中职学校采购管理制度体系的建立与实践

杨瑞增,赵建勋,赵帅

(天津市第一商业学校，天津 300180)

随着国家对中等职业教育的重视程度逐年提升，政府投入日益加大。中职学校采购工作的资金既是学校正常运营的基本支出之一，又是各级教育部门和财政部门支持职业教育的项目支出的组成部分。因此，中职学校的采购工作对于中职学校的运行和教学水平的提升发挥着至关重要的作用。但是中职学校的采购管理工作的水平以及制度体系的建设与采购工作的重要程度的匹配度还存在一定的欠缺。

一、中职学校采购工作的开展现状及存在问题

(一)法律法规的契合度不强

中职学校的采购管理工作根据财政部门的相关法律法规分为自行采购和政府采购，而国家对于政府采购工作是有一套系统的、完善的法律法规体系的。这些法律法规主要包括：2003年1月实施，2014年8月修正的《中华人民共和国政府采购法》、2015年3月起施行的《中华人民共和国政府采购法实施条例》、2017年10月起施行的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)等。此外，财政部门每年还要发布《政府采购集中采购目录和限额标准》等文件，明确规定了集采目录以内以及集采目录以外、限额标准以上的采购项目为政府采购；集采目录以外、限额标准以下的采购项目为自行采购。但在实际工作中，中职学校在执行《采购管理制度》时存在不严不实的现象，采购工作与法律法规的契合度不强。

(二)采购职责的清晰度不明

偏重教学工作而忽略采购工作是中职学校普遍存在的问题。由于中职学校受办学规模和组织机构的限制，一般没有单独的采购部门，采购工作往往是由资产管理或后勤保障部门来监管；即使有独立的采购部门，也是将采购工作与资产等工作合并管理。部分中职学校负责采购管理工作的人员是非专业、非正编人员。中职学校对采购工作缺乏统一管理极易造成重复采购和资源浪费的现象。

(三)编制预算的准确性不足

部分中职学校随用随采，采购随意性较大，不重视编制年度采购预算。个别中职学校甚至没有编制年度采购预算的习惯。即使编制了年度采购预算的学校，在实际执行过程中，也会经常因教学、招生、项目建设等因素的变化而调整。由于中职学校采购需求部门分散，资金渠道不同，尤其教学设备采购技术参数复杂且种类繁多，采购服务项目内容繁杂且难度较大，采购管理人员难以及时地完成采购计划的申报。另一方面，采购项目还存在着时间紧、任务急的情况，最终造成采购实际发生额往往与年初预算差别较大，甚至出现超预算采购，致使采购预算缺乏准确性、时效性，形同虚设。

(四)与其他工作的配合度不佳

中职学校的采购工作并不是一项单独的工作，它与学校的预算编制、资产管理、合同签订、报销入账、验收使用等各项工作联系紧密，涉及学校的财务处、资产处、校长办公室等多个部门，任何一项工作一个环节出现问题都不能使采购管理工作形成有效的闭环，造成采购管理工作存在漏洞，不利于中职学校内部管理的审计以及外部相关单位的检查。因此，在采购工作执行过程中需要对各流程、各环节进行监督和把控，使采购工作及其关联工作做好做实。

综上所述，中职学校要想完善采购管理工作，解决上述在采购管理工作中存在的不足，建设一套完整的制度体系是非常重要的。

二、建立“1+X”的采购管理制度体系

“1+X”采购管理制度体系就是指1个中职学校采购管理制度和多个采购管理规定(办法)，其中，采购管理制度为总领，各项采购管理规定作为有效补充的管理制度体系。

(一)制定中职学校采购管理制度

《采购管理制度》应包括采购的范围、采购项目的分类、资金渠道来源、采购实施的分类、采购方式的分类、采购流程、售后服务、时限与时效等内容。其中，采购流程又是制度中的重点内容，主要包括：年度采购预算申报、采购申请、政府采购计划申报、委托采购、竞价与招投标、合同的签订与执行、采购项目验收、付款与立账等。该《采购管理制度》要既适用于学校的自行采购项目又适用于学校的政府采购项目。同时，《采购管理制度》对中职学校采购工作的指导应具有覆盖面广、层次分明的特点。

(二)相关管理规定、管理办法作为补充

《采购管理制度》是中职学校采购工作制度保障的总领，为了更好地保障采购工作的顺利实施，还需要制定相关的管理规定作为补充。具体应包括以下内容：《采购合同签订管理规定》、《采购评审现场监督管理规定》、《年度采购预算编报管理规定》、《采购申请管理规定》、《采购进口产品、变更政府采购方式审批审核管理规定》、《采购验收管理规定》、《政府采购质疑投诉答复管理规定》、《采购档案管理规定》、《涉密采购项目范围管理规定》、《采购合同履行预警提示管理办法》、《履行采购合同执行跟踪管理办法》、《自行采购项目管理规定》、《实施政府采购中心网上商城采购管理细则》等。

