科研试剂耗材采购与危险化学品管理平台构建

宋 双，张 璟，程 曦，庞 雁，王至诚，方志军

（江苏省中医药研究院a.科技处；b.保卫科；c.药学部；d.信息中心；e.肿瘤科，南京 210028）

0 引言

目前，很多高校、科研院所等单位仍采用传统的课题组自行分散采购模式，采购管理采取人工管理方式，导致出现很多问题，如没有统一规范的采购管理工具，出入库管理薄弱，商品良莠不齐且无法溯源，质量把控难度大，价格透明度不高，行政管理效率低下，试剂耗材审批报销烦琐周期长，信息化程度不高，无电子留痕而存在溯源及审计风险等［1，5-7］。当前，新一代信息技术迅猛发展，并加速与科技改革融合，为科研单位贯彻落实改革举措、创新科研管理、提升管理效能创造了有效手段和良好机遇。而基于网络化、信息化的科研试剂耗材采购亦成为近几年的研究热点，不少学者认为探索构建科研试剂耗材信息化平台势在必行［2，4，8］。

国内高校、科研院所、医院的实验室是使用科研试剂尤其是危险化学品的重要场所。危险化学品具有毒害、腐蚀、爆炸、燃烧、助燃等性质，对人体、设施、环境具有危害，而科研活动所用的危险化学品亦具有种类繁多、临时性强、单品种用量少等特点，科研活动存在开展实验的学生流动性大、安全意识淡薄等问题，由危险化学品引发的实验室事故时有发生，且占比高、伤亡大，对危险化学品的管理成为实验室安全管理的重中之重［9-12］。信息化管理是合理管理危险化学品的重要环节，构建信息化平台是实现危险化学品全流程动态监控的有效手段，有利于提高单位危险化学品的管理水平及管理效率［10，13-16］。

由此，依托信息化平台同时构建科研试剂耗材采购与危险化学品管理模式，对规范科研采购、强化实验室安全、减轻科研人员负担、提升管理服务能力具有很大的促进作用。2020 年下半年，江苏省中医药研究院上线运行了某知名平台公司为其量身打造的“江苏省中医药研究院试剂耗材管理系统”信息化平台（见图1），为探索科研试剂耗材采购与危险化学品管理模式提供了借鉴。

图1 “江苏省中医药研究院试剂耗材管理系统”信息化平台首页

1 信息化平台构建

信息化平台分为试剂耗材管理系统、危险化学品全流程管理系统以及实验室信息化管理系统。

1.1 试剂耗材管理系统

该系统包括供应商管理、商品管理、采购管理、审批管理、统计查询等主要功能模块。

（1）供应商管理。采用研究院与平台公司共同管理模式，平台公司代替研究院对供应商进行严格管理，研究院有权管控供应商的准入遴选及淘汰，并不定期抽查。在供应商遴选方面：①发布公告，供应商申请入驻。②充分尊重科研人员意愿，按照科研人员的推荐，鼓励支持原供应商申请入驻平台。③平台公司在江苏省尤其南京市的用户单位较多，通过将其他单位平台上的优质供应商引至院平台，扩大了供应商范围。平台公司设置有严格的供应商资质审查体系，遴选时，专人对每家申请入驻院平台的供应商进行资质审查，审核材料包括三证或三证合一件、商品授权书、相关承诺函／书、危险品经营许可证、安全协议等等。所有证照会拍照上传到平台内备查。目前已严格筛选200 多家供应商入驻院平台，近1 000 种品牌认证。

同时，平台支持对供应商进行评价、投诉、淘汰、退货，以规范供应商管理。

众所周知，磁共振扫描是近年来诊断准确度高且应用范围较为广泛的先进诊断手段，已经在ITN诊断中得到了应用，有效提高了ITN的诊断准确度，为ITN后期的治疗及护理提供了真实可靠的诊断依据，在一定程度上促进了ITN诊断水平、治疗效果及护理质量的提高，所以在ITN诊断中应用磁共振扫描技术是非常必要和重要，常用的磁共振扫描技术为3D-TOF-MRA、3D-FIESTA，2种方法组合检查更有利于提高ITN患者责任血管的检出率[12-13]。本次研究中，患侧组接触或压迫阳性符合率明显高于健侧组，由此说明ITN的重要病因是血管压迫，且责任血管多为动脉。

