企业管理信息化建设存在的问题及应对举措

熊妮

摘要：随着科学技术的飞速发展，同类产品技术差异化越来越小，企业之间的差异主要体现在了管理模式上，这就需要更加科学的管理体系。新技术的应用相比企业的传统管理模式，具有减少成本、提高产能效率、便利性等各方面的优势，通过信息化管理系统把业务活动全部整合起来，共享这些信息和资源，达到高效管理企业的目的。本文从企业的管理信息化建设入手，分析其建设中存在的问题，并提出了相应的解决方法，可为企业管理信息化建设提供参考。

关键词：企业管理;信息化;数字化

党的十九届五中全会确立了“十四五”期间国家经济重心将由虚拟经济向实体经济转向。工信部发布两批20个“5G+工业互联网”典型应用场景，确认实体经济由有人制造转向无人化智造为发展重心的目标。随着数字化設备的大量应用，企业需要接收和处理的信息越来越多，从无纸化办公，到无人化作业，再到万物互联，信息化建设是大趋势，企业要生存和发展，就需相应的进行信息化建设来应对。

一、企业管理信息化建设的重要性

传统的企业管理是手工整合企业各类资源，并对所有资源进行合理分配利用，以达到资源利用最大化的目的。但随着科学技术的飞速发展，数字化设备的大量应用，导致各种信息量剧增，传统的企业管理模式已经难以满足企业的日常需求，因此就需要更加科学的管理模式来应对。企业管理信息化建设，让决策层和管理者真正了解企业的业务情况，理清各业务线的逻辑，重新梳理企业管理流程;建立更精简的组织结构、再造企业业务流程，提高信息传达效率和准确性，减少沟通时间成本，为企业建立快速反应市场变化的应对机制。

（一）从企业成本效益的角度

企业管理信息化，是实现成本精细化和效益管控的基础，没有信息数据，就没有有效的成本和效益管控。传统成本都是静态成本，缺少动态过程成本分析，管理信息化，其中一项重要的内容，就是业务过程的数字化，动态地对企业在生产经营过程中发生的各种耗费进行计算、调节和监督的过程，也是一个发现薄弱环节，挖掘内部潜力，寻找一切可能降低成本途径的过程。

现代管理中，效益管理更讲究综合效率和全面效率的提升，目前普遍已将个人工作信息，上线到相应的系统中，完成了个人工作信息化，个人工作效率的提高，企业整体的工作效率也相应得到提高。比如我们常用的钉钉。以及用软件系统EPR、MES等完成部门内部协同，提升组织的工作效率，就意味着一体化，而一体化的构成要素，就是数据，就是信息共享。信息共享后生产进度可追踪，实现企业与企业之间的工作协同，从上游供应商到下游经销商之间的协同，比如与客户数据端接口接通，客户对每个工程进度一目了然，节约上下游企业间相互沟通成本。当企业业务活动发生，立即可查询相关成本费用等业务数据，发现问题可及时调整活动方式，让存货周转率加快，应收账款回收期缩短，应付账款周期延长，净资产收益率提高等。提高企业利润管理能力。没有数据，就没有一体化。

（二）从企业管理能力的角度

管理的本质，就是管人、管事、管物，从表面印象管理，到经验管理，再到信息化管理，这是质变的过程。印象管理，精准度几乎没保障，经验管理，精准度大大提升，但企业对个人的依赖度也随之加深，人员流动对企业的影响变得非常巨大。信息化管理之后，所有的管理工作，所有操作动作，会在管理系统工具上留下痕迹，人员的工作数据、业务的过程数据、物料的流转数据、机器设备的运行数据、岗位职责的权限数据、客户与供应商的资料数据、工艺技术与工序流转数据、费用与财务成本数据等，以及关联的经验与历史记录，都将通过平台，转变成永不丢失的数据资产，能形成组织记忆，摆脱对经验人员的依赖。无论是管理的精准度，还是对个人的依赖度，都可以达到一个有效的平衡，管理能力可以提高到一个前所未有的高度。

管理的目标，是防患于未然，同时，在应对意外时，能有更精准高效的决策能力和处置手段，传统的管理手段，仅依靠表象和经验，是不可能实现这一目标的，但通过数据的积累，事前的统计分析预判，就可以实现预期管理目标。

管理的表现，在于企业不断的进步，企业经营活动模式不断优化创新改革，表现在企业的技术能力、工艺能力、应急处置能力、组织管理能力、企业文化建设等方面的提升，这些表现的前提，是有可行性的“预案”，预案的来源是日常积累的数据，精准真实可信的数据，来源于日常工作中一点一滴的信息化积累。

