基于大数据视阈刍议高校档案文化建设策略

陈丹

摘 要：高校档案馆是信息资源利用的中心，主要负责文化资源的征收、管理和利用工作，起到傳承中华传统文化、记载社会变迁的积极作用。随着信息技术的更新和升级，大数据时代的到来对高校档案管理工作提出了更高要求，需要高校档案馆创新管理方式，更好地挖掘和保护文化资源。因此，本文在阐述档案文化建设基础概念的基础上，指出我国高校目前在档案管理中存在的问题，并提出优化高校档案文化建设的对策和方法，希望能为进一步发挥档案馆文化传播功能提供参考。

关键词：大数据;高校;档案馆;文化建设

档案馆是高校文化基础设施建设的重要组成部分，具有丰富的典藏档案资源，能够满足在校师生的查档需求，具有传承大学文化资源和文化精神的重要作用。随着大数据时代的到来，高校档案信息化管理工作的内涵和外延都得到了拓展，这不仅给档案馆的资源建设提供了发展机会，也给高校档案馆管理机制的制订、网络信息水平、管理人员的专业素养等带来了挑战。档案馆需要顺应大数据时代的发展，实现精细化管理，从而能够进一步优化档案管理工作，实现文化资源有效挖掘和传播，进一步发挥传播大学精神文化、弘扬社会主义先进文化的功能。

一、高校档案文化建设的基本内涵

档案主要是指与人类社会活动相关的各类信息的记录，包括文字、图像、音频等多种表现形式。高校档案馆主要收藏着学校的发展和变迁历史、行政人事变动、各类典藏的文化书籍、信息资源，是学校发展变化的重要记录者。从宏观角度来看文化，主要是指人们在社会实践中形成的各类物质财富和精神文化财富的总和。档案和文化具有相辅相成的关系，档案是文化的重要传播载体，但文化并一定仅以档案形式进行保存和传播。档案文化建设主要是指对不同载体、不同类别的档案进行规范化管理和保存。高校档案文化建设具体是对各类文化信息的征集、存储、管理和利用，并通过文化服务满足师生的档案信息获取需求。从党的十八大以来，“文化自信”概念被提出，给高校档案部门指明了新方向，注入了新生机。作为高校档案文化资源展示的窗口，高校档案馆的建设理念不应是利用档案实体提供简单的查询服务，而应在大数据的时代背景下，作为一个新型服务空间，借助现代化信息传播手段，开发具有独特文化特色的档案内容，体现档案的人文关怀。

二、目前我国高校档案馆管理中的问题分析

1.档案管理缺乏专业化流程

在传统媒体时代，高校的档案文化资源管理需要各院系进行提交和收集，然后档案工作人员对各类信息材料进行整理和归档，流程较为烦琐且缺乏明确的制度规范，各院系档案提交人员和档案馆工作人员的工作内容存在一定程度交叉，如若中间环节出现问题便会影响最终的档案管理效果。高校档案的本质是高校发展过程中的原始记录，是原始、真实的，那么是否齐全、完整就是衡量高校档案文化建设的重要且基础性标准。然而，因为高校档案部门人员变更，或不同领导对于档案工作的理解不同等问题，在不同时期存在着档案文化建设重点不同的情况，而档案收集保管的意识强弱直接影响了档案文化的连续及完整。随着大数据时代的到来，档案馆的工作内容发生了变化，需要管理纸质档案和电子档案。由于部分高校缺乏信息化建设意识，或者档案信息化起步较晚，仅对现有馆藏进行了数字化扫描，没有对新产生的电子档案信息的管理进行明确规定，导致专职或兼职档案人员在进行电子档案管理中存在工作流程不规范、不专业的情况，容易造成相关信息的遗漏和误录，影响后续的档案查找和利用工作。

2.档案文化建设的信息化进程有待加快

新时代档案文化的传播一定程度上取决于档案的信息化程度。在大数据技术不断发展的背景下，档案馆的工作效率有必要进行大幅提高，以此满足档案信息的海量传播，这就需要档案馆加快档案信息基础设施建设，构建专门的建设平台。从目前的实际情况来看，专业的高校数字化档案管理软件和平台刚刚起步，大部分学校信息化水平和档案馆数字化水平有限，存在档案信息系统和OA对接、其他二级单位的平台对接问题。目前，高校在档案管理软件技术上仍然不是很成熟，存在现有的档案管理软件在功能开发上、模块使用上和各高校现有情况不匹配的问题。同时，很多专职档案管理人员的数字化意识不强，仍然采取传统的档案收集和整理方法，影响了档案馆的档案文化建设步伐和进度。可见，信息化进程缓慢是影响档案文化建设效率的最重要因素。

