大数据背景下公立医院人事档案信息化管理的研究

郭春晓 多天娇 时 光 董晓明 陈 鹏 王美玲

（齐齐哈尔医学院附属第二医院 黑龙江·齐齐哈尔 161000）

大数据的出现，为医院人事档案信息化管理提供了更加有力的支持，对大数据背景下，医院人事档案信息化管理的相关内容讨论是十分必要的。

1 医院人事档案信息化管理问题及其意义

1.1 存在问题

1.1.1 信息化设施不完善

从目前医院人事档案信息化管理的情况来看，一部分医院信息化设备构建还不够完善，比如：网络信息化管理平台更新缓慢，相关设备配备不足等等，这些都在一定程度上阻碍了人事信息化档案管理效果。

1.1.2 档案管理欠缺规范

信息化人事档案管理背景下，医院档案电子化已经成为趋势，而电子档案管理必须要做好安全管理，档案信息搜集、分类、归档等环节都要严格、规范，一旦有所疏忽，就容易导致档案信息错误或者缺失。但是目前，一部分医院人事档案在管理时，往往缺乏规范性，从容导致档案信息程度低下，人事档案信息管理效果尚需提升。

1.2 现实意义

1.2.1 提高人事信息价值

在大数据背景下，人事档案管理也逐渐向集中化数据化方向发展，这种现代化发展，可以大大降低传统档案管理的错误率，优化纸质版档案管理的不足，提高人员档案管理效率，降低档案管理成本。另外，人事档案的信息化，为人才的合理使用提供有利依据，也为人才发展战略的制定提供数据，对医院的人才可持续发展提供重要基础保障[1]。

1.2.2 增强人事信息互联性

医院人事档案信息化，打破传统纸质版档案的限制，电子人事档案的构建，为人事部门的人员管理提供快速准确的信息，也为人员管理和调动提供一定的参考，有助于领导进行科学决策。大数据背景下，人事档案电子化，打破传统纸质版档案“信息孤岛”的现象，推动人事信息高度整合，实现资源最优配置，构建信息共享机制，提升人事信息使用效率。

2 大数据背景下公立医院人事档案信息化管理策略

2.1 构建良好的数据管理平台

2.1.1 延长人事档案信息保存时间

传统纸质版档案，很容易产生破损，长时间放置还会出现老化的问题，影响数据的完整性和准确性。电子化人事档案管理比较方便，并且保存时间无限，不会因外界环境变化受到影响，管理起来更高效，使用起来更准确。

2.1.2 提高档案管理时的工作效率

传统纸质版档案管理时，需要花费大量的人工和资源，消耗的成本大，时间成本多。一旦出现人员调动，就会有大量的工作，管理效率不高。电子化信息档案数据库构建，可以利用电脑来实现数据管理，提高信息使用和管理的效率，大大节约工作时间和资源。并且电脑操作方便，可以及时更新人员信息，为人员管理提供十分准确的信息。所以，电子化信息档案管理，能够提高人事档案管理的效率，同时保证人事信息的准确性[2]。

2.1.3 提高人事档案管理信息的安全性

传统的纸质版档案信息，保存环境要求十分高，并且安全性也比较低，很容易被损毁和修改。构建电子化人事档案管理信息系统，能够设置密码，提高档案的安全性，避免信息被修改，保证人事档案信息的准确，为使用人员提供良好的安全性保障。

2.2 达到信息智能化管理

2.2.1 医院领导重视电子化人事档案管理工作，提高管理人员的综合素质

任何工作只要领导重视，就一定能够取得良好的效果。针对医院人事档案智能化管理工作，领导要给予重视，定期组织管理人员进行专业培训，提升管理人员的综合水平，进而可以保证档案管理过程中，软件和硬件的有效使用，提高档案管理效率，保证档案管理质量。基于此，在档案管理的实践进程中，应该注重卓有成效地提升以及优化人们的档案意识，全面优化档案管理实效，进一步加强档案管理工作的人员配置工作，卓有成效地提升管理人员的素养以及认识，促使他们真正高效化地投身于档案管理的实践过程中，始终以科学且高效花的方法来保障档案管理成效，不断创新以及优化档案管理模式，更进一步地推动档案管理的信息化以及流程化。

