医院药品采购管理中风险管理审计的应用研究

李卉 大化瑶族自治县人民医院审计科

我国的医疗行业随着医疗体制的改革，其竞争越来越激烈[1]。医院必须提高自身现有的医疗服务水平，加强自身医药及服务相关的风险管理，药品作为医院的重点物资，其质量的高低好坏对医院的医疗质量及服务有较大的影响，进而影响着医院的长远经济效益。所以，应加大药品采购的风险管理，分析采购过程中涉及的诸多环节的风险点，做好必要的防范措施。而作为医院内部管理部门的内部审计，是院内风险管理的重要部门，应充分发挥其监督作用，并进行有效的评价，以及时防范避免各种风险，实现医院良性的健康发展。

一、风险管理审计概述

随着社会经济的发展，人们对医疗服务水平要求越来越高，医疗服务水平也随之不断适应市场需求而有所提高，医院的市场竞争也更加激烈。医院中除了医疗服务外，药品在医院的资产中占比较大，采购应用较多。具有种类繁多、资金投入高、贯穿整个医疗活动的特点，是医院提供医疗服务不可或缺的基础物资保障[2]。医院采购药品的过程涉及诸多环节，包括采购、收货、验收、入库、登记、保存涉及诸多过程，尤其是采购环节，其受影响因素较多，常存在诸多风险。所以，必须加强对医院药品采购的管理。开展风险管理审计，能起到药品采购风险管理的监督作用，发挥其监督及有效评价，对涉及的各个部门进行相关审查，以查漏补缺，发现、防范、控制、降低风险。保证药品采购活动的科学合理性，以提高其药品质量及实用效率。

二、风险管理审计意义

在医院的药品采购中应用现代化的财务风险管理审计，能发现风险管理的不足之处，促使各部门落实岗位职责，及时更新部门相关的风险管理制度，提高管理人员的风险防控意识，加大相关人员对风险控制方法的关注度，引起对风险管理的重视感，以完成自身部门相关任务。其次，对医院药品采购管理中应用风险管理审计，能对医院药品采购部门和管理部分的风险管理效果进行审查和评价，使药品的风险管理更加的合理、有效。同时能及时发现管理过程中未发现及防范的风险点，起到风险预警作用，进而促使管理人员针对性地进行防控，降低风险可能带来的损伤。最后，对医院药品采购管理中应用风险管理审计，能使医院内部审计职能作用得以调动。风险管理审计是现代化、较新型的审计管理模式，相较于陈旧传统的医院内部审计模式而言，扩大了其审计范围、内容，改进了其审计的职能，融入了现代审计的新思路[3]。在医院管理中，内部审计的独立性，能使其站在全局、客观性的角度上，对医院药品采购风险进行识别、分析、防范，督促医院药品采购管理更完善，有效提高其管理水平。

三、医院药品采购管理中风险管理审计存在的问题

（一）量大、金额多、折扣高

根据市场调查显示，药品销售方向大多是针对医疗机构进行的，其占了销售市场的85%。而对医院收入中药品的收入占比调查显示，大型医院中的药品收入几乎是医院总收入的一半，而基层医院的占比则更高，占到70%[4]。医院作为药品需求的“大家”，有一定的市场特性及优势，与此相对的是，医院在药品采购管理中更易引发各种风险因素，出现各种安全风险。医院对药品需求量大，是药商关注的重要客户。供应商为占据大量市场份额而获取良好的经济效益，多会对医院进行各种促销方式以获得良好的市场营销效果，根据调查显示，医院药品采购中最普遍出现的营销方式是商业折扣[5]。其高折扣率不仅会影响医院采购资金使用的效率，还不利于药品的安全性保障。

（二）药品采购计划不合理、不科学

不合理的采购计划，不仅会积压药品，还会增加医院资金负担。有些医院缺少完善的采购计划方案，使大量采购的、用于储备的药品不适应于临床使用计划，与临床中的有效应用有较大的不一致情况，多表现在常规药品的采购量大，而特殊药品短缺或供应不及时。对造成这种情况的原因进行分析，发现多是因为医院采购部门在确定需要采购药品的数量时，错误的以差价大小为依据，且部分医院因管理疏忽，青睐于新药采购，或采购药商极力推荐的药品，存在较大的盲目性及随意性。此外，部分医师为提高诊疗费用，常开具高价药或大处方，极不利于采购部门对药品的科学性采购。

