从仪器设备资产清查探讨高校仪器设备全周期管理

龚彦华， 胡 颖， 雷敬炎

（武汉大学实验室与设备管理处，武汉 430072）

0 引 言

仪器设备是高校国有资产的重要组成部分，对于高校开展教学、科研工作起到了举足轻重的作用。高校仪器设备存量不断加大，增幅也逐渐加快［1］，为了更大地发挥仪器设备条件保障作用，需要科学有效地进行仪器设备资产管理［2］。《事业单位国有资产管理暂行办法》中规定：事业单位应当对实物资产进行定期清查，做到账账、账卡、账实相符［3］。因此，仪器设备清查盘点是仪器设备管理工作中的重要环节，也是加强仪器设备全周期过程管理和预防管理风险的依据［4］。从资产清查工作中，发现仪器设备的诸多管理问题，须及时调整管理方法和弥补管理漏洞，并通过获取、使用、日常管理、最终处理的全周期各项活动［5］，确保仪器设备的合理配置、提高资源利用率以及减少浪费，更好地服务于高校各项任务，提升办学能力。

1 仪器设备资产清查重要性

高校开展仪器设备资产清查，通常按照“以账对物、以物对账”的双向方式进行，包括，清理账户、责任到人、明确地点等，重点核查账物符合情况。但是，高校仪器设备的特点是体量较大；品类较多，涵盖多种学科门类；涉及教学、科研、行政、后勤等多个部门，分散在院系、行政部门等不同的管理单位［6］。因此，仪器设备在一定程度上存在管理难度。

通过仪器设备资产的清查：①全面摸清家底，了解高校仪器设备的使用现状，切实掌握仪器设备完好率、利用率等情况，为管理部门提供可靠的评价和决策依据［7］；②有效发现仪器设备管理过程中的真空与漏洞，有针对性地制定政策措施，维护仪器设备资源的安全与完整；③进一步梳理仪器设备管理工作环节，建立并完善管理的体制机制，优化资源配置，提升仪器设备使用效益，为教学科研提供更好的条件支撑。

清查工作是检验高校仪器设备资产管理全周期的重要手段，通过摸清现状，可以发现全周期中各个环节的管理疏漏，进而有的放矢采取措施，促进高校仪器设备资产管理的科学化、规范化、精细化［8］。

2 仪器设备清查反映的管理问题

财政部于2016年开展了全国行政事业单位国有资产清查工作，并于2019年进行了行政事业单位资产清查核实。从清查与核实结果来看，高校仪器设备管理仍然存在账账不符、账实不符的情况。通过调研，尽管许多高校开展了许多方式的校内清查，但是，同样的问题依旧存在。因此，有必要通过梳理仪器设备全周期过程，认真分析原因，切实查找问题才能“对症下药”。

2.1 仪器设备管理全周期管理内容

高校一般由设备管理部门或者国有资产管理部门管理仪器设备，主要职能是验收入账、日常维护及使用、报废处置等，但是仪器设备全周期管理还涉及采购、账务、审计等。因此，仪器设备管理的全生命周期［9-11］是配置设备、使用设备、日常管理及最终处理4个阶段以及相应的诸多要素。具体内容如图1所示。

图1 仪器设备全周期管理内容

2.2 存在的管理问题及原因分析

仪器设备资产清查基本反映出的普遍管理问题是账账不符、账物不符，除此以外还有设备的闲置问题［12］。结合仪器设备全周期的管理，出现的具体问题的现象，见表1。

表1 仪器设备资产清查的主要管理问题

综合分析，对于仪器设备资产清查的主要问题产生的原因主要有：

（1）设备采购立项，论证不充分。高校仪器设备资产的来源主要是国家财政拨款，不同于企业，高校管理者对仪器设备成本核算、绩效观念不强，对仪器设备采购立项缺乏前瞻性规划，需求论证不充分，造成设备闲置、资源浪费。

（2）管理制度执行不严，体制机制建设滞后。高校设备管理部门建立有相关制度，基本涵盖仪器设备全生命周期中的各个管理环节。但是，高校仪器设备在学校、使用单位、实验室（办公室）、使用人4个层级或3个层级式的管理体制，各层级职责分工模糊，缺乏责任意识，亦无责任追究，因此许多管理都流于形式，制度难以执行。

