医学科技奖励申报管理工作中的问题及建议

岳花兰 李晓璐 李 葳 吴 涛 吴广辉 于 洋 张宏家

(首都医科大学附属北京安贞医院科技处,北京 100029)

科研工作是衡量医院学科发展的重要标准,而科技奖励是对科研工作成绩的积极肯定和客观评价,是倡导科技创新、激发人才活力、营造良好科研氛围的重要举措。科技奖励工作具有一定周期性,申报单位可以有计划、有组织地对科研团队进行指导,科研成果通过系统梳理与有机整合,展现出科研成果的价值意义,进而申报科学技术奖励。近年,国家以及各省市为切实把创新作为引领发展的第一动力,均不同程度地采取具体措施,提高了对做出突出贡献的科技人员和组织的奖励标准,这既调动了科技工作者的积极性,也使科研申报工作更复杂、更困难[1]。为此,首都医科大学附属北京安贞医院针对科技奖励申报工作存在的一些问题,深入思考,尝试采取系列措施,积极组织统筹全院资源,从宏观到微观全面调整,最终取得一定成效。现系统地总结本院医学科技奖励申报工作的经验和做法,旨在为医院科技成果管理工作的改进与完善提供参考。

1 科技奖励申报中存在的问题

1.1 科研人员的重视程度不够

在科研管理的实际工作中不难发现,众多科研人员科技成果整合的意识比较淡薄,普遍存在“重研究,轻应用”的现象,课题申请的积极性很高,而对于科技奖励的申报却缺乏关注,以上情况给医院组织申报科技奖励工作增加了阻力。究其原因:①主观方面:部分科研人员习惯于科学研究,没有意识到科技奖励对人才培养、团队建设以及科室发展的重要带动作用,而且可以申报科技奖的科研人员一般已达高级职称,不愿意再费时费力整合现有资源,缺乏申报科技奖励的动力[2];②客观方面:部分科研人员不熟悉不同级别、不同类别科技奖励的体量要求,针对申报工作的具体环节和细节缺乏清晰的认识,另外,科研人员在日常研究过程中心,不注意材料的收集和整合,不清楚如何将做过的工作整理成报奖材料,导致各种申报材料准备不足,从而影响报奖效果。

1.2 报奖时机把握不当

科技成果要取得高等级的奖励,对于报奖时机的把握也很重要,早报达不到奖励级别、晚报会错失最佳时机。基础理论成果往往要求在论文发表一年以后申报,应用成果要求经过应用一年以上并取得一定经济、社会效益后申报。在报奖过程中,常出现成果申报条件尚未成熟,例如论文还未发表,成果还没有进行推广或应用单位很少,经济或社会效益还未完全体现,就急于申报科技奖励的现象。同时,还存在同一申报单位相同专业在申报过程中,没有按程度、分批次有序地选择不同奖励类别进行申报,出现单位内部竞争,从而造成资源浪费。

1.3 报奖材料撰写质量不高

科研人员对材料的填报要求不仔细阅读,申请书内容撰写不够精细,导致形式审查中暴露很多问题[3],影响通过率,而且成果和材料撰写的水平由于重点不突出、创新点不够鲜明、经济效益不显著等诸多原因直接影响到评审专家对成果的评价[4]。另外在组织撰写过程中,也往往出现临时拼凑撰写团队的现象,出现完成人各自工作之间的整体性欠缺,团队协作基础不扎实,成果拼凑痕迹明显,不能整合突出成果的优势和创新点等问题。

2 做好科技奖励申报工作的几点建议

2.1 明确目标,协助申报团队做好准备

自2010 年医院进行学科调整开始,一些有传统优势的团队已经完成了报奖工作,而新兴团队缺乏实力。通过几年发展与积淀,新团队的成绩和报奖需求显现出来,医院提前1～2 年及早着手,陆续召集一些有工作成绩的新团队,把他们作为服务目标,介绍各种医学科技奖、讲解申报知识,激发起这些团队的兴趣,提早让他们对自己的工作进行定位,协助团队梳理工作形成报奖雏形。

