计算机网络办公自动化及安全策略研究

曾容

(衡阳幼儿高等专科学校耒阳学院 湖南耒阳 421800)

计算机网络办公自动化能够解决多部门、多人同时在线办公的问题，并能够实现办公数据信息的自动分析和同步存储，要想实现计算机网络办公自动化必须打造局域网和广域网，对内外网络进行同步管理，并应用符合单位自身办公需求的系统平台。一般来说，在基础系统平台上，很多功能都是可以进行深度开发的，由此也可以大大节省从头开发设计计算机网络办公自动化系统平台的时间和成本。各单位要形成与时俱进的思想，充分认识到计算机网络办公自动化的优势，同时谨慎防范网络风险，确保内部数据信息的安全。

1 计算机网络办公自动化概述

1.1 计算机网络办公自动化的内涵

计算机网络办公自动化是依托计算机网络技术、互联网技术形成办公系统架构，并在系统上集成多种办公数据信息处理功能的一种新型、自动化办公方式。其在硬件系统方面需要光纤网络、网关路由、网络控制器、服务器、计算机、扫描仪、打印机、传真机等，在软件系统方面需要基于办公需求来购买相应的平台服务，甚至可能需要开发一套办公系统[1]。

1.2 计算机网络办公自动化的现实意义

1.2.1 优化任务流程，提高工作效率

计算机网络办公自动化的发展有助于优化工作任务流程，通过系统的合理规划使得各项工作任务形成相应的集合，工作人员可以直接在办公自动化系统中，打开自己所负责的工作项目，根据项目既定的流程来进行操作。这样，各单位可以形成标准化的管理模式，工作人员到岗后先学习办公自动化系统的操作，养成按照规定流程开展工作的良好习惯，从而提高工作效率。

1.2.2 减少冗余人员，降低办公成本

计算机网络办公自动化系统的应用还可以帮助各单位减少冗余人员，减低办公成本。因为在办公自动化系统中，很多数据信息、材料整理、报表制造等工作任务、项目都可以自动完成，工作人员可以直接查询，也可以导出相应的数据报表或者图表，大大节约了工作时间，也可以减少一些负责材料整理、数据分析方面的工作人员。

1.2.3 获取准确数据，辅助管理决策

计算机网络办公自动化可以对接一些数据类的网站，自动收集获取准确数据，同时，自动化的数据分析功能相比人员测算来说要更为准确。这些数据信息和报表可以直接作为管理人员开展工作的有效参考，辅助管理决策，提高单位内部的管理效率[2]。

2 计算机网络办公自动化的技术应用

在新时代背景下，计算机网络办公已经成为一种新的办公趋势。计算机网络办公自动化发展过程中需要得到多元技术手段的支持，这些技术的应用直接关系到计算机网络办公自动化效率的进一步提升，关系到各类单位内部控制及改革工作的开展，因此，有必要深入开发和探索技术应用，推进计算机网络办公自动化的发展。

2.1 数据处理及分析功能

计算机网络办公自动化系统中，数据处理及分析技术的应用十分重要，在办公自动化系统中，功能文件数据和信息数据是两类主要数据内容。在发挥数据处理及分析功能时，要做好相应的数据准备，一方面是由工作人员录入数据，另一方面是从网络中收集、抓取或者是深入挖掘数据，所获得的数据可以开展聚类分析，并按照各部门、各项目的工作要求来进行深入分析，再制作出数据图表，完成同比分析等，从而在开展工作过程中获得有效数据的支撑[3]。数据处理及分析功能的实现在后台依托数据分析系统，可做好相应的数据编程。在既定编程及后台系统控制下，工作人员不需要过多的操作，只需要按照相应的要求填写数据、上传文件证明即可；通过后台，上级领导可以对材料数据进行审核，系统可以自动实现对数据的收集和分析。

2.2 信息传输及存储功能

计算机网络办公自动化需要得到信息传输及存储技术的支持。在办公环境中，各类信息的传输需求较大，很多情况下，各部门工作人员之间需要进行信息数据的传输，但是个体之间的信息传输存在重复性，也会耗费一定的沟通交流时间，信息的更新可能也存在滞后问题，不同工作人员所获得的信息可能存在差异，但是即便细微的差异也可能影响到其他工作的开展。在计算机网络办公自动化的支持下，各部门的确定信息都可以由专人上传到统一平台中，该部门及其他部门人员都可以根据自身的权限来进行信息的查询或者下载，这样可以实现统一的信息传输，并确保所有工作人员所获得的信息准确一致。除此之外，在计算机网络办公自动化系统中，所有人员关系信息方面的操作及传输都可以留下一定的痕迹，在出现问题时，可以根据工作人员的登录和使用痕迹来查找责任人[4]。另外，电子信息的存储技术应用及存储功能的发挥也十分关键，有助于工作人员随时随地调取信息。

