以需求管理为核心的信息化建设项目采购需求制定模式探讨

陈义良 陈培星 曾禄昌 林文颖

（广东药科大学附属第一医院，广东 广州 510080）

引言

随着医疗改革的持续深入，人们物质文化水平的快速提升，人们对医院医疗服务质量和效率有了更高的要求，医院加快落实高质量发展也越来越成为行业共识。而要落实高质量发展，除了高效的管理机制、高质量的专科及人才储备、高标准的设备设施配备以外，更离不开高质量的信息化建设。信息化建设是贯穿医院整体发展各环节的核心基础，对医院管理水平的持续提高、决策水平的更好提升、业务流程及组织结构的不断优化、运行成本的有效降低等，均有着重要推动作用。因此，准确把握信息化建设差距，及时推动信息化建设项目实施，高标准达成信息化建设目标，是医院信息化高质量发展的重要“发展环”，作为信息化建设项目实施基础的采购需求制定，也就成为了“发展环”有效运转、持续推动的关键环节[1]。

《政府采购需求管理办法》是为了“加强政府采购需求管理，实现政府采购项目绩效目标”，而制定的一份及时且重要的指引文件，为各单位提供了统一有效的采购需求管理标准。信息化建设项目是采购管理的主要对象，一直以来，在采购需求制定环节存在太多主观性因素，需求质量参差不齐，建设成效缺乏保障。本文通过对某重大信息化建设项目采购需求制定的全过程分析，总结采购需求管理重点环节，完善各环节工作内涵，从而探索形成可执行、可推广的管理模式，并形成制度和流程，为今后信息化建设项目采购需求制定提供执行依据。

一、存在的问题

信息化建设项目具有整合性强、统一标准难、技术参数复杂、市场行情浮动大等特点，如果未充分进行市场调研论证，很难制定出既符合医院发展需要，又符合法规要求的标准采购需求。通常在采购需求制定环节中，易出现技术商务需求制定困难、采购预算制定偏差大、采购不确定性风险多等情形。

1.技术商务需求制定困难

采购需求是为了实现项目目标，制定的采购标的及其需要满足的技术、商务要求，技术商务需求的制定决定了所采购标的的质量层次及预期实施效果，是采购需求最核心的内容。信息化建设项目一般涵盖软硬件、多系统、多接口、多服务，关联人员多，涉及部门广，需求收集提炼困难，且业务与技术对接沟通存在理解差异问题，因此，要想将预想实施场景和效果准确转化为符合标准的技术商务需求，存在很大的转化困难，对采购需求制定部门是一项巨大的考验[2]。

2.采购预算制定偏差大

信息化建设项目建设内容往往除了固定资产外，还包含无形资产和无形服务，同样的标的，各公司研发团队能力强弱、产品性能好坏、服务用户多寡、服务标准理解差异等，决定了标的成本的巨大差异，因此，缺乏准确的标准将预算与项目内涵进行准确匹配。如果缺乏充分调研评估，预算制定偏低，将很可能面临流标风险，影响建设进程，即使顺利采购成功，也必然会在无形交付物和服务响应方面，很难达到预期要求，影响最终实施效果；预算制定偏高，虽然看似实施顺利，效果很好，但事实上增加了非必要采购成本，消耗了信息化发展资源和潜力，还可能

面临后期审计等各项风险。

3.采购不确定性风险多

信息化建设项目的内涵和特性，决定了信息化项目具有很强的定制性，同样标的，虽然核心差异不大，但受限于场景、流程、规模等因素，落地差异大，行业也几乎没有统一标准，所以需求响应通常以承诺支持为评判依据，但如果需求制定不严谨、不清晰明确，很可能被钻空子响应，或者后期以内容扩充为由强制加价，或者能力不足低效能应付式实施，增加大量沟通协调成本，直接影响项目建设进程，严重时甚至会滞后医院整体信息化发展。

二、应对策略及实施情况分析

1.案例项目情况

案例项目为某大型三甲医院在信息化建设有较好前期基础，但整体发展面临瓶颈时，对标国家等级标准要求，提出的整体性信息化改造建设项目。根据目标导向原则，项目采取总包实施的形式，且为了保障项目实施顺利，实现建设目标，案例项目涵盖了软件、硬件、改造、升级、服务等大量复合交叉内容，是一项综合性信息化改造提升项目，预算3000万元，工期约2年，验收标准要求高、时间紧、难度大，但预期实施效果要求较为明确[3]。

