全生命周期高校资产管理智慧化模式的探讨

付睿 胡振华

摘要：在我国高校迅速发展的背景下，资产管理成为高校发展中不可或缺的重要一环。高校资产如何进行更智慧高效地管理成为亟待研究的问题。文章探讨了全生命周期式高校资产管理智慧化建设的模式。该方案改进了传统的高校资产管理模式，对资产从规划阶段到处置阶段的全生命周期进行更智慧化地管理。该方案可以优化高校的资产管理平台，提高资产的使用效率。

关键词：高校资产管理;全生命周期;智慧化

中图分类号：TP315      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）01-0134-02

资产是高校开展教学、实训、科研等活动不可或缺的物质基础，也是一所高校赖以生存与发展的重要保障。随着各高校“双一流”事业的迅猛发展，学校教学科研仪器设备、家具、无形资产等国有资产快速增长，各高校对其采购与管理要求越来越高，越来越精细化。智慧化校园是高校信息化的高级形态，是数字化校园的进一步提升，它综合运用了物联网、云计算、大数据等新兴信息技术，为师生建立智能开放的教育教学环境，实现学校整体的智慧运行，支撑学校开展智慧教育[1]。在大趋势下，高校的资产管理系统智慧化的探索和优化，对资产管理体系的整体建设有着重要意义。如何通过智慧化的手段加强和完善高校资产从规划到处置的全生命周期式资产管理体系建设，实现国有资产效益最大化，已经成为高校资产管理的重要研究内容。本文针对以上问题，提出并探讨一种高校资产全生命周期式智慧化管理的模式及可能性。在该种管理模式下，可提升校园资产管理的效率及智慧化程度。

1 高校资产管理现行模式及存在的问题

1.1高校资产管理现行模式

高校资产具有种类多、数量巨大、储存和使用分散、管理难度大等特点。近年来，国内不少高校已经建立高校资产采购系统、资产管理信息系统、财务管理系统等信息化平台，旨在通过信息化技术，加强资产在采购、使用、处置、维修等环节的全面监管[2-4]。虽然大多数高校正在逐步建立资产管理制度，但仍存在实施效率不高、整体管理效果不佳等问题。

1.2高校资产管理存在的问题

高校传统的资产管理方式普遍呈现各自为政的管理办法和管理平台，平台对于资产从规划到处置的全过程也往往难以实时追踪记录。这种“半生命周期”的管理模式逐渐不适用于高校资产管理的要求。因此校园资产管理急需更为智慧高效、规范完整的模式进行统筹规划。目前高校资产管理虽然已取得较好的成效，但仍然有一些问题需要优化和解决。

1）高校资产全生命周期管理不完善

在规划阶段，程序流程不规范[5]，审核不严谨，采购需求不合理，缺乏计划，导致重复购买同类资产[6];在采购阶段，未做到通用设备的统筹采购和统一分配，导致后期运行和管理难度大。在使用阶段，软件资源与硬件资源未能共建共享，导致资产普遍利用率不高[7]。在处置阶段，缺乏动态的长期监管，无法准确掌握待报废资产的真实具体信息，较难做到处置时账实相符[8-9]。

2）资产管理平台缺乏与其他系统融合互通

智慧校园是整合的、一体化的校园应用系统，具有高度的感知、控制、协同的服务能力。资产管理系统与教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统、房屋管理系统、数字化校园平台、办公自动化系统（OA）融合互通性较低。各大系统由各部门自建和管理，功能分散、多头管理、相互独立，并未实现互联互通，无法实现资产档案、财务预算核算数据、文件签批信息等数据的共享[10]，导致高校资产信息重复、数据不一致的问题。

3）资产信息化管理不力

入库入账不严谨，未按照合同和招标文件的资产信息录入和审核;资产调拨后，使用部门、存放地点、使用人等信息未进行实时更新，缺乏长期的动态管理;处置过程缺乏可行性分析论证、市场价值评估[5]，有些资产报废后长期没有下账，仍存放于原使用部门，造成账实不符;资产管理系统只具备简单统计和查询[11]，未有相关数据分析等智能化功能，无法给管理者的决策提供有力支撑。

