试论高校学籍管理服务对大学生发展的促进作用

韩晓娟

（甘肃农业大学 食品科学与工程学院，甘肃 兰州 730070）

作为高等学校教务管理的重要组成部分、学生管理的重要环节，学籍服务伴随着学生的整个大学学习过程。清楚地认识学籍服务过程中的问题，分析原因，提出解决措施，更好地服务于教育教学活动，是提高人才培养质量的有效举措之一。

一、学生在不同学业阶段的突出学籍问题

（一）入学初阶段的学籍问题

新生入学初，按照学籍管理工作进程，首先，新生学籍信息核查时，由学校学籍管理部门下发信息核对报表进行新生学籍信息核对，用图像信息对比技术就学生的即时照片和高考采集图片进行比对，开展学生身份一致性核查工作。核查中突出出现的学籍问题有：部分学生在高考结束后大学入学报到前的这一时间段里，修改了个人身份证信息，修正了面部容貌特征，出现信息不一致、不匹配的情况，核查不通过；部分学生高考报名时录入了错误的信息，核查时发现与实际情况不符，核查不通过；不同生源省份的学生学籍信息数据库填写的规范要求和信息字段标准不一致，有一些省份学生的字段信息不完整，核查不通过。其次，进行本科生高等教育学籍信息注册。对入学学籍信息核查准确无误的学生进行注册时，经常会有因沟通不到位遗漏学生注册信息或者重复注册学生信息的问题。如入学前已在生源地征兵入伍或创业工作的学生，没有及时和录取院校沟通情况，在进行保留入学资格的学籍信息注册时被遗漏；有转学、借读情况的学生，被转出、转入院校双方重复注册；已决定放弃本次大学入学选择复读再考或直接放弃入学的学生，没有及时向录取院校告知放弃意愿的情形，被按照正常学生注册学籍。同时也有因其他个人原因需要保留入学资格、或者暂缓注册学籍的学生被遗漏注册的情况发生。

（二）学业中的学籍问题

在整个学业进展中可能会有各种各样的学籍问题出现，集中表现在专业学习不适应、修读学分不足、违纪违规受到处分等，诸多问题中以中途放弃学业（退学）最为极端。现统计分析了近五年内甘肃农业大学学生中途放弃学业（退学）的原因，发现因生理疾病退学的占10%，一些学生患上生理疾病，病情严重到无法坚持继续完成学业，不得不放弃大学学习；因心理疾病退学的占40%，比例较大的学生因自身、外界的种种压力因素存在着严重的心理问题，厌学情绪明显，无法跟上学校规定的学业进度，被动放弃学业；因消极思想退学的占30%，部分学生在大学学习生活中消极应付，不努力付出，遇到困难选择逃避，最后以不负责任的态度轻易选择放弃学业；因违反学校纪律退学的占15%，这一部分学生纪律意识淡薄，任意旷课、逃课，滋事斗殴，心存侥幸考试作弊，违反法规校纪，被给予处分并进行退学处理；其他原因占5%，不适应专业学习，也是一个比较普遍存在的学籍问题，学籍管理制度规定学生在大一和大二期间可以有一次申请转专业的机会，很多学生对自己心仪的理想专业认识不足，没有经过考察了解，盲目地申请了调整专业，事后发现与自己的真实情况差距甚远，出现学习障碍。同时，因资源有限，或者资源分配不均衡的缘由，很多学生不能实现调整专业的愿望，面对不适应和不感兴趣的专业，学习难度增大，学业成绩不理想。

（三）毕业季的学籍问题

通常大学第七学期会进行毕业资格预审查。重点对照学籍管理规定，审查学生修读学分和思想表现能否达到毕业要求，如发现学生修读学分不足问题，会及时反馈学生进行重（补）修。事实情况是，不少学生稀里糊涂，学分没修够，也不及时补修，达不到毕业学分要求，最终不得不结业或延长学习年限；一些曾经受到处分的学生不能端正学习态度，不能及时校正不当行为，未能按时解除处分，达不到毕业要求。毕业学期（第八学期），依规进行毕业生学籍信息核对和学历信息注册，会出现一些在校生学籍信息有误的问题，如学生在读期间修改了身份信息，但没有及时向学院及学校学籍管理部门反馈信息进行修改；学生有转专业、转学、休学、复学、调整班级或者留级、降级等学籍异动情况，没有及时标注等，需要多次认真核对校准，确保信息真实有效、准确无误，才能进行毕业生的学历信息注册。毕业季，学生要在即将完成学业时细致有序地归整自己的各种档案报表、成绩报表，做好证书保存、电子版信息备存等工作。但由于毕业季中的各种困扰因素，比如就业压力、升学压力等，导致准备工作不充分，或直接不准备，致使在离校后的就业、择业、落户中因材料不全，遇到重重困难，甚至造成直接损失。

