煤炭企业数字化档案管理工作的实践与思考

摘 要：在现代化信息技术不断发展的背景下，档案精细化管理理念、数字化处理在企业生存发展中运用的愈发广泛，档案信息化建设和发展水平日益深化。因此，本文基于煤炭企业视角探讨将档案管理进行数字化建设的意义，对数字化环境下档案管理实践不足进行思考，探索数字化档案管理的有效途径，以供参考。

关键词：档案管理;煤炭企业;数字化

随着现代化信息技术飞速发展，人们工作、生活方式都得到极大改变，智能化水平日益提高，在企业档案管理方面也发挥着极大作用，人工管理方式逐渐被替换下来，数字化成为管理方向。因此，为更好促进煤炭企业发展，思考实践数字化档案管理工作路径是必要的。

一、煤炭企业落实数字化档案管理意义

煤炭企业作为我国经济发展的重要组成，其档案管理工作数字化模式的实行与计算机技术具有重要关系，通过开展数字化管理工作能够迅速整合信息资源，打破以往的档案存储方式，逐渐构成新的档案信息形态，不仅更加规范，还有利于相关人员的查看和使用，实现档案资源共享，推动煤炭企业更好发展。其具体意义如下：

第一，以数字化方式开展企业档案管理工作，能够提升此项管理工作的自动化水平，以此促进企业经济效益的提高。目前，我国煤炭企业中纸质档案所发挥的功能作用有限，且极易受到外界环境以及不可抗力的影响，随着时间的推移可能出现丢失、残破等现象。随着市场经济体制改革深化，市场竞争日益激烈，通过建设数字化档案管理体系，在较高信息化水平的基础上开展工作，能够促进企业实现档案管理工作目标，甚至实现企业战略发展目标。此外，数字化管理工作的展开也能够降低管理成本，节省档案资料占地空间，从而提升企业经济效益。

第二，提升煤炭企业档案管理工作效率。煤炭企业涉及较为复杂、繁多的档案资料，所以需要管理的对象以及内容也较多，若是仍使用以往传统的纸质记载方式，以及人工管理的方式进行档案信息资料的统计、分类和归档，不仅容易出现纰漏，整体效率也较低，人力、物力的投入也无法得到控制。但是，通过落实数字化档案管理工作，相关工作人员使用计算机技术就可以完成较为复杂的分类工作，甚至将重复性工作交由专业的信息软件完成，使其集中精力开展管理工作，使资料能够在短时间内准确入档。不仅如此，原始存档方式存在调卷率低、错误率较高的问题，通过提升档案管理的信息化程度，能够有效改善调卷率，满足企业日常工作所需。当企业内部工作人员需要一些档案资料时，使用信息平台进行身份认证即可浏览、下载使用，不仅优化了档案管理模式，提高其管理水平，也为煤炭企业内部人员工作效率的提高提供了科学有效的支持，增强了企业核心竞争力。

二、数字化背景下煤炭企业档案管理实践不足

1.基础设施建设不完善，无法提供管理支持

目前，信息化建设早已成为各领域发展的主要手段，但是在煤炭企业中，部分企业没有意识到数字化、信息化建设对档案管理的重要性，导致在档案管理工作中数字化的利用率较低，这给提高档案管理水平带来制约。在这种情况下，煤炭企业数字化档案管理所需的基础设施不够完善，尤其是硬件设备无法支持高水平的数字化建设和后续运营。不仅如此，除了观念意识方面的不足，还因为部分煤炭企业经济能力不足，无法进行硬件设备的充分建设，因此在多重因素的共同影响下，煤炭企业数字化档案管理水平相对较低。

在部分煤炭企业中，由于其主要经营发展目标是在保护资源、保护环境中进行开发与生产，从而获得最大化的经济效益和社会效益，导致部分煤炭企业在档案管理中仍使用较为老旧的计算机，不仅运行速度慢，甚至可能在工作过程中出现死机等情况，不利于档案资源的归纳整理，给企业档案管理工作带来较多不便。即便一些煤炭企业具有一定的经济实力，能够置办较为健全的基础设施，但也缺乏有关网络信息安全的管理意识，这些都是数字化背景下煤炭企业档案管理的不足之处。

2.企业对档案管理重视程度不够，人员技术素质不高

目前，虽然信息化技术已广泛应用于多个领域，发挥着不可取代的作用，但是一些煤炭企业仍对数字化档案管理的意识不够，甚至少数企业没有意识到数字化档案管理对企业发展的重要性，使得数字化建设力度不足，导致企业内部数字化档案管理工作利用率较低。此外，一些传统的煤炭企业，对新鲜事物的接受程度有限，不仅没有了解的兴趣和意识，也较难掌握数字技术，进而使企业数字化档案管理水平发展滞缓。