3.档案文化数据挖掘有待深入

若想实现档案信息的清晰完备、精准充足，需要档案馆定期进行数据整理和优化，销毁一些无价值的档案资料和到期档案，保留具有文化价值的档案信息资源。此项工作在传统管理时代，需要档案管理人员手工进行筛选和处理，工作压力较大、工作效率不高。在大数据时代，云计算技术、大数据技术、人工智能技术的广泛应用能够帮助档案管理人员更好地进行档案数据挖掘，突出典藏资源的价值和时代性。但是，很少一部分高校能够充分利用上述技术，大部分高校还是采取传统人工方式对档案信息资源进行挖掘和处理，影响了档案馆信息资料的精简程度和时效性。

4.档案文化建设缺乏专业人才

从高校档案部门目前的情况来看，大部分档案馆没有软件开发、计算机应用、文献编辑等专业人士，团队缺乏大数据技术、信息技术等方面的知识，整体学习和工作能力均有待提升。可见，高校档案文化建设与信息建设工作缺乏专业人才。档案部门在时代发展中不仅受制于档案管理工作者自身的能力和水平，还受到高校管理者、档案馆领导的理念等因素影响，若要加强高校档案人员的业务水平，除了招聘吸收专业人才以外，现有队伍还需要一个科学、合理的培养体系，促进档案管理人员综合素养的有效提升。

三、基于大数据视阈刍议高校档案文化建设建议

1.健全档案信息体制机制建设，规范管理流程

首先，现在运行机制和管理体制仍旧比较陈旧，各二级部门的平台管理、信息资源管理自成一体，教务、财务、人事等各系统内部数据相互独立，数据分析、统计报表存在交叉，然而档案管理软件平台无从采集，条块分割的模式会极大影响高校档案管理对信息平台的应用与选择，存在软件系统的重复开发、工作流程及内容的重复作业，同时影响档案管理对各类资源的高质量、低成本整合和深度开发。其次，存在工作人员传统思维习惯与大数据时代档案管理工作间的矛盾，当档案管理人员利用传统思维解决新问题时会出现工作效率低下的问题。为了提升管理效率及有效革新档案管理人员的思维，制度建设是不可缺少的关键环节。为此，高校档案馆应更新思想观念，破除传统制度规范对大数据时代下档案管理工作造成的威胁，明确各管理平台的信息交互与管理模式，明确规定电子档案信息的收录、整理和利用制度及流程，明确档案管理人员在数据时代的工作内容和形式，实现纸质档案管理和电子档案管理的协调发展，为师生提供更为精准的文化资源服务。

2.档案大资源体系建设

首先，档案文化建设最基础、最重要的是丰富收集内容、扩大收集范围，除了基础归档范围，即党群行政类、教学类、科研类、基建类、财会类、仪器设备类、出版物类、产品类、声像类、实物类等“官方”档案的收集，具有文化传承、教育价值的资源也可按照内容分为校史校训类、教授校友类、荣誉成果类、教学研究类等。通过扩大档案的收集范围，将相应的具有重大意义的文化资源归类，为进一步开展档案编研和举办档案文化活动打好基础。

其次，高校档案馆为承担起相应的社会责任，使可展示的档案内容更加有趣多元，在馆藏中加入个人记忆和学生社团活动等“民间”记忆，这些恰恰是能反映与学校发展息息相关的校园生活记忆。例如，浙江师范大学每年都会整理和收集有关社团活动的材料，并将其展示给师生，让学生了解各个社团的发展情况，从而和自己的文化需求更好匹配。高校档案馆也可以收集教职工出版发表的书籍或论文，以及学生在校期间参加的各种比赛获奖信息等个人化资料，得到当事人同意后将其复印整理作为体现学校发展和教育教学水平与质量的档案材料，增加师生的归属感和荣誉感，鼓励师生开拓进取，是不可多得的文化教育资源。

除此之外，在档案收集上还应多关注那些与师生和社会公众文化生活密切相关的档案信息，力图提高社会公众对档案文化属性的认同感。

3.设立“互联网+档案”的信息资源平台，提升大数据下档案文化管理效率

在大数据技术广泛应用的时代背景下，无论是从高效利用角度还是从信息安全角度出发，传统的人工管理已经无法满足时代需求，高校档案馆势必需要更新传统档案信息管理模式，建立健全统一的档案信息管理平台，实现档案信息内容的丰富多元，进一步扩大档案馆的文化资源典藏。首先，高校以先进的计算机设备、稳定的存储中心为依托，引入科学合理的档案信息管理软件和系统，同时结合档案馆自身的实际情况和学校整体网络信息环境、技术水平的实际情况，选择和应用相应的大数据挖掘技术、云计算工具等。在资源的整合中，选择适宜的数据整合云平台，科学对档案数据资源进行分类。利用大数据分析技术、可视化分析技术等，预判或评估各二级单位的档案管理质量、效果和需求，从而便于各单位统一化、规范化的处理档案数据。