（3）部门间协同能力不足，内部管理缺失。从仪器设备全周期管理过程看，除了设备管理部门外，还涉及发展规划、采购、财务、人事、审计及监察部门等多个管理部门。清查反映出的各种问题，如人员变动造成的移交手续滞后，绩效评价缺乏有效审计与监督等，往往是各部门参与不足，没有形成有效的协同联动机制。

（4）管理手段单一，信息化程度有待加强。高校仪器设备全周期管理需各部门配合，通常采取业务系统衔接的方式，但是由于协同能力不足，信息化建设缺乏整体规划，普遍存在系统整合中信息量缺失、不对等现象，而且仅仅依靠系统对接，影响仪器设备管理工作有效开展。

3 加强仪器设备资产全周期管理的举措

3.1 完善仪器设备配置决策机制，有效控制增量

高校仪器设备资产的科学配置，有效控制仪器设备管理成本，是后续仪器设备发挥效益的关键［13］。做好配置决策需要建立全局观和效用观［14］，①构建组织机构，包括行政和学术机构：行政由高校的校领导与相关主管部门参与的领导机构，对仪器设备配置进行集中统筹、科学规划，制定适合学校学科建设发展的购置计划及预算。学术机构，由各学科领域专家构成，对仪器设备购置的可行性、必要性、技术先进性、配置合理性等提供重要的咨询意见；②规范流程。根据仪器设备性质，分类制定并实施严格的仪器设备资产购置流程，包括调研需求、制定草案、专家论证、组织决策、资金审批、招标采购等。③加强决策过程的监管，控制购置风险，避免过程的随意性，杜绝资源浪费。

3.2 健全并完善管理体制，促进制度落实

在仪器设备资产管理过程中，建立并明确学校、使用单位、实验室（办公室）、使用人4个层级或3个层级式的管理责任制。学校仪器设备管理部门是制度制定的主体，施行仪器设备的管理、服务与监督；使用单位，以及实验室（办公室）是制度执行的依托，对制度执行承担管理责任，结合各单位的具体情况落实学校政策；使用人是制度执行的主体，承担全周期管理各个环节的具体任务。须以制度的形式明确职责，使各级管理层树立责任意识，主动承担管理责任，各司其职，有效促进管理制度真正落实。

3.3 建立多部门联动机制，改善管理薄弱环节

设备管理部门主要职能涵盖仪器设备全周期管理中的大部分管理要素，纵向或横向延伸需要涉及许多部门参与。在设备配置阶段，需要学科发展规划、科研管理部门参与科学制定需求计划，由采购部门把握合同签审，避免履约风险；在使用设备、最后处理阶段，应与财务、国资管理部门协同，解决账账核对；在日常使用阶段，需要人事、学生管理部门配合人员变动引起的设备调配，由审计、监察部门参与清查及绩效评价，进行有效监管。建立相关部门的联动，做好协同配合，使仪器设备全周期，环环相扣，形成闭环管理。

3.4 持续深化信息化建设，推动精细化管理

仪器设备管理系统是绝大部分高校采取的重要管理手段，也是科学有效的管理手段［15-16］。以仪器设备管理系统为节点，结合各部门的联动协同管理，将仪器设备全过程管理嵌入信息化的业务流程中；同时，加强仪器设备建设与管理的顶层设计，做好业务系统建设规划，细化管理元素，统一数据信息、技术标准，建立软硬件齐全、功能涵盖面广、架构先进、拓展性强的仪器设备全周期管理系统。

3.5 加强定期清查核查工作，实现良性管理

根据“戴明环”的工作程序［17］，管理需要计划、执行、检查和行动循环过程。仪器设备资产清查核查是检验管理过程的唯一依据。确立定期清查盘点制度［18］，将清查核查工作常规化、规范化。根据各高校的实际管理情况，制定合理的清查周期、清查范围、评价指标，采取合适的清查方式、清查手段，在清查核查的过程中发现管理疏漏、解决问题，防范管理风险，不断提升管理质量。

4 结 语

高校的仪器设备管理成效，通过全面的仪器设备资产清查核查工作进行检验。通过2016年财政部的资产清查工作，发现了高校仪器设备管理的诸多问题，涵盖从设备配置、使用、日常管理及最终处理等仪器设备全周期管理过程。高校作为一类管理单位，面临许多共性问题，将通过强化仪器设备资产清查工作，形成不断检查、发现管理问题，解决问题的循环，切实夯实高校仪器设备资产全周期管理基础，达到良性发展的管理状态。