招标文件标准化及信息系统建设的探索实践

宋大鹏

（北京华电电子商务科技有限公司，北京 100053）

1 招标文件标准化背景

2017 年国家发改委发布《“互联网＋”招标采购行动方案》，要求大力发展电子化招标采购，促进招标采购与互联网深度融合。同时，以移动互联网、云计算、大数据、人工智能为代表的新一代信息通信（ICT）技术对于招标咨询行业产生了深刻的影响并得到广泛推广应用。

《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》对电子招投标活动进行了规范。《电子招标投标系统技术规范》标准的提出，对电子招标投标系统的开发、检测、认证、运营提出了统一的平台运行标准。招标流程固定化、评标流程固定化对招标环节的可控、客观、公正性起到了一定的监督管理作用。骨架健全，还需血液循环，在招标执行中流转的各种文件打通了招标整个环节，其中招标文件无疑是关键性文件，甚至对招标结果起到决定性作用。招标人、招标代理机构在进行招标文件编制时的耗费隐形成本巨大，成为了目前招标工作的痛点。根据多年的招标行业经验，考虑到项目的共性和特性，招标文件结构拆分细化为招标文件标准化提供了契机。为保证招标文件编制的规范性、完整性和准确性，避免招标采购过程纠纷的发生以及减少招投标双方的风险，就必须对招标文件进行规范，编制和推行招标文件示范文本，供招标人编制时参考，从而更好地为招标采购服务。

本文研究的目的在于整合原有的电子招投标平台，在此基础上进行升级改造，实现标准化招标文件的编制功能及智能招评标功能。通过标准化范本与智能化招评标系统的实现，让招投标工作更加智能、高效、便捷，也尽可能减少人为的自由裁量权，实现应用创新，打造规范、公平、公正的评标环境。

2 招标文件标准化模板

招标文件标准化模板是工作的前提，目前电力行业尚未出台规范的招标文件“标准化版本”，因此需首先规范招标文件格式，建立招标文件模板数据库，为实现招标文件编制的电子化操作奠定基础（如图1 所示）。笔者所在集团在系统内外各编制单位的通力合作下，高效推进了招标文件标准化工作。

图1 招标文件标准化、结构化功能架构

一是组织调研制定编制规范。结合招标文件标准化实践制定了某集团《招标文件范本结构化信息化编制规范》，作为后续标准化工作的工作指南，规范规定了范本的基本信息、标准章节目录、系统变量、自定义变量、评标数据结构化等。

二是收集与分析典型样例，设计招标文件范本格式。通过收集历年招标文件样例，分析典型样例及其构成，归纳、设计招标文件的初步格式。在明确招标文件初步格式的基础上，深入研究招标文件样例，对不同项目之间的差异性和共性进行梳理，对招标文件范本分类管理，对其中的固化和非固化的内容进行梳理。编制时固化部分内容可不做修改，非固化部分根据信息化系统的业务逻辑生成。

三是组织行业专家完善、评审招标文件范本模板。为保证招标文件科学性、权威性、实用性，召集、组建各领域专家组成评审小组，详细讨论研究招标文件范本，在听取专家修改意见修订范本基础上，将制定的招标文件范本提报审批，确认最终招标文件范本样式。

笔者所在集团实现了招标各类文件标准化和通用技术标准化。已发布主机、主要辅机、主体施工、设计、监理等商务部分的标准化文件，发布了电缆、变压器、大坝安全监测、开关柜等通用技术标准化文件，并要求所有采购单位按照发布的招标采购标准和通用技术标准进行采购。

3 招标文件标准化信息系统

招标文件标准化、结构化信息系统是招标文件标准化工作落地的信息化系统，依托电子招投标系统对标书相关功能进行扩展，主要涵盖招标文件范本管理、招标文件编制、投标和评标四个功能模块。

系统用户角色包括范本编制人员、范本审核人员、招标人、招标项目经理、投标人。范本编制人员负责新建和修改范本；范本审核人员负责审核、废止、生效范本；招标采购的业主方招标人负责制作初版的招标文件；招标项目经理负责参与招标采购项目的管理工作，组织招标，编辑招标（公告）文件；投标人参与招标采购项目投标，负责投标文件制作与投标。

3.1 招标文件范本编制客户端

招标文件范本管理功能模块，是对招标文件范本的初始编制、滚动修编、版本升级、废止等全过程数字化管理。该模块通过将传统文本文件转换为结构化数据电文，可实现对范本使用规则的精准控制，减少招标文件编制人的自由裁量权，有效提升招标文件编制工作规范性。通过对范本进行分类管理，可实现招标文件范本在某集团公司范围内的便捷共享和高效应用，将有效提升管理水平和应用效率。具体功能如下：

招标文件范本编制客户端——范本编制人或审核人使用在招标服务端注册的账号，完成招标文件范本编制客户端的登录。

范本编制人员对范本的管理——对本地范本的管理：查询、新建（默认模板新建、复制已有模板新建、导入文件新建）、删除、导出模板文件、上传至平台服务端。编制人新建范本时需选择采购类型、产业类型、项目类型。

范本编制人员对平台范本的管理——获取平台范本列表，查询、下载、删除、导出以及重新修改平台范本。

范本审核人对平台范本的管理——对平台范本的管理：获取平台范本列表，查询、下载、删除、生效、废弃、导出平台范本。

范本制作——编制人使用招标文件范本编制客户端，依据基础范本编制结构化范本。包括对招标公告、评标办法、投标文件格式等内容的编辑，将基础范本中的系统变量和招标人自定义变量标记上系统可识别的书签。

