烟草企业档案管理信息化实施路径

杨茜

档案作为烟草企业在生产经营过程中的“忠实记录者”，反映并记录着烟草企业的发展历程。烟草企业的各类档案具有显著的文化特征，在烟草企业文化建设中发挥着承前启后的作用。一些烟草企业客观上由于烟草企业本身成立时间较短、档案整体数量也较少，造成档案管理不完善且门类涵盖不齐全的问题。与此同时，由于烟草企业对档案管理工作的重要性认识不足，没有充分认识到加强烟草企业档案管理对提升烟草企业基础管理水平方面的历史和现实价值，也直接影响到了烟草企业档案管理工作整体水平的提升。有的烟草企业经历了技改或搬迁，很多文件档案、影像档案和实物档案都面临散落或遗失的风险，亟待进行抢救式整理保护，加强档案管理工作已迫在眉睫。只有立足烟草企业发展实际，充分借助现代化信息技术，变“死档案”为“活资源”，实现档案的科学管理，全面促进信息技术与档案业务的相互融合和相互促进，才能推进烟草企业档案管理信息化和现代化。基于此，本篇文章对烟草企业档案管理信息化实施路径进行研究，以供参考。

作为烟草企业经营管理中的基础性建设内容，烟草企业档案对烟草企业的长远稳定发展具有重要意义，但就当前烟草企业档案建设、管理的现状来看，仍然存在诸多不足。烟草企业档案信息化建设的主要目的在于使用现代化信息技术，依据现代化管理思想，健全档案管理制度，优化档案管理利用流程，整合烟草企业经营发展中的各项信息资源，为烟草企业各项工作提供信息支持。因此，档案信息化建设不仅是烟草企业当前的重要任务，而且是烟草企业未来发展的必然趋势。

一、相关概述

（一）烟草企业加强档案管理意义

烟草企业档案能够真实地反映出烟草企业各个项目和生产经营的情况，不但是烟草企业中的一份信息资料，是组成烟草企业资产的重要部分，更是烟草企业未来发展的基础。好的档案中完善地记录着烟草企业人力资源的细节性信息，从而让烟草企业能够依据档案中记载的人员行为和功劳，在有职位升迁、裁员减缩、事故处理等需求时，予以相对应的奖惩措施，保障烟草企业的长远、可持续发展。好的档案管理可以帮助烟草企业增强知识储备和技术储备，保障知识产权与烟草企业机密，为烟草企业未来的发展提供强有力的后勤保障。同时，好的烟草企业档案管理可以帮助烟草企业在未来的发展中具备抵御风险的能力，在法律纠纷当中提供重要凭证与依据，保护烟草企业利益和法律权益。最后，烟草企业档案管理还能够帮助烟草企业建立自身烟草企业文化，通过档案资料向员工展示烟草企业发展历程，增强员工对烟草企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高烟草企业形象。

（二）档案管理信息化建设的意义

其一，方便档案整理和共享档案信息。档案管理信息化打破了档案管理部门的封闭式管理和档案利用的局限性。其职能也从保管和利用档案转向信息采集、信息管理和信息服务，更能科学管理、合理配置档案信息资源，使档案得到充分利用，为烟草企业提供更优质、高效的服务。例如：一些部门要查看、借阅档案，通常要经过比较复杂的程序：部门审批、领导批准、登记、查阅/借阅、按期归还等。需要多次往返档案管理部门，但如档案实行信息化和信息化管理，通过局域网可实现档案的共享，高效而又便捷。其二，网络管理方便信息调取。为实现各区域部门资源共享，我国大部分企事业单位都已经建立了适用于其内部工作开展的局域网络。工作人员将档案信息输入计算机系统后，各部门就能通过单位内部的局域网络和密码验证，直接进入档案数据库进行查阅和调取，不仅节约了档案调取的时间，也减轻了工作人员的负担，提高了各部门的工作效率

二、烟草企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员缺乏、专业能力不足

烟草行业的档案管理专职人员匮乏，目前，烟草企业基本都是以兼职档案管理人员为主，兼职人员的档案管理主动意识不强，这是烟草企业档案管理工作面临的主要困难之一。由于兼职档案管理员基本没有经过专业学习和系统培训，解读国家及行业档案法规制度只能依靠临时的档案专业培训或自学为主。由于缺乏学习的动力，档案管理员自身专业化能力不足，已经成为提升烟草企业档案管理水平的主要障碍和瓶颈。

（二）档案管理制度和标准不完善

烟草企业缺乏专业的档案信息化管理制度与标准，导致组织与规划能力严重不足，进而影响到其他方面的信息化建设工作。一方面，由于烟草企业管理层对档案信息化建设工作的重视不足，导致档案管理的规定与制度形同虚设，缺乏实际约束力与执行力。另一方面，关于档案管理的各项细节工作没有相关规定与执行标准，对各项管理流程中的问题没有及时解决，导致在具体开展工作时缺乏科学合理的制度标准依据。另外，对各项档案管理工作职责与权限确定均不明确，因此档案管理工作很难达到高度的协同统一。除此之外，烟草企业在档案管理工作方面的监督与惩罚机制不完善，缺乏科学有效的监督制度，对档案管理人员也没有设置相应的奖惩制度，导致人员在实际工作中随意性较强，积极性不高，进而致使档案建设与管理工作整体质量不高。