（三）药品采购的操作规范性差

部分医院在各采购环节上的操作随意性较大，对采购流程极不规范，极易引发采购风险。有些基层医院为了药品的优惠让利，或双方的便利性交易，多使用现金支付，易出现上当受骗或现金盗抢现象[6]。且无法进行现场查验，药品质量无法保证，存在一定的安全及质量隐患。此外，基层医院药品的采购经办人多为出纳人员，其资金管理及使用无法实现有效的监督，易出现徇私舞弊现象，使医院资金的使用无法实现公开化、透明化，造成一定的管理风险。

（四）药品采购合同完善性差

药品采购的合同内容、条款及相关信息不完善，履行合同时无法按照合同的约定内容进行执行，极易出现风险，使采购产生损失。部分医院对采购合同管理的重视度不高，随意将其交给某一兼职部门或某个人员，对合同的签订更无严格审查，签订条文多有不规范。有些合同上仅载明了采购药品的类型、数量、单价，无其他实质性药品描述，双方履行时易产生争议。还有些合同规定的责任不明确，无质量保证及安全事故追责条款，一旦出现质量问题和违约情形，无法追究责任，易产生争议导致合同无法履行，进而影响医院药品的供给保障。

四、医院药品采购管理中风险管理审计存在的应用对策

（一）构建药品采购控制体系，完善管理制度

医院具体的药品采购流程一般是经过计划、采购、结算等主要环节。计划环节可经医院的药剂科有关工作人员根据医院临床药品实际应用的需求及结合药品的储存情况，制定出药品采购计划，一般采购计划制定周期是半个月一次。计划应经本科室或部门的领导审核后再上报给医院相关采购管理部门，经相关领导审批后执行。财务部门应按合同中明确的结算流程及结算进度进行药品采购的相关结算工作。将此风险管理审计应用到医院的药品采购全过程中，其前提必须建立相关的风险管理制度，明确岗位职责。可在医院内部成立风险管理领导小组，由各医院学科专家或各部门领导组成该小组的成员，从宏观上把控医院的风险管理工作，进行药品的风险识别及评价。医院药品采购小组要保证采购药品的质量安全。涉及用药较多的科室，可在该科室主任领导下组建风险管理小组，组员为护士长或资深护士，以做好临床的用药指导、制定完善的药品管理相关制度、监测用药的不良反应、针对临床出现的用药差错进行有效处理、对新型药品临床应用安全性进行评估、发布药品的风险信息、替换高危药品等工作。通过岗位责任落实，树立各人员的药品风险意识，并形成有效的管理制度，加大药品的领用情况、使用情况的监督力度，确保临床用药的规范、合理、科学及安全性。

