固定资产信息化管理在国有收储企业中的运用

罗艳红

近年来，管理部门对于国有资产管理提出了新的要求。要将数目繁多的固定资产与信息化融入到企业发展中，从而达到智能化高效率的资产管理，达到提高内部资产管控的目的。国有粮食收储企业拥有庞大的固定资产用以支持企业的日常生产经营活动。如何对固定资产的采购配置、使用管理、资产处置等环节进行全流程有效监督，使其物尽其用最大限度地为企业战略目标创造更大的效益，是国有粮食收储企业在资产日常管理中亟待解决的问题。本文将通过介绍国有粮食收储企业运用固定资产全生命周期信息化管理的经验，以期帮助更多的国有企业高效运用信息化管理固定资产、优化资产结构、提高资产使用效率、减少因人为因素造成的固定资产丢失等管理经验，以及在信息化固定资产运用过程中出现的问题，进行思考并提出解决办法，最终达到国有企业固定资产的保值增值。

一、国有粮食收储企业固定资产全流程化系统的运用

（一）利用用友U8系统搭建预算采购、会计核算

目前，国有粮食收储企业构建、采购固定资产利用用友U8系统对下一年度需采购的固定资产进行预算编制，通过外部询价合理预计固定资产采购金额，对于金额较大的固定资产或是财政资金支持的资产会进行招标采购，市场询价、进行三重一大决策。资产采购完成后，由采购部门牵头厂家、采购部门负责人、固定资产小组成员三方对资产进行验收，在确认资产可以达到使用状态后在企业OA系统资产管理模块进行会签，资产归口部门的资产管理员需对入库资产开具入库单，并由归口采购部门进行用友U8网上费用报销。最后由财务记账员通过固定资产管理模块对资产的主要身份信息进行卡片录入，包括资产名称、资产类别、存放地点、资产金额、计提方法、责任人等信息形成后将固定资产身份信息传递到OA系统的固定资产二维码模块形成固定资产电子卡片，将该卡片打印贴至固定资产上，通过手机终端扫描可快速查询到固定资产的购买原值、折旧年限等信息，为年终盘点确认固定资产信息提供了便利。

年度、月度、年终调整预算编制系统 （图表一）

（二）通过企业OA系统记录固定资产维修，为判别资产的性能提供有力的数据支持

国有粮食收储企业资产庞大，主要以房屋、专用储粮设备、生产设备为主，这些资产通常具有价值高、技术性强、在科技储粮过程中起着至关重要的作用。由于粮食出入库量大，设备需要频繁、超负荷运转，对于机器设备的安全作业企业十分重视。为此，在开发OA系统时专门为储粮设备、生产作业设备开发了资产管理系统，通过信息化手段对资产维护、保养过程进行全程跟踪管理。

设备维护系统主要分为设备保养—设备故障—设备维修—设备报废等模块，内容包括了对设备的维修保养频率的记录、故障原因、维修内容、维修人员、维修时间等进行詳细的原始记录，需要查看某一设备的维修频次可以直接通过搜索机器设备名称就可以查看到机器维修保养的具体内容，从而对机器设备的运行评价、安全性能、购买新设备还是继续使用旧设备为企业节约成本进行有数据支撑的分析。同时，通过机器设备维护报表、图表可以直观地看出月度汇总的各项维修记录、保养记录还可以通过查看报表的方式，查询到每台机器设备下次需要保养的时间从而制定下次维修保养的计划。利用信息技术监测设备的维修保养，不仅延长了机器设备的使用寿命，并且为科学储粮，通过现代机器设备科学降低粮食损耗节约了企业的储粮成本，提高资产的利用效率。