（2）商品管理。平台公司为院平台提供了统一的产品数据库构建与运维。在商品审核方面，专人审核遴选入围的供应商提供的商品信息，审核通过后，对相关商品进行上架。目前平台内的商品数量约930 万条。另外，平台包含专业的化学品管理，目前已集成30 多万条化学品标准数据库，集成近8 000 条化学品安全技术说明书（MSDS）数据库，集成2 828 种危险化学品数据库供科研人员选择学习和使用，并结合国家政策及时更新。

平台提供开放透明的产品及价格信息，在价格管控上，通过平台公司的1 TO N 管理云平台，后台可实时监测同一家供应商的同一商品在不同单位的销售价格、交货期等信息。当出现价格过高等异常情况时，会及时通知相应供应商。另外，平台公司与近百家生产厂家和供应商签订了统一折扣价协议，有效降低各用户单位的采购成本，研究院亦受益其中。

（3）采购管理。目前采购管理采用在线采购、自购备案两种方式。在线采购是指科研人员在平台内搜索选择商品，在线下单、审核、审批、供应商在线发货、科研人员在线签收验收、相关部门在线办理出入库流程、在线结账和打印表单。在线采购全流程透明可控，方便快捷，可使用智能搜索、比较价格、查看销量等功能，自由选购各类试剂耗材。平台支持比价功能，同一商品，支持不同供应商比价（见图2）。

图2 在线采购流程

单位原则上要求使用平台采购科研试剂耗材，但考虑到科研活动和所用科研试剂耗材有其自身的特殊性［6］，在线采购不能满足科研需求时，可采用自购备案方式，即科研人员线下自行购买，再到平台内签订知情同意书，填写自采申购表，添加线下订单，后流程同在线采购，完成在线审核、出入库等流程。通过自购备案方式，既能满足科研特殊需求，又能在平台内留有完整采购记录。

另外，为加强危险化学品的管理，要求全院危险化学品在线提交订单、审批后推送至E 部门统一采购和发放，且不允许自购备案，确保危险化学品采购的归口化管理，防范安全风险。

（4）审批管理。平台包含的审批管理，是按单位相关规定、组织机构和原有审批报销习惯进行定制，根据普通试剂耗材、危险化学品、采购金额等管理类别的不同设置不同的申购、出入库审批环节，实现自定义多级审批。下单后，订单按普通试剂耗材、非管制危险化学品或者管制化学品订单类型，数字流智能拆分。管制化学品按不同类型（如剧毒、易制爆、易制毒等类型）进行自动多级审批，灵活调整审批顺序。各订单智能拆分，流程自动流转，电子凭证自动生成，符合单位规定，具备可靠防伪技术，且无须人员录入，保证单位采购审批、报销的规范化和高效化。

科研人员、管理人员根据定制权限，可随时检索查看订单具体状态和处理进度。另外，采取在线出入库审批操作，针对普通试剂耗材，科研人员收到货物进行验货、一键签收时按相关要求规范上传货物照片等材料，D部门人员严格审核，在线办理出入库。针对危险化学品，D部门收到货后验收、在线办理出入库。

（5）统计查询。平台拥有较强的统计分析能力，可根据商品的订单进行多维度自由组合统计。包括订单、供应商、科室、经费账户、申购人、供应商评分等统计。针对危险化学品，平台有专门的危化品统计、实验室安全、危化品标签模块，供各部门和科室进行数据分析。通过平台，可实时统计相关数据字段；可按需对数据进行多维度组合分析；可获得多种图表对比，可导出数据；数据可穿透点击，供人员进一步了解。

