数字化发展背景下医院档案管理工作创新探讨

金玲

医院档案不仅仅是一份纸面化的资料，更是一个个存在于我们身边的鲜活个体事例，它不但自身具有很大的研究价值，也是一所医院多年沉淀下来的宝贵资料，其内容多样，涵盖了文字、图像等各种庞大的数据，并以此为载体表现出了医院的医疗科研、管理整理的体系，故而医院档案又拥有着一定的专业性和综合性。医院的基本情况和专业程度通过看它的档案管理资料便可以明晰一二。所以档案管理对于医院来说是不可忽视的，因此我们更应该利用当代时兴的数字化管理方式来对我们医院的档案管理进行创新，以求得到更为高效且更为优秀的档案管理系统。将更加高效的管理系统应用于我们的生活之中，我们就可以使用更加方便、快捷且准确的方法来进行资料存放，有效地减少档案记录方面不广泛的问题和资料记录和转移时的纰漏和错误，同时也减少了现代医学中由于资料记载不同或是偏误而造成的医疗事故，从而可以整体上提高医院的医疗水平，为我们的日常生活提供一定的医学保障，使我们更加放心地将自己的生命健康交予医院进行治疗，更好地造福人民，为人民的幸福生活增加保障。

现在医院档案管理所存在的问题

档案管理意识不足

现在的医院档案管理工作进度，仍未达到我们所想让它达到的程度，大部分医院并不把档案管理作为一项非常重要的工作来进行，導致相关人员不重视档案管理工作，而这种不重视给这项原本需要很多关注的工作带来一些阻力。例如对于资料管理的过于主观性筛选，或者是对于不同档案资料的分类不清，抑或是出现对于工作人员自身所管理的领域分工不均的现象，这样并不高效的线下档案管理，导致之后工作中出现许多有效档案流失的现象。虽然有些医院将档案管理的工作交给了不同的科室整理和保管，但是这种自行保管的方式并不利于日后档案的调取和研究，这样没有进行集中管理的档案，为今后的资料调取埋下了不同的隐患。各科室的观念不同，进行讨论之后的结果也不尽相同，这样的讨论结果对于之后的管理造成了一定的损失。这种缺乏集中处理档案的情况，虽然在一定程度上降低了档案管理的人力物力的消耗，但是很可能会出现资料遗漏和不方便查找的情况，使档案的利用率降低，发挥不了其原本拥有的价值。而档案的自身价值也就在于人们的分析，这种价值一旦被忽视，那么档案就失去了其应有的作用，也就让整个档案管理工作失去了原本的意义。所以要想让档案的利用率提高，就要对其采用有效的管理方式，而数字化管理也正是当下最好的选择。利用这种方式管理医院档案，给现在的医院档案管理提供了一种新思路，能够使管理工作更加方便简洁，也可以让管理工作的过程更透明可视，有效减少工作人员的工作压力，从而不影响到工作需要。

管理制度不完善

信息化社会的到来对于各行各业都是一个巨大的冲击，之所以是冲击而不视其为“打击”，是因为数字化的到来的确给我们带来了很大的便利。如果可以在这次时代巨变中抓住这个来之不易的机会，那将是一次实现弯道超车的机遇。抓住新时代机遇，努力发展自我，革新原有的工作机制，利用更加高效且方便的方式进行工作，改善现有的矛盾和不足，才能在时代的洪流中不迷失自我，更加勇往直前。数字化时代背景之下，医院需要引进新的档案管理方式和技术来对现有档案进行有效的分类和管理。但是就目前的形势来说，大部分医院还是遵守了之前传统的档案管理方式，只是将部分主观上认为被需要的资料纳入了档案管理库，而没有全面地进行档案记载，这种“挑选式”的档案管理制度使档案资料不完整，并且这种不负责任的档案记录方式，也导致了许多有用的资料被遗漏，给今后的档案管理以及档案分析工作埋下了隐患。并且现在就医患者数量增多，线上的资料也变得庞大起来，需要记录的信息也逐渐增多，这种滚雪球式的增长使得档案管理出现了很多遗漏，难以详尽地记述到所有应该被记述的病例，这样的弊端光靠人为能力是难以改变的，所以数字化大背景下的医院档案管理为其提供了一条新的且值得一试的道路，为将来医院档案管理工作中的筛选和分析提取扫清了障碍。想要为以后工作提供便利，就必须要采取有效合理的档案管理方式，才能够使今后的医疗工作顺利且有条不紊地进行。

