新形势下高职院校数字档案室构建策略研究

田红磊

（唐山工业职业技术学院，河北 唐山 063299）

数字档案室可以把不同载体的档案资源以数字化的方式存储，通过网络相互连接，它改变了档案室的工作模式，促进了档案信息资源的整合与共享，提高了档案信息资源的开放度，提升了档案室的服务效率。

1 高职院校数字档案室的发展机遇

档案是一种重要信息资源，在“十四五”时期，它的价值更加凸显，档案在高职院校日益发挥基础性、支撑性的作用。高职院校数字档案室迎来了发展机遇。

1.1 数字化是高职院校档案室发展的必然趋势

2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》在发展目标中提出：“信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。”[1]该规划在主要任务中提出：“逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。”[1]传统的档案室不断地向数字化改变，要切实推进档案存储数字化和利用网络化。数字化是高职院校档案室发展的必然趋势。

1.2 师生对学校档案提高开放与服务水平的要求越来越高

随着高职院校办学水平不断提高，师生对档案信息的需求日益增长，期待学校加快档案开放，提高档案利用效率，获得档案室优质高效的服务。高职院校建设数字档案室正是满足这一要求的重要举措。

1.3 信息技术在高职院校广泛应用

信息技术已经广泛应用于高职院校教学、科研等各个方面，档案工作的对象、内容及环境也已经发生很大变化。高职院校档案室必须改变档案工作的理念、方法与模式，着力构建数字档案室，全面推进档案室数字转型和智能升级[2]。

2 高职院校数字档案室面临的挑战

高职院校数字档案室建设尚处于起步阶段，在观念、制度、技术、人才等方面依然存在一系列制约因素，造成档案利用服务不充分,影响其高质量发展。

2.1 观念障碍

许多高职院校及其师生对档案管理的意识不够强，对数字档案室建设的重视程度更是不足。一是建设数字档案室的意愿不够强烈。档案材料的收集、整理以及数字化需要学校各个部门的大力支持，但相关部门参与建设的积极性普遍不高，支持力度不大，这导致很多有价值的档案没能及时归档、按要求归档。二是重设施建设轻内容建设。基于数字化校园建设的需要，高职院校加大了对信息化软硬件的投入与建设，但档案信息化仍然发展缓慢，因为对档案内容的开发程度不够。三是档案信息安全防范意识不到位。一些高职院校档案室未根据涉密情况对档案信息分类管理，导致一些带密级的档案信息未经严格审查就上网公开，降密使用，存在泄密风险。

2.2 制度缺陷

很多高职院校没有制定数字化档案的系列制度，缺乏引领高质量发展的档案标准。档案室现有档案移交和存储、开放利用、产权保护等方面的制度已经不适应数字档案室的要求；形成了大量电子文件，但质量参差不齐，严重影响了档案的整合与共享；数字化档案安全管理制度和工作机制不完善，未建立起人防、物防、技防三位一体的安全防范体系，导致档案安全风险评估管控不严，应急处理能力不足。

2.3 技术瓶颈

数字档案室建设是一个系统工程，需要收集、存储、利用等多项关键技术支撑。很多高职院校未实现数字档案室建设的优化升级，档案工作与大数据、人工智能等新一代信息技术融合度不高[3]，没有充分发挥其在档案信息深层加工和利用中的作用，档案治理能力和水平有待提高。

2.4 人才短板

数字档案室对工作人员的综合素质要求更高，既要求熟悉档案管理相关知识，还要求熟练掌握信息技术。然而，目前高职院校对档案人才队伍建设重视程度不够，人才培养力度不高，档案人才培养激励和教育培训机制不健全，普遍缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的优秀档案人才，工作人员职业认同感、自豪感也相对不高。

3 高职院校数字档案室构建策略

面对机遇和挑战，高职院校要在数字化校园建设的层面，有重点、分步骤地积极构建数字档案室，切实推动档案工作高质量发展。

3.1 观念提升

高职院校立足新发展阶段，贯彻新发展理念，要将数字档案室建设纳入本单位信息化发展规划，以构建数字化校园为契机，整体规划，循序渐进，持续进行，推进档案信息化工作。

3.1.1 加大对数字档案室重视程度

数字档案室是高职院校提升档案治理能力，推动档案管理现代化的关键，也是提高学校管理能力的重要抓手。高职院校应将数字档案室建设列入信息化整体规划，统一部署，同步实施，各级联动，为数字档案室的建设和运行从人力、物力、财力上予以足够的支持，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，实现档案存储数字化和利用网络化。