4.积极利用大数据技术，增强文化数据挖掘能力

首先，大数据技术能够实现在海量信息资源中抓取最为重要、最有价值的信息资源，高校档案馆需要充分借助大数据技术的优势，实现对典藏文化资源的抓取、整合、筛选和开发，提升档案馆文化资料朝着精品化、高质化发展，打造属于学校发展个性的文化品牌，使档案文化资源更具历史文化内涵和可利用性。在具體工作中，可以利用大数据技术实现对过期档案资源的查找，有利于节省人力及时间成本，从而及时将最具文化价值的档案信息资源进行展示。还可以利用大数据技术将相关档案文化资源进行合并，推出专题图书或者纪录片供师生观赏和传阅，不断扩大档案馆的社会和文化价值。其次，高校还应拓展文化档案资源的获取渠道，除了对纸质资料的征集外，还需要对网页、新媒体形式的文化资料进行下载和收集，实现纸质档案和电子档案的统一管理，加大“云终端”数字档案资源捕捉和程序功能的开发。网页归档中先要确定采集范围，遵循档案管理思想，斟酌判断高校档案价值、使命和档案馆的文化收集趣味，统一网页采集标准。同时，利用先进的采集工具，以广泛采集为主，选择性采集为辅，不同网站设置不同的抓取频率。最后，采用国际标准的网页编目规则，将信息接入档案系统管理平台，实现高效、智能的网页访问利用机制。

5.注重专业人才培养，优化信息化、文化管理团队素质

为了更好进行档案文化资源建设，档案馆应注重对专业人才的培养，不断优化档案管理工作人员的团队构成，为相关工作开展提供充足的专业人员支撑。首先，在网络时代，高校档案馆信息资源建设不能单纯依赖学校网络信息中心的支持，管理人员的信息化水平也必须足以适应时代发展，应加大对青年专业人才的引进，特别是在计算机、信息软件开发方面有专业优势的人才。其次，档案馆归根结底是一个文化单位，需以内涵建设为根本的发展方向，而文化建设离不开档案信息的挖掘整合与编研，需要具有良好文字功底的专业人才。因此，档案馆应健全员工培训制度，定期开展信息技术、档案信息管理平台应用技术、文化信息资源挖掘与管理等方面的讲座或者培训活动，不断提升工作人员信息素养，从而更好地适应大数据时代档案管理工作的新要求。

6.构建档案互联互通，实现文化信息资源共建共享

高校档案馆内的文化资料不仅包括学校发展历史，还包括与区域文化有关的各项文化资料。每一所高校在大数据的浪潮中都不能独善其身，需要在协同合作的基础上才能实现对地区和本校文化资源的保护和传承。为贯彻落实国家档案局提出“实施重要档案数据异地备份制度”的工作要求，加强档案安全体系建设，不少高校档案馆已经开展档案数据异地备份工作，这项工作对保证重要档案数据的安全和完整，防患于未然具有重要意义。自然灾害与其他突发事件会严重威胁档案资源的安全保管，档案数据异地备份是有效解决这一问题的积极探索和有益实践。除此之外，高校与高校之间可以实施档案馆联盟举措，借助云技术实现高校纸质和电子文化资源间的互通互享，共建精神文化成果，满足不同高校间的优势互补需求，健全高校档案馆文化资源类型的广度和宽度，聚合地区高校的文化传播能量。在高校内部“图档博”三个专业部门具有相通性，应充分调动和梳理各馆资源，形成资源共享的新常态，合力挖掘其中蕴含的历史文化价值。

四、结语

高校档案馆是社会文化传播的重要基地，其记载着各类历史文化信息，能够有效传播大学精神和地域文化，并且满足师生的不同信息查阅需求。从目前高校档案文化建设现状来看，存在档案文化管理缺乏专业流程、信息化进程有待加快、档案数据挖掘有待深入、缺乏专业文化管理人才的问题，阻碍了档案馆的文化资源建设功能发挥。为此，高校档案馆可以从健全档案文化建设制度、加快信息化建设步伐、积极利用大数据技术、注重专业人才培养、推进高校档案联盟这五个方面出发，不断提升自身的文化建设能力。

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（作者单位：西安建筑科技大学档案馆）

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