中学教职工人事档案管理策略研究

黄莉莹

（钦州市第八中学 广西 钦州 535000）

中学教职工人事档案了记录中学教师、干部以及其他教工经历、社会实践的信息，反映着教职工的思想认识、工作业务等情况，是中学进行选拔、考察人才的依据，是用人单位考察干部的主要信息来源。人事档案工作水平直接影响到用人单位的工作效率，影响到职工个人的切身利益。随着中学教育改革不断深化，中学教职工的人事档案管理也逐渐受到重视，如何做好人事档案工作，不断优化管理，是中学教工档案管理人员思考的一个问题。

1.做好中学教职工人事档案工作的意义

1.1 对学校工作发展起到重要作用

学校可以根据教职工人事档案信息，掌握当前学校发展实际情况，有效了解人事档案的动态变化，明确学校发展方向，实现和学校发展目标的有效结合，以便准确地判断教职工今后工作的方向和培养目标。这项工作的开展是对学校内部管理水平进行提升的重要保障和依据，在人事档案管理工作中通过对教职工工作经历的记录，更能全面了解教工的工作能力，实现人尽其才起到十分重要的作用。

1.2 为教工个人发展与成长提供记录

人事档案是个人身份与学习经历的重要证据，这项工作的开展与教职工个人工资待遇和社会保障关系也存在十分紧密的联系，具备较强的法律作用，也是对人生轨迹进行记录的重要依据。对于广大教职人员而言，不管是在进行职位调动还是职称评定上[1]，都和人事档案管理工作的开展有着十分密切的联系。不仅为个人求学、求职提供了丰富的原始材料，同时更是其个人实际情况的重要数据。

1.3 是规划教师队伍建设的参考依据

人事档案是学校招聘人才的依据，为学校规划教师队伍发展提供参考。当前我国中学人事档案不仅存储了大量的人力资源信息，同时更成了对人力资源工作进行管理的一项重要载体。学校通过查阅教师档案的信息，汇总分类，综合研究人员队伍发展建设工作，为今后学校的人才选用和考核发挥了更为积极的影响。

2.中学教职工人事档案管理存在的问题

2.1 对人事档案信息化管理重视程度不够

不少中学对人事档案的管理思想上不重视，主要的精力放在提高学生的成绩、升学率的工作上，对于其他与成绩、升学率没有直接关系的事务，例如档案管理等工作，不予重视。导致这项工作未能与学校的发展步伐相一致，人事档案管理无法为学校的人才选拔、晋升提供科学的依据，不利于中学的持续发展。由此也影响到档案管理人员的工作积极性，认为这份工作就是一些简单地记录和资料保管的工作，工作人员没有主动思考这份工作的责任和意义，不利于人事档案管理造成恶循环，不利于人事档案管理水平的提高。

2.2 管理机制不顺，方式比较落后

中学教职工人事档案管理中，依旧采用传统的人工管理模式，这种封闭式的管理方式已经不能适应现代化的发展需求，信息化的技术和手段应用比较少，人事档案管理部门的计算机只是用于打印档案目录，人事档案信息的查阅、检索等完全要靠人工操作，工作效率低，出现失误的可能性比较大，而且传统的人事档案管理模式下，人事档案信息的更新、补充不及时，档案破损的概率比较大，档案的完整性不强。往往出现一个人的档案资料有的会被记录在财会部门，有的会被记录在教务处，还有人事部门，出现档案的多部门管理问题，这种分散化的管理，无法实现对信息的及时和有效获取，甚至还很容易造成信息的丢失。这种管理无法满足时代发展对档案管理工作的基本要求，所以很容易出现对人力资源的浪费[2]。

2.3 档案管理软硬件设施配备不齐，信息化管理程度不高

一是人事档案工作环境没有达到要求，由于学校没有认识到人事档案管理的重要性，资金投入不够，导致人事档案管理的硬件和软件水平就存在欠缺。部分档案管理的设备十分陈旧，对于档案的归档十分杂乱，调档时查找十分困难，影响工作效率的提高。档案工作设备陈旧、环境设施简陋，无适合配套的防火防盗设备，威胁着档案管理安全。有不少学校将人事档案放在一个不具备基本保管条件的房间，有一些学校虽然也建立了相应的档案室，但是最多只是文件柜的数量增多而已，对于档案室的位置、采光、通风程度等问题不予关注，不少档案室是学校多年不用的闲置库房，无法正常开展档案管理工作。二是学校档案信息化管理程度不高[3]。随着科学技术和信息技术的飞速发展，为档案管理的信息化提供了重要的契机，但中学人事档案信息化管理的程度不高，很多人事档案的管理靠传统人力方法，严重影响了工作的效率。