2.3 资源共享及服务功能

计算机网络办公自动化还需要得到资源共享及服务技术的支撑，从而实现有效发文管理，实现内部资源共享，为员工提供资源服务。比如：当前倡导“无纸化办公”，单位内的所有文件都可以采用扫描成电子版，并在线下发文的形式，相关人员在下发文件时可以选择文件的接收部门或者个人，从而快速实现文件资源共享，发文之后，需要接收文件的工作人员可以登录办公自动化系统进行收文处理，没被处理的文件会有提示。又如：单位内部开展集体学习，在紧凑的工作节奏下，就可以通过计算机网络办公自动化系统来实现学习资源的集体下发，还可以组织在线学习，对大型集团公司来说，这种学习资源共享功能不仅可以解决员工分散、集体学习难的问题，还有效节约了工作时间[5]。

2.4 权限控制及分层管理

计算机网络办公自动化的实现还需要权限控制和分层管理技术的支持。从单位生产经营活动来看，其都已经形成了一定的内部管理结构，不同层级的管理人员以及不同部门的人员都具有不同的管理权限、职责权限，因此，要形成计算机网络办公自动化的有效应用，确保单位内部数据信息的安全性，需要做好每名工作人员的系统赋权工作，并做好数据信息分析结果方面的分层管理，从而实现有效的办公自动化运转。另外，虽然局域网的办公只能在单位内部，但是在相应的权限控制下，可以有效实现广域网的远程办公，这可以让一些工作的开展更为便捷，在远程办公的权限设定上可以更为严格，以避免内部数据信息的泄露。

2.5 数据备份及恢复技术

计算机网络办公自动化的实现还依托于数据备份及恢复技术，一方面，计算机网络办公自动化系统可以实时进行数据的备份，在一些数据信息被误删除之后，能够通过数据恢复技术来找回这些数据信息；另一方面，还具有一定的数据信息记忆功能，当备份数据被损坏之后，系统可以根据以往的数据存储和提取记忆来尽可能恢复一部分的数据信息，但是这种非备份数据的恢复具有随机性，想要恢复全部数据十分困难[6]。因此，还是要做好数据备份及备份数据的保护，必要时做好备份数据的加密，保护内部数据信息的安全。

3 计算机网络办公自动化的安全风险及策略

3.1 计算机网络办公自动化的安全风险

在互联网环境中，计算机网络办公自动化的应用过程中难免存在一些安全风险，这些安全风险往往来自以下几个方面。

3.1.1 网络病毒

网络病毒是最为常见的损坏计算机数据信息及应用系统的程序，虽然计算机防火墙可以阻挡网络病毒、杀毒软件也可以查杀网络病毒，但是网络病毒的渗透和传播形式非常多样，网络病毒的种类也在不断增多，新的病毒层出不穷。网络病毒还具有隐藏性的特点，有的病毒潜藏在电脑系统中，平时不会对电脑产生影响，但是会在后台收集数据信息，并自动传输给病毒的制造或者传播者，引发不可估量的损失。

3.1.2 黑客攻击

网络黑客同样是计算机网络办公自动化的一大安全威胁。现如今，网络黑客的数量很多，而且很多网络黑客身处国外，其可以通过多种技术手段直接攻击到目标网络系统或平台，篡改网站数据信息，还可以远程植入木马、病毒。一般政府部门、大型集团公司等更容易遇到网络黑客的攻击，如果没有把好网关节点，网络黑客入侵之后，可以盗取单位内部的数据信息，还可以破坏企业的网络办公系统，导致系统瘫痪，极大地影响工作的正常开展。

