财务RPA在供应链管理中的应用

崔 畅，李建明

(1.国能物资内蒙古有限公司，呼和浩特 010010； 2.国家能源集团内蒙古电力有限公司，呼和浩特 010010)

2018年至今，RPA的全球市场规模每年增速超100%。据国际数据公司IDC预测，2023年，RPA的全球市场规模将达39.04亿美元，中国市场规模将达10.18亿美元。提供RPA技术的全球头部软件公司目前服务客户超过8000家，包括2/3的世界500强企业。供应链企业作为供应商和客户之间的桥梁，从各自的信息到发票的收开，再到收付款环节，财务系统始终扮演着重要的角色，需要利用RPA海量数据抓取分析功能，解决供应商和客户数量众多、收款及付款笔数多、购销发票量大、应付账款对账不清等问题。

1 财务RPA的应用价值

财务智能化由最初的信息收集、洗选向智能流程自动化过渡，人力劳动工作量呈阶梯式递减。RPA可完成基本的采购数据输入、洗选、抓取等工作，将与财务有关的业务环节衔接起来，把前后端工作流打通，无须人工干预，自动整合客户结算结构化数据，实现人机交互、人工审核等智能功能。软件机器人在一定条件下，可自主学习和判断并定制新的机器人，以适应动态规则，使复杂的任务实现自动化。

大数据时代，近42%的财务活动通过成熟的技术可实现全自动化，还有19%可实现近全自动化。全自动化应用包括资金系统付款、收款，税务系统增值税进项税发票认证，ERP系统入库发票校验。半自动化应用包括资金系统应收应付票据的承兑、背书，税控系统的增值税进项税转出需要人为判断，之后再做处理等。

随着人工智能技术的发展，财务领域的自动化、智能化、数字化将为企业经营管理提供新动力、新思维、新方法。目前，财务管理已成为RPA应用规模最大的领域之一，作为企业的天然数据中心，财务部门可以汇聚、分析经营相关数据，帮助企业分析市场，预测经营发展趋势，实现更加高效、科学、精准的决策。为了实现更大的价值，需要将基于规则、重复性强、挖掘数据价值等耗时耗力的工作自动化，充分释放人力价值，使财务人员将更多精力投入到财务分析、预测等更具附加值的工作中去。

2 财务RPA的具体应用

RPA在财务领域的主要应用场景包括跨系统处理，即对司库系统、MDM系统、税务系统、预算系统、法务系统、工程财务系统、ERP系统、商旅系统、报账系统等业务系统等，将全部资料通过智能识别技术及人工补录与数据传输等方式进行整理和清洗，形成结构化数据库。其在供应链管理中的具体应用有以下几方面：

2.1 司库系统(资金系统)

帮助企业建立统一的资金集中、资金监控、资金结算和金融服务，令企业财务管理实现现代化，资金管理既规范又高效。

自动收款：通过集团财务公司实现网银直连功能，即通过资金结算平台，无需网银等第三方实物连接商业银行，自动提取收款流水，并实现回单倒挂，推送到报账系统形成自动收款并自动入账功能。启用收款自动匹配RPA，每个单据只需几秒钟凭证即可集成。例如：业务信息中合计金额与关联收款流水合计金额一致时，审核通过，否则审核不通过。收款流水为资金系统推送流水时，收款回单或文件为非必要附件；收款流水为手动添加时，收款回单或收款证明文件为必要附件；收款回单或凭证是必要附件时，回单金额合计与单据金额合计一致时，审核通过，不一致时审核不通过。通过强控或弱控的方式进行资金处理，用以模仿财务人员谨慎高效的操作行为。

自动付款：由集团财务公司牵头，做网银直连业务，获取各个商业银行开户网点信息，并同步到司库系统，各个分子公司通过联行号及开户行名称两个维度，利用唯一单据号这一特征，采集财务单据银行付款信息，通过RPA机器人自动进行付款金额信息配比，实现全智能付款，解决付款笔数多的问题，避免手工录入的误差，实现一键匹配，自动付款。例如：给某一供应商付款时，RPA自动审核收付信息，合计金额与实付金额一致时审核通过，否则审核不通过；供应商名称与结算单挂账供应商名称一致时，审核通过，不一致时，审核不通过；当供应商为虚拟供应商(结算次数较少，且结算金额较小时未创建具体供应商)或存在总公司为分公司开票等情况时，需转人工审核。