（三）从企业战略发展的角度

工作决策的信息化，以数据支撑工作，让工作精度提升，工作方向明确，经营过程可控，基层工作协作模式得以转型变革。管理决策的信息化，以数据支撑管理决策，用数据说话，而非意气用事。企业的经营决策以及应对市场变化的能力随之上升，当企业的工作决策与管理决策，都有丰富精准可信的数据支撑，企业的长远战略发展规划，也就有了更加坚实可靠的数据信息来源。

二、企业管理信息化建设存在的问题

信息化建设需要投入大量资金购买设备、软件，对企业营运资金造成压力;信息化建设过程中，企业员工要有认同性，否则推进阻力很大，进展困难。人员的接受程度不同，效果不同，大数据时代背景下，信息化工具种类繁多，具有很大共性，选择适合自己的比较困难，或者选择后难以落地，个性化产品难以适应。如果是因为前期准备不足，就盲目投入建设，系统不能被高效使用，信息化的功能就无法全部发挥，起不到相应的管理效果，对有限的资源造成不必要的浪费。

（一）企业资金方面压力

目前我国企业产值很大，但是产品附加值却非常低。包括IT厂商生产的各类智能化设备产品。信息化建设中用到的智能化设备，服务器，路由器，交换机等高技术含量的产品，国内企业技术能力不足，以至于对信息化建设的企业支持能力弱，同系列产品价格区别大，信息化建设的企业可能会参考国外品牌设备及相关软硬件。企业如何选择适合的软硬件，对企业来说也是一个不小的考验，操作人员培训，购买成本，后期升级和兼容扩展，都需要全面考虑。如果目标不明确，投入不能产生相应的收益，或购买的设备短期内就被淘汰，就会造成资金上的浪费。信息化建设成本比较高。

（二）人员方面问题

首先，企业决策层有疑虑。一是考虑投入产出比。对管理信息化重要性认识不足，按以往的经验来经营企业，认为用了电脑，连上网络就叫信息化，对现有信息化管理系统比较满意;再升级或更换、短时间难以产生明显收益，增加系统对资金造成一定压力，影响任期工作业绩成果。二是考虑信息安全。对信息化关注度不高，缺乏对信息化的了解，反对企业的商业信息被更多人员知晓、对病毒、黑客、服务器、数据库的安全性担忧，如果企业商业秘密被盗取，损失将不可估量。三是考虑建设时间。认为企业生产任务紧迫，升级或更换、增加系统会对生产进度产生一定影响。四是考虑人员安排。企业信息化还需配备相关的技术人员，系统运行过程中出现问题，会难以解决。五是缺乏建设的规划。想进行信息化建设，但对信息化执行的具体要求是什么，需要预算多少资金，多少时间，达到什么效果等缺乏整体规划，无法做出正确的预判，导致更新系统的动力不足。

其次，管理层认可度低。一是中层管理人员目光思想局限，无法理解企业战略方向，缺乏终身学习观念，安于現状，对于新观念、新技术不能欣然接受和学习。认为信息化建设只是增加工作量，工资可能不会相应增加。二是中层管理人员管理能力不足，工作安排不下去。优秀的中层管理人员，需要有很好的领悟能力，计划能力，判断决策能力，指挥协调能力;要非常明确领导的工作部署，弄清领导希望的工作方向;当工作中遇到问题时，要会分析判断，安排协调，而不是事事亲力亲为。上下级因为工作安排不合理而关系紧张，导致升级或更换、增加系统的任务难以完成，积极性不高，对企业更新系统设备持排斥态度，实施期间遇到难题不想办法解决，拖拉现象严重，低效、散漫型思维没有转换成高效，数字式思维，对管理信息化效果大打折扣。

最后，员工积极性不高。一线员工文化程度偏低，使用新系统需要一定的文化功底，需要学习花费工作计件时间，生产任务紧迫时，缺少学习交流时间。没有专业的技术人员对信息化系统和设备进行定期或随时的培训、处理出现的问题等，系统流程限制了人员的随意性，对团队合作提出了更高要求，员工觉得越弄越复杂，有排斥的想法。工作量增加，工资可能不会相应增加，更可能系统升级或更换、增加智能设备后，机器化可能会精简一部分操作员工，可能面临着失业的风险。

（三）系统配置方面问题

一是如何选择。信息化软硬件市场制度不完善，缺乏统一规划和标准。对计算机和网络犯罪缺乏有效的法律和技术防范手段，缺乏强制性措施。关于信息化处理的软件开发厂商很多，规模小，经验不足，功能不完善，集成性差，软硬件的实用性有待验证，企业信息化建设后，供应厂商后续服务是否跟得上。软件开发商与企业需求难统一，企业总是会有需求是现有软件没法兼顾的，需重新开发，但二次开发难度大，成本高。企业对软件的选择性很局限，无法通过用户评价或数据横向对比软件的口碑，功能，性价比，服务态度等，甚至只能一个一个软件的试用。