（四）毕业后的学籍档案保存管理问题

学生毕业后步入职场，首先和学籍有关的问题即学籍档案遗失或学籍档案材料不完整的情况。学籍档案是学生学习成绩、思想品质、社会实践、奖励和受惩、学籍异动等所有学业过程中情况的全部原始记录材料，是用人单位核查学生是否满足入职条件的佐证材料，也是职员能否获得相应劳动报酬的基础材料依据，是学生在校期间的所有行为表现的有力证明。当前的学籍档案都是一生一籍，学生离校进入职场时会随转。档案中学籍材料缺失的问题在近几年的职务、职称晋升评审、工作调动的档案审核中最为突出，特别是2019 年，中共中央组织部印发《进一步加强干部人事审核工作的通知》后，干部人事档案审核工作在全国扎实展开，人事档案中学籍档案材料不完整甚至缺失的问题也集中暴露，经常会有工作多年的相关人员返回学校反映学籍档案遗失或者档案中学籍材料不全的问题。寻求解决途径，解决这一问题已成为各高校较为普遍的一项工作。补办、补充学籍档案给当事人增添了很多的烦恼，也给工作单位和曾经的培养学校增加了很多工作量。

上述这些具体的学籍问题的发生、发展，与学籍管理服务工作中的不足和漏洞有密切的关系。梳理学生退学的历程就很容易发现这样的情况，学籍管理部门在进行每学期的学籍清理工作时仅仅按照规定对学业落后学生进行了统计上报，后续没有跟进相应的思想开导和具体指导措施，导致一般性问题、暂时性学业落后问题最终演变成为严重问题。学生陷入解决问题“翻烧饼”的怪圈，学业一再落后，直至失去信心放弃学业。这也充分说明做好学籍管理服务工作的重要性和必要性。

二、从学籍管理服务工作层面分析问题存在的原因

大学生在不同学业阶段出现学籍问题，甚至出现极端特殊学籍问题的原因是多方面的，但不能忽视学籍管理服务工作层面的重要因素。

（一）学籍管理服务工作创新不足

普遍存在这样一种认识：学籍管理服务工作是一项简单重复的机械性日常事务工作。很多学籍管理服务工作人员或者教务管理人员没有把学籍管理当作一门管理科学进行系统研究。学籍服务工作的创新意识不强，不管是在服务工作的内容上还是形式上都不注重突破和创新，不及时提升工作理念，不积极改进工作思路，没有将学籍管理日常服务工作与提高学生培养质量、拓宽学生就业渠道、提升学生的社会竞争力相统一。在具体工作的落实中推进创新不足，如在推进课程修读、学分制改革、学生专业选择、重修辅修、学分认定、奖惩制度、特殊群体关注、特殊问题的解决等方面还有很多做得不到位的地方，没有突破口和创新点。面对已有问题，不积极纠正。不补充、细化、拓展工作过程，注重结果大于注重过程。对工作的重要性认识不够，学籍管理服务工作人员只埋头做事，使得服务工作不能满足学生日益发展的多样化需求，不能相应地承担教书育人的重大使命。

（二）学籍管理制度不健全

学籍管理制度被经常性地误读为学籍管理工作制度，用来约束学籍管理服务工作者的职责和规范，这是片面的。学籍管理制度的基本内涵是保障学生合法权益，秉承院校教学理念，不断提高教学质量，培养德、智、体、美等全面发展的社会主义合格建设者和可靠接班人。很明显，学籍管理制度给我们提出的是如何培养接班人的问题，关系到国计民生。近年来国家对学籍管理工作的重视程度明显提升，遗憾的是高校结合自身工作实际的制度化建设内容明显“缺位”，大部分工作都是按照惯例机械推进，侧重按部就班地凭经验完成工作，在科学管理方式方面探索得很少，在建设形成高效、长效的管理制度方面不积极行动，面对日益增多的学籍新问题、新情况显得力不从心，手忙脚乱，没有及时恰当的解决方法，消耗了大量的时间和精力，工作量变大，工作效率降低，工作业绩不明显。