（三）OA固定资产处置模块、实现从线下到线上的审批。

当资产到达报废年限或者已不能为企业提供价值需要进行报废时，首先要由归口部门管理员在OA上提交报废申请，申请内容包括：详细记录固定资产的购买信息、原值、折旧、使用年限、报废原因，由部门负责人审批后提交至资产小组进行联签，资产小组要对报废资产的使用价值，性能等进行评估，必要时还要聘请外部资产管理机构对资产的使用价值进行评估，确定固定资产对企业不能带来经济利益后进行报废处理，属于企业使用财政资金购买的固定资产还需要对上级部门提交申请，上级部门允许后才可以进行报废处理。同时，在报废的决策规程中，通过OA系统还可以看到资产的全生命周期的运行过程，给资产小组人员评估资产提供了便利，提高了企业工作流转的效率。

二、国有收储企业固定资产信息化管理存在的问题

目前，虽然国有粮食收储企业已基本实现固定资产信息化管理，但是由于信息系统进行整合管理，信息化管理的质量和水平还需要持续完善，以下是对信息化管理工作提出的几点改进建议。

（一）资产管理集成度低，数据传递不及时，资产管理融入度不高

一是，现有的固定资产对全流程化管理分为两个系统，初始采购和固定资产计量、核算使用用友财务软件进行管理，固定资产保养、维修、报废、二维码标签技术使用OA系统管理，信息化系统由于未进行整合未达到集成化管理，数据信息需要来回传递才能实现信息同步，造成了工作程序繁琐、管理传递数据不及时、甚至是两个品牌的系统不融合的现象。二是，虽已实现二维码标签化管理但是只显示固定资产价值，使用年限、折旧等信息，并未提供固定资产图片的显示，特别是对专业技术较强的设备如果或者相同类别资产没有图片记录在进行固定资产盘点时难度较大，不易识别，不仅降低了盘点的效率。三是，二维码的纸张打印目前只是采用粘贴式防水材质并未安装定位器，库区设备由于生产作业的需求需要经常将设备进行移动，二维码上没有定位器就不能实行实时资产的管理，降低了管理的效率并且不能很好的监控固定资产的安全使用，四是，新增固定资产时由于标签属于特殊的材质整版制作，导致新增的固定资产未及时贴上标签。

（二）固定资产使用过程中的保养维修未覆盖所有的资产，对大型固定资产的维修未进行维修分析

固定资产维修系统虽设立了资产保养维修的记录但是此项记录只针对库区的资产，办公设备、检验设备的维修保养并未列入信息化的管理。目前，国有粮食收储企业的办公设备、检验设备数量繁多，特别是检验设备价值都较高，维修费用少则几千多则上万，但这一块的保养维修并未实现信息化的管理，资产管理的覆盖面出现了断层。此外，库区的固定资产设备多数是为了生产经营的需要抑或是为了节约粮食损耗所使用的专用设备在维修保养过程虽进行了维修，但对于维修后继续发挥的价值创造和节约的成本并未进行分析，在日后采购新设备时无法对新旧设备进行对比分析，影响固定资产投资决策。

（三）固定资产处置模块，目前只有处置审批流程

一是固定资产报废OA系统只设置了固定资产的申请，并未设置原始附件上传功能，在资产小组决策时小组成员不能实时看到资产的相关原始信息，必须要到归口部门和财务部门才能看到资产原始信息，固定资产报废决策流程在信息化层面不够优化，无法及时看到是否账实相符，以及固定资产维修保养记录。

（四）各部门归口管理员，固定资产信息化管理水平有待加强

一是，归口部门的资产管理员都是由各部门工作人员兼职组成，有些对于资产管理的意识和信息化管理需要达到的目的还不够强，对于资产的定义还处在模糊阶段，对信息化管理系统的运用以及具体的使用功能还没有完全熟悉了解，资产管理意识薄弱，觉得只要资产还在本部门盘点不遗漏就算管理了资产，并且对于已经转移登记意识不强，认为只要资产还存在于单位就行了，造成账实不符的现象，未能充分体现固定资产管理的价值;二是，在签订固定资产采购合同过程中，对于合同的签订内容不够了解，有些合同与供应商签订的是不含税价格，导致发票上的金额与合同金额不一致，容易造成合同纠纷。三是，有些归口部门对合同管理不重视，相关合同的附件保管有缺漏，并且尚未建立规范的合同管理台账，造成一有事情就只能到财务翻找原始凭证。