2.1.1 量体裁衣,合理规划

医院邀请有丰富报奖经验或多次参与评审科技成果奖的退休专家来院,运用其丰富的申报经验和专业的评审视角,与进行报奖工作梳理的团队们面对面地讨论,初步筛选出已经有报奖体量的申请团队,对还需要进行工作沉淀的团队加以鼓励,以期形成报奖梯队。退休专家没有工作负担,对初学者耐心细致,会从标书撰写的核心科学问题及评审者的角度给申报团队提出建议和意见,起到启蒙老师的作用。他们还会推荐各团队阅读一些既往医学科技奖获奖公示内容,让申请团队逐渐呈现出向成功团队靠近的态势,大大提高报奖的成果率。这些过渡性举措在一定程度上避免了申请人准备仓促,导致申报材料质量不佳,继而影响结果的情况。

2.1.2 重视指南解读,组织申报团队参加奖励管理部门的工作培训会

医院要求申报团队撰写之前仔细研究指南,不仅熟悉申报程序步骤,还要发现内容变化之处,这往往是申报文件需要注意或容易出错误的地方。各奖励管理部门一般均会召开工作培训会,医院每次都会组织申请人或申报团队骨干参加,这有助于团队更好地领会奖励的意图和精神,对以后的撰写工作起到事半功倍的效果[5]。指南解读或工作培训会也会提示申请人工作准备的缓急,比如科技进步奖的推广应用证明,往往涉及几十家或更多的单位,有些单位的盖章环节繁复,申请人就需要尽早沟通提前获取。

2.1.3 着力打磨申报文件,精益求精

申请人和团队完成的申报文件是报奖材料中的重要部分,同时也是团队在撰写过程遇到困扰和困难最多的部分。写作初期是不善于提炼创新点,而后是不清楚自己的成绩用什么客观评价来衡量、如何恰如其分地让评审人了解工作的重要性等等,最终写成工作统计总结。由于医院早期布局提前沟通,得到了各申报团队的认可,各报奖团队也有辅导需求,形成这种良性循环的态势,也充分证明及早准备的合理性以及必然性。医院作为支撑单位,内请、外邀专家协助申请人团队修改标书,为他们提供坚强有力的组织保障[6]。

申报科技奖励与申请课题区别很大,申报科技奖励不仅需要科学问题的解决及严谨的设计,而且闭环技术成果更需要数字的支持,而且还有对这些工作的评价与推广。应用类研究成果需要提高原有的诊疗技术水平,具有良好的经济效益、社会效益和推广价值;基础类研究成果则看重在本领域发表高水平的研究论文的水平,以及有高引用率和转化价值[7]。医学的创新比较特殊,需经过反复修改,申报团队才能最终展现出自己的亮点。

2.2 提高管理部门专业化水平

医院科研管理部门整体加强报奖知识学习,了解医学科学发展的新动态,提高思想认识,从科研管理内部重视报奖工作。指定专门负责报奖的管理人员,该人员需熟知各级、各类科技奖的申报的时间、申报规律、具体环节和所需材料等,对科技成果奖励申报的全过程进行指导。

2.2.1 制定节点,让自己成为“闹钟”

密切关注成果奖申报动态,待国家各级奖励部门发布报奖指南后,负责报奖的管理人员及时学习,对相关政策做到全面了解,并可以给报奖团队进行解读,指导和帮助奖励申报人,组织协调好申报管理工作。与此同时,制定出了一系列时间节点,使报奖工作有力、有序、有效推进落实,在整个申请过程中敦促各个申请人,按照规定的时间节点,提前准备,避免申请人由于工作拖延,在申报系统关闭前的最后时刻提交报奖材料的现象。同时,在第一时间为申报团队提供课题证明、结题证明、公共附件材料、模板等,解决一系列实际问题,为申报团队争取更充裕的时间。

2.2.2 事无巨细,为申报团队当“检验员”