二是选择后实施效果能否达到预期。实施顾问有没有经验、能不能在标准化基础上结合公司的实际情况去做一些改变，对企业信息资源做出及时的修正，有没有更好的建议等。企业数据基础档案建立难，实施周期长，工作量大，还可能出现在不同企业上线同样一个系统，有的企业成功了，有的企业却失败的问题。相关联不同企业之间的信息化程度不同，导致部分信息不能有效传输，有效信息不能被企业相关部门所用，形成信息孤岛现象。在没有制定整体规划时就购买或进行信息化建设，管理效率反而下降。

三、完善信息化建设的对策

企业管理就是管事、管人、用人，管理的最终目的，是实现企业的目标，将业务越做越大，实现良性与稳固的运转。人是一种复杂的、主观性很强的生物，如果强调去管，那管不住，要用事情去管人。企业管理信息化就是管人的工具，管理信息化建设，要制定整体规划和具体实施步骤：先在企业制度上进行调整，再设置适合企业的激励机制，最后对业务流程进行优化。在管理信息化建设实施过程中，充分利用咨询公司的作用，有重点、分层次、逐步实现系统集成，整合系统，对系统进行验收评估，维护扩展，让战略目标落地。

（一）资金安排

固定思维中企业信息化建设必然要用到大量资金。其实，中小型企业是可以实现低成本高效率信息化转型的，因为随着科技的发展，市面上大数据的基础应用工具越来越多，也越来越成熟，成本也越来越低。所以要学会利用这些供应链管理系统、销售管理系统、客户管理系统等数字智能工具，作信息化转型。要保障投入的资金得到合理配置与使用，可设立企业信息化建设专项资金，完善多元化投资，对资金从投入到产出进行合理规划，结合企业实际需求，分主次、分批次投入所需设备和软件，可以从某一环节或某一个模块开始。保障资金使用效率与效果。

（二）做好人员方面工作

首先，企业最高领导牵头，全员参与，全体实施。对管理信息化的重要性认识不足的问题，要传达到企业的相关人员，信息化就是管理公司的资产，包含设备、资金、信息等，也就是资金流、信息流、货物流组合形成企业的资源。将信息按一定方法分类，做到随需随取，让信息共享成为做决策的依据。在公共资源上能取得的是资料，不是信息化，对企业有用的才是企业的信息资源。信息资源不能随便丢，建立有效的防火墙，在信息存储方面引起足够重视，保障信息系统安全。整理保存形成公司档案、部门档案、个人档案。

其次，对员工参与积极性不高的问题，先梳理流程，管理精细化，动作数据化，再操作信息化。对员工进行相应的培训和制定激励机制，调动员工参与的主动性和积极性，激发员工的工作热情。让企业员工全面了解信息化的内涵，习惯信息化思维，打造信息化环境，数据化办公与信息化建设，提升全员的数字化能力，专人负责对相关政策和市场相关信息进行收集，整理，分析。培训专业的技术人员，随时解决信息化过程过遇到的难题，鼓励学习信息化技术，提升全员的信息化能力，打造信息化环境，能线上解决的绝不线下，让信息化建设代替人力手工，降低工作人员在日常工作时的工作量，提高工作效率，形成信息数字化的企业氛围，用数据决策，用效率说话。

（三）信息化软硬件上线规划

首先，针对软件市场混乱的问题，可以做前期调查，具体了解各类软件系统的功能，兼容与扩展，软件开发商的实力，售后服务情况，系统价格，具体操作方法，大量了解同类系统，同类企业信息化过程出现的问题和解决方案。

其次，在信息化初步规划中，了解相关联企业信息化建设情况，结合自身特点，在实际实施过程中对不适合企业的项目和模块做灵活的调整，或二次开发;系统正式运行后，要不断收集系统信息，坚持在实践中检验信息化的效果，不断地进行优化，对企业的业务流程进行梳理时，要进行前期盘点，基础档案资料数据要准备充分，来建立完整规范的信息化标准体系，进行员工动员等。有时候需要把最简单的事情做到极致化和精细化，有整体思维，从细处入手，要单点建立，多点串联，完善信息化建设，不要贪大求全，软件一个一个上，比如先做某一类型产品，先做进销存系统，不要只求快。信息化是管理体系的打造、导入的过程，是组织再造、流程再造、工作习惯再造，单系统运行达成目标，再多个系统相互关联集成起来，使各信息化系统和系统之间达到最优化，提升管理效率。

四、结束语

企业如何实现信息化建设，是企业当前面临的一大挑战，对于大部分中小型企业来说，不进行信息化建设，就会脱离经济发展趋势的大盘，最终会被时代抛弃。进行信息化建设，如果准备不足盲目启动，造成企业资源浪费，人员怨声载道，正常工作不能有序进行，造成企业管理混乱。

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