财务共享模式下企业费用报销与管理发展分析

□ 哈尔滨 王玮迪

在竞争激烈、迅猛发展的大数据时代背景下，对企业费用报销应用财务共享进行分析，对企业简化票据处理，降低企业运作成本，优化商业模式以及财务管理的革新具有充分的参考意义。基于SWOT分析方法对企业费用报销应用财务共享进行研究，分析其优势、劣势、机会以及威胁。结果表明，设置费用报销的财务共享服务中心，可以优化资源配置，它的管控将对企业的发展有直接影响，所控制的风险也将会与企业的多系统结合，不仅可以作用于财务管理的水平与发展效率，而且有利于企业的未来发展。

应用财务共享服务中心，企业可以通过将各个分子公司中具有重复部分的、不需要专业人士操作的、可以应用系统操作完成的核算业务集中到统一的操作部门，这样可以优化办公流程，况且费用报销管理的运营水平直接影响企业的经营效率，财务共享中心对费用报销产生的作用不可小觑。但是由于南北方企业行业集中度不同，而财务共享中心的发挥作用也不尽相同，故而各类行业是否能合理利用财务共享中心达到优化经营效率，以及能否达到未来企业的创新改善的目的，是本文尚待商榷的问题。

一、引言

（一）财务共享适用与不适用企业类型

1.适合使用共享服务中心的行业。对于金融业、服务业以及通讯服务业而言，他们的发票单据居多，报销流程也是纷繁繁杂，在这类行业中，员工费用、差旅费使用报销以及员工支取备用金都将会影响企业的运营效率。在此类行业中，重复且周而复始的简单工作可以统一处理，设立共享服务中心更有利于管理，可以在遇到突发状况时最高效率的直接作用于事件本身，更有效的进行横向管理。况且由于它成为了一个独立的核算部门，专业的人员更加充裕，把握风控的能力则会更强。它拥有更加系统的管理体系，将传统的财务会计和管理会计有效的进行分工，全面系统的将基础财务核算节省的人力、成本和时间，更加快速的作用于财务管理之中，形成降本增效的管理体系，这样会使企业达到更优质的资源配置，实现利润的最大化。

2.不适合使用共享服务中心的行业。而对于制造业、信息化程度较低的企业而言，应用会计电算化或者财务管理系统的难度会更大一些，财务共享中心更适合处理一些单一的、重复性强的工作，而制造业的业务复杂，相较于金融业、服务业的工作，制造业或者信息化程度较低的行业并不需要大量的出差或者繁杂的票据，由于共享中心不能对制造业等行业按照同一个财务标准来审核和衡量，因此，对这些不适用于共享中心的行业，转型将可能是未来发展的必然趋势。

（二）传统费用报销模式与应用财务共享模式对比

1.传统费用报销流程。传统的费用报销需要多次审核以及审批程序，不仅可能会浪费大量的人力财力，还极大地耗费时间成本，导致企业运行低效。同样的，传统模式的报销流程一般为如下步骤：（1）需要报销人员填写好申请表，并按照相应的类别整理；（2）经上级领导审批后，再由部门领导审批；（3）均通过后，票据都递交给财务部门审批后，即可完成报销得到款项。

在传统模式下，即使是审批流程步骤不多，但是由于层级要求较多，需要耗费的时间也比较繁杂，再加上大量的票据堆积至财务部门，会增加更大的人工成本以及复核的成本。此外，各部门的标准各有不同，报销时产生了分歧或者资金分配问题，导致资金流失。

2.财务共享报销流程。在该种模式下，费用报销只需要通过系统进行登录，然后扫描出相应票据、电子信息和报销金额上传系统，报送至财务共享中心进行审批，经过专人核验。隐私性和标准也可以获得相应的保护，不会导致大量的资金流失和标准超标的问题，审批过后向银行提交即可完成整套报销流程。因此，在这种模式下，节省了时间和空间上的成本，也更加的高效高质。

（三）与企业未来发展的联系

是否适合应用该系统，与企业业务所产生的票据数量以及复杂程度有着重要关系。由于制造业、信息化程度较低的企业，一般对于市场的敏感度和应变能力较低，对各个职位的的职责关系划分并不明确，大多数是以传统金字塔的构架进行管理审核，时间久、效率低，但是由于票据少，购置共享系统的费用远高于人员管理费用，故而不适用财务共享系统进行处理，在一定程度上也可以达到价值增值的目的。但是，针对金融业等会产生大量票据和重复性工作的企业而言，选择应用该模式，不仅可以做到资金统筹和管控得到合理的强化，同时也发挥资金管理的规模效应，满足企业的财务管理需求。