2.2.2 加强管理人员对档案管理工作的重视，提升电子化档案管理的质量

电子人事档案管理人员首先要正确认识此项工作的重要性，其次要提高管理水平，保证人事档案管理的质量。管理人员在日常工作中，不仅要保证各项数据的准确，还要及时做好数据备份，避免因为机器故障，出现信息丢失的问题，同时利用现代信息技术，实现人事档案信息的智能化管理，借助各项软件硬件设备，降低工作压力，减少工作量，提高工作质量，不断提升人事档案信息管理的效率，借助先进的管理方式，提高医院的整体人事档案管理水平。特别是在医院档案管理的实践过程中，应该注重建立健全完善化的制度体系，积极有效地推动管理制度以及管理方案的完善以及优化。档案管理信息化是重要的发展趋势，是系统的管理内容，若缺乏精细化的管理制度和机制，不仅容易造成管理工作的整体混乱以及无序性，还有可能造成重要信息的丢失。为此，在档案管理中，要结合新的管理内容以及特征，积极全面地完善管理制度，确保档案管理工作的整体规范性和严谨性。在努力优化传统制度的基础上，也要注重对信息化管理进行创新以及完善，着力建构科学化的管理制度。

2.3 增加人事信息的安全

医院在进行人事档案管理过程中，在保证档案的智能化管理的同时，还要确保档案信息的安全。人事档案资料是医院的重要信息资源，所以一定要做好档案信息管理工作，保证档案信息的准确和完整。避免因为管理不到位或者其他问题，造成档案信息被破损、泄露甚至是修改，进而影响医院的正常工作。为了保证人事档案信息的安全，在管理过程中，定期对档案管理人员进行培训，使得管理人员可以充分认识到档案数据管理的重要性以及档案信息安全的重要，增强其安全意识。

档案管理人员在日常工作中，应该针对电脑和网络可能出现的问题进行了解，如黑客、病毒等。充分利用防毒软件，隔离病毒，保证档案安全。由于人事档案信息都属于个人比较私密的信息，所以在进行管理时要尤为重视。虽然电子档案能够设置管理密码，但是管理人员不能粗心大意，就此放松警惕，因为有些不法分子具有较高的技术能力，可以破译密码，所以管理人员设置密码时，一定要升级难度，不能设置简单的密码，增加密码被破译的难度。管理人员在日常工作中，应该准确应用各类杀毒软件，有效利用杀毒软件建立保护屏障，每日定期检查保护软件的运行，为人事档案数据构建强大的保护网[3]。

2.4 全面构建电子人事档案

在大数据背景下，医院构建信息化人事档案，实现人事档案的电子化，首先需要做好个人电子人事档案的创建，将所有的个人信息进行整理，录入到计算机的相关软件中，并且保证录入信息的完整和准确。医院档案管理人员，在进行档案的录入时，打印档案资料过程中，可以现在计算机中搜索相关信息，如果存在相关的信息，可以直接打印，这样能够大大提高工作效率，降低工作难度，简化工作流程。

另外，完成电子档案建立后，还应该对所有档案进行备份，可以将其存放在移动硬盘或者是一些软件内，增强档案数据的安全性，同时要设置相应的密码，提高档案管理的安全性。最后，定期更新电子档案的内容，可以将电子化档案信息和考核档案相关联，进而实现档案的实时更新，有效提高档案管理效率，为医院的人员安排提供查询数据，有效提高医院的资源配置效率。

3 结束语

在大数据背景下，应该充分利用信息技术，构建人事档案信息数据管理平台，将各类人事信息进行整合，如图片、数字等，借助现代信息手段，结合医院的管理标准，划分出多种类别，凸现医院整体数据的特点，有效解决传统档案管理的问题，针对不同的部门，划分不同的资源，做到公平合理，进而实现内部信息共享，提高医院人事档案管理工作现代化、信息化进程。本文从两大方面对公立医院人事档案信息化管理的相关内容进行讨论，旨在助力于我国公立医院人事档案管理进程和质量。