提升企业往来账管理能力，为企业创造更大价值

吴凡 齐桐 中国汽车工业工程有限公司

一、往来账的定义

往来账是指企业在生产经营过程中发生的各种应收、应付款项及预收、预付款项。对于往来账，首先要进行核对，确认金额的正确性，然后再进行催收、清理。往来核算的科目包括：应收票据、应收账款、其他应收款、预付账款、应付票据、应付账款、预收账款、其他应付款。

评价一个企业的财务管理是否到位，往来账能否核对清楚是一个重要的标准。不少人认为，对账就是会计核算的基础工作，是非常简单的。可每个在企业工作过的人都明白，将看似简单的往来账管理好，还真不是件易事。多数企业是双方私下达成一致，在往来询证函上互相通融，往来账管理流于形式。

二、往来账管理工作复杂的原因

1.集团企业核对往来账可能涉及到多家二级机构账套。企业之间的往来，不像银行往来，是简单的一对一的关系。在一些集团性质的企业，有些二级机构独立自主经营，单独建立账套，自负盈亏，但它们并不具备合同签订权和开票权。如果集团本部和集团内二级机构同甲方都有往来业务，往来账核对需要把几个账套（集团本部账和二级机构账）的数据合并整理到一起后，再同往来单位进行核对。

2.企业间往来款项业务量大、复杂。企业的往来账往往一笔业务涉及多张原始凭证，而且有些业务情况特殊。举例如下：（1）收到客户的抵账物资后，我方将物资抵给下属分包商，只有物资票据齐全，抵账说明清楚，三方认可处理方式后，收付款业务才可同时做。（2）客户直接将现场罚款、施工中发生的水电费从工程款里扣除，并未提供对应发票，造成做账困难，类似情况都会造成往来账核对复杂。

3.业务部门同财务部门各自采用一套软件处理数据，彼此之间不能及时沟通信息和协同更正信息，财务部门没有掌握全部数据，造成往来账核对困难。信息流不畅，企业管理就无法做到实时监控和决策，财务部门只掌握了会计核算的信息，业务部门的物流信息并未掌握。对账核对的三个要素：“货-票-款”，票和款，财务部是清楚的，而“货”财务部去核对，要么一头雾水，要么不准确。很多公司在往来账管理中，责权利划分不清，一出现对账，各个部门就开始踢皮球，每个部门就像是一个个信息孤岛，都有数据，但谁也拿不出一个全面、准确的数据。

即使建立了财务一体化信息处理流程，业务部门信息录入是否准确、详细，能否满足企业管理所需，流程的流通是否顺畅，也直接影响对账的工作质量。

4.往来账核对双方存在做账时间、批次不一致等时间性差异。

5.往来询证函或者对账单数据不清晰。往来询证函或者对账单金额没有明确列示数据中存在的暂估事项，在双方金额对不上的情况下，一方没有提供明细记录，就不能进一步做分项核对，难以找到对账差异原因。

6.企业做账方式没有遵循会计准则和会计制度，导致对账差异。譬如，在工程结算中，经常会出现发票金额同完工进度不一致的情况，如果一方按照完工进度确认应收账款，另外一方按照实际收到的发票金额，确认应付账款，往来账也核对不上。

三、企业如何做好往来账基础工作

企业要想轻松，准确地核对好往来账，需要做好以下几个方面的基础工作：

1.收到往来询证函或者对账单后，要落实对账范围。函证单中没有列明对账范围，意味着双方所有的经济往来都需要核对。如果列明了对账范围，譬如注明了客户或者供应商某一个或者某几个合同号下的收付款，发票情况，那就指明了核对范围。

看似简单的落实对账范围，在实际工作中却是难点。客户或者供应商的合同号是按照对方企业管理规定编制，我们不能直接对应到本企业合同。我们要和对方业务员、财务人员进行沟通，通过合同签订时间、签订金额、合同内容等要素来确定本企业的对应合同，但即使这样，有些范围仍不好确定。举例如下：