另外，在企業领导人员不够重视数字化技术以及档案管理工作的情况下，企业内部档案管理环境也不甚良好，工作人员在没有受到重视的情况下，缺乏提升自己、积极掌握数字化技术的主动性。同时，企业也缺乏对档案管理人员的定期教育培训，工作人员学习最新管理技术、管理理念的途径有限，在多重因素的共同影响下，档案管理人员素质难免发展滞缓，极易在工作中出现失误，从而给企业带来不小的危害，甚至造成煤炭企业经济效益的降低和流失，极不利于企业的长远发展。

3.企业缺乏完善的档案管理标准

在当前部分煤炭企业中，并没有成立相应的档案管理小组，导致几个档案管理人员需要同时兼顾多个部门的档案管理工作，一方面模糊了档案管理工作人员的职责，另一方面也给档案管理人员带来较大的工作压力，影响企业档案管理整体质量水平。此外，在工作、管理职责不明确的情况下，也无法按照规范的考评制度对人员进行职业考核，无法给其管理提出较高要求。在档案管理标准不够规范的情况下，煤炭企业档案资料收集效率、整理质量都大打折扣，整体工作推进较慢，影响企业健康发展。

三、煤炭企业开展数字化档案管理工作的有效路径

1.加大硬件设施建设力度，完善基础设施

煤炭企业落实数字化档案管理以及提高管理水平最关键的是为其提供完善的硬件设施基础，并让管理人员有学习数字化技术的机会，切实扩大企业档案管理数字化发展空间。因此，煤炭企业应在注重日常经营、生产效果的同时，正确认识到档案管理工作、档案数字化建设对自身发展的重要性，根据企业实际经济水平、发展需求进行基础设施的完善，合理加大资金等成本投入，努力完善档案管理硬件设备。如果无法优化现有的硬件设备资源，应尽量更换老旧设备，避免因其故障打断正在开展的管理工作。若是在经济条件允许的情况下，应不断更新、置换先进的机械设备，从而满足工作人员提高数字化档案管理工作水平的需求。

除了数字化档案管理所需的硬件设备，煤炭企业还应进一步完善自身的基础建设，提升其建设水平，从而使基础设施充分发挥作用，供数字化平台以及数据库使用。具体而言，煤炭企业在制订自身经营发展战略的同时，也应注重有关信息化、数字化的基础设施建设，尤其是常见设备，应保证其质量和先进程度，如扫描仪、计算机以及打印机等。根据企业内部各部门实际需要增加设备数量，提高设备品质，从而逐渐为数字化档案管理工作的展开提供完善的基础设施，实现档案信息资源的高质量、高速率共享。随着煤炭企业经济实力的增加，还应注重相关软件的开发与推广，在数字化档案管理工作中使用较高安全性、更为先进的软件，以此优化档案管理公共信息平台，供企业相关人员工作使用，让档案数据以更加高效的状态运作。

2.打破传统思维，创新管理观念

在信息化环境下采用数字化技术手段实践企业档案管理工作时，企业上下都应打破传统思维，尤其是领导人员，应具备前端控制思想，提高对档案工作人员的重视程度，以此营造良好的数字化档案管理工作环境，从思想意识方面提高企业数字化档案管理实践效果。以往传统的档案管理工作主要采用的管理模式为后端式，即企业无法提前针对各项问题和风险做出预警和控制措施，在时代不断发展进步的情况下，这种管理模式已经不再适用于当前的煤炭企业。因此，在开展数字化档案管理实践工作时，应做到意识先行，贯彻前端控制思想，尤其是各种系统平台和电子文件的形成初期，相关领导和档案工作人员应了解文件形成背景、内容和格式，并严格按照国家相关标准和规范监督、指导文件资料采集、归档等工作，从而保证档案资料的真实性和可用性，实现新的管理理念的有效落实。在具体推进过程中，应逐渐将后端式管理模式转变为前端式管理模式，保证其过渡时的档案管理质量，从而提高数字化档案管理效果，实现归档的规范化管理。

3.基于数字化档案管理落实规范标准，掌握管理要点

为使企业内部数字化档案管理转型工作的开展更加顺利、高效，企业还应以档案管理的数字化建设实际为基础落实相关工作标准，并对此标准进行明确规范，最好根据不同部门的需求设立相应的档案管理人员，以此构建档案管理部门，从而实现档案资源的及时采集，同时便于工作人员绩效考评工作的推进。具体而言，煤炭企业应在档案管理水平不断提高的同时，完善数字化档案管理标准，该标准应涵盖企业档案具体类型、计算机操作流程及标准、数字化档案存储方式以及使用、检索、下载途径等，使其各个环节、各项工作都具有明确规定，同时保证其可行性，从而将这套标准落到实处，促进企业档案管理数字化水平的提高。