2 基于全生命周期构建高校资产管理智慧化的策略

按照“统一的信息标准、统一的技术路线、统一的业务规范、统一的基础架构和统一的组织管理、采资一体化”原则，对资产管理全阶段進行统一规划和整合集成，形成一体化全生命周期资产管理平台。该平台强调实名制和实名存放地的管理，全面实现资产信息数据共享和流程共享，有效提高资产管理水平和资产使用效益[12]。实现资产全过程、全日志记录的过程化管理，将规划阶段、申报阶段、实施与使用阶段、处置阶段这四个阶段进行线上与线下的有利结合，实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理体系。

2.1规划阶段

围绕高校人才培养方案，按照统筹规划目标明确、突出重点分步实施、资源共享讲求效益、实事求是量力而行、主流应用适度超前的原则进行编制各部门资产采购项目规划，在资产管理平台上填写资产配置预算表，与教务管理系统、财务管理系统进行对接和数据共享。

2.2 申报阶段

资产申报阶段主要分为资产初审、论证评审和立项审批环节。

资产初审：各部门在每年规定时间统一在资产管理平台上进行线上申报资产采购项目，填写资产采购需求清单等。统筹部门根据高校人才培养方案、各部门资产采购规划及需求清单进行核对，调研场地需求和现有教学实训条件以及其他综合情况，进而审核资产采购的基本情况、必要性、可行性、实施方案、需求资产内容以及相关配套是否科学规范，并在资产管理平台进行审核意见的反馈，初审环节结束后，资产采购的相关材料自动流转到平台的下一环节。

论证评审：组织校外专家、各职能部门进行线下论证和评审，校外专家主要对申购的资产从可行性、必要性，是否具有前沿性，是否满足专业教学要求，如何提高利用率，配置参数是否需要调整等方面提出指导意见。各职能部门包括高职教务处、财务处、国资处、科研处、后勤管理处、保卫处等，对需采购的资产从高校人才培养方案、招投标采购实施、软硬件资源共享、资产管理、消防安全等方面进行统筹考虑，并提出评审意见。由统筹部门在该平台进行意见的反馈，并与OA系统对接，提交申请校长办公会审议，关联各部门的相关材料，并自动流转到下一环节。

立项审批：由申购部门在资产管理平台填写资产采购申请表，平台自动关联前期的资产采购需求清单，并上传项目建设报告等相关资料，由申购部门、统筹部门、职能部门在平台上进行多级审核和签批。

2.3 实施与使用阶段

资产实施与使用阶段主要分为招标采购与合同签订审核、资产入账与验收、资产标签和单据、资产调拨、设备维修、资产折旧、数据上报、资产清查环节。

招标采购与合同签订审核：申购部门上传招标采购文件、合同等文档至资产管理平台，由统筹部门、国资处、财务处将前期资产采购需求清单与以上文档清单进行比对，包括针对质保售后、培训、付款方式、拟采购资产的品牌、型号、参数以及台套数等内容等，并在平台进行多级审核和签批。

资产入账与验收：由申购部门对到货的资产进行技术验收，并在平台进行资产入账，录入资产的相关信息，包括品牌、型号规格、数量、金额、购置日期、使用人、使用部门、存放地点、质保期、供应商等信息。由申购部门、统筹部门、国资处等相关部门去现场进行资产的商务验收，包括资产的品牌、型号规格、数量、功能等是否与合同清单相一致，并在平台进行多级审核和签批，与人事管理系统、后勤管理系统、湖北省行政事业单位国有资产管理系统、OA系统、校园一卡通等进行对接和数据共享。

资产标签和单据：资产管理平台支持对接自助服务终端，利用智能化终端可方便各部门对平台数据的简单方便操作，可实现身份认证、业务单据自助打印、个人业务查询、状态检查、自动开关机、系统配置等。资产标签采用射频识别（RFID电子标签，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据。利用微信小程序扫描资产标签、房间资产二维码，可显示该房间下所有资产的详细信息及汇总信息。可在资产清查时一键上报资产异动，方便核查。也可利用平台的资产地图模块，点击某学院、某科室或某楼栋来查看该环境下所有资产的详细信息，以及统计资产总值、资产总数量等汇总信息。