主合同的增补合同，甲企业单独设立，乙企业习惯合并到主合同里面登记，这样就产生了多对一的情况，甚至有可能，甲企业按照他们的管理习惯设定了两个合同，对应乙企业三个合同，交叉相对，无疑对往来账的核对设置了障碍。解决这个问题，我们要在合同管理阶段，设置对方合同号作为必录项。一一对应的合同，只需在关键点登记一次对方合同号，不一一对应的合同，其下的每一笔收款、开票我们都要登记对应的客户合同号。我们只有把合同管理基础工作做细致，才能在核对时通过筛选，取我所需，准确高效。所以，一直强调往来账核对不仅仅是财务的事情，它需要各部门配合协作，只有每个环节都做到数据准确、详尽，才能让核对工作变得轻松自如。

2.明确了对账范围，先要根据范围整理出我方数据，进行自查。这里的我方，有时候不仅仅包含集团本部，还包括同对方有业务往来的所有下属机构，各集团内二级机构的数据同集团本部数据要进行合并，将合并结果参与核对。

3.企事业单位做账方法必须遵循国家发布的会计准则和会计制度，会计科目的设置既要符合规范要求，在使用中也要注意便捷，高效，满足企业对账需求。譬如有的企业开票确认应收账款时，不去冲减相同业务在预收账款科目下的金额，导致应收、预收同时虚拟增加，可每做一笔应收，就要查一下有无预收余额要冲减，也着实麻烦。为了核对方便，建议应收、预收和应付、预付这两组会计科目，每组平时记账只选用其中一个会计科目，选择应收就不用预收，选择预付就不用应付。到了年底，手工或者借用会计软件，根据该会计科目辅助项目下的余额进行重分类，这样做的好处在于可以不用时时去查相应的明细项目下是否有余额需要冲减。

现在一些企业已经实现了会计凭证根据前端业务指令自动制单，也是采用了上述方法。举例来说，对于应收、预收这组会计科目，它日常核算中只采用了应收账款，收到开票流程，财务系统（ERP）根据设定模板增加应收账款、增加营业收入和计提销项税，收到收款确认单时，增加银行存款、减少应收账款。即使是开票，收款同时到达，也不能直接一方增加银行存款，一方增加营业收入和计提销项税，必须拆分成开票流程和到款流程，严格按照模板进行。这样处理的好处是，应收账款科目借方累计发生额反映项目已经开了多少票，贷方累计发生额反映收了多少钱，通过这样的设置，使得自动制单实施起来简单方便，也赋予了会计科目借贷方发生额、余额更多的对账信息。

4.从单位的业务流程出发，会计科目的辅助核算设置要全面，达到对企业精细化管理的要求。譬如，企业在往来款项会计科目下，设置有客商名字、合同号等辅助核算，这样就把总余额按照客商分类，每一类，即每一个客商下再按照不同的合同进行细分，总余额可以分解到每一个客商下面的每一个合同里，为实现分层次的核对、提高效率奠定了基础。

往来款项辅助核算包括客户、供应商、员工、其他往来单位等等，企业应建立单位信息库，库里有单位名称、单位曾用名、社会信用代码、开户银行、银行账号、联系电话、地址等信息。这些信息是否准确、更新的是否及时都会影响到往来款项的核对，其中的单位名称、社会信用代码是必须录入项，如果单位名称曾经发生变更，单位曾用名也是必须录入项，设定必须录入项对往来账的管理很有帮助，举例来说明如下：

（1）你接到一个单位的询证函，按照询证函上的单位名称去找，明明双方有业务往来，却在账上找不到或者找不全，原因是这家单位名称进行过变更，你按照新名称搜索，就遗漏了老名称往来款项的结余。

（2）单位名称作为关键字段，录入员在会计系统录入客商时，不小心碰了空格按键，或者有的单位名称带有括号等特殊字符，需要区分全角录入还是半角录入，客商名称录入不对，都会导致账上查询结果不对。

解决这类问题，需将信用代码作为客商或者供应商的唯一标识，建立往来款项单位信用代码库或者合并到往来单位信息库。由于信用代码不随单位名称的改变而变化，即可根据信用代码联查出这家公司曾用名有几个，进而查出每个曾用名下往来单位的余额，这样核对范围就不会缺失。同样，员工信息一般应包括姓名、身份证号码、员工工号、所属部门、联系电话，前三个是必录项，身份证号或者工号都可以作为该员工在企业管理系统里面的唯一标识，避免重名造成该人在会计系统里面的数据紊乱。总之，不同会计科目辅助核算的设置，不仅为往来账的管理奠定了基础，同时也可为企业成本管理、业绩评价提供强有力的数据支撑。每个企业业务性质不同，只有从实际出发设置好辅助核算，才能实现多维度、立体的查询。