3.2 招标客户端

招标文件编制功能模块，是基于招标人选用的招标文件范本，自动嵌入招标项目相关信息，并自动生成招标文件初稿。招标文件编制人须按照范本预设规则编制项目招标文件，可提升招标文件编制质量和规范性。通过对投标文件结构、文件模板、响应内容的精准控制，将有利于规范招标文件编制，提升招标质量；同时，通过招标文件编制软件与某集团公司招标计划管理系统的无缝衔接，确保招标文件编制、流转和使用的版本一致性，进而提升招标工作效率。具体功能如下：

启动招标客户端——招标人直接登录招标客户端，制作招标文件；招标项目经理通过招标服务端制作招标（资审、公告等）文件节点，选择项目计划或招标项目，启动招标客户端。

招标人编辑招标文件——招标人登录招标客户端后，选择招标文件范本，编辑资格条件、评标办法以及范本中规定的招标人可编辑部分；编辑完成后，将采购计划和结构化招标文件提交到招标代理机构。

招标项目经理编辑招标文件——招标项目经理登录招标服务端，通过采购计划创建招标项目，制作招标文件的节点，启动招标客户端，对招标阶段的招标文件进行编辑。启动招标客户端时，需下载采购计划中的招标文件，在此基础上继续编辑。招标项目经理对招标文件的编辑包括：同步项目信息、编辑招标公告、编辑评标办法、制作结构化报价表、导入招标工程清单、编辑投标文档结构。

项目经理上传招标文件——招标项目经理使用招标客户端完成招标文件制作后，可上传到电商平台，继续后续招标操作。

资格预审文件编辑——资格预审文件跟招标文件为两份文件，对于有资格预审阶段的项目，招标人需要提交资格预审文件和招标文件。制作资格预审文件需要选择资格预审文件的范本。

3.3 投标客户端

投标功能模块，要求投标人须按招标文件规定的文件结构、文件模板进行投标文件编制，有效避免投标人修改投标函、法人授权函、廉洁承诺书等标准内容的情况。投标人还须对招标文件规定的详细评审内容进行逐一响应，同时，投标人须使用合法的数字证书进行电子签章和电子签名，确保投标文件具有法律效力和防止篡改。投标人对经电子签名的投标文件本地加密后，再上传服务器完成投标，确保投标文件保密性和安全性。具体功能如下：

登录投标客户端——投标人使用在招标服务端上注册的账号信息，在投标客户端完成登录。

项目列表和详情——投标人登录客户端后，可查看到本人参与的项目列表信息，进入某一具体项目，可查看该项目的详情。

下载参与项目的招标文件和澄清文件——使用在招标服务端上注册的账号，登录投标客户端；在投标客户端上可查看到投标人参与的项目列表，进入要参与的项目，可完成招标文件和澄清文件的下载和查看。

编辑投标文件——投标人进入要投标的项目，启动投标文件的编辑，完成结构化响应、指标绑定、报价表清单的编辑等。投标文件的结构化制作包括根据招标文件要求展示和响应技术规范、资质证明文件、报价表等；可以依据招标文件要求导入工程量清单；支持评审指标项关联到投标文件等。投标人在投标前，可检查投标文件的完整性，包括是否有文件、是否有签章、评审指标的响应情况、投标报价情况。

加密投标、撤标——投标人对投标文件签名、加密后上传至招标服务端；投标截止之前可撤回投标文件重新投递。投标人完成投标文件的编辑后，可插入CA钥匙，对投标文件进行签名和加密，并将投标文件上传，完成投标；在投标截止前，可撤回投标文件重新编辑，重新投标。

3.4 评标功能

评标功能模块，可实现电子评标系统自动提取所有有效投标的响应内容，自动生成评标因素对比表，有效提升评标工作效率。通过对比投标文件中记录的投标人电脑硬件信息，辅助进行围标串标审查；根据评委打分结果，自动汇总形成商务、技术、综合汇总表；根据标准模板，自动生成评标报告和监督报告；评标结果全部经过电子签名，确保电子评标的有效性。

4 实施及应用情况

4.1 文件范本、信息系统与招标业务深度融合

通过招标文件标准化信息系统的建设，笔者所在集团的电子招标系统实现了招标文件自动生成，促进了信息系统与招标采购业务的深入融合。招标文件自动编制系统基于招标文件范本和采购需求计划，打通计划和招标的中间环节，实现招标文件线上编辑与传递，文件直接通过服务器进行存储，保证文件流转全流程可追溯。

4.2 有效指导招标人、代理机构标准化地开展工作，提高工作效率

在实践中，面对复杂的采购项目时，从业人员花费大量时间编制招标文件，生搬硬套，甚至将工程、货物、服务的不同标准要求进行杂糅，严重影响了招标采购业务的正常开展。招标文件范本及信息系统的搭建大大缓解了这一窘境，在综合考量各类品目特点的基础上编制采购文件，迅速入门，基于项目业务类型个性化要求，实现了招标文件结构模块划分及内容的固定，编制过程可自动套用模板，变量自动替换，仅需维护标识可编辑的个性内容，大大提高工作效率。

4.3 提升整体采购管理水平和采购质量

招标文件范本在全集团范围内统一标准，对商务部分的投标须知、资格审查要求、评审方法和标准、技术部分的公共条款进行统一描述，可以有效限制招标人、代理机构在采购文件中设置不平等要求。招标文件范本的制订更加科学和严谨，内容更加全面客观、技术标准科学准确、评分标准可量化，可以有效减少采购文件的重大缺陷和歧义，在一定程度上提高采购效率和质量，同时也避免了可能出现的人工疏漏，减少后期招标采购风险的发生。