1.2 危险化学品全流程管理系统

与普通试剂相比，危险化学品的危险性更大，其在采购、储存、使用、处置等任何一个环节出现问题或纰漏都有可能产生很大的影响。研究院近几年加强危险化学品的管理，并严格按国家管控要求和目录，加强对剧毒化学品、易制爆危险化学品、易制毒化学品、民用爆炸物品等管制化学品的全方位管控。危险化学品全流程管理系统通过从采购源头把控，可实现危险化学品全生命周期记录、可追踪和可溯源；可通过射频识别（RFID）和物联网技术，对管制化学品的申购、审批、签收入库、领用、盘点、处置等环节做到闭环监控和管理，实现对危险化学品全生命周期的安全管理（见图3）。其特色功能模块包括源头把控、射频识别（RFID）追踪管理、危险源标识及统计、安全巡检、危废处置等。

图3 危险化学品全生命周期管理流程图

（1）源头把控。在供应商管理方面，平台支持对危险化学品供应商的准入审核管理，后台可对危险化学品供应商的资质、销售许可范围、商品有效期进行有效管理，并随时掌控供应商的销售资质和销售范围。为加强对危险化学品的管控，院根据各科室危险化学品使用情况，将院内危险化学品仓库入驻平台内，同时严格遴选了四家优质试剂供应商来上架供应危险化学品；针对管制类危险化学品，仅指定其中一家试剂供应商有资格供应。科研人员采购危险化学品时，优先选择单位仓库内的危险化学品。

在商品管理方面，平台已集成近8 000 条MSDS数据库，集成2 828 种危险化学品数据库，危险化学品数据库中又包含管制化学品数据库（易制毒、易制爆、精神麻醉类、气体类、剧毒品等）。MSDS 数据库与危险化学品数据库关联，平台自动为所有商品进行标识，搜索商品即可知晓其危险等级。点击旁边的“查看MSDS信息”可以弹出该商品的说明书，实现安全信息在线教育。

（2）RFID追踪管理。研究院参考本地知名高校，通过严格遴选，指定了某供应商为唯一管制化学品供应商，管制化学品订单推送至该供应商后，供应商对每瓶管制化学品粘贴带有唯一标识的RFID 标签，每瓶管制化学品都有自己唯一的标识。RFID 标签与商品订单信息一一对应。此后，从管制化学品签收入库、出库、领用、使用、盘点、处置等流通的各个环节，通过RFID标签，可记录管制化学品在相应操作人员中流转的过程，流向清晰，从而实现对管制化学品的状态及存量进行全流程动态监管。

（3）危险源标识及统计。平台内包含危化品统计、实验室安全和危化品标签模块，同步管理，危险源实时可查。通过危化品统计模块，全院的危险化学品清晰可见，通过数据穿透点击功能，可进一步详细了解。可按照化学品种类、实验室、房间、化学品关键字、时间段等的不同维度，对全院所有的危险化学品的采购、领用、库存等情况进行详细统计和导出。通过实验室安全模块，管理人员可清晰了解全院所有危险化学品经营科室的具体分布、通过数据穿透点击功能了解某科室的管制化学品清单及盘点记录。通过危化品标签模块，一键掌握全院管制化学品信息，并可详细了解和导出管制化学品的采购、领用和库存信息。

（4）安全巡检。在管制化学品流通的环节，平台能自动生成领用记录清单，平台内的实验室安全模块能显示各科室管制化学品清单。单位为相关管理部门配备了RFID扫描枪，管理人员可凭借RFID扫描枪去各科室检查盘点管制化学品的储存情况。打开相关化学品柜，管理人员手持RFID 扫描枪进行无接触识别，盘点登记在该科室名下的管制化学品，扫描枪屏上显示管制化学品的库存和状态（正常、缺失、错位、遗失）。如果在不允许存放危险化学品的位置扫描到管制化学品，亦能记录在案并上报。