（三）缺乏极端问题、特殊问题的有效、长效处理机制

回顾长期的学籍问题处理工作，有不少学生因为各种原因出现了极端严重的学习困难或者是问题被学校取消学籍，比如：盗窃、诈骗违反国家法律法规；弄虚作假、考试作弊、旷课、打架滋事违反校纪校规；患有重大疾病身体健康存在问题；患有严重心理疾病问题；家庭经济困难问题等被学校取消学籍或者主动放弃学业。当前针对违纪违法学生的处理是按照学校规定作出处分，给予取消学籍的处理决定；对身体、心理、经济原因造成的学业落后，一般是学生主动提出退学申请，学校依规定办理退学手续。整个过程侧重照章办事，缺少早期的问题预防措施和后期的人文疏导关怀、关注措施。取消学籍对个人来说是学习生活的教训也可能是整个生命中的创伤，他们的生活往往更加不容易，途少路窄。因此，学校作为教育主体层面，给予学生一定的人文疏导和人文关注是非常重要也是必要的，是对特殊“学生”的延伸教育和对输出“青年”履行社会责任的体现。

（四）学籍管理制度规定宣传解读不到位

一是宣传解读的途径有限。当前学籍管理规定的内容宣传更多侧重在学生入校时，由班主任、辅导员在入学教育时对学习内容进行宣讲，学生到底获得了哪些启示和启发，没有进行跟踪的调查反馈，后期发现很多学生对学校学籍管理规定制度内容一知半解，甚至有些老师也了解不多，即入学教育关于学籍管理规定内容解读的效果不好。二是存在事后告知和解读规定作用不明显的问题。在学生出现违反了学籍管理规定的问题时，作为处理依据向学生解释说明，说明相关处理工作的合理合规，有章可循。经常出现的情况是，学生违反了学籍管理规定，后续沟通中发现其根本不知道有相关的规定。被动灌输或者事后告知，不符合认知规律，不能使学生从自身的义务和权利角度积极学习了解学籍管理规定内容，不能对学生起到积极引导和规范的作用。三是学籍管理规定内容宣传解读不精细。一般都是教师通篇导读或者是学生自行阅读，没有就重点内容进行详细的解读，没有就容易被学生忽略的地方和学生容易出问题的地方进行强调，也没有对制度的梯度性进行区分，比如对应该、必须，禁止、严禁，可以、允许等引导词所规定内容的差异进行分析。流于形式的解读不如不读，给后续学籍管理服务工作的推进，学生合法权利的保障和相应义务的履行埋有很多的隐患，使学籍管理服务工作难推进，学生学业行为难规范。

（五）学籍管理服务工作人员知识更新慢

工欲善其事，必先利其器。学籍管理服务工作人员同样要具备相关的业务知识，并且要不断地更新自己的业务知识储备。如储备相关的国家法律法规知识、教育学心理学知识、情感沟通传达技巧、计算机应用操作技术，应用新知识新技能探索分析问题原因，寻找解决方法，形成解决问题的工作思路。当前学籍管理服务工作人员更新自身知识内容，创建知识结构的意识不强。一方面是因为大多数学籍管理服务人员整天忙于具体的日常繁琐事务，工作模式固定、工作方法单一，很难抽出时间、精力去了解新理念、新方法。另一方面同行间的业务沟通交流也很少，参加关于新业务知识和技能的培训机会也不多，学籍管理服务工作所需的理念、知识、技能、方法都得不到及时更新。

（六）个性化服务工作不足

循规蹈矩是工作主旋律，学籍管理服务工作主要以教务处、学生处等职能部门作为制度的制定者和工作引领者来推进，院（部、系）作为工作的辅助执行者来完成相应的一些业务工作。院系没有形成学籍管理工作特色，没有形成完备的工作制度体系，很多情况下只起到上传下达的作用，一线工作者（院系学籍管理服务工作者）对工作没有决策权，对工作的重要性认识不够，对自己要承担并履行的责任认识不够，重视度不够，不能积极地更新服务工作观念，管理服务工作方法单调，服务态度客观冷漠。一般仅仅是对照要求，机械完成学校职能部门安排的具体工作事务，不能将工作责任上升到促进学生全面发展、培养社会主义接班人的高度。没能较好地履行服务工作职责，以优质服务工作育人，提高人才培养质量。