（二）分析采购环节风险点，做好防范措施

针对药品采购的各环节的风险因素进行分析，掌握易出现的风险要点，以做好防范措施，具体为：①新药添加风险。为了避免医院的采购药品人员与药品供应商达成某种协议而出现利益联系，添加新药时的报送工作应避免让采购相关人员进行，可交与医务处进行集中的处理。同时，医务处对提交上来的药品采购审批表进行分类整理，送到相关专业科室进行复核，由专业科主任签字确认后再将申请表送至药剂科，药剂科对添加的新药需求量作出初审，再经过院内的药事管理委员会对新药目标、数量、计划、配送、使用复审，研究新药计划与临床应用需求的契合度，确定可行性，对采购计划中不完善的内容及部分进行修改调整，作出最终确认。注意对新药药品生产厂家不能直接的拟定、内定或指定，应经药事管理委员会调查、研究决定。以此有效避免新药品种随意进入基本药物采购中，也避免采购相关人员与供应商产生利益联系，最大限度地控制新药品的随意添加风险。②紧急外购药品的风险。临床出现紧急情况需使用某些医院基本药品目录中没有的药物，无法依据日常的新药加入采购流程进行采购，可由临床科室的专科主任提出紧急进药申请，科室主任严格核准数量，并通过药剂科审查后交由院内药事管理委员会进行审批同意后，才能着手采购。药品采进后，提出紧急用药申请的科室应一次性的领走其申请采购的药品及数量，并在使用后，对其使用情况进行记录，交由到药事管理委员会备案。③药品招标中的贿赂风险。为了防止药品供应商家或生产厂家对药品采购相关人员进行行贿情况，药品采购委员会的成员在上岗前应签订书面承诺，承诺在药品采购中不接受任何方式的商业折扣、现金补偿等。可在药事管理委员会中抽取部分人员组建招标小组，进行药品采购招标负责工作。对常规采购药品及新药信息定期进行公布，包括药品名录、数量规格、价格、供应商或厂家，起到医院全员的监督。招标小组成员的承诺书应在医院公开，并设举报热线或信箱，接受院内及院外人员的全面监督。同时，药品采购招标小组负责采购药品的质量问题，若药品出现任何质量问题，小组组长需负主要监管责任，以提高其责任心。④药品质量风险。药房工作人员应首先做好采购药品的交接检查工作，对发现质量问题，应拒绝该药品接收入库，及时向上面汇报，同时应暂停终止与供应商的合作。若采购药品出现药效不好情况，可采取措施淘汰该药品。对需淘汰的药品也要经严格审批，要经专业医务人员的讨论研究，或经3名以上单数的专科部门主任提出书面审批，并进行签名确认，再经药剂科审核，报送至药事管理委员会复核确认淘汰。医院应每月统计药品使用量，若统计出某种药品的使用量在接连的两个月中均超出规定的20%，应向医院领导反映此异常情况，并经药剂科调查，再报送至药事管理委员会，进行审批后淘汰该药品采购。

（三）识别风险管理审计中人为因素

对医院的内审工作人员来说，应进行规范的审计工作程序，便于对每个环节应用有效的方法识别，判断出风险隐患，可使用决策分析法或可行性分析法进行隐患风险的识别及评价。首先，对药品采购计划的编制审查，应分析计划是否根据医院常购药品目录编制、需求药品是否覆盖临床所需、采购资金规划是否合理、是否相符于采购预算。申请表提交的内容应齐全，审批时的审批手续要齐全，要有严格的采购计划，执行要符合规范性。其次，验收入库时，加大人员的岗位职责，按照质量标准及验收各项制度仔细认真检验药品，准确填写入库单。人员安排上要确保采购和验收人员的岗位分离，避免人为因素影响。药品领用可进行领用的定额控制或限额控制，领用要有领用人的签字记录，确保流程规范。最后，在对药品的盘点和处置时，应每月定期进行盘点，以及时清查出不符情况，检查核对人员分离、起到互相监督作用，确保盈余或亏损按照医院以有关的规定进行有效处理。

（四）加大对采购合同的审计管理

需对药品供应商或厂家的招标、筛选、确定的流程及过程进行审核，以确定其过程是否符合相关要求，对药品供应商或厂家的有效营业执照、销售许可证、卫生许可证等资格证件的合法性进行审查验证，审核其供货能力、药物安全质量情况、生产力、经济条件。审核者在审核过程中，针对双方签订的药品购买协议不仅要了解供应商的合同履行规定，包括数目、规格、质量，应符合合同列明的相关条款要求，对医院采购的货款支付情况进行了解，审核其是否依据合同进行相关结算。检查药品采购人员对合同的管理情况，是否做到将来有据可查。在合同审计中，还应对报价情况进行审核，审计报价单是否出现某项指标漏项、价格是否符合市场标准、申报流程有无不合规现象。可结合采购价格申报表中列明的具体情况进行逐条核查，查看其是否出现项目缺失情况。同时要审查供应商的报价，确定其合理性，核查采购招标部门对药品价格收集的工作，查看其收集的价格是否科学合理、有效、符合市场行情。关注药品价格的申报的合理性，查看是否有价格虚报、相互哄抬价格的情况，并审查价格申报时是否进行了市场价格的比较或同种价格的药品质量比较，确保所报价格的规范合理性。

五、结语

通过综述可知，药品采购极大地影响着医院医疗质量及最终经济效益，其风险管理工作在医院管理中越来越受重视。在医院实际工作中，应提高院内领导、药剂科室、药品采购相关人员的风险管理意识，加强药品采购风险管理审计力度，以有效降低药品采购中的风险，提高药品质量，使其有效应用于临床应用，保障医疗服务水平，进而有效促进医院经济效益及社会效益。