3.1.3 系统漏洞

各单位所应用的计算机网络办公自动化系统不相同，系统设计开发公司的资质、能力直接关系到系统的安全性，往往越规范的系统开发公司，其所研发的系统更为缜密，小公司开发的办公自动化系统可能自身就带有漏洞。但是，再好的系统也需要与时俱进，定期进行系统检查和漏洞处理，才能避免系统漏洞带来的安全风险。实际上，由于系统漏洞的自动风险防控比较薄弱，很多黑客攻击都是从系统漏洞中突破、侵入的。

3.1.4 员工泄密

计算机网络办公自动化的安全风险中，员工泄密仍然是需要谨慎防范的一方面。当每个员工都能够获得单位内部的办公自动化平台的账号和密钥之后，虽然受到权限不一的影响，但是员工基本都能够看到该部门的数据信息，也可以接收到面向全单位的发文，其中难免有一些内部机密信息，如果员工不了解保密机制和规章制度的要求的话，可能因为疏忽大意造成重要数据信息的泄露。另外，也不排除个别员工故意拷贝收集内部机密信息并泄露的情况。

3.2 计算机网络办公自动化的安全策略

计算机网络办公自动化的数据安全等级可以划分为4 个层次：第一层为主机安全，第二层为网络安全，第三层为应用安全，第四层为业务安全。在互联网环境下，尤其要注重网络和应用的安全，因为网络中病毒、黑客的攻击可能随时出现，数据的丢失或者被盗会造成难以估计的损失，因此，结合计算机网络办公自动化的安全风险来看，有必要从以下方面来提升安全等级，防范、化解风险。

3.2.1 完善网络风险识别预警系统

计算机网络办公自动化的安全风险防范需要从完善网络风险识别预警系统着手，通过完善风险识别库的建设，及时识别各种网络病毒，并自动辨别风险来自网络病毒还是黑客，从而发出相应的预警；在预警发出之后，一方面充分发挥防火墙的功能，另一方面调动杀毒软件等风险防控系统进行阻挡。风险识别与预警系统可以提醒管理员风险的到来，并及时采取有效措施，比如：对抗风险，及时清除病毒，及时保存数据信息并做好备份，必要时可切断外网。

3.2.2 优化升级网络安全保障技术

计算机网络办公自动化安全风险防控效果的提升还需要进一步优化网络安全保障技术，具体包括网络防火墙技术、反病毒技术、身份认证技术、加密技术等，这些技术层面的手段可以提高网络的安全性与可靠性。特别需要注意的是，做好网关安全管理十分重要，把好关口可以大幅度降低网络安全风险。另外，身份认证可以设置多重保障，除了账号密码之外，还可以设计指纹识别、面部识别等方式，由此可以进一步保障数据信息的安全性，同时也可以记录下更为全面的登录信息，出现问题可以查找到源头。

3.2.3 检查修复平台系统安全漏洞

计算机网络办公自动化系统需要进行日常维护，包括检查和修复平台系统漏洞，以确保可以及时查找问题，这种检查修复工作同样可以设计自动化的方案，比如：系统需要定期进行更新，每当系统更新一段时间之后，可以对系统平台的安全漏洞进行检查，因为新系统需要在运行过程中检验可靠性，一旦发现系统漏洞就可以及时进行修复调整。通过日常检查而找出的安全风险漏洞并不足以为惧，只要及时修复即可。这比出现安全风险之后再进行查缺补漏的效果要好得多。

3.2.4 加强保密规程及系统培训

计算机网络办公自动化的安全等级需要进一步提高，这还需要全体工作人员的支持：一是要求工作人员必须提高保密意识，组织集体学习保密规程，要求员工按照规章制度开展工作，确保内部数据信息不泄露、不外传；二是要加强计算机网络办公自动化系统培训，让工作人员了解该系统的各项功能，从而能够在开展工作时有效应用系统功能，并且不会将一些安全风险带入工作中，比如不打开来历不明的邮件、不打开垃圾广告、不随意下载软件、不接入存在安全风险的U 盘、不通过微信或者QQ等传输机密文件。

4 结语

综上所述，计算机网络办公自动化已经成为提高办公效率、优化人员结构及管理的重要手段，数据分析、信息传输、资源共享、权限控制以及数据备份方面的技术支撑着计算机网络办公自动化系统。同时，在网络环境下，还要时刻防范各类安全风险，做到系统风险识别预警、优化升级网络安全保障技术，做好日常维护修复，并加强面向工作人员的保密规程及系统培训，从而满足各单位的办公改革需求，提高工作及沟通效率。