试论县级人力资源和社会保障局档案管理有效措施

孙浩

摘 要：随着社会经济的快速发展，社会各行各业规模不断扩大，与之有关的各类信息日益增多，个人档案资料是其中极为重要的内容，因此县级人力资源和社会保障局迫切需要做好档案管理。档案管理是一个极其烦琐的工作，与制度、人才团队、硬件设施以及信息化技术等方面有着密切关系，无论哪个环节出现问题，都将会影响到档案管理的有效性。本文从县级人力资源和社会保障局档案管理的价值入手，对其存在问题进行分析，并有针对性地提出有效的改进措施，期望能够为县级人力资源和社会保障局做好档案管理工作提供有价值的参考依据。

关键词：县人力资源;社会保障局;档案管理;措施

我国人力资源以及社会保障制度从试点工作到今天已经开展了30余年，县级人力资源和社会保障局作为我国基层宏观调控人力资源的主要机构，随着社会经济发展已经积累了非常丰富的人事资料，属于国民生计档案的关键内容，不仅包括人力资源的基础信息以及就业资料，同时还全面积累了人力资源的社会保障信息以及保险资料，对于劳动者当前工作、未來职业规划以及基本劳动权益保护有着非常重要的作用。因此，人力资源与社会保障局档案管理的责任重大。保障人力资源档案信息的安全性、完整性以及真实性，等于保障民生的基本权益，有利于促进社会和谐稳定发展。从实际工作来看，因为人力资源的相关资料在不断更新，具有动态化特点，但是由于档案管理过程中还存在一些问题，所以县级人力资源和社会保障局的档案管理还无法真正满足民众动态化需求，为了能够弥补这些缺陷，研究其档案管理的有效措施具有一定的现实意义。

一、县级人力资源和社会保障局档案管理的价值

新形势下，人力资源和社会保障局不断发展与完善，进一步体现出档案管理是一项非常基础、重要的工作，需要结合社会发展形势以及劳动者实际需求对档案信息进行不同程度的收集、保管、统计以及提供应用。县级人力资源和社会保障局档案的有效管理与合理统筹社会各层次人力资源有着非常密切的关系，尤其是对部分失去劳动能力人员的生活基本保障非常重要。简单来讲，结合需求不断优化县级人力资源和社会保障局档案管理有着非常重要的现实意义，可以充分保障劳动者档案信息质量，还可以在合理应用的过程中将档案资源浪费程度有效降低，从而实现档案利用价值的最大化提升。从企事业单位角度来看，在档案管理的支持下，企事业单位能够快速、全面、深入掌握劳动者相关信息，可以基于企业内部工作岗位实际需求而快速寻求对口人才，并对自身人才结构体系进行优化，不仅可以实现高效利用人力资源的目标，而且有利于提升企业核心竞争力。同时，做好县级人力资源和社会保障局的档案管理，还可以为不具备劳动能力的社会残障人士提供社会保障，满足其基本需求，从而推进社会和谐发展。

二、县级人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

1.档案管理制度有待完善

县级人力资源和社会保障局的档案信息资料涉及领域非常广泛，基于档案信息资料的不同而形成了多种管理类型，并交由多个部门分别开展档案管理工作。这种管理模式成为其一贯应用的管理模式。首先，该模式比较落后，已经无法充分满足当前动态化发展的档案需求;其次，该模式的安全管理机制不够完善，档案信息之间互通性不足，虽然由各个部门有针对性地开展工作，但是部门之间存在着各自为政的局面，没有顺畅的沟通渠道，也就意味着档案管理工作将难以有序开展。此外，这样的档案管理制度下，档案管理人员的工作量以及工作压力加大，管理成本也明显提升，甚至会因为安全管理投入成本不足，而埋下档案安全管理的隐患，进而对县级人力资源和社会保障局的社会经济调控职能产生不良影响。

2.管理人员综合素质有待提升

县级人力资源和社会保障局档案管理人员综合素质较低，尤其是专业能力不足，这样的现象比较普遍，剖析其原因可以发现，在聘用时所采用的聘用标准并不严格，甚至存在“托关系，走后门”现象。这样的背景下，档案管理人员在入职后通常是接受老员工的带教，而这种带教模式与完善的系统培训效果相差甚远，以至于很多档案管理人员的业务水平无法满足档案管理的实际需求。此外，部分档案管理人员并没有重视自我综合素质的提升，认为进了事业单位就意味着“铁饭碗”，可以高枕无忧，所以自我提升的积极性普遍不足。出现这类情况的原因是县级人力资源和社会保障局缺乏合理的考核体系，意味着无法发挥监管职能作用，导致部分工作人员工作懒散、对档案管理重视程度较低等问题，这方面需要引起高度重视。

