高职院校电子试卷存档管理的注意事项及优化策略

余皓

（陕西航空职业技术学院，陕西 汉中 723102）

引言

近年来，我国科学技术和互联网信息技术取得了突飞猛进的发展，而这也为我国高职院校各种计算机的线上考试以及电子试卷的存档管理提供了强有力的技术支撑。与此同时，技术的发展也对国内高职院校电子试卷的存档管理提出了更高的要求，不仅要求电子试卷的档案管理更加规范化和具体化，还必须要确保电子试卷档案在管理过程中的安全性和可靠性，从而才能从最大程度上避免信息的泄露。电子试卷存档管理，可以说是电子试卷管理的进一步延伸和拓展。高职院校的电子试卷存档管理，通常包含了电子试卷、学生成绩以及分析统计等多个部分的内容，做好这些电子试卷的档案管理工作，可以有效提升学校的整体管理水平[1]。由此，如何才能做好电子试卷存档管理工作，使其管理效果达到预期理想目标是高职院校的相关管理人员迫切需要思考和面对的问题。而本文也以此为主题对其展开了相应的研究和探讨。

一、高职院校电子试卷存档管理的主要需求

在当前互联网时代背景下，网络信息技术的高速发展也为我国教育事业的转型和发展提供了更为有利的技术条件。目前，很多高职院校都普遍使用了现代信息化技术和计算机技术来展开相应的教学活动，不仅有效提升了学校的整体教学质量，还在一定程度上让学生掌握了更多的学习方式。为了考察学生对于专业知识的掌握程度，高职院校每年都会举办期中、期末、实训等各类考试。高职院校传统的纸质化考试通常需要多个老师共同来完成试卷的出题、审核以及打印等多个环节的工作，考试后所留下来的纸质试卷也易于丢失。而随着当前信息化技术的不断发展，高职院校若想促进其自身更好的发展，就必须顺应时代发展的趋势，不断加强学校内部的信息化建设[2]。

相较于纸质的档案管理而言，电子试卷的档案管理，需要在计算机系统的数据库中生成相应的记录就可以将这些档案进行保存。而且电子试卷可以在很大程度上减少教师的工作量，也可以将以往繁杂的工作流程变得更为简洁，同时对电子试卷进行存档管理还可以有效提升电子试卷信息的管理效率，从而促使学校的整体教学水平和管理水平都能够得到有效提升。由此可知，做好高职院校的电子试卷存档管理工作，对于高校自身的管理和发展而言是十分重要的。现阶段，大多数高职院校都将电子试卷作为相应的考核方式，从而促使电子试卷的数量也越来越多。而这些电子试卷档案的管理也对相关工作人员的素质提出了更高要求，不仅要求档案管理人员具备专业的试卷管理知识和档案管理技术，还需要充分掌握当下的信息化技术，从而才能有效加强电子试卷存档管理的效果[3]。

二、高职院校电子试卷存档管理注意事项分析

1.应注意对电子试卷档案进行分类管理

高职院校的管理人员在对其内部电子试卷的管理过程中，还应当注意对电子试卷进行有效的分类管理。这就需要院校的管理者和相关工作人员，根据电子试卷类型和科目来对其进行科学的分类，从而促进电子试卷档案管理的有效性能够得到提升。通常情况下，高职院校电子试卷的存档一般都有以下几种类型。

第一种电子试卷就是高校专业课程常规类笔试考试的电子试卷。这些考试主要是学校对各个专业课程所组织的期末考试，这些电子试卷的内容较为繁杂，很容易在传输过程中造成混乱，所以管理人员应当根据不同学院、不同专业以及不同学习等来对电子试卷进行分类和装订，而且在进行装订之前，管理人员还需要根据每个班级内部的学生学号顺序对其进行清点，从而保证电子试卷档案的完整性和准确性，以此才能方便后期的档案查阅[5]。

第二种电子试卷便是课程实习实训类的考试。但这类电子试卷通常存在一定的主观因素，再加上考核的时间跨度比较长，在收集方面也比较困难，所以教师或者相关管理人员应当根据不同课程的标准和要求在期末或者学期开始之前对这类电子试卷的内容进行收集和存档，从而才能有效加强电子试卷的存档管理水平。