资产调拨：分为部门内调拨和部门外调拨。对资产进行调拨分配，资产设备从入账、入库到新使用部门后的调拨情况、使用轨迹都可实时查询到。

设备维修：各部门在平台填写设备维修单，自动关联每个资产的入账信息、招标文件、合同信息、验收报告等信息，可查看每个设备的维修周期和步骤，与后勤管理系统、OA系统对接，并提醒相關人员进行处理。

资产折旧：按照年度计提，季度计提和月度计提三种不同的计提方式进行资产的计提折旧。完成分类折旧年限调整、数据治理、财务对账、资产的补提与按月计提折旧、折旧数据报送财务等工作。

数据上报：实现常用的资产管理类统计报表，同时支持财政主管部门、教育主管部门上报数据一键生成直接导出上报。与教育部行政事业单位资产管理信息系统的对接，严格按照教育部行政事业单位资产管理信息系统数据接口的规范，实现数据直接上报、事项同步的功能，减少学校重复输入数据。

资产清查：利用条码采集设备，对已粘贴条码标签的资产进行快速清查。通过全面清查，准确掌握各类资产的详细资料，切实摸清家底。采取部门自查、资产清查办公室全面清查原则。由各部门领导总负责，资产管理员、各科室负责人担任资产清查员，负责本部门的资产清查工作，进行资产清理、盘点，检查资产原值、待报废资产的数额及资产损失、待核销数额等;关注资产分类是否合理;详细了解资产目前的使用状况等。及时在资产管理平台提交资产清查报告，主要内容包括：基本情况，资产清查总体情况，资产盘盈、资产损失清查情况，重大事项披露等。在各部门完成盘点工作后，由清查办公室组织专门人员对盘点工作进行全面清查复核，确认盘点结果，确保盘点工作质量。

2.4处置阶段

资产处置是指部门对各类资产进行产权转移或注销的行为。包括报废、报损、转出、出售、投资等。资产的处置当遵循公开、公平、公正的原则，严格执行国有资产处置制度，规范处置行为，防止国有资产流失。

处置阶段：首先将处置类业务由职能管理部门、国资处、财务处审批，对接OA 系统，提请校长办公会议决议;然后会议决议后进行集中的财务销账和资产销账，进行资产评估;最后完成实物处置操作，进行账面资产数据的核销，并与财务管理系统、湖北省行政事业单位国有资产管理系统、人事管理系统、OA系统、校园一卡通等进行对接和数据共享。

3 结束语

高校资产管理是一项长期的重要工作，需要在实践中不断探索和优化。智慧校园背景下，研究基于全生命周期的资产管理智慧化建设强化了高校资产从“入口”到“出口”的全过程动态监管，通过系统智能、及时、准确地反映出各类资产管理过程中的异动信息，实现资产重要指标监控预警功能，并促进资产的规范管理和有效利用。

参考文献：

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[5] 吴平.高校固定资产管理问题及应对策略[J].现代经济信息，2019（16）：164，167.

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[9] 曹杰，郭俊芝.智慧资产管理模式在高校资产管理中的应用探讨[J].产业创新研究，2020（9）：149，154.

[10] 赵善庆.公立高校固定资产管理新模式的构建——基于财务预算角度[J].财会月刊，2015（31）：22-25.

[11] 姜远达，王晓菊，杨雨薇.全生命周期管理模式下仪器设备管理系统建设[J].实验室研究与探索，2018，37（11）：289-292，302.

[12] 田鹏，落巨福.高校设备全生命周期管理模式的理论构建与实践探索[J].实验技术与管理，2018，35（10）：237-240.

【通联编辑：王力】

收稿日期：2021-09-29

基金项目：武汉市社会科学联合会课题“大数据环境下利用主成分分析优化高校固定资产管理的绩效评价研究”（WHSKL2019068）

作者简介：付睿（1991—），女，湖北武汉人，硕士研究生，主要研究方向为计算机应用技术;胡振华（1983—），男，湖北武汉人，硕士研究生，主要研究方向为机械电气。

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