（三）烟草企业缺乏对档案管理工作的重视

在日常档案管理工作中，部分烟草企业管理者抱有陈旧的管理观念，视档案管理工作为简单的纸质文件的收集、整理和保管。而没有从更高的维度和更适应现代办公理念的角度出发，看待烟草企业的档案管理工作，使得管理者管理意识较为淡薄，导致很多资料不能进行及时有效的收集、整理，因此造成工作中档案资料的缺失。烟草企业为追求经济效益，缺少对档案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用现有的办公室人员兼职档案管理员。在日常工作中，面对大量复杂工作或受时间等多种因素的影响，极有可能出现档案资料收集、摆放不及时、不规范的现象，造成查阅资料困难，严重影响了办公效率。

（四）檔案资源利用率较低

档案是现代烟草企业的一种重要资产，若能科学高效地运用档案资源，可为烟草企业发展乃至整个社会的发展提供有效的信息。但目前许多烟草企业管理人员并没有真正意识到档案资源的价值，所以存在只重视档案管理，但未能采取科学精准的手段运用档案资源，档案资源利用率较低，进而削弱了档案资源的价值及作用。

（五）信息化基础设施配备不完善

实现档案管理信息化必须要完善基础设施建设，主要包括档案信息化设备和档案信息网络系统，对实现档案信息资源共享、交换和传输，发挥档案信息化整体效益有重要作用。计算机档案管理系统可以实现档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储、编目、检索、借阅利用、编研发布等等。但是由于对档案信息化建设没有深刻的认识，大部分企事业单位并不重视基础设施的建设，严重影响了档案信息化建设的进度。

三、烟草企业档案管理信息化实施路径研究

（一）加强档案保密人才队伍建设，提升保密素养

一是思想素质，即思想作风要过硬，要有较强的责任感，要有强烈的保卫国家利益的思想意识和责任心。二是加强对档案管理人员的培训，通过定期学习，集中培训，把保密学习纳入日常的业务学习范围，使保密学习常态化、规范化，熟练掌握档案管理相关保密知识，提升档案管理人员保密知识和保密意识。三是加强人员保密技术的学习，配备齐全必要的技防设备，加强网络保密技术学习应用，掌握防范设备的使用，做到防患于未然。

（二）完善档案信息化管理制度体系

就档案信息化建设工作而言，制定统一化、标准化的管理制度体系是搞好信息化管理工作的前提和基础。当烟草企业缺乏统一的管理制度与建设标准时就无法实现檔案信息数据的整合与共享，档案信息化建设工作缺乏制度标准支持则会导致管理工作混乱。因此，烟草企业在档案信息化建设工作初期就应建立健全信息化建设的标准与制度体系，并在档案信息化建设过程中应严格遵循相关的制度标准，制定科学合理的建设案，确保档案信息化建设工作高效开展。

（三）转变档案管理思想观念，增强信息化管理意识

首先，转变思想观念，从思想意识上真正认识到档案管理工作已进入信息化时代这一现实，充分重视档案信息在现代办公管理工作中的重要作用。从而，以观念的转变为契机，加快烟草企业档案管理的信息化建设。其次，加强档案管理信息化建设的宣传和培训工作。通过宣传，加强烟草企业领导者对现代化条件下档案管理工作的重视，从而由上往下推动烟草企业档案管理信息化建设的进程。通过培训工作，真正培养出一批具有信息化管理能力档案管理人员，确保档案信息化建设工作的最后一步落到实处。

（四）提高档案资源的利用率

一方面，要做好档案的保管工作，确保档案的完整性，然后在此基础上对档案资源进行开发利用。可安排档案管理人员主动开展档案资源的调查研究，结合烟草企业发展的需求，并在充分调研的基础上进行档案开发策略的调整，确保档案信息资源得以进一步开发。另一方面，建立档案信息反馈系统，可通过构建信息网站，形成全面的档案信息网络，让档案信息不再只是单向传递，而是双向传递，为相关人员提供使用机会，提高档案资源的利用率。

（五）加强档案信息化建设

信息化水平是现代烟草企业档案管理工作重要标志之一，烟草企业要重视档案信息化建设，将档案信息化建设纳入到烟草企业整体信息化建设规划中，解放思想，加大资金投入，充分发挥现代信息技术在档案管理中的优势，促使档案管理信息化工作全面推开的同时，提升档案管理的效率及服务质量。除此之外，要转变传统单一性的操作，应实现档案互联互通，资源共享，重视高效率信息化软件的利用，指导档案管理人员科学合理操作，推动档案管理程序化和智能化，从而提升档案管理的效率。

（六）做好安全维护

互联网环境下，档案数据的传输随时面临着安全风险的考验。为了确保烟草企业档案资源的安全传输，我们必须切实做好烟草企业档案信息系统的安全维护工作。从档案数据的录入、存储、调阅等几个重要方面入手，构建覆盖烟草企业档案管理整体网络的安全维护体系，通过招投标形式选择具备优良资质的技术外包服务单位，能够依据烟草企业发展需求定期更新档案服务系统，不断优化系统界面板块的使用功能，升级系统安全防护补丁，充分运用大数据技术建立档案信息后台备份，保障烟草企业档案存储安全。同时，按照密保等级严格划分档案阅览权限，各业务部门不得擅自阅览无权限的档案资源，档案管理部门要将信息安全、网络技术、安全防护等工作当作重点来抓，对重要文件进行加密处理，设定动态密钥，实现烟草企业档案传输全过程安全可控。

结 语

烟草企业要切实纠正固守旧模式和老套路的档案管理思想，敢于打破思维惯性和路径依赖，坚决摒弃不合时宜的档案管理观念和做法，进一步推进档案管理信息化建设进程，通过加强档案信息化应用，探索更加适合烟草行业的档案管理新模式。借助信息化工具，通过提升档案管理和服务效率，挖掘利用好烟草企业档案的价值，才能为推动烟草企业高质量发展、提升烟草企业软实力作出应有的贡献。

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