奖励申报往往采取网上申报的形式,科研管理人员应首先熟悉申报系统,做到心中有数,后续对申请人予以操作系统的指导。初审阶段,科研管理人员会逐字逐句审核申报团队提交的文件,如有无表述不通或错别字、字体字号是否符合填表说明;纸质材料方面,是否有漏页、所盖公章是否与单位名称相一致、要求的附件材料(如应用证明、查新报告、专利证书、论文材料等相关辅助证明)是否齐全、手写签字盖章是否有遗漏等,避免因各种资格和形式审查问题给申请人和单位造成损失,同时还应该去掉不符合附件要求的材料,如不在申报时间内的科技成果。另外,团队的协作基础是否扎实、完成人各自工作之间的整体性是否合理等,也是在评审中影响项目评价的重要因素[8]。科研管理人员应该深入了解团队完成人的各自优势,协助申报团队科学规划,使最终科技成果奖的申报产生“1+1 ＞2”的效果。

2.2.3 做好全过程的申报管理

申报之初,制定院内报奖规划:为避免单位内部竞争,应了解医院科技成果的现状及各个科研团队研究方向的进展,合理统筹制定全院报奖规划,引导科技人员选择合适的时机,合适的奖励进行申报,对各团队申报的奖励级别,要根据成果贡献大小,分学科、分层次、分级别进行申报;规划制定后,组织分批申报:医院按照成熟度分批次安排具体辅导工作,主要管理者与申报团队一起参与到指南解读、工作培训会、修改讲解会等细节中,这些细微的工作并没有影响科技处总揽全院、大处着手的宗旨,反而练就了悉晓报奖规定政策、熟悉流程的科研管理人员。有些暂时无法解决的具体问题,医院管理部门会集中起来询问奖励管理部门或上级部门。直至答辩结束,医院科研管理人员都会全程参与,为申报团队及时解决奖励申报过程中出现的各种问题,很好地鼓舞了申报团队的士气。

2.3 营造良好氛围,创造长效驱动机制

2.3.1 加强宣传工作,营造良好氛围

运用院报、微信公众号等新媒体传播工具,加大对于报奖工作政策宣传和普及工作,鼓励科技工作者积极开展创新创业活动,在院内形成重视创新、尊重知识、爱惜人才的良好氛围。在报奖团队获奖后,科研管理部门与医院宣传部门大力合作,充分利用各种宣传渠道资源,对获奖团队进行全面宣传,向科研人员传播报奖知识,使有报奖意向的团队提早准备,做好报奖规划,尽量提前准备报奖相关的各种材料,形成良性循环。

2.3.2 制定院级科技奖励制度,做好院内培育

为充分调动科研人员的积极性和创造性,提升医院核心竞争力,医院出台院级科学技术奖实施办法,对在科学技术研究工作中做出巨大贡献的应用基础研究及应用研究的创新成果、创新技术成果、技术开发推广及引进吸收并取得重大效益的成果、基础研究类和软科学研究类的创新成果给予奖励。通过院级科技奖凝练与申报,一方面,通过专家的初审,项目申报团队可以得到专家意见和建议,更好总结凝练成果,提高申报书写质量的过程。另一方面,申报的过程也是一次模拟正式报奖的训练,材料的准备也可以便捷成为正式报奖的相关材料,做到提前布局,节省更多的时间来更好地凝练报奖核心问题。通过院级科学技术奖的实施,各团队提前获得专家指点,整合现有科技资源,逐步培育出一批有望获得省部级及以上科技奖励的科研团队,从而促进医院科技创新能力提升,不断培育和孵化重大成果。

3 结语

科技奖励申报管理是科技管理工作的重要组成部分,是一项有组织、有程序的系统性工作。基于以上申报管理工作,医院在2019 年获得北京市科学技术进步奖一等奖1 项、二等奖2 项以及华夏医学科技奖等较高级别民间奖励,由此可见,对于医学科技奖励的申报管理工作是有章可循的,科研管理工作者要适应新时期创新发展的新要求,不断学习,提升业务素质,遵循“以人为本、尊重人才、重视科研、推崇创新”的理念,优质高效地服务于科技工作者,通过科研管理工作者和科研人员的共同努力,使优秀科研成果得到转化应用,为推进医院科技创新发展作出贡献。

利益冲突所有作者均声明不存在利益冲突

作者贡献声明岳花兰:提出思路,设计研究方案;李晓璐、李葳、吴涛、吴广辉、于洋:实施调研,撰写论文;张宏家:总体把关,审订论文