基于工作流技术的公文管理流程设计

黄玉秀

（航空工业济南特种结构研究所，山东济南，250023）

0 引言

工作流（Workflow）管理技术[1]是通过将工作分解成定义好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并进行监控，达到提高工作效率、降低生产成本的目标。

公文流转是办公自动化系统实现的关键部分。传统模式采用纸质文件流转的形式实现公文流转，这样的办公模式不利于公文的流转、查询、保管，而且也消耗大量的时间、人力、物力，无法满足现代化的高效率、快节奏、节约的需要。

1 工作流管理

1.1 工作流模型

工作流模型[2]是工作流执行的前提和基础，实际的工作流主要包含串行模型、并行模型、会签式模型、条件选择模型、回退。

1.2 工作流技术

工作流的过程定义是基于对工作流中的活动或者工作存在一定顺序的假定，基于工作流模型，对业务过程进行分析、建模，生成可被计算机处理的业务过程的形式化描述。

2 需求分析

2.1 提高信息流转效率

公文流转通过纸质文件实现存在信息流转缺乏时效性的问题，容易造成文件丢失和遗漏。公文流转电子化，可以实时跟踪文件的流转及办理情况，提高办理效率，实现有效保存。

2.2 规范管理

公文流转电子化，所有流程、各个节点的操作环节都有记录，可以进行实时监控。

本文基于工作流管理技术[3]，以收文流转业务为例，并根据职能部门的实际办公需要，重点分析了收文流转业务的设计与实现。

3 业务流程设计

3.1 流程设计器安装

流程设计器[4]主要用于OSWorkflow的设计，以Eclipse插件包的形式发布，只需要将插件的jar文件拷贝到Eclipse路径的plugins文件夹下，重启Eclipse即可完成插件的安装。在 Eclipse 的“Window”菜单中打开“Preferences”，如果在“Preferences”中看到了“流程设计器”，说明安装成功。如图1。

图1 配置界面

3.2 流程编辑器

在流程设计器安装和配置完成后，下面进行流程的设计。我们规定流程文件必须存放在WorkflowXML的工程下[5]。如图2。

图2 流程创建

图3 流程编辑器

Package视图用于显示新建的工程和流程文件；Outline视图用于显示流程的大纲视图。编辑器左侧空白部分相当于一个画板，用于设计流程图，右侧相当于一个调色板，包含了流程中的各种元素，可以使用拖曳的方式在画板上进行绘图；Properties视图用于展现流程元素的详细信息。

3.3 建立数据表

根据收文管理具体业务流程，建立数据表。表字段主要包括登记人、登记部门、文件标题、来文机关、密级、收文编号、收文日期、所内编号、紧急程度等。

3.4 流程创建

以收文管理业务为例，设计收文管理的实现流程。流程设计如图4。

图4 收文管理流程

每个节点的实现功能如下描述：

收文登记：主要完成外来文件的接收、登记、拟稿，包括收文编号、来问机关、日期、标题、密级、附件等；

办公室处理：主要完成外来文件的审核；

所领导审批：主要完成外来文件的签发；

主办单位、相关部门：主要完成外来文件的承办、办理；

归档：主要完成将阅办完成的外来文件进行预归档、归档处理。

图5 节点信息配置

基于流程设计器，定义收文管理业务的基本属性信息，包括节点处理人、节点权限、意见配置等。

3.5 流程实现

流程创建过程中，会与“收文管理”业务表单进行挂接，打开收文登记界面，可以看到创建的数据字段。填写详细信息，提交流程审批即可，代表收文管理流程创建完成。

图6 收文登记界面

收文业务主要实现收文登记、收文拟办、收文承办、收文传阅、收文办结等环节。

本流程的实现采用浏览器/服务器（B/S）结构，是由数据库服务器、应用服务器和浏览器组成的三层体系结构[6]。为提高系统安全性，在服务器端采用了防火墙等隔离措施。

4 结束语

本文提出的基于工作流技术的公文管理流程模型设计方法已经得到了很好的应用。以全自动的、封闭的方式实现了公文信息的传送和处理，更好地实现了电子协作、资源共享，增强了各级职能部门协同工作的能力[7]，实现了公文流转、审核签批等事务的自动处理，促进了管理电子化、规范化，提高了整体办公效能。