第三种通常是以证代考类型的电子试卷，也就是高职院校根据本校所设置的不同专业的岗位需求，结合学生所学的专业课程和相应的教学目标设置的专业职业资格证书考试。现如今这类证书考试的形式大多都是计算机线上考试，这取代了传统的专业课程考试，而在这个考试过程中所形成的电子试卷，院校的管理人员也可以根据相关证书的不同，按照相应的年份对其进行分类归档管理[4]。

第四种则是等级考试的电子试卷，主要包含了计算机二级考试和英语四、六级考试等类别的等级考试电子试卷，而院校的管理人员则需要根据学生的不同等级证书，按照相应的年份和性质对其进行分类存档。

2.应当建立一个智能化的档案管理系统

高职院校的管理者在对电子试卷进行存档管理的过程中，还应当根据学校自身的办学特色，聘请专业的第三方企业来给学校内部建立一个智能化的电子试卷档案管理系统，从而才能有效加强学校自身的电子试卷存档管理效果。而且在建立这个电子智能化的试卷管理系统时，高职院校的领导者还需根据国家教育部门的要求和相关标准，不断地完善该系统，还应当结合学校的电子试卷存档管理的目标和实际需求对其系统进行优化。

而且在建立好了相应的电子智能化管理系统之后，高职院校的管理人员和相关技术人员还需要对其进行测试和试运行，院校可以根据一年或者两年、三年等时间段来划分相应的试运行阶段。在对这个系统展开试运行的过程中，院校的管理人员和相关技术人员还应当不断挖掘和寻找该系统所存在的一些不足之处，及时排查一些系统故障问题。并且相关管理者和技术人员还应当对在校的师生进行问卷调查，以问卷的形式了解在校师生对于电子试卷智能管理系统的实际使用情况，结合师生所反馈的一些信息逐步完善这个电子智能管理系统，从而才可以有效提升该系统的运行质量和运行水平。

与此同时，高职院校的管理人员和相关技术人员还应当在系统中设置相应的人员权限，例如教师和档案管理员通过登录管理员的身份账号认证，通常可以在该智能化的电子试卷档案管理系统查看、修改、打印其所需的档案。而且高职院校的管理人员和相关技术人员还需要充分明确相应的管理等级，要根据不同的管理等级来设置相应的档案信息内容的管理。对于其内部的一些共享电子试卷，相关的管理人员和其内部的教师也应当对其质量进行严格把关，从而才能够促使共享试卷的内容符合相关的教学要求。

除此之外，高职院校还应当充分发挥智能电子试卷管理系统的信息提取以及数据整合功能，在收集好相应的数据后，教师应当对近年度以来的不同学科的学生成绩进行全面系统的分析，从而才可以更好地为每门课程的教学提供相应的数据支撑，以此才可以充分发挥电子试卷的功能和作用。

三、高职院校电子试卷存档管理的优化策略

1.加强电子试卷档案的安全管理

由于每个高职院校所储存的电子试卷档案中，都包含了一些重要信息和学校一些前沿的教学内容，如果这些信息一旦泄露出去，便会对学校的信誉和名声造成严重的负面影响。而且学生的身份信息倘若被篡改和泄露，就会给学生的就业造成一定的危害。针对这一常见的问题，高职院校的领导者和管理者必须要在思想上高度的重视电子试卷的存档管理工作，并且要充分保证其内部电子试卷档案的安全。

首先，高职院校的管理者和领导者应当结合学校自身的实际情况加大对电子试卷智能化管理系统的资金投入力度，不断加强学校内部软硬件等基础设施的建设。并且高职院校还应当积极聘请一些三方企业来作为电子试卷智能化管理系统的维护主体，充分利用他们的专业知识和相关的专业信息技术来保证电子试卷档案的安全性。

其次，高职院校的管理者和领导者还应当不断加强档案管理部门工作人员的安全意识和保密意识，并要定期组织档案管理部门的所有工作人员参加专业的培训，并要在培训结束后对其进行严格的考核，然后与之签订相应的保密协议来约束相关工作人员的行为和意识。

最后，高职院校档案部门的工作人员还应当对一些已经归档好的电子试卷档案进行加密存档保管，并且还要通过身份信息认证、身份验证等多样化的措施来查看这些档案。而且对于一些比较重要的电子文件或档案，档案管理人员还应当充分将这些档案资料的属性更改为“只读性”文件，这样才能有效识别和保护电子文件的原始结构，从而才可以确保这些电子试卷档案资料的安全性和可靠性。