（七）延伸服务内容的意识不强，学籍档案管理落后

当前学籍管理服务工作主要侧重对在校生的各种问题和各种诉求提供服务和帮助。对新生入学前和学生毕业后的两段时期提供服务和帮助的意识不强，服务内容也很少。从以往的工作实践来看，在新生入学前，工作重点侧重就入学报到相关的情况，与学生和家长进行沟通，并就相应的问题进行处理。对学生在大学期间应该履行的义务和应该具有的权利介绍得很少或者不涉及。学生普遍关注的热点问题比如学分制问题、专业调整问题、辅修专业问题、辅修课程问题等也介绍不多，涉及的内容非常少。学生毕业步入职场，会有一些学籍档案遗失或者学籍档案材料缺失不全的问题；或者因为求职需要、工作需要、生活需要等需求，须提供一些就读期间的相关证明材料。现行我们能给已经毕业步入职场或待业的学生提供的学籍档案服务和相关证明材料服务非常有限，服务方式比较落后，过程繁琐、提供服务前需要当事人出具比较繁多的相关说明或证明性材料，提供佐证材料当事人要周转好几个部门，给当事人带来诸多的不便和困扰。学籍档案的补充和补办，也停留在凭相关证明查阅纸质存档材料，简易遮挡复印个人内容，加盖印章，作为补充或补办的材料，工作内容简单、方式粗放，效率低下。目前档案管理数字化没有全覆盖，工作进程推进缓慢，同时也存在校址搬迁期间年份的学生学籍档案材料损失、储存不全的情况。以及由于相关的硬件设施配套不全，出现了近几年学生学籍纸质档案没有地方存放的问题。各个层面的问题都反映出对学籍档案管理工作重视度不高，管理比较混乱，管理服务质量低。

三、多措并举做好学籍管理服务工作，促进学生全面发展

以促进学生全面发展、提高学生的培养质量为出发点，保障学生的权益，让学生更好地履行自身义务，培养社会主义事业的建设者和接班人。要按照健全的学籍管理制度，尽职尽责做好学籍管理服务中的常规工作，加强对学籍管理服务工作人员的知识更新培训，注重工作创新，强化相关政策、法规、规章制度的宣传教育，以努力为学生提供更多更好的优质学籍管理服务工作为宗旨，让学生从根本上认识到大学学习生活的重要性。刻苦努力学习文化知识、增长实践才干，抓住美好的青春时光，做好自身思想道德建设和科学文化素质建设，不负使命，成为能为祖国的建设贡献自己力量的优秀青年。

（一）建立健全契合学校实际的学籍管理制度

学校要根据国家相关法律法规、部门规章制度、省级教育主管部门对学籍管理工作的要求和指导意见，同时结合学校实际情况，制定出既符合国家、部门具体要求，又能体现本院校特色的学籍管理制度。学籍管理制度的制定要全面、完整、科学，能够积极促进本校学生全面发展、健康成长。学籍管理制度的内容要指向明确，责任清楚，可操作性强。同时要有强劲的措施作为抓手，保障制度落到实处，推动工作取得实效。要使学籍管理服务工作有法可依，有章可循，掷地有声；使学籍管理服务工作推动科学、规范、有效。

（二）认真细致地做好学籍管理的常规工作

从工作内容上说，学籍管理服务工作是为全体学生提供全面的学籍相关的服务与帮助，是对学生学习、生活行为的规范，涉及入学与注册，成绩考核与记载，升、留降级，休学、停学、复学、退学，转系（专业）、转学，辅修专业，提前毕业，课外活动、社会活动，奖励与处分，毕业与学历等具体模块。要高标准、严要求地做好每一个模块的基础工作，确保实现精准管理、动态管理。具体来说，主要包括：新生入学时进行资格核查，依据核查结果准确进行学籍注册，标注学生的大学生身份；采用科学的成绩考核办法，检验学生学业水平，严格按照成绩管理规定记载学生成绩，确保成绩真实、可信，结果公平、公正；及时处理学籍异动情况，保证学生学籍状态准确，学籍信息详实；满足学生个性化多样化发展的需求，做好学生转系（专业）、转学、辅修专业、提前毕业等工作；合理高效安排学生的各项教学活动，全方位、多渠道培养学生；严格按照管理规定奖励品学兼优、表现突出的学生，对违纪违规的学生视情节给予批评教育或纪律处分；按规定进行毕业生资格审核，给符合资格者发放毕业证书并进行学历电子注册。