（5）危废处置。可根据危废处置功能模块，如实申报需要进行处置的科研废弃物。管理人员可根据订单、科室名称、危废数量和时间段等字眼查询、统计和导出。

1.3 实验室信息化管理系统

实验室信息化管理系统包括人员管理、物料管理、课题管理、实验管理、库房管理等主要功能模块，能够帮助科室和管理部门完成对于科室的规范化和电子化管理。例如在物料管理模块部分，自动入库课题组或科室所采购的所有试剂和耗材，高货值和危险化学品（含批次、库存、存放位置等自身具备的全部信息）。使用人员使用时需执行出库操作，包括申请领用、审批、发放等。针对高货值和危险化学品，管理人员可根据存量和用量设置库存预警，并实行电子台账管理。当人员在平台下单时，若商品为危险化学品，购买数量小于等于库存余量，则不允许下单，须先操作领用。例如在课题管理模块部分，课题组或科室可对课题进行录入、修改、查询、统计；可导入课题经费信息，实现与采购订单的关联。

2 信息化平台的成效

（1）实现科研试剂耗材采购全流程透明化管理。平台上线后，有了统一规范的科研采购管理工具，采购全流程透明可控；科研试剂耗材商品等信息电子留痕，可溯源；流程规定符合科研活动特殊性和单位管理实际情况，科学合理。

（2）强化了实验室危险化学品管理。借助相关功能模块，实现了危险化学品全生命周期的管理，危险化学品可记录、可追踪和可溯源；借助RFID 和物联网技术，管理部门把控流程关键节点，对管制化学品的状态和存量实时监管。借助平台，全院及各科室的危险化学品清晰可见，取消了非管制危险化学品纸质台账。单位的危险化学品工作获得上级主管部门的肯定和表扬。

（3）提升科研审批报销效率。科研试剂耗材的大部分审批报销环节由线下转为线上，有效实现科研人员少跑路的目标；同时借助平台，创新科研试剂耗材出入库管理，进一步优化了报销流程，解决科研试剂报销繁琐问题，普通科研试剂报销时间从之前3 个月以上时间，到现在最快1 周报销完毕，报销效率得到大幅度提升。

（4）提升管理效能，缓解管理压力。平台上线前，为应对每年下半年的科研报销压力，B 部门会在原有人员基础上增派1～2 名工作人员加班处理，上线后，目前只有1 人兼职负责，效率得到显著提升。危险化学品管理方面，平台上线前，A部门需要对发票上的试剂种类以及危险化学品审批表上的危险化学品类别和数量进行人工审核，检查普通试剂采购里是否混有危险化学品，危险化学品审批表上的类别是否准确（类别不同，申请签字流程不同），数量是否合理，审核费时，效率低下。危险化学品信息靠使用科室定期上报，各归口管理部门汇总，费时费力，且数据有延迟和遗漏，不能很好地全方位掌控。平台上线后，流程信息化，关键节点把控，缓解了相关管理部门的压力。

3 结语

研究院以信息化平台为工具，构建了科研试剂耗材采购与危险化学品管理模式，逐步实现科研采购和危险化学品管理由粗放型向精细化转变，成效显著。在科研采购方面，实现了科研试剂耗材采购的全流程透明化、溯源化、规范化以及科学化；在危险化学品管理方面，能够实现危险化学品的全生命周期的安全管理，单位安全管理水平大幅提升；科研试剂耗材的审批报销效率得到有效提高，报销烦琐问题得到实质解决；科研管理效能整体得到提升，单位管理压力得到缓解。但是，该信息化平台亦存在科室危险化学品剩余数量数据偶尔抓取不成功、RFID标签偶尔扫描失败导致管制品不能及时入库以及个别商品价格偏高等问题。另外单位即将上线新财务信息化管理系统，两个系统如何有效对接从而进一步提升科研管理水平很重要。下一步，将充分利用和完善平台功能，加强部门协同，继续优化管理服务，为单位高质量发展添砖加瓦！