自动归集：根据司库系统推送到报账系统的资金归集业务单，自动执行单据传递及自动过账。网银资金自动归集服务通过RPA分为以下两种归集方式：一是保留余额方式，设置保留金额，当归集账户的余额大于该金额时，超出部分全额转至结算账户。二是固定金额方式，设置归集金额，当归集账户的余额大于该金额时，归集金额部分转至结算账户。转款频率设置均可由财务人员根据管理需要自行设定。例如：每天收入账户只留存1 000元，资金调配无需人工操作网银，在每日规定的时间点，自动转入本单位指定账户，确保资金安全，同时汇入集团财务公司，有利于整个集团的资金调配，避免资金冗余。

对账功能：所有网银直连的账户，月末均可实现各个银行与账面上的资金发生额、余额自动对账，并找出差异，自动生成银行余额调节表。只有在超出机器人处理潜力的特殊情况下，才需要人为干预，并可以自行设置，将识别到的不一致之处及时通知相关财务人员。此对账功能只需一键配比，大大节省了单笔核对的时间,同时可确保资金安全。另外，银行余额调节表未按制度要求于次月10个工作日内完成编制并审批时，RPA会进行风险提示。

2.2 ERP系统

ERP系统建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业提供决策管理平台。

收到供应商发票，进行入库管理流程：第一步，RPA机器人无需人工干预，即可自动由物料系统将采购订单的信息过滤到ERP系统，这个步骤要做库存商品的增加，用会计分录表达为借：库存商品，贷：应付暂估。第二步，利用供应商维度，匹配单一的采购订单编号批量入库，主要实现包含增值税进项税额的实际付款金额，用会计分录表达为借：应付暂估，借：应交税费-应交增值税(进项税额)，贷：应付账款。如果发生例外情况，后续的审核需要对ERP系统、物料系统的数据和入库发票数据进行相互校验。RPA可以作为3个数据源之间的桥梁，完成发票差异的自动化比对，使财务人员快速找到差异原因，并做后续处理。RPA在实际管理中应用广泛，如存货账不符，月末原材料明细科目出现负数时，可能存在原材料出入库管理不当的风险，自动发出风险预警，此时系统将作出单据驳回处理，同时库存商品直接影响应付暂估，暂估金额与验收单(实物即入即出)或出库领用单(实物通用)及验收单(服务通用)中合计含税金额或合计不含税金额一致时，审核通过，否则审核不通过，此时系统做出转人工审核模式。

销售订单，开具客户发票并邮寄流程：RPA机器人无需人工干预，即由采购订单完成发票校验后，自动按照设置规则生成销售订单，并将销售订单通过RPA机器人自动将开具发票任务推送到开票系统，开票系统由人工勾选需要开具的发票，进行批量开具，销售发票上自动附带销售订单的编号，便于采购单位核对具体订单信息，由于销售发票的内容在前端物料系统中已经存在发票内容、数量、规格型号等，保持入库发票的信息与出库发票信息一致，只需一键勾选所需开具的发票即可。如果公司为纸质发票，可借助高速打印机和盖章机快速完成发票打印盖章，并通过RPA将开具好的发票信息自动填制邮寄信息，并发送到客户的邮箱；如果公司为电子版发票，RPA则直接将PDF版发票自动发送至客户邮箱。RPA开具发票极大节省了工时及人力投入，提升了客户满意度和获得率，在短时间内有效提高回款率。