2.4 档案管理员素质能力偏低

一是中学教职工人事档案管理的效果很大程度上是由档案管理人员的素质能力决定的，但是目前中学教职工人事档案管理人员的素质能力有待加强。二是档案管理人员通常是兼职的，不能将所有的精力完全投入到档案管理的研究中，影响了档案工作水平。三是管理人员档案管理专业知识不足，实践经验少，信息技术水平不高，对于信息化的档案查阅、检索、归档了解不足，无法满足信息化管理的需要。四是有的学校管理档案的人员是临时招聘的，工作较为被动，不会对这个岗位和职务有更深层次的思考，缺乏对档案管理的重视，对于收档、装档、存档的流程不熟悉，造成对于人事管理的混乱，阻碍了人事档案管理的进程。

2.5 中学人事档案管理不规范

2.5.1 人事档案保存不完整、整理不规范

有些中学教职工人数较多，加上档案管理的工作人员难以保持档案的清晰程度，导致部分中学教职工人事档案保存不完整。中学教职工人事档案保存不完整的现象，通常是在纸质档案进行保存的时候由于工作量巨大，档案管理的工作人员难免会出现遗漏的现象，这时候就会在电子档案录入的过程中造成缺失，导致中学教职工人事档案的保存不完整。此外，缺乏规范管理也造成人事档案混乱的局面。例如档案用纸没有统一、档案的格式要求、档案卷宗不美观整洁，归档工作存在不及时性，归档材料不规范性，一些资料甚至没有经过相关部门的审查就被保存，对档案没有进行明确分类，很容易出现人事档案材料的不完善性，这些问题的出现，使材料信息的真实性很难得到保障[4]。

2.5.2 中学教职工人事档案的记录不完整

中学教职工人事档案的信息录入和信息更新，存在不完整的现象。其原因一是在进行信息录入的时候，一般都是从纸质档案中进行录入，纸质档案的复杂性在进行录入的时候就可以显现出来，导致的结果就是容易遗漏人事信息，最终导致信息录入的资料不完整。二是信息更新不及时也会导致人事档案的记录没有保持完整，在进行人事档案的信息更新时，需要对中学教职工人员的人事信息进行及时的获取，这种情况下获取的信息应该是真实有效的，但是，由于获取真实信息的难度较大，所以就会导致人事档案的信息更新不及时，最终让人事档案的记录没有保持完整状态。三是人事档案对于教工心理素质和技术特长的记录相对比较少，甚至在对档案鉴定的评述环节中也存在雷同性等。

2.5.3 人事档案的安全性得不到保障

人事档案的安全性是各个中学教职工所比较关心的问题。有的中学教职工人事档案在进行电子归档之后，没有及时进行系统的加固与升级就会导致第三方的入侵或者安全受到一定的威胁。档案管理工作人员进行档案管理的时候，没有对人事档案进行安全性提升的操作，就出现人事档案泄露的安全事故。在进行人事档案的记录过程中，档案记录是一个持续性的工作，档案管理人员需要持续性对档案进行录入与管理，及时更新信息，让档案的信息保持安全性[5]。

3.中学教职工人事档案管理的优化策略

中学教职工人事档案管理模式的优化，可以根据所发现的问题采取具体的针对性措施，在中学教职工人事档案的管理工作中，需要结合现代化的设备和先进的系统，对人事档案及各类档案进行良好的管理。

3.1 提高思想认识，加强各项投入

很多单位都对人事档案管理都不是十分的重视，这也是为什么我国人事档案管理整体水平上不去的一个重要原因。在中学，只有将人事档案管理的工作提上日程，从上到下都要引起高度的重视，才能提高人事档案管理水平。一是要设立一个专门管理人事档案的部门，加强人事档案人才的培养和储备，定期对档案管理工作进行检查，及时的发现问题，对于一些突出的问题，及时整理和反馈。二是要加强人事档案管理的制度规范建设，将人事档案管理纳入规范化的轨道，进一步推进人事档案管理的科学化开展。三是中学领导要充分发挥总指挥的作用，高度重视，加强人才的培养。四是要加大资金的投入，改善硬件设施，对于一些老化的和陈旧的设备要及时的更换，做好防火、防盗、防潮的工作，保证档案室能满足人事档案工作的要求。