二、应用财务共享技术管理费用报销的SWOT分析

（一）优势（S）

相比较于传统财务管理模式的企业，票据化处理的财务共享中心可以将繁琐的票据核算转化为流程化模式核算，简化了人工的工作量，这样就会降低出错率，同时也能降低企业的财务管理成本，为企业节省的资金用于投资和生产，提高核心竞争力。而且对于费用报销，应用了财务共享技术可以更好进行信息整合，即通过票据上的数据可以为财务分析提供良好的依据。而对于票据处理应用了共享中心，其优势也体现了几点：

1.应用了财务共享中心可以简化管理层的工作，不仅使管理层的精力可以更好地应用于投资运营，还减少了财务部门的人员数量，降低了运营成本。

2.由于产生流程化服务，财务共享中心可以节省大量的时间，保证企业不产生过多的资源浪费，对于提升其运营水平和财务管理水平具有非常重要的积极作用。

3.由于原有的重复性操作的工作牵扯了大部分工作人员参与了非专业类工作，拥有财务共享技术之后，财务人员可以通过节省的工作时间从事更行之有效的核心业务，为企业提高竞争力，增强信息技术水平也是大有裨益的。

（二）劣势（W）

财务共享中心的建立，并非全是益处，由于财务共享中心的系统价格昂贵，大多数中小企业并不热衷于购买该信息管理系统以及信息管理模式，他们通常认为，购买的系统比之熟练的财务人员进行相关操作，更倾向于选择后者，这也是导致南北方企业使用的财务共享技术产生差异的重要原因。

况且，在这种情况下，财务人员严重脱离实质的经济业务，在工作过程中主要只通过票据方面的处理，沦为公司的辅助岗位。相较于传统业务报销的企业在实操过程中，财务人员可以通过询问销售人员具体的花销来判断具体的经济业务和情况，并且与具体的报销金额做出综合的判断，进行理性的财务分析，为企业的下一步部署提供相应的战略建议。但是应用该技术，导致财务人员不再与公司的销售部门对接，仅仅通过所得到的数据来推断公司的实际运营情况，没有实时的反馈和市场调研的数据支撑，无法进行合理的战略定位，则会产生财务人员无法为业务人员提供所需的相关数据以及信息；业务人员不考虑整体流程，盲目开展业务的情况。

（三）机会（O）

但是，新鲜的事物也都是有利有弊，就像即使是南北方企业行业集中度的不同，但大多数企业也都更加倾向使用统一的企业文化，使子、分公司应用相同的发展目标，保持纵向管理的优越性，严格控制企业的经营风险和财务风险，所以针对现阶段财务共享中心所创造的简化财务流程、管理化的业务流程可以将业财融合。

尽管我国的财务共享中心服务没有国外的研究时间周期长，但是重点是应用财务共享中心来将重复性的会计工作以及高成本低效率工作的简化，集中好相关的知识和专业人员更好的提高服务质量，更有助于企业将财务会计与管理会计相分离，使组织内部分工更加的清晰明了，更加明确，应用统一的报销平台，进行数据共享的传递；再经由统一报销制度和审批流程进行内部管理并提高管理效率；最后设置费用审核组进行集中审核，使财务人员的工作效率达到最大化，有效保证不同职位、不同员工的报销金额、对预付款项的支取次数金额的控制，从而控制了公司的资金风险。

（四）威胁（T）

对于财务共享服务中心的应用，对企业也有相应的威胁。首先，针对于我国的财务共享中心的发展情况而言，由于发展的时间尚短，所以我国的法律建设并不完备，即使企业想建立专门的共享中心，是否符合相关的法律法规都未成定论。其次，企业确实缺少相关完善的税务风险管理，更甚至于税务业务处理的相关的指标也没有纳入相关的考核绩效当中，这样就会增加企业的税务风险。而且针对于目前的财务共享中心的服务平台建设的不完善，信息化水平较低，加之部分北方企业的整体发展速度不快，财务人员不愿意改变，这就导致财务与税务的资源不对称、不对等，对财务共享的使用率很低。在这种情况下，会导致企业的税务管理和效率产生不良的影响，会产生实际的税务问题。