3.基础硬件设施不足

县级人力资源和社会保障局的档案资料繁多，因为现实条件的限制，所以难以在同一个区域进行统一管理，这就造成档案管理库房布局分散的现象。由于库房分散，档案实施统一管理的难度将会变大，意味着需要增加管理成本。比如，各个档案库房均需要配置电脑、办公桌等相应的基础硬件设施。同时，由于基础硬件设施不足，还可能会加剧重复管理以及重复建设等问题发生的概率，最终影响档案管理的成效。

4.管理模式过于传统

当前，我国县级人力资源和社会保障局基本已经实现了信息化管理，但是信息化应用不足的问题比较突出。例如，档案信息收集、档案业务管理、档案统计与编研、档案利用与权限等方面的信息化应用还无法满足实际需求，相关功能不够完善，导致利用效率比较低，甚至部分县级人力资源和社会保障局还采用的是卷宗模式进行管理。随着社会经济的快速发展以及人口数量剧增，档案资料日益繁多，档案管理工作量日益增大，如果管理模式过于传统且信息化利用率低，那么必然会影响到档案管理的效果，难以为社会提供优质的档案服务。

三、县级人力资源和社会保障局档案管理的有效措施及建议

1.建立并完善档案管理制度

县级人力资源和社会保障局若要提升档案管理效果，就必须有完善的档案管理制度予以支撑。需要对档案管理制度进行深入的改革与完善，具体可以从以下几方面入手：第一，完善档案初步评估、统计、登记等工作过程中的基本操作管理制度，通过制度规范档案管理人员的工作行为;第二，将管理质量摆在首位，需要构建职责管理制度，确保每一卷，甚至是每一张、每一页档案内容可以查询到对应的负责人员，进而将责任制度充分落实。当工作出现问题之后，可以快速追究责任并进行整改，非常有利于提升档案管理的效率与质量;第三，完善监管制度，可最大化保障档案管理制度在工作实践中充分落实，一定程度上可以避免制度形式化;同时，通过监管可以及时发现制度存在的问题，并及时进行完善，可以保障制度的适用性以及规范性;第四，落实档案管理审查制度，定期开展审查任务，对于归档不规范、档案丢失等问题，需要及时交由专门人员负责解决，有利于避免原则性问题发生，进而提升档案管理整体水平与质量。

2.加强人才队伍建设

从县级人力资源和社会保障局人才队伍的现状来看，无论是年龄，还是意识，或者是整体业务水平（尤其是对信息技术的掌控），已经难以满足现代档案管理的需求。其中，还有部分档案管理人员受到“铁饭碗”思想的影响，缺乏自我提升的意识与积极性。因此，加强人才队伍建设迫在眉睫，具体可以从以下几方面入手：第一，制订并执行严格的聘用标准，提升入职门槛，真正录用一些专业能力强、业务能力过关以及综合素质较高的人才，杜绝“托关系，走后门”现象;第二，构建科学、合理的人才培养体系。结合当前人才培养存在的“短板”，对培养体系进行改进，加强《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关档案法规的培训、学习以及教育。同时，还要加强信息化档案管理的培训，根据信息化管理工作的形式、内容以及需求，有针对性开展业务培训，有利于提升档案管理人员的专业能力以及综合素质。为了能够保障培训效果，可以将培训成效与档案管理人员的绩效考核结合起来，有利于让档案管理人员能够更加重视培训并積极参与其中;第三，完善人才考核机制。针对业务能力不足，或者工作中经常出现失误的人员进行重点考核，建议将考核周期设置为2～3个月，通过定期考核使档案管理人员能够注重自我的学习与提升。同时，还可以建立考核激励机制，对每一位档案管理人员进行定期考核，并结合考核结果对奖金进行分配，将可以达到一定的激励效果。档案管理人员若要在岗位上发挥最大价值以及实现个人发展目标，就必须要重视自我学习以及培训，这样才能通过自我提升推进档案管理水平的提升，从而促进县级人力资源和社会保障局健康发展;第四，加强人才储备。县级人力资源和社会保障局档案管理工作量较大，尤其是在工作交接时，因为交接量太大容易引起人员配备不足或者是员工盲目行事等问题，因此建议加强人才储备，为档案管理工作有序开展奠定坚实的人才基础。