3.2 优化管理方式，做好人事档案信息化建设

中学人事档案管理要立完善的人事档案管理制度，一是要采用网络化人事档案管理方法，由学校领导带头成立专门的人事档案管理机构，并配备专业化人事档案管理人员，明确人事档案管理人员的职责，保证中学人事档案信息沟通、交流的渠道畅通，能够随时为学校管理者提供相关的资料和数据。二是中学教职工人事档案管理要实现信息化，不是一蹴而就的，应坚持循序渐进的原则[6]，对于中学教职工中可以公开的档案信息进行人事档案的综合管理，对于教职工人事档案中的私密内容要严格保密，并由组织部门集中管理。三是在中学教职工人事档案管理工作中，应逐步实现信息化的人事档案管理，使纸质的档案、照片、录音等逐步实现数字化，并做好数字化档案信息的保管工作。由于数字化需要依赖一定的计算机硬件或软件才能够得以保存，因此应加强对硬软件的更新，定期升级和检测计算机中的病毒，做好软件补丁，保证计算机的安全运行。对于移动硬盘等，要样保管，不能随意携带外出。

3.3 建章立制，做好人事档案网络化管理机制

制度建设是人事档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法做好档案工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。要做好中学人事档案管理，就必须建章立制工作，做到凡事有规矩可循，保证工作开展过程中的规范运行。一是对于原有制度的不符合实际情况要进行舍弃，并且根据实际情况进行改进。当合理的制度建立起来就好严格的按照规章制度来执行。二是要建立健全分管领导、部门负责人、档案管理员岗位责任制，把档案材料的形成、积累、整理、归档等各项制度都落到实处，分工负责，责任到人，加强各部门各类档案的监督与管理。三是相关制度包括利用制度、保密制度、鉴定销毁等制度等，只有制度完善了，才能确保人事档案工作的正常开展。

3.4 强化队伍建设，提高档案员素质能力

档案管理人员的素质会直接影响档案管理工作水平的高低，影响学校整体工作，影响用人单位作出用人决策。中学要不断提升人事档案管理人员的素质能力，一是选用专业化的人事档案管理人员，加强他们的教育培训工作，主动地向优秀的单位学习先进的经验和方法，使管理员档案管理知识得到提升，技能得到锻炼，做好档案管理基础工作，提高对档案工作的服务质量和水平。二是加强计算机技术应用能力的教育，使其能够掌握先进的信息化档案管理方法，促进人事档案管理信息化的实现[7]。三是强化档案管理人员的职业道德，树立责任意识，能够以饱满的热情投入到档案管理工作中，实现良好的管理效果。

3.5 规范做好人事档案各环节工作

3.5.1 保证中学教职工人事档案的完整性

一是档案管理员需要对人事档案的完整性进行反复确认，保证中学教职工人事档案的完整性，需要对档案的管理工作进行全面的升级，采用现代化的档案管理设备，可以在节省场地的基础上，让档案管理变得较为容易实现，保障人事档案的完整性。二是做好人事档案的完整性保障工作，需要专业的档案管理工作人员对所处环境的中学教职工人员进行考察，对中学教职工人员的人事信息进行完整的记录，这样在档案信息录入的过程中才会让录入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。三是聘用素质能力较强管理员管理人事档案，只有具备较强的工作能力与专业素质的档案管理工作人员，才能对档案管理的工作进行熟练化的操作，以此来达到录入人事档案信息的完整性。

3.5.2 完善中学教职工人事档案的资料

中学档案员在管理人事档案时，一是注意录入信息不完整的问题，进行录入工作时，需要对不完整的信息进行筛查，利用熟练的计算机操作技能及现代化的档案管理设备，完善档案信息，缩减人事档案信息筛查的工作量。二是及时更新教工信息，不断完善档案信息内容。三是认真检查人事档案资料，及时发现积存的问题，通过筛查使得问题得以解决。对于教工个人资料缺乏的，要通知其本人或到相关部门进行补充，按要求整理归档。例如个人职称方面的材料、毕业证及获奖相关材料等，都规定补进人事档案中。

3.5.3 做好档案安全管理工作

中学教职工人事档案安全问题，一是可以通过现代化的科技手段，利用计算机以及互联网设备，对工作系统进行升级和更新换代，这样才能让人事档案所处的环境保证安全性的基础上，档案信息也可以得到安全性保留。二是对于在调档和存档的过程中极易发生人事档案泄露的安全性事故问题，可以通过加强人事档案管理的监控[8]，既可以做到提前预防，又可以对人事档案的信息起到良好的维护作用。三是在进行人事档案安全性维护过程中，注意保证人事档案的真实性，对人事档案信息进行合理保护。

结语

教职工人事档案全面记录了职工的成长经历和人生轨迹，是选人用人、职称申报评选、社会保险参保、退休手续办理等工作的依据和凭证。人事档案工作是学校日常管理工作的重要组成部分，是促进学校稳定发展的重要保障。各中学要从思想上高度重视干部人事档案管理工作，以制度建设为抓手，建立健全人事档案管理制度，强化岗位人员培训，不断提高管理人员的专业化水平。加强现代信息技术的运用，提高人事档案管理信息化水平，促使档案管理工作高效开展。