三、费用报销管理应用财务共享方式对企业发展影响

根据当前的未来发展形势，企业使用财务共享中心，将会是未来发展的必然趋势，并且通过费用报销这类在企业中既为基础性工作，又为企业运作过程中的必要性工作，应用财务共享中心的模式将会对企业的业务财务提供了服务的支持，集中化标准化的实现对标服务，还可以通过对数据的整理来进行战略服务的提供和支持，充分迎合业财融合的新理念。在发展过程中，部分行业虽然发展缓慢，但是由于学习发展迅速的行业企业，也吸取了一些经验和教训。为防止业务与财务相分离，可以通过相应的循环体制来进行弥补财务共享中的不足，对业务人员和财务人员搭建良好的沟通反馈平台，这样的平台建立之后，既可以防止财务人员不熟悉业务流程而无法做出相应的准确发展判断，也不会被业务人员所欺骗。

同样的，业务人员应用财务共享中心，提供相应的费用报销的流程进行报销，也可以使业务人员更加高效的得到报销金额，准确、快速、高效，节省了时间成本和资金成本。并且通过提供相应的服务技术支持，进而为企业的战略服务，例如做好资金的资本运作，更好的考核绩效等，提供有力保障和有利条件。反过来，战略服务的财务部门又可以很快的了解费用的相应变化，进行标准的实时管控，优化企业的资金成本运作。

而且，很多企业的财务共享中心为了降低运作成本，扩大生产规模，一般会选择将整个中心的工作人员置于薪资较低的地方建立，可以降低人工成本，但是对于企业而言，在远离公司的异地财务共享中心，如若需要互相传递或共享相关的资料，将会增加大量的差旅费，那么在这种情况下，所节省的人工劳务费并不一定足够弥补产生的差旅费，反而增加了相应负担，增加了票据处理的繁琐难度，更加不利于引领业务发展。

四、费用报销管理应用财务共享方式对企业发展的作用

针对企业所实行费用报销使用财务共享中心来应用，将对企业产生可持续发展的作用，由于费用报销提供了一套完备的可持续的结构，在此情况下，将费用资金情况可以得到及时的处理，并且可以通过财务共享的流程应用于每一份业务中，这样通过审批后留痕，就可以为财务部门作出预算提供良好的数据支持，将资金相应分配配置得更加合理，并与之前的前导数据相对比，一是防止大量的备用金因处理不当而流失，二是可以避免资金的大量预算处理不当。

通过建立起完备的费用报销流程，为搭建完整的费用资金预算流程框架提供了良好的基础，况且通过该项共享费用的资金预算，各部门层级依次应用到实际情况中，可以根据子、分公司不同情况可以进行相应的调整。这样，在不破坏整体企业的总体战略布局的情况下，还可以因情况进行相应的调整，后期做出相应的预算报告，让这个系统可以在企业中进行有效的运转。

同时，经过内部的费用报销的全过程，可以将费用报销进行全面优化，使费用报销的审核做到省时高效，进行了良好的纵向管理。而且在未来的发展过程中，可以全面的实现从最初的预算管理到实际的支取款项支付款项，到后期的审核以及执行都可以形成完备的循环状态，也可以遏制不实报销，增强各部门之间的联络性、制约性，从而达到更好的发展，实现真正的省时高效，做到合理的风险控制的预防，使企业处于良好的竞争立足之地。

五、结语

因此，如果将传统的财务服务模式与新型的财务共享模式相结合，则将会更倾向于企业管理以及内部控制的导向，相较于传统模式下的财务模式，财务共享模式则属于战略性的财务，通过简化人工操作得到的相关数据，可以为企业的长期发展提供可执行的操作目标，也就是我们通常说的管理会计职能。

同时，适逢大数据时代，应用财务共享中心的服务可以对企业做出大决策以及业务转型提供支撑点。应用财务共享技术，可以有利于企业控制其成本，将有限的资金投入回报率更大的投资中，进行资金的最优配置组合。

况且，以费用报销为切入点应用财务共享，可以使企业进行更好的管控，做到张弛有度。通过费用报销流程的简化，可以集中处理，也增加了数据统一管理的优势；同时，企业此过程中，简化了与银行的对接，对资金的实时流动可以很好的监控，避免出现资金监管。而且不仅费用报销需要应用该系统，在企业中，财务共享中心不仅对于与集团相关的监督系统、资金管理系统以及税务管理系统建立信息传递的联系，同时还可以与上下游企业进行快速的信息支持与共享，这些对于企业而言都是未来发展的机遇。