2.不断优化电子试卷档案的归档制度

高职院校内部所储存的电子试卷涉及的内容和领域较为广泛，而且电子试卷的存档管理工作通常也会涉及计算机技术人员、信息管理人员、数据录入人员等。所以高职院校的管理者和领导者在面对这种环境时，就必须依靠一些强有力的制度来对相关的工作人员进行约束，以此才能有效约束工作人员的态度和行为。

首先，这就需要高职院校的管理者和领导者结合学校自身的实际情况以及内部档案管理的具体状况，来制定相应的电子试卷的存档归档制度。并且高职院校还应当在该制度中，对档案管理部门所有工作人员以及其他相关工作人员的工作职责进行划分，从而才能让每一个工作人员都充分明确其自身的职责与义务，以此才能有效约束工作人员的工作行为。

其次，高职院校还应当严格执行国家政府有关部门颁布实施的《电子公文档案管理暂行办法》以及《电子文件的归档和管理规范》等文件制度中的相关条例，并将其文件中的每一项条例和工作都积极落到实处，以此才能为高校的电子试卷存档管理工作提供相应的科学依据。

最后，高职院校的管理者和档案部门的工作人员应当不断加强对电子试卷存档管理工作的宣传力度。并要利用一些合理有效的方式，积极增强档案管理部门工作人员的电子试卷归档意识，保证电子试卷在进行归档后能够被有效地管理和利用，以此才能够进一步推动电子试卷存档管理工作的顺利展开。而且在对电子试卷档案进行归档时，档案部门的管理人员和工作人员也可以利用硬盘和一些外部的载体来进行储存。

3.不断加强档案管理人员的综合素质及管理水平

在当前互联网信息化时代背景下，无纸化电子试卷的存档管理工作对于工作人员的专业技能和管理水平也提出了更高的新要求。因此，高职院校若想有效优化其内部的电子试卷存档管理工作的效果，就必须不断提升相关管理人员的综合素质及管理水平。

首先，高职院校的管理层和领导者必须要严格要求档案管理部门的所有工作人员在做好自身所在岗位工作的同时，还要在日常工作中不断加强学习，利用业余时间学习一些计算机知识和管理知识，不断提升自己和充实自己，以此才能有效提高自身的计算机水平和档案管理能力。

其次，高职院校还应当结合档案管理部门工作人员的实际工作情况来加强其工作人员的专业培训。并且高职院校的管理层和领导者，还应当定期组织档案管理部门的管理人员及工作人员参加一些档案业务方面的培训，不断提高这些工作人员和管理人员的档案管理知识理论以及专业技术。同时，高职院校还要增加档案管理人员外出进修的机会，让其在实践中不断积累相关的工作经验，使其自身的专业技能水平能够得到全面提升。

最后，高职院校档案管理部门的工作人员及管理人员还应当紧跟时代的发展步伐，与时俱进，不断学习与掌握一些先进的文字处理、排版、电子邮件的收发等技术方法，并且还要熟悉一些声音、图像等多媒体文件的处理和操作。

除此之外，高职院校还应当结合学校自身的实际情况以及办学特色来优化档案管理部门的人员结构及相应的知识层次。高职院校的管理层和领导者应当通过召开一些重大决策会议来选出一些具有先进计算机实践技能，且熟悉及掌握电子文件管理技能的人员来担任电子试卷档案的专职管理人员，以此这些管理人员才可以通过一些现代化的信息技术和管理方式来提高电子试卷存档管理水平，从而才可以促进学校档案工作能够朝着自动化、智能化方向发展。

结语

总而言之，对于高职院校的电子试卷进行存档管理对于高校自身的发展和整体的管理而言，它是一项十分重要的工作。因此，高职院校的管理者和领导者必须高度重视电子试卷的存档管理工作。而且高职院校的管理者在优化电子试卷的存档管理中还应该做好相关的注意事项。档案管理人员也应当不断提升电子试卷档案的安全性和可靠性，并要不断完善电子试卷档案的归档管理制度，以此才能有效提升高校的试卷档案管理水平。