3.1.2 注重对档案资源的深度开发

数字化档案室不是各种档案资源的简单堆砌，其功能也不能仅停留在查询层面，应充分技术手段深度开发档案资源，坚持“资源为王”。高职院校应强化归档规范和要求，提高数字档案资源质量，确保归档的电子资源收集齐全、格式规范、命名科学、整理有序，提高数字档案室开放与服务水平。一是存量电子化。这是数字档案室建设的首要任务。对传统载体档案进行数字化要与原件对应，确保内容完整、画面清晰；有选择、有重点地开展数字化，可优先对重要程度高、特殊载体、共享性强的档案进行数字化。二是增量电子化。数字档案室及时接收学校各部门工作中形成的原生电子文件，文件接收要严把质量关，确保电子文件符合归档标准。

3.1.3 提高档案信息安全防范意识

数字档案室要提高信息安全防范意识。一是严格执行国家保密制度，制定本校定密工作方案，经常性开展档案安全保密教育，提升档案实体安全与信息安全保障能力。二是强化档案安全风险评估和排查工作，加强应急管理，压实安全责任，对档案资源的涉密情况进行严格审查，按照密级对档案资源进行分类管理，对涉密档案、内部档案和可公开的档案分别处理，排除泄密风险，杜绝降密使用档案资源的行为。

3.2 制度完善

高职院校要结合国家档案局发布的《数字档案室建设指南》等相关制度文件，完善与新修与数字化档案室相适应的制度体系与标准体系，规范数字化档案资源的收集、存储与利用，保障数字档案室正常运行，引领档案事业高质量发展。数字档案室全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度[4]，加强档案资源质量管控，规范建档工作；完善档案安全管理制度，构建人防、物防、技防三位一体的安全防范体系，严把档案安全风险评估管控关，提升档案应急管理能力；实施档案数字化工作责任制，建立相应检查考核机制，为制度执行建立保障机制。

3.3 技术升级

3.3.1 加强数字档案室基础设施建设

数字档案室基础设施主要由网络环境、硬件环境和系统软件三部分组成。高职院校要加强档案信息化基础设施建设，借助系统完备、高效实用的基础设施，确保电子档案真实、完整、可用、安全，实现数字档案资源的安全存储与使用。高职院校数字档案室要建设中心机房，构建专用局域网络，确保网络畅通；硬件设施主要包括服务器、数字化加工、存储等设备；系统软件主要包括操作及数据库系统以及工具软件。高职院校数字档案室基础设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品[5]，要加强对档案信息化软硬件产品适用性验证，优化安全保障技术方法，构建档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系。

3.3.2 推动档案工作与新一代信息技术深度融合

高职院校要推动档案事业各项工作与大数据、人工智能等新一代信息技术深度融合，推动数字档案室优化升级。首先是利用最新信息技术高质量完成电子文件归档与管理工作，重要档案数字化资源可进行文字识别和语音识别，促进档案管理数字化、智能化。其次是创新档案信息服务方式，为师生及时、高效地利用档案搭建平台。档案信息共建共享，在互联网和移动端都开通查询、利用服务，提供个性化的在线服务，师生可随时随地利用档案资源[6]，加大了档案资源开放、共享的力度。

3.4 人才优化

高职院校要坚持“引培并据”的原则，为数字档案室建设构建结构合理、素质优良的信息化人才队伍，提升其档案服务能力，为数字档案室建设提供人才支撑。首先，高职院校要加大档案人才培养力度。高职院校首先要重视对现有档案管理人员的教育与培训，健全档案人才培养激励和教育培训机制，持续加大人才培养力度，注重培训成效。一是实施档案专业化能力提升计划，培养档案管理创新型人才。二是实施“人才强档”工程，多层次开展档案管理人才培养工作，加大对分管档案工作负责人及具体工作人员的培训力度；三是积极引进熟悉档案管理业务、精通计算机技术的专业人才。其次，高职院校要完善档案人才评价机制，科学构建人才评价体系，在制度上为专职档案管理人员的发展和进步予以保障，促进人才评价与人才培养有效衔接，充分发挥人才评价“指挥棒”的作用，提升档案从业人员的职业认同感、自豪感。