2.案例项目采购需求制定计划

2.1 需求制定实施周期。考虑到案例项目实施背景复杂，实施内涵涉及面广，实施效果要求高，实施难度大，因此，本项目采购需求制定过程具有启动早、过程细、历时长、审核严的特征，整体采购需求制定严格按照《政府采购需求管理办法》要求，通过落地开展需求管理，全面把控需求质量，制定出了较为全面的采购需求，全部历时约1年。

2.2 需求制定实施方式。采购需求制定总体按照强化对标差距分析、开展充分需求咨询、落实全方位调研、完善院内论证、做好院外论证、规范需求审查等六个需求管理重点环节开展，实施方式具体包括：基础研判、对标遴选、差距测评、归集整理、临床咨询、管理咨询、综合咨询、现场调研、考察调研、对外公告调研、网络搜索调研、市场情况调研（现场/视频）、院内论证、院外论证、一般性审查、排他性审查、最终审核等。

2.3 需求输出包含内容。采购需求输出以《用户需求书》呈现，内容需包含采购标的、技术需求、商务需求等，另外需附带全过程书面材料作为过程佐证。

3.案例项目采购需求制定措施分析

3.1 强化对标差距分析。随着我国信息化相关法规、文件、标准等在近几年不断出台，信息化建设正逐渐进入规范有序、标准清晰的有序时代，因此，案例项目在项目酝酿期，充分做好了标准解读和项目规划，以建设方向为统领，强化对标差距分析，形成较为全面的初步项目需求。首先，医院推进信息化建设已有20多年，信息化基本建设情况比较复杂，缺乏系统性资料对当前信息化建设全貌进行直观呈现，必须通过细致的基础研判，才能全面梳理出信息化基本情况。其次，针对掌握的基本情况，根据拟建设目标，罗列相关指引文件和执行标准，从宏观层面进行2次对标遴选，遴选实施项目形成拟建设总体项目清单；再次，从具体实施层面，严格对照相关指引及标准，查漏补缺进行3次差距测评，必要时邀请专家协助，完成初步功能需求的制定。最后，将清单各项目功能需求进行2次归集整理，形成技术需求，并融合相对规范统一的商务需求，制定初步采购需求[4]。

3.2 开展充分需求咨询。信息化建设项目的应用主体是临床和管理，案例项目为保证需求全面，及时将制定的初步采购需求，反馈到临床及管理部门，将需求与临床业务进行印证对照，也将临床诉求通过需求转化融入需求中，从而制定从标准到业务，从业务到管理，从管理到规范，基本全面覆盖的采购需求初稿。第一，针对偏业务临床需求，以一线咨询调研为主，期间组织了不少于8个主业务科室的专题现场咨询，完成了5次主业务流程的体验评估，并根据反馈意见及时完成需求调整，力求功能需求在符合规范的同时，更加贴合临床。第二，针对偏管理需求，以座谈调研为主，提前将功能需求反馈管理部门，协助6个管理部门通过流程梳理和流程再造，提出修改意见，完成管理咨询。第三，完成临床及管理咨询后，采购需求已基本全面，但在基础配套、对接要求、安全评估等综合层面，仍不够完善，为此，组织了不少于5次的科内需求审议会，充分开展综合咨询评估，完善采购需求。

3.3 落实全方位调研。案例项目将全方位调研作为一项重点工作内容，一方面，向市场充分公开，收集潜在服务方反馈产品信息，进行需求修正，另一方面，主动开展全方位调研，收集必要信息，进行目标验证，最终完善采购需求和预算等内容的编制。第一，按规定在政府采购网进行为期一个月的需求公告，对项目建设详细内容，进行市场公开，吸引潜在合作方主动对接，拓展调研范围。第二，开展产品方案沟通会不少于30场，组织远程视频演示不少于10场，范围覆盖项目的几乎全部品类，必要时，还会邀请多家多轮次进行调研沟通，论证形成较为完善的需求范本。第三，对于特殊项目，邀请行业主要方案提供方，开展了5轮现场调研，通过详细调研分析建议，充分验证采购需求制定的合理性。第四，积极对接开展案例考察调研，通过3场现场观摩和用户交流，直观了解产品运行情况及后期运维效果。第五，积极开展网络调研，查询了超过20项大型信息化项目的招标采购情况，对项目实施需要注意的事项，以及市场价格情况，有了充分的了解，进一步完善需求[5]。