5.发挥ERP系统在财务管理中的作用，建立企业整体信息系统，通过业务流程化，降低财务的工作量，让数据在企业内部流转及时，提升业务处理效率，提升财务管理能力。随着经济的飞速发展，各行业的竞争也日趋激烈，传统的管理预算方法已经不能适应企业的发展要求，ERP系统在各大企业的应用已非常普遍。ERP就是将企业的三大流——物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的信息系统。ERP系统不同于财务管理软件，ERP系统注重企业资源的整合管理，强调打通企业的各个部门、各个人员的连接。通过业务流程加强不同部门、不同人员之间工作的协调配合；财务软件则侧重于财务的规范和管理，由于专业性的限制无法让公司全员都参与到财务软件的应用，同时也容易出现企业内部的信息孤岛，导致财务数据做不到及时、准确。ERP系统的优势举例如下：

在ERP销售系统中，销售员根据销售定单生成销售发货单、销售发票，如未收到款项还需录入应收单和代垫运费产生的其他应收单，经过节点审批，销售发货单传递至库存系统，待客户提货后生成出库单，库存系统实时更新，自动计算所需采购的材料种类和数量。销售发票、应收单、其他应收单传递至应收系统，系统根据初始化设置自动生成应收会计凭证，日后收到款项时，财务部门将银行到款信息推送给业务部门，业务部门对到款进行认领、录入收款确认单，财务部门根据收款确认单的相关信息，自动生成该笔应收账款的收款凭证。通过ERP系统，全面实现销售订单的签订、执行、物流配送、货款收付的全过程跟踪管理，提高供应链在生产企业内部、外部流程的整体协作，增强企业竞争力。

ERP系统能有效解决企业分公司管理问题。在集团公司中往往有很多分公司，这样就面临着管理的难题，集团要求实现统一管理政策，但各个分公司却执行不到位。ERP系统对物料的编码、价格以及数量等信息均有明确的记录，对财务会计科目的管理权限进行了严格设定，譬如：总公司拥有全级次、全方位权限，分公司对一级、二级会计科目无增加、修改权限，只对三级会计科目可以根据需要进行改动。通过规范化管理，ERP系统可以快速、准确的汇总、分析集团各层级数据，便于集团企业对分公司进行有效地监督。

在ERP系统下，每个员工都成为企业的数据录入来源。每一个节点都有操作人与责任人的记录，责权利明晰，通过流程化的管理推动企业全方位管理提升。

四、往来账核对流程中的方法与技巧

1.财务人员自查完毕，进行往来账的核对。如果双方余额一致，则在相符处加盖财务专用章，回寄给指定接收单位，如果双方余额不一致，我们可以按照以下方法，找出原因：

（1）积极同对方财务人员进行沟通，落实函证单所列金额是否含有暂估事项。

（2）去除暂估事项造成的差异，我们要学会化整为零的核对方法，譬如按照合同号，分合同一个一个核对，逐步缩小核对范围。

（3）对差额的方向和大小进行分析：查看是否有与差额相同金额的业务发生；判断是否存在未达账项，编制“余额调节表”进行调节；查看是否有与差额的二分之一相同金额的业务发生，判断是否账户方向记错业务等等。

2.每一次核对完毕需制作“往来账目核对余额表”，保留相关资料，这样不但可以很清楚地反映截止到该期间或该日期的账面情况，还可以为下一次的账目核对留下清晰的证据，方便以后的核对工作。

3.往来款项核对出来的问题，要及时进行更正、落实、备注好差异产生的原因，找出解决方案，出现重大问题时积极通报上级领导。我们要把核对出来的结果转化为企业的生产力，而不是束之高阁。我们要树立预警机制，避免损失。

五、发挥往来账管理作用为企业创造价值

企业的往来账管理是一项系统工程，它需要企业各个部门相互协调、相互配合，形成一个完善的组织体系。通过往来账管理，我们要找出减少工作中疏漏的方法，帮助企业做出准确的收账和付款政策，加速资金的周转，当然我们不能仅仅满足往来账的事后管理，更要将管理前置，将经办人员的绩效与回款相挂钩，将应收账款坏账风险、资金成本融入到效益当中，建立客户信誉度档案，提升往来账的注入“质量”，让我们通过往来账的管理，提升会计人员自身价值，同时为企业创造更多的财富！