（三）工作人员加强学习，注重工作创新

学籍管理服务工作是一项技术性和政策性较强的工作。学籍管理服务工作人员作为学籍管理服务工作的主体，要具备与工作要求相当的工作水平，就必须不断进行学籍管理相关业务学习，学习相关的法律法规、政策规定、重要会议精神，确保工作方向的正确性、工作内容的合规合理性。不断加强提升工作技能的学习，学习相关的计算机软件应用、程序操作方法和知识、提高操作办公的效率。注重学籍管理服务工作经验的交流分享，取人之长，补己之短，补充工作漏洞，补齐业务短板，提升业务工作能力。善于梳理工作内容，总结工作思路，注重创新工作方法。尤其是面对新问题、难问题、复杂问题、可能长期存在的问题，要注重探索新方法、开辟新思路、应用新技能，推陈出新、与时俱进构建新体系，形成新理念，推动新工作。

（四）多渠道进行宣传、做好教育引导工作

把大学生学籍管理实施细则作为新生入学教育的一项教育内容做实、做细，在学生入校前，借助网络媒体进行宣讲，如通过微信自媒体平台推送的方式，让学生、家长、教师都能够尽早熟悉学籍管理规定细则，了解自己的权利与义务，遵守规范，积极健康地展开大学学习生活。工作人员保质保量完成学籍清理常规工作，重视清理结果的分析比较，对旷课、学分修读不足、学籍异动等问题及时统计分析，并将分析结果及时反馈到学生本人、学生家长、班主任和辅导员老师，便于学生及时认识自己的状况，便于老师、家长及时沟通，有针对性地对学生开展指导教育工作；针对转系（专业）、转学、双专业（学位）修读、提前毕业、课程重修补等热点话题，邀请相关专业人士有组织有计划地开展专题讲座，进行相关规定的详细解读；对学业过程中学生个人自主决策部分进行政策解读指导，满足学生个性化多样化发展需求；推荐学生积极利用网络教育平台，学习名校名师讲授的关于大学学习规划的相关课程，获取更多有利于大学学习和生活的知识，开拓视野，针对大学生活制定一个明晰的规划；探索一条合理有效的学分修读指导意见，预防学生盲目修读过多学分而学“艺”不精，或者疏忽大意、消极怠工修读学分不够的问题，让学生在有限的时间实现修读效率最大化；积极落实大学生征兵政策，熟悉每年的征兵政策，重点做好学生参军期间接受培养和退役后复学时的学籍管理服务工作，如做好已入伍学生学籍保留、档案保存工作；做好入伍后在军队进行培养学生学籍档案的转接工作，保障学生学籍档案的完整；做好退役学生复学及复学后学业修读的相应衔接工作；协助做好退役学生学费补偿、研究生推免、专业调整、相关课程免修等事项。保证入伍学生在学籍方面没有后顾之忧，一心一意保家卫国。

（五）注重人文关怀服务

学籍管理服务工作人员要强化服务意识，开展工作时要充分尊重学生的主体地位和个性差异，关心学生丰富多样的个性需求，帮助学生自由成长、全面发展；要与学生平等相待，注重疏导，多倾听、多建议、和谐沟通；要积极引导学生正确对待自己、对待他人和认识社会，正确面对困难、挫折和荣誉。发现有特殊困难的学生，要重点关注，细心寻找学生出现特殊困难的原因，寻求多种途径，集结多方力量帮助解决学生的特殊困难。如发现确有心理障碍的学生要及时向心理辅导中心反馈信息，让学生能及时获得专业辅导，疏通心理障碍。树立人性化服务工作理念，依据学生的具体问题、具体需求，采用相应的服务工作方式，简化办事流程，想学生所想，急学生所急，妥善解决学生遇到的难题。如建议加快学籍档案管理数字化建设，提供档案查询一站式服务工作，让已经走出校园踏入职场的学生仍然能感受到来自母校的便利协助；协调相关部门对经济困难学生提供较多的勤工俭学机会，帮助他们通过自己的努力改变经济状况，树立人生自信心。对敏感问题造成的学生困难要更加细致谨慎地处理，把尊重保护学生放在首位。注重人文关怀，充分体贴和理解学生的困扰，善于从学生角度去思考，致力于解决学生问题，切实把服务学生的学籍工作做实、做细、做好。