三、国有收储企业固定资产信息化管理的改进建议

近几年来，随着国有资产管理部门对于信息化管理的重视，国有粮食收储企业积极响应文件精神，进行固定资产信息化管理的开发和管理，企业经济效益的稳步增长离不开企业资产的支持，在信息化管理操作过程中总结不足，建议改进，才能有效实现国有企业资产的保值增值。

（一）对信息系统实施整合、优化管理实现固定资产的信息化有效传递

首先，去年国有粮食收储企业完成了集团化管理，要把信息化管理软件重新进行更新改造，前期调研应把收储企业固定资产信息化管理过程中的不足与软件开发商进行沟通，将固定资产全流程化管理纳入财务系统进行统一管理从固定资产预算申请、计划、固定资产招标、固定资产采购、验收、保养、维修、报废、出租、出借能全流程管理集中到一个系统，并将固定资产内部控制流程融合到系统中。其次，应提升固定资产二维码技术的升级，将数量庞大的固定资产在二维码信息中不仅有身份信息的现实，还应增加图片显示，并增加二维码定位器，方便于管理和追踪到机器设备的使用情况。最后，二维码标签的制作可进行升级采用适合室外风吹日晒不容易脱落的纸张在对二维码标签进行过塑，可采用520等特质胶水或者制作可挂式的牌卡将卡片固定于机器设备上，对于新增的固定资产可先由归口部门管理员在固定资产盘点表上进行登记，由财务部进行新增资产汇总后统一打印二维码。

（二）将收储企业所有记录在册的固定资产，进行统一的维修保养记录，为分析决策提供有力依据

收储企业的资产除了房屋建筑物、储量设备、生产设备之外，能为企业创造经济效益数量多资产金额大的要数办公设备和检验设备，应将其列入固定资产维修保养的记录中，记录每一项大型固定资产维修保养的过程，在进行分析决策中不是光凭使用年限、更新换代快等理由进行报废，而是要评估资产是否还存在使用的价值，通过对维修保养的记录可以很好地辨别是更换零件继续使用，还是更换新设备使用对生产经营更有力，特别是对一些特殊的储量设备每次维修的费用都比较高而设备不断在更新换代。其次，应建立固定资产报表，图片分析，通过固定资产使用效率、固定资产生产效率等分析指标为分析决策提供依据。

（三）优化固定资产处置审批模块的功能设计

增加固定资产报废附件上传的功能，通过电子设备的扫描将报废的相关原始附件和维修保养的记录、会计对固定资产的核算记录以及系统对固定资产使用效率的分析结果等资料，能在报废申请中体现。

（四）加强對固定资产归口部门管理员的业务水平

在各部门选择有财务知识或者工作心责任强、熟悉资产管理、熟练操作信息系统的人员作为资产归口部门的管理员，保持人员的稳定性，同时，加大对固定资产管理的培训，通过《会计准则》固定资产核算，内部控制资产管理、合同法、操作系统培训等多种形式，进一步提高各归口部门资产管理员的业务和操作水平，并将固定资产管理工作列入绩效考评中，用制度约束资产管理员，增强他们固定资产管理的意识。

随着国有企业发展日益壮大，创造经济效益的同时，对于固定资产的数量价值不断提高，信息技术的运用应建立起一套整合的信息系统，对固定资产全流程管理的真实、准确性进行实时的管理，为企业固定资产管理决策提供基础数据的支撑，促进国有粮食收储企业实现科学化、规范化管理目标，为加快国有粮食收储企业各类数据的交换与汇集，推动数据资源共享，提升监管信息化支撑水平。

（作者单位：广西壮族自治区南宁粮食储备库有限公司）

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