档案管理人员自身不足

由于档案管理工作在现阶段不受重视，对于档案管理工作的一些基本的工作没有做到合理的监管和应有的重视，所挑选的档案管理的职员也并不是经过专业培训的，所以管理人员的自身水平不足也局限了档案管理工作专业程度，造成了一定的消极影响。况且他们的水平参差不齐，在工作的时候难以达到某种统一的标准，工作效果也就被削弱，在正常的工作总结中也就难以认识到工作过程中的不足之处。微小的弱点在被无限地进行叠加之后，就会产生巨大的影响，使得档案管理工作的难度更上一层楼，这一弊端严重影响到医院工作的正常进行。还有一部分医院虽然也引进了计算机管理信息技术，但也只是由原来的那一批档案管理人员机械地进行输入和查找，数字化的优势并没有被完全表现出来，而且这种单一的工作机制也让工作人员感到无所适从，难以真正地融入工作之中为其发光发热。现在的医院档案管理虽然有了数字化的支持，但是现在存在的医院管理工作中的数字化管理并没有将数字化的方式和特点及其优势融入其中。

值得一说的是，现在的数字化管理虽然也开始使用大数据作为最近的资料来源，但是这种浅显的数字化并不是我们所期望得到的结果，因为这种单方面的融入只会使档案管理的工作难度上升，让工作人员对自己的工作产生厌烦情绪，最后甚至可能导致其直接厌恶而放弃现在的工作。尽管员工会与时俱进地提高自身素质，但依然还存在着部分跟不上时代步伐的管理人员，他们或者是因为年龄原因，或者因为一些自身的难以言喻的原因没有进行新时代数字化工作管理的学习，他们将难以认识到现代真正的数字化管理的优势，也无法体会到数字化档案管理的真正用处。现阶段医院档案管理人员可能因为自身素质的低下，难以适应现在的高科技技术发展工作现状而被淘汰，所以医院档案管理人员的工作水平有待提高，这项工作也是我们目前应该着重观察且为其努力的目标之一。

医院档案管理工作数字化的必要性

现代生活中，在像医院这种属于事业单位的公司里，档案管理是内容极其庞大且难度非常高的一种工作，它自身的复杂性已经劝退了一部分职员，但是庞大的工作量也间接决定了这项工作的开展绝非一人之力便可实现。不仅如此，随着事业单位的不断发展壮大，所积累的档案也慢慢地堆积如山，如果这个时候还没有进行档案管理，那么整个单位将陷入一种混乱之中，这种混乱直接影响了职员的工作效率，更是间接地给整体工作的进度带来了不良影响。档案管理的重要性已经不言而喻，而现在的我们处于信息化时代当中，数字化也渐渐进入了大家的视野并且为大家所接受。利用纸质保存的方式虽然比较方便，容易实现，但是在各种不可抗拒的客观条件下，纸质资料会受到破损、浸泡甚至风化的损害，造成档案缺失的后果，这就违背了我们一开始进行档案管理工作的初衷，而数字化的信息管理使得人们获得了另外一种更为简洁且不易丢失的方式，方便了人们储存档案。在接受过数字化教学之后的职员对于计算机的掌握已经有了一定的理解，可以自如地操控一些简单的计算机指令，不仅提高了自身的素质，也是对今后的数字化工作方式有了更进一步的了解，有利于在接下来的数字化过程中更加得心应手，而不会被时代的洪流打个措手不及。