3.加大硬件设施的投入

随着社会经济的快速发展，档案数量不断增多，而且需求量也日益增大，为了能够做好档案管理工作以及提供优质的档案管理服务，非常有必要加强硬件设施的投入力度。以县级人力资源和社会保障局为例，通过加大投入改善基础硬件设施，实现了档案库房、办公区域以及接待区域的清楚划分，让整个档案室的布局更加合理，实现了档案的统一管理。此外，构建了60㎡的标准化档案库房，内部配置6列专用的档案密集架以及相应的硬件设备，如电脑、办公桌、扫描仪、灭火器、中央空调等，为档案管理工作的有序开展奠定坚实基础，有利于让档案发挥更大价值。

4.提升档案管理信息化水平

随着信息技术的发展，无论是经济领域，还是国民生计都发生了巨大变革。“互联网+”模式在社会各个领域实践，实现了工作效率与工作质量的有效提升。县级人力资源和社会保障局虽然已经基本实现了信息化档案管理，但是信息化利用率低的问题依然比较突出，因此迫切需要结合社会形势以及档案管理的实际需求来提升档案管理信息化水平。建议构建专业的电子档案管理系统，能够针对不同档案类型以及对应的信息构建多种类型的数据库，还可以进一步实现集中式管理与分级式管理。档案管理人员可以直接通过业务关键词，或者是关联条件进行查询，能够精准、快速查询到相应的信息。同时，电子档案管理系统的功能必须完善，要能够跨部门、跨平台进行检索，还要对操控权限进行严格管理，不仅可以提升档案管理效率与质量，还可以保障档案资料的安全性。另外，还要对其具体功能进行完善。第一，档案信息收集功能。在档案管理的中前期，收集功能非常重要，能够将所有档案文件快速、精准归纳到指定的档案库中，形成规范的电子文件、档案条目，为档案管理人员的业务经办以及收集资料、归档资料、校对资料等方面提供便捷;第二，档案业务管理功能。该功能属于整个系统的重要功能，也是目前县级人力资源和社会保障局档案管理工作的主要内容。通过档案业务管理功能，可以细分档案资料，即医疗保险待遇类别、养老保险待遇类别、社会保险费征缴类别、社会保险管理类别、工伤保险待遇类别、生育保险待遇类别、社会保险稽核类别、社会保险业务统计报表类别等，并通过树状管理结构完成分级管理，可以高效录入、修改以及更新档案数据;第三， 档案统计与编研功能。通过档案统计功能可以实时统计系统中所有档案信息，并对档案利用的实际情况进行掌握。同时，按照不同的分类条件，或者是录入年份规范统计，将所统计的结果汇总发送到档案馆中，县级人力资源和社会保障局可以与档案馆中的资料进行核对，有利于提升统计资料的真实性和完整性。档案编研是一项比较专业、严谨的工作，在电子档案管理系统的支持下，编研功能可以帮助档案编研人员对档案数据信息进行挖掘以及分析，并对档案文件进行加工处理，按照统一的格式进行转换，然后纳入编研库中，有利于完善数据信息，可为后续的检索、管理、应用、编研等提供便利;第四，档案利用与权限管理。相关人员在对档案进行借阅后，会在系统中自动形成借阅登记表，会对借阅人的时间、单位、地点、借阅期限、文号、件号、目的等内容进行详细记载。同时，还会进行实时的管理以及监控，当借阅期限到了之后，系统就会通过弹窗功能提醒档案管理人员对资料进行催还。此外，对于权限管理功能，档案管理系统通常会按照不同的档案类型形成不同的管理模块，用户需要有对应的权限才能登陆进行查阅，同时可以监控用户查阅信息以及浏览记录，可以充分提升档案管理的安全性。

四、结语

综上所述，在社会经济蓬勃发展的背景下，县级人力资源和社会保障局档案管理工作的价值更加突出，直接关系到社会经济以及国民生计的宏观调控功能。但是在实践过程中，档案管理还存在着各种问题，诸如制度不完善、人才团队综合能力不足、硬件设施无法满足实际需求以及信息化利用率偏低等。本文有针对性地提出了有效措施解决问题，但是如果要提升其档案管理整体水平，还要充分结合实际情况深入分析问题，将理论与实践相结合，促进县级人力资源和社会保障局健康发展，为社会提供优质的档案服务。

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（作者单位：单县人力资源和社会保障局）

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