对档案信息化管理的优势与安全问题的研究

柴青 衣蕾

摘要：档案管理信息化已然成为当下企业档案管理主要模式，档案信息化管理能够提升档案管理工作质量与效率，对提升档案管理实效性具有重要价值。档案信息化管理背景下档案管理工作优势明显，其能够实现对档案价值的开发与利用，同时符合当下企业现代化发展理念，但与此同时企业档案信息化管理存在一定的安全问题，此类安全问题影响着企业档案信息化管理质量。基于此文章对档案信息化管理优势与安全问题进行分析，并提出针对性的解决措施，以为企业档案信息化管理工作的完善提供帮助。

关键词：档案信息化;管理优势;安全问题

一、档案信息化管理优势

1.1有利于档案管理价值的开发与利用

档案信息化管理主要是依托信息化系统平台所实现的，电子档案在信息化系统平台中能够根据档案类型、主题、时间等进行不同序列的排列，以此实现档案资源利用率的提升。档案资料往往包含企业发展档案、业务档案、人事档案等多样性内容，且受部分档案数据能够为现阶段业务工作提供经验，这也就彰显着档案管理工作价值。档案信息化管理背景下，档案以电子档案的形式所体现，有效地延长了档案存储时间与存储质量，同时档案信息化管理能够减少传统人力资源工作压力，能够实现对档案资料的快速检索，基于此档案信息化管理自身优势得以体现。

1.2符合现代化企业发展理念

企业在现代化发展过程中，信息化技术作为企业现代化技术的主要技术理念，档案信息化管理顺应着当下现代化企业发展理念。从档案管理形式来讲，传统档案管理以纸质管理为主要内容，档案信息化管理背景下，电子档案能够取代传统纸质档案实现无纸化办公，符合当下可持续发展理念。纸质资源的节约能够响应生态保护工作，符合现代化企业发展理念。

1.3档案信息共享更加高效

档案信息化管理主要是将档案数据汇总到系统平台中，以进行档案数据专项存储，以实现对企业档案数据的高效查询。档案信息化管理背景下档案以电子档案的形式所体现，这也就有利于档案信息共享的高效性。在进行档案信息查阅的过程中，档案查阅人员可通过档案信息化管理平台递交档案查阅需求，进而通过审批后可直接通过传真或者数据传输的方式进行档案查阅，此举有效的减少了传统档案查阅流程的复杂性，实现了跨时间、跨空间的档案信息传输，能够实现档案查阅的即时性，对提升工作效率具有重要价值。

二、档案信息化管理安全问题

档案管理人员安全管理意识薄弱。档案信息化管理工作中部分档案管理人员档案管理安全意识薄弱，这也就直接影响着档案信息数据的安全性，存在着档案信息化管理数据丢失与档案质量等问题，同时存在数据窃取等严重风险，不利于企业的发展。

档案数据存储缺乏安全性。档案信息化管理过程中数据存储缺乏安全性，当下网络环境具有开放性，且档案数据一般存储于云端服务器中，网络病毒与黑客能够通过网络实现对计算機终端的控制，这也就体现着档案数据存储缺乏安全性的现实问题。

档案传输与共享安全问题。档案信息化管理工作主要是借助网络计算机系统进行档案数据的传输与共享，但在此过程中，受限于互联网开放性因素的影响，档案在传输过程中容易出现数据截取等不良现象，这也就影响着企业数据管理安全性，不利于企业档案数据管理质量的提升。

档案信息化管理安全制度问题。档案信息化管理安全制度不完善是影响档案信息化管理安全的重要因素，在此情况下，档案管理人员难以对自身职责与义务进行明确，存在工作责任相互推诿的现象，同时档案电子信息的录入与更改缺乏流程规范，这也就严重影响着档案资源的安全性。

三、档案信息化管理安全问题的解决措施

3.1提升档案管理人员安全管理意识

为解决上述问题，档案信息化管理人员需要接受专业教育与培训工作，以提升自身档案信息化管理安全意识，树立工作警惕性，以此切实保障档案信息存储安全性。同时档案信息化管理背景下，工作人员需要就自身计算机信息化操作水平进行提升，以增强自身对信息化操作系统的操作质量，减少人为操作风险导致的档案管理安全风险问题。值得注意的是，档案信息化管理人员需要掌握一定的信息加密方式，以确保档案数据存储与传输过程中的数据保密性，落实企业档案信息化管理安全性。

3.2提高档案数据存储安全性

为提升档案数据存储安全性，企业需要加强对档案信息化管理过程中的加密技术研究，以此实现对档案数据安全的保护。对称类加密技术与非对称加密方式作为常见的档案数据安全加密技术，在现阶段档案信息化管理安全技术中应用较为广泛。通过此类加密技术的应用档案数据能够得到相对安全的存储，且对防止方案资源的窃取、丢失等风险事件具有重要价值，同时还能够进一步提高档案资源的合法性和真实性。

3.3优化档案传输与共享环境安全

优化管理技术，强化档案数据传输管理是提升档案传输与共享安全问题的主要措施。针对档案资源传输安全问题，企业档案管理人员需要对数据传输过程进行监控，通过平台用户身份权限设置等途径避免非法用户对企业信息化管理平台的登陆。其次档案信息化建设技术人员需要强化对系统平台安全性的提升，通过完善防火墙等安全防护技术手段提升档案信息化平台对安全风险的抵御能力，提高档案资源传输的安全性。

3.4完善档案信息化管理安全制度

完善档案信息化管理安全制度是提升档案信息化管理的必要手段，首先企业需要建立明确的档案管理安全责任制度，将各项工作责任落实到工作过程中，以提升工作人员参与档案管理工作的严谨性。另外企业需要规范档案信息化管理工作流程，制定统一的工作流程与标准，以确保各操作环节的安全性。最后企业要定期对档案信息化系统平台进行完善，以安全性为核心，对计算机以及软件进行维护和更新，最大限度保障档案资源的安全性和保密性。

四、结束语

档案信息化管理作为当下档案管理的主要趋势，其在档案管理工作中能够提升档案管理质量与安全性，对增强档案存储年限与规范档案管理流程具有重要价值。上述文章对档案信息化管理优势进行罗列，并针对现阶段档案信息化管理安全问题提出解决措施，以致力于促进企业档案信息化管理价值的彰显。

参考文献：

[1]张丽婷.信息化时代企业档案管理面临的问题及对策探讨[J].企业改革与管理，2021（21）：34-35.