除此之外，开展数字化档案管理工作时，领导和相关工作人员应掌握管理要点，这是因为相较于以往传统的纸质、光盘等存储和归档方式，档案管理数字化建设带来极大便利性的同时也出现了一些新难题，如果在收集、归档时没有按照标准工作、落实，极有可能导致电子文件出现问题。因此，煤炭企业在落实工作规范标准的同时，也应加强企业自动化办公系统与档案管理系统的相匹配性，尽量采用同一套标准操作，实现两种系统的无缝对接。此外，紧抓数字化档案管理的重点环节，尤其是同步化、书面化、财务化、全面化和专业化等环节，即企业内部各部门及相关人员应摆正心态，正确认识到档案管理工作对自身工作开展以及企业发展的重要意义，从而主动与档案管理人员进行配合，提高文件资料采集、整理、审核、归档等环节的质量和效率，提升企业档案书面工作水平。值得注意的是，档案管理工作的关键之处就是其具有的丰富内涵，这不仅体现在资料内容上，更体现在项目报告等资料上，即档案资料的健全性，所以在具体工作过程中，相关工作人员应该严格按照优化后的标准和规范对文件资料进行数字化扫描、处理，并按照具体分类及时保存电子档案，同时保存纸质档案，落实“双套制”，做好备份工作，以此保证企业档案资料的完备性。

由于企业档案资料记载着企业所开展的各项经济活动以及某段时期的发展情况等内容，所以在企业后续发展过程中可能需要用到相关资料，这涉及档案资料的分送，为进一步提高档案管理的专业化水平，应将分送的“同步性”落实到工作完成后的资料收集和归档方面，保证其“同步化”，并依托于专职档案人员通过专业分工提高其专业知识的掌握，从标准规范、要点掌握方面提升企业数字化档案管理的工作效率。

4.培养复合型人才，提高网络信息安全水平

在实践数字化档案管理工作时，煤炭企业应注意人才培养以及队伍建设，加大力度培养复合型人才，以此推进管理职业化，为企业档案管理水平的提高奠定良好人才基础。第一，定期开展档案实务培训工作。开展此项工作时，应以政治定力为引领，找准煤炭企业档案管理工作方向，基于档案务实开展相关知识的教育培训，包括收文管理、电子档案管理、归档技术以及声像资料等实务技术，并在培训后组织档案管理检查评比活动，一方面提高档案工作人员专业化水平，另一方面通过检查评比企业可发现员工不同的职业优势，实现岗位的合理分配，充分发挥人力资源作用。第二，开展信息化培训，尤其是信息安全方面，以此应对计算机技术带来的网络信息安全风险。就目前社会发展形势来看，企业档案管理发展趋势是数字化，所以相关工作人员也应掌握信息化、数字化技术以及使用方式。煤炭企业应深刻认识到开展电子档案管理和服务等技能培训，可以推动企业数字化档案管理的发展和完善。比如，定期开展研讨活动和安全技术培训，使其认识到电子档案的管理特点、使用要点以及重要性，并针对性開展电子档案培训以及转换、保存等工作，提高企业电子档案水平和相关工作人员的专业化素质，从而夯实人才基础，降低档案数据泄露等信息风险。第三，除了专业知识技能的教育培训，煤炭企业还需注重档案管理人员职业道德培训，这是因为在利益的驱使下，工作人员可能会导致数字化档案资料泄露，对企业发展会造成极大威胁。为此，站在数字化档案管理安全性和保密性的角度来看，企业还应以档案法、网络安全法和保密法等为核心开展职业道德培训工作，同时借用案例增强其法律意识，使其在日常工作中自觉约束行为。在条件允许的情况下，落实严谨的责任管理制度，将档案管理工作细化，将其落实到个人身上，进一步激励员工主动识别风险、把控档案管理安全性意识，从多个方面降低企业档案资料篡改、失密等不良现象的发生概率。

四、结论

综上所述，数字化档案管理工作作为煤炭企业内部管理体系的重要组成部分，在企业发展、相关战略制订等方面发挥着不可替代的作用。因此，煤炭企业应与时俱进，创新管理理念，落实前端控制思想，并加强硬件设备等基础设施的建设与完善，满足企业发展需求。同时，开展全面的人才培养工作，大力培养复合型、综合型人才，从而保证数字化方案管理实践的有序推进。

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（作者单位：陕西彬长文家坡矿业有限公司）

基金项目：中国管理科学研究院教育科学研究所：大型矿山企业数字化档案管理模式研究（项目编号：JFYA349）。

作者简介：依虹峰（1980-），女，汉族，陕西咸阳人，本科，助理馆员，研究方向：国企档案管理。