中职学校的采购管理制度体系并不是一成不变的，而是根据法律法规、工作实际、审计检查能够随时修订、随时调整、随时补充的，从而保证学校采购工作的顺利开展和实施。

三、中职学校采购管理制度体系的工作实践

(一)采购管理制度体系要契合各级法律法规的内容

中职学校采购管理制度体系要以政府采购法律法规为纲领、为准绳。中职学校的采购管理制度体系既要满足自行采购工作管理，又要满足政府采购工作管理。其中，涉及政府采购项目的管理内容必须符合国家的政府采购法律法规，当法律法规出现调整和修订时，必须对学校的《采购管理制度》和相关管理规定进行修订。例如：2019年起，根据《天津市财政局关于印发天津市2019年政府集中采购目录和采购限额标准的通知》(津财采〔2018〕39号)，市级预算单位的政府分散采购限额标准由原来的20万元提高至50万元，因此采购管理制度体系中涉及政府采购限额标准的内容以及划分政府采购、自行采购分类的内容都要进行修订以符合法律法规的内容。

(二)采购管理制度体系要明确采购管理部门的职责

采购管理制度体系是由采购管理人员制定的。在有独立的采购部门的学校，采购部门就是责任主体，而在无独立采购部门的学校，则采购负责人就是责任主体。通常情况下，学校的所有采购工作都应该委托学校采购部门开展和实施，确保采购工作符合法律法规、符合规章制度。同时，制度中应明确在采购活动过程中，采购需求部门只负有辅助和配合的职责，包括：申报采购预算、提交采购申请、提供技术参数、接收采购货物、监督合同履约、负责项目验收、发起报销流程、管理固定资产的职责等。采购管理制度体系的建立可以使采购管理工作过程中的职责明确，从而避免推诿扯皮的现象。

(三)采购管理制度体系要监督编报采购预算的准确性

编制和申报采购预算是中职学校执行采购活动的首要工作。在《采购管理制度》和《年度采购预算编报管理规定》中要明确采购预算的内容，各采购需求部门编报的采购预算要考虑整个年度所有的采购支出，既包括自行采购又包括政府采购；在资金渠道方面既包括基本支出又包括项目支出。此外，还要标注出准备提交采购申请的时间。采购管理部门或人员负责根据《政府集中采购目录和采购限额标准》等文件进行筛选，将政府采购项目预算汇总，提交学校财务处上报财政局(厅)，避免政府采购预算的错报、漏报。在采购工作的执行过程中，采购部门或人员要对采购预算进行监督，对采购预算执行不达标的部门要进行提醒和督促，避免年底突击采购。同时，采购部门或人员也要对采购预算做到无预算不采购和应采尽采，避免无预算采购和超预算采购。

(四)采购管理制度体系要协调各项相关工作的开展

《采购管理制度》要明确采购工作的整体流程，以及各环节中各相关部门的工作内容和工作职责，使采购工作形成一条分工明确的工作链，根据采购管理制度体系，使采购工作形成一条制度明确的标准链，发挥各部门的协同作用，使采购工作形成一条目标明确的目标链。通过采购管理制度体系的建立，使中职学校采购部门与预算部门、财务部门、资产管理部门、采购需求部门密切配合，符合协同开展工作的要求，形成预算、财务、采购、资产、使用的五位一体的闭环。同时还要满足学校采购合同与财务账、资产账、实物账的统一，确保学校资产账账相符、账实相符，为学校固定资产的管理、保值、增值提供保障。

(五)采购管理制度体系要符合新增采购形式的要求

2017年以来，天津市政府采购中心相继开通了自主竞价平台和网上商城平台。两个平台的开设既体现了政府采购中心集采机构的主渠道作用，提高了服务质量和效率又协助采购人单位规范内部采购程序，确保财政支出的规范性。两个平台为中职学校提供了非常好的采购方式，其中自主竞价采购主要针对服务类项目，网上商城采购主要针对货物类项目，采购部门需要在第一时间将这两种采购方式纳入《采购管理制度》中。但是，这两种采购形式涉及的都是小额零星采购，小额零星采购具有金额小、品种多，采购起来工作量大，大部分不属于固定资产的特点。以网上商城平台为例，目前中职学校的实训耗材、学生奖品、后勤保障等各方面货物类采购都可以通过此平台实现。由于这些采购项目除了具有小额零星采购的特点还具有涉及需求部门多、采购随意性大、网上商城供应商分散等特点，因此，采购部门需要制定相关管理规定加强网上商城小额零星采购的管理，定时定期接受各部门网上商城采购申请，整合采购项目、提高采购时效、降低采购复杂程度，进而为学校节约开支，规范货物类采购行为，确保学校资金安全，提高采购资金使用效率。因此，《实施政府采购中心网上商城采购管理细则》应运而生，从而保证了网上商城采购形式顺利、有效的开展和实施。

(六)采购管理制度体系要满足内控审计检查的需求

学校的采购管理工作也是学校内控管理工作的重要组成部分。内控管理体系对采购管理工作中的制度建设、岗位设置、岗位职责、岗位制衡、归口管理、部门制约、采购预算与计划管理、采购申请、采购验收、采购业务质疑投诉答复、采购档案管理以及涉密管理等方面提出了明确的要求，因此制定相关的管理规定作为有益补充势在必行。同时，上级检查和审计过程中提出：在采购管理机制方面要对采购合同履行预警提示、履行采购合同执行跟踪，这些也都需要相关的管理办法进行支持和支撑。

综上所述，中职学校采购管理制度体系的建立符合各级法律法规，满足了内控审计检查，是中职学校采购工作顺利开展和实施的重要保障，能够提高采购工作的质量和效率，防范各种损害采购资金的风险，发挥积极的监督作用，从而为中职学校的持续健康发展保驾护航。