2.3 税控系统

增值税：通过RPA财务机器人自主登录增值税查验平台，查询增值税发票，自动判断发票真伪，减少大量人力及时间，极大提高了业务部门的办事效率。进项发票经批量验收入库后，通过RPA将入账的发票实现税务端自动勾选、匹配、认证，使认证流程更加快速、有效，缩短客户等待时间。每月进项税勾选完成后，一键申报，与账面一致，实现零误差；销项税在税控系统开具完成后，在电子税务局平台进行发票信息采集，自动带出进销项金额及税额，此时在税务系统中，销项发票集中自动生成、审核；进项税转出按账面金额匹配进项税发票，做自动转出处理，实现增值税纳税申报表的底稿制作、复核、一键申报等各项增值税自动申报功能。此时增值税数据固定，同时以该企业增值税为基数、固定税率为乘数，自动带出附加税及水利建设基金。

企业所得税：所得税按月或按季计提，按税务局核定的税率及政策缴纳。RPA以利润表为基础，计算所得税及净利润，操作中如发生所得税费用-当期所得税与应交税费-应交所得税贷方发生额不匹配，可能存在当期所得税计提不准确的核算风险，月末系统对“所得税费用-当期所得税”科目发生额与“应交税费-应交所得税”贷方发生额进行比对，不一致时，发出风险预警。

2.4 报账系统

应收款项会计流程：应收账款的借方审核时，RPA遵循的原则如下：应收账款明细科目年末余额为负数时，系统自动发出风险预警，可能存在预收款项和虚增资产负债的情况，此时RPA采取强控手段，直接驳回经办人，不允许任何形式的审核；应收账款回款方通过数据采集的技术手段(即OCR)，识别附件中相关信息，与合同约定客户不一致，可能存在营业收入不实的风险，发出风险预警，此时转入人工审核。应收账款的贷方审核，用会计分录表示为借：银行存款，贷：应收账款，此项工作可通过RPA进行审核，在影像系统上传关联对应的银行收款回单，机器人根据回单信息自动审核应收款项的金额、客户名称等具体信息，如果单据信息与回单信息一致，自动通过；如果不一致，自动退回单据，并填写单据退回的原因，通知单据填报人。应收账款的借方审核时，判断单据内容中应收金额是否与增值税发票栏中关联的发票含税金额一致，一致时审核通过，不一致时审核不通过，此时，未按发票金额入账的情况(如拆分发票入账)需转人工审核。

应付款项会计流程：通过RPA将PDF文件中的入库发票信息(发票号、日期和金额)录入ERP系统，并记录到电子表格用于内部使用。当供应商付款的金额大于当前供应商应付或合同负债余额时，RPA自动执行拒绝指令，并提醒财务人员付款的准确性；当供应商付款的金额小于等于当前供应商应付或合同负债余额时，RPA自动执行指令，并生成凭证。例如：月末同一供应商相同合同预付账款与应付账款均有余额时，发出风险预警，其潜在风险是虚增资产负债规模、报表数据失真，此时转人工审核。如果长期挂账未及时清理的应付款项，可能存在法律或税务风险；对账龄在一年以上的“应付账款”及“其他应付款”科目进行监测，每半年推送无发生额供应商的情况，进行弱控风险监控处理，系统自动给出风险提示。

2.5 报表统计自动化

财务日常工作需要导出大量的信息，包括部门费用、预算管理、资产投资及人员状态等，对信息进行加工处理，形成报告并报送给相关部门。报表机器人可根据系统设置的报表编报方式，在固定的时间点按设置要求自动批量导出不同模块信息，编制、计算、汇总并上报报表，提高信息报送效率和质量，提高企业的风险管控效率及管理能力。

3 财务RPA的应用前景

财务RPA作为供应链企业的重要新技术应用，可作为企业虚拟结算或辅助专业财务人员开展重复性高、流程性强的工作任务，能够7×24 h工作，减少人工成本，提升工作效率，形成良好的生态工作流，赋能“财务数智化”转型。RPA在财务上的应用可有效避免人工操作带来的风险，自动生成风险预警，从根本上降低企业可能面临的财务风险，基于精心组织的内部控制预警规则，充分发挥内部控制管理的作用。RPA财务自动化可有效促进企业资本管理、税收管理和内部审计的实施，为企业发展提供真实、高效的数据支撑，助力企业发展。