另外，数字化管理操作简便、携带轻便，在外面只需要一臺计算机便可以完成存储、分类和调配等工作，进行工作时也不需要人力物力去进行费力的储存，而是直接进行信息录入分类的工作，在调取时也十分方便。利用数字化档案管理大大提高了职员的工作效率，减轻档案管理员身上的压力，使得档案管理不再是一种繁重的工作，对于档案管理工作的进一步优化有着显著的现实意义。对于医院来说，各个患者的资料信息以及病例都被登记在册，治疗时也方便及时查看和参考，极大地降低了医疗事故的发生率，也方便医生对于患者病情的推测，有些患者的信息由于年代久远而难以查证，导致医生难以判断病因，而在引入数字化档案管理之后，这种问题就可以直接迎刃而解了。综合来看，在医院的档案管理工作中实行数字化创新已经是必然的趋势，也是人心所向。

数字化医院档案管理工作的具体办法

加强对于档案管理工作的重视

意识决定了一个人的行动，如果我们还没有意识到当今社会的巨大变革，那么会觉得自己难以适从，这种感受也存在于社会群体、公司以及更大的团体企业之间，所以如果想要将数字化技术植入我们现在的医疗档案管理系统，那么就先要让人们具有数字化意识。要让大众知道档案管理工作并不是一成不变、一劳永逸的，不论是医院的管理人员还是档案管理的职员都应该加强对档案管理的重视，并且号召其他部门一起进行监督，积极配合档案管理和调取工作，以方便之后相关档案工作的进行。医院应加强对于医护人员和各个部门职员的培训，对于职员工作的监督不可以松懈，只有在监督下工作才能够形成良好的风气。适当适度的宣传工作，让人们对于数字化进程有一定的了解，取代群众对于这一新兴事物的惧怕和犹豫，为档案管理工作开辟新的道路，打破固有的模式，一起向着更新更优化的模式进发。

更新硬件，配备数字化物质载体

医院应该根据自己的可动用资金来阶段性地更新自己的设备，这样才可以给数字化提供物质前提，营造发展的良好条件，同时在更新换代的时候也要注意信息的传递工作，将原有的档案信息转存于另外的设备之中，这一过程也需要专业人员或者是受过培训的职员来进行，以免造成不必要的资料丢失。并且在新的设备投入使用之前应该先进行调试测试，降低风险率。医院的档案管理更需要计算机的计算和调配，尤其是较大型的医院则更需要对其进行严格的管控，计算机也是整体数字化的载体，要保证其设备的时代性，做到及时更新。

培训数字化档案管理人员

由于档案管理人员的水平素质参差不齐，人员的培训也成了一大问题。医院需要定期开展档案系统使用课程来对相关职员进行培训，以确保工作人员水平的统一性，一定条件下也可以设置物质奖励来提高人们对于学习数字化技术的热情。与此同时，医院应该引进技术型人才来进行大型的技术突破，为医院的档案管理工作争取到更为高效的方式方法，使其在档案管理上以独特的方式优于其他医院，从而脱颖而出成为更为成功的大型医院。

综上所述，在经济和科技高速发展的今天，我们的生活发生了翻天覆地的变化，数字化渗透在我们生活和工作等不同的领域中。医院的档案管理一直都是医院管理工作中比较重要的一环，现在有了数字化技术的指导，这项工作也逐渐变得方便简洁起来，为我们医院的工作减轻了负担，也减少了人力物力的耗费。而数字化的档案管理并没有普及到每一个地区，现在仍有一些地区使用老式的方法来进行档案管理工作。长此以往，老式档案资料堆积如山，难以进行分类和整理，在调取的时候也是难上加难，所以当务之急就是先要将数字化的档案管理意识散播到民众中去，让大众了解数字化，支持数字化，这样便可以慢慢地开展数字化活动，为档案管理数字化的改良减少阻力，为现代医院档案管理工作带来积极推动的作用。

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