理体系的建设，可以为档案管理工作的进行提供完善的规划设计，建立档案管理工作全面细化的流程脉络。完善工作开展的流程体系，不仅能够达到规范档案工作开展流程的效果，还可以进一步提升办公室档案管理的整体运行效率及管理水平。单位办公室档案管理流程体系不够完善，工作流程不完善的问题影响了档案管理工作的开展，并没有通过管理体系对于档案工作的开展起到良好的规范作用［3］。

2.3 办公室档案工作的信息化水平不足

随着科技的发展，以计算机、互联网为主的信息技术已经成为了社会发展的重要基础，对于社会生产力的提升起到了重要的促进作用。在信息时代下，档案工作也发生了实质性的改变。

首先，档案内容形式不断丰富。传统的档案内容主要以纸质信息为主，音频、视频信息占据的比重较少。随着计算机的普及，以纸质档案为主题的档案管理已经转变为纸质、网页、音视频的多种形式的档案管理。

其次，档案管理方式也在不断更新。针对纸质档案开展的管理工作主要是对于档案的整理分类编册，然后就是日常的维护工作。而现在多种形式的档案内容对于管理方式的要求也不断提高，针对信息档案的管理，需要在服务器中进行保存。

最后，档案工作的信息化程度不断上升。通过设立计算机目录，档案管理的工作不断细化。通过计算机索引，档案的查找归类更加科学高效。当前阶段，单位档案工作的信息化水平不足，导致了档案管理工作的管理效率及整体效果受到影响，限制了单位档案工作水平的提升［4-5］。

2.4 开展档案工作的人员专业素质较低

管理部门负责档案管理工作人员的技能水平对于管理工作的效果影响十分显著。如果管理人员缺乏足够的知识技能，那么相关管理流程实施效果也会大打折扣。对于档案进行管理，相较于单位日常管理工作，其专业性要求更强。针对档案进行的收档、归类、整理等，需要工作人员具备专业的知识技能，按照相应的标准开展档案管理工作［6］。例如，针对档案的重要程度进行的保密等级分类、按照档案涉及的管理内容进行的内容分类等，按照不同的标准进行档案管理，需要建立对应的目录并且设计独立的索引标记。档案管理具备一定的保密性质，因此，除对人员技能素质有要求以外，还需要员工具备较高的道德标准。档案相应的借阅工作必须按照流程严格进行，针对保密等级较高的档案，需要按照保密规定严格规范流程，不能因私人原因违反相关借阅规范。而现阶段，办公室档案员工专业技能缺失影响了管理工作的正常开展，并且相关的档案借阅操作还存在着对于规范流程的漠视，对于档案的安全性及档案管理成效造成严重破坏［7］。

3 针对办公室档案工作的优化措施

3.1 提升对于档案管理工作的重视

档案管理是单位管理活动的重要内容，只有重视档案相关的管理使用工作，才能实现对于流程的优化调整。单位的管理部门首先需要提升对于档案工作的重视。管理部门要明确档案对于单位日常管理的重要作用，针对单位当前阶段档案管理工作遇到的困难进行及时的了解，然后制定相应的解决措施。管理部门的表率作用能够有效提升档案工作在单位日常管理中的重要性，只有管理部门提高对档案工作的重视，才能够扩大对于档案工作开展的投入支持力度，为档案管理工作的开展提供良好的保障。其次，提升工作人员对于档案工作的重视，是更好地开展档案工作的重要基础。管理部门的重视能够有效地提升部门工作人员对于自身工作的重要性的认识，督促基层工作员工能够具备更强的责任意识，投身到办公室档案管理工作体系中。单位管理部门提升对于档案工作的认知需要不断升级单位办公室档案工作的技术，为工作开展提供重要的保障，从而提升档案管理人员的积极性，使档案工作能够为单位发展贡献更大的力量［8-9］。

3.2 完善档案管理工作制度体系建设

完善办公室档案内容管理体系，保障管理具备体系基础，能够在明确的流程体系下开展。第一，要对档案工作的责任体系进行明确细化。通过对于管理体系的梳理，确保管理操作能够在制度保障下进行，从而改进管理工作实施效果。通过针对性的考核活动，能够促进档案管理工作人员不断提高自身的管理水平。在明确的责任体系下，一旦档案管理工作出现问题，能够按照责任体系对于相应的责任人进行处理，不断提升档案管理的工作水平，完善档案管理工作制度体系建设。第二，要按照单位的实际情况进行针对性的制度建设。依照单位的实际情况，设置相应的规范管理制度，吸收先进的管理经验，使得管理体系能够符合单位的发展实际。通过针对性的优化，使单位的档案管理工作能够更加符合实际。例如，针对档案管理专业人员不足的情况，可以开展相应的技能培训活动提升员工的技能水平。通过对于单位档案管理实际制度的考察，针对其中的弱项进行针对性的完善和强化，促进档案管理工作的开展［10］。

3.3 提高档案工作的数字化水平

实现数字化档案管理，需要从硬件设施和软件系统两个方面入手，在这两方面建设过程中，都需要重视安全意识在其中的指导作用。

针对硬件设施的建设，首先应当提升信息化水平。将内容通过数据的形式保存在计算机内部，实现对于档案内容的高效分类管理与使用。在档案中设置信息化标签，如NFC近场通信技术，通过识别技术更快地完成档案的查找录入等工作。针对硬件基础设施的建设要保障安全性，例如，将档案馆内部的计算机网络和互联网进行隔离，以避免黑客攻击。通过硬件基础设施的完善，提升档案工作的信息化水平。其次是要通过软件系统的建设，促进档案管理工作的开展。一方面，可以健全完善的档案管理系统，通过系统完成对于档案的管理、维护及借阅工作。将单位的职工信息录入档案管理系统，员工可以在系统内完成对于档案的查阅申请等工作，提升档案借阅效率，同时，可以对档案的安全使用起到积极的监督作用。另一方面，可以和其他单位开展合作，建立统一的档案管理平台，实现不同单位之间档案的高效利用，提升单位协作水平［11-12］。

3.4 加强对于档案工作人员的技能培训

对于管理人员的专业技能进行培育，能够使其应用更加科学的方式方法开展档案管理工作。针对管理人员的技能培训应当包含以下3个部分的内容。

首先是档案管理技能培训。针对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用这6个部分内容的具体流程规范进行细化，不断提升工作人员档案管理的专业知识水平。

其次是计算机应用技能培训。随着档案内容形式的不断丰富，计算机等信息技术在管理活动中的应用更加广泛，对于档案管理人员的计算机水平提出了较高的要求。因此，需要开展相应的计算机能力培训，使用信息技术提升管理水平，提高管理效率。

最后是重视对于管理部门员工责任意识的规范培训。工作人员的责任意识和职业道德意识对于档案管理工作有着重要的影响，通过职业道德培训，提升员工对于档案管理工作的认同感，使其能够担负起档案管理工作的重要职责，提高档案管理的工作成效［13-14］。

4 结语

单位的档案管理工作对于单位发展有着积极的促进作用，能够帮助单位更好地开展社会服务工作。通过提升对于整体管理工作的重视、完善管理制度体系建设、加强信息技术的应用及提升工作人员的专业技能水平这4 个方面的措施，能够对当前阶段单位办公室档案工作存在的问题进行优化，从而促进单位办公室档案工作的发展。