3.4 完善院内论证。项目采购需求初稿虽然经过充分咨询、调研后，进行了调整完善，但因为过程中融入内容多，很可能存在整体性、协同性偏差等问题，因此，必须通过多层次专家论证，不断打磨才能最终确认。案例项目在院内进行了多部门、多轮次的交叉论证，针对项目采购需求初稿组织了总计不少于4次的院内专家论证，由专家详细讨论并提出整改意见，相关意见合理融入采购需求中后，采购需求基本确认。

3.5 做好院外论证。院内专家虽然已尽职尽责对项目采购需求做了审慎评估，并从各自专业角度提出了中肯意见，但受限于眼界和经验问题，很难从国家或行业层面进行项目建设评估，这就需要通过院外专家论证，协助做好论证确认。案例项目在完善院内论证基础上，还组织了一次院外专家论证，邀请已实现类似建设目标的相关单位专家，对我院采购需求进行充分现场评估，从整体性和全面性高度，提出实施建议，让采购需求得以最终确认。

3.6 规范需求审查。对最终确认的项目采购需求，根据《政府采购需求管理办法》要求，仍需要组织专项审查和审核，从而最终形成用户需求书。案例项目在确认采购需求后，由采购部门组织多部门进行了一般性审查和排他性审查，完成了采购需求合理性、完善性、排他性、可行性，以及预算等细致审查，同时，由采购管理小组对整合用户需求书后形成的采购文件进行最终审核，完成采购需求制定的全部过程，并保障项目顺利采购完成。

4.案例项目实施效果分析

4.1 采购过程顺利。案例项目由于前期进行了充分的调研论证，几乎考虑了采购及实施过程可能遇到的全部情况，项目采购需求基本每项均进行了认真审查，因此，虽然项目金额较大，参与方多，但项目总体采购过程顺利，即使出现质疑等特殊情况，也能快速有效应对，不影响采购进程，也并未出现任何因为需求不严谨或不全面而造成的影响，采购效果基本达到预期，充分体现了运用需求管理规范模式进行采购需求制定的重要意义和价值[6]。

4.2 采购资金节约。案例项目在预算资金评估方面进行了重点关注，预算验证几乎覆盖全过程。通过市场调研评估预算投入，综合各方面报价充分核算验证，并对比历史大量项目建设投入产出对比，最终形成项目采购预算。通过采购需求制定，项目立项预算相对初期预算压缩10%，在最终采购环节未能再次压缩采购资金，且项目仍具备充分的市场竞争，实现采购需求制定环节的科学预算调整，为医院合理节约了大量建设资金。

4.3 采购成效显著。案例项目的全部投标产品明确由医院方根据需求和对比进行最终选择，并承诺均能够满足选用医疗信息化行业的主流成熟产品的要求，在口碑、业绩、研发实力、售后服务等各方面具备可靠保证，且在验收标准、付款标准、维保要求等方面，也同时都能达到预期要求，为项目后期顺利实施交付，提供了重要保障，采购成效显著[7]。

结语

采购需求制定是采购工作的基石，影响着采购工作的顺利推进，也直接决定了信息化建设项目的最终成败。以需求管理为核心，构建以六大主环节为基础的“需求制定环”的采购需求制定模式，能有效推进高质量项目采购需求的制定，助力项目顺利实施达到预期成效。本文通过以需求管理为核心的信息化建设项目案例的实践分析与总结，虽然不一定是最优的制定模式，也存在着很大的改进空间，但已基本考虑了采购需求制定过程的各主要环节，相信随着不断将此模式在信息化建设项目实施中进行验证调整，最终将形成可复制、可落地、可推广的先进经验，为实现医院信息化高质量发展提供重要保障。