基于电商模式的高校办公用品采购平台建设探究

帅振威

（北京大学财务部，北京 100871）

0 引言

高校办公用品尽管采购量大但非高校核心业务和核心资产，造成办公用品采购成了极易被忽视的“小事”，对采购过程、供需关系、外部资源整合和供应绩效缺乏统一的管理。反观其他经济组织，传统的采购功能正迅速演变为降低成本的经营功能、控制风险的管理功能和整合组织内外部资源的战略功能［2］。采购活动是集技术可行性、经济合理性、需求满足有效性于一体的技术经济行为和价值增值过程［3］。高校在办公用品采购上存在供给约束，需要加强顶层设计，借助现代信息技术手段，立足服务，建设高校办公用品采购平台，对办公用品采购行为进行统一组织、协调和控制。

1 高校传统办公用品采购模式分析

（1）采购分散，无法发挥规模优势。尽管总体采购规模巨大，但因为采购分散，对品牌供应商无法形成吸引力，各分散采购主体无法形成议价能力，被动接受供货方报价，无法发挥自身得天独厚的规模优势。同时，因其公务采购的特点，采购人员更倾向于知名度高、体验良好的电商平台采购。电商平台通过积累的大量消费信息和数据，应用数据挖掘、抓取和分析等各种先进、高效、复杂、隐蔽的数据算法进行大数据“杀熟”［4］，采购人员有可能支付更高的采购成本。因其隐蔽性，采购人员可能并不知晓，也可能存在因为公务采购更重视质量而漠视成本的问题。以上问题的根源在于高校对办公用品这类小规模零星采购缺乏统一管理，对外部资源整合和掌控力度较弱，处于被动接受的局面。

（2）结算分散，采购人员和财务部门压力较大。频繁分散的采购必然带来频繁分散的财务结算，对采购人员和财务部门都形成较大的工作压力。虽然每次结算金额不大，但都需要采购人员办理资金结算手续，频繁且复杂。在严肃的财经纪律下，财务部门在发票审核、会计核算、款项支付等日常工作投入较大的精力，使财务人员无法聚焦在提高高校财务战略管理能力上，影响工作效果。以某“双一流”高校为例，据不完全统计，其2017～2021 年办公用品采购年均财务结算近1.2 万次，财务结算所附单据逾10 万张，平均单次结算金额仅为1 000元。

（3）采购活动腐败的风险。成本管理研究中，一般认为费用存在黏性，即费用随着业务量的变化而变化时，边际变化率在不同的业务量变化方向上具有不对称性（特别是降低率低于增长率）［5］，业务量上升时费用的边际增加量大于业务量下降时的费用边际减少量［6］。国家对高等教育财政性教育经费投入不断加大，2012～2019年，年均增幅达7.9%，反观高校办公用品费用，并未体现出费用黏性的特点。随着高校年度决算支出的逐年增加，办公用品支出金额随着中央八项规定的出台出现了迅速下降后缓慢回升的特点。一个极具中国特色的事实是：办公用品的采购很容易变成一个“筐”，一些不能在财务上列支的招待、礼品等费用很容易通过办公用品的形式，变相公款列支，办公用品发票成为“万能发票”，出现经费违规使用甚至腐败风险。

2 高校办公用品采购平台建设的可行性分析

（1）高校具备集中采购的规模优势，议价能力强。2021年，教育部直属75 所高校公布的年度预算超过4 400 亿元，平均每所高校达58 亿元，巨额年度预算必然带来较大的采购规模。一个中等规模的文科院校，每年用办公用品购置的费用也可近千万元［7］。以某“双一流”高校为例，据不完全统计，其2010～2021 年办公用品年均采购额超过2 000 万元，最高年份达到近4 000 万元。高校凭借较大的采购规模，能够提高与供货商的议价的能力，形成局部买方市场，增强与供货商的议价能力，降低采购成本，节约有限的经费，提高经费使用效益，实践证明规模化的电商采购可以实现采购成本10%以上的降幅［8-9］。

（2）电子商务蓬勃发展，企业也逐步转型为电商化采购。作为数字经济中规模最大、增长速度最快、覆盖范围最广的电子商务迅速发展，深刻影响着居民的消费习惯、消费行为和消费结构，特别是伴随移动互联网技术的发展，更是极大地改善了消费体验，拓宽了消费市场。同期，国家也加大了对企业供应链发展的政策支持力度，在信息技术进步和国家政策推动下，传统线下采购开始向线上采购、智慧采购转型。比如，针对中小企业在采购上遇到的痛点，淘宝于2019 年4 月上线了企业服务频道，涉足中小企业采购服务；京东推出了智慧采购“678”，提高了采购行为的精准化、人性化和生态化水平［2］。

高校办公用品采购，受到居民个人消费习惯影响同时又置于社会整体消费行为大环境下，棘轮效应和示范效应互相叠加［10］，必然与数字经济大趋势同频共振。高校办公用品采购平台建设，符合国家对企业供应链发展的政策支持，顺应了数字经济发展转型大趋势。

（3）高校智慧校园协同推进，“业财融合”能力进一步提高。自2012 年教育部发布《教育信息化十年发展规划（2011-2020 年）》以来，高校智慧校园建设进行了积极的探索与实践，取得了显著的成果，实现了较高的信息化水平。近年来，高校以“互联互通、信息共享、业务协同”为目标，不断整合校内各独立系统，在打破了各个管理系统之间存在的技术壁垒和数据区隔，在消除“信息孤岛”、提升信息共享和服务能力等方面取得了巨大成就［11］，实现了不同系统间数据交互和共享。从某种程度上，财务信息化建设是高校各业务系统建设的关键节点，直接影响到智慧校园建设的整体水平，近年来高校财务信息化建设也取得了比较大的发展。新的信息技术，正在改变传统的组织结构和工作模式，使大范围、高难度的“业财融合”由蓝图变为现实。随着智慧校园建设的推进，校内各系统能够与办公用品采购平台互联互通，共同支撑平台的运行。

3 高校办公用品采购平台工作机理和技术路径

3.1 高校办公用品采购平台工作流程

平台经济作为一种新经济模式，已经成为我们日常生活离不开的事物［12］。互联网平台为供需双方提供一个交汇的场域，通过供需双方互动产生价值，它集成各种要素，通过强大的数据交换功能，降低交易成本，解决供需矛盾。高校办公用品采购平台打造一个对信息进行集合、分类和规范的平台，它对内整合校内用户，对外整合供货资源，内外相济，通过平台的强大功能，规范内部财经管理，降低内部搜寻成本和外部采购成本，总体降低交易成本，提高用户体验。

与财务会计相比，管理会计有以下三个特点：一是在服务对象方面，管理会计主要是为强化单位内部经营管理、提高经济效益服务，属于“对内报告会计”；而财务会计主要侧重于对外部相关单位和人员提供财务信息，属于“对外报告会计”。二是在职能定位方面，管理会计侧重在“创造价值”，其职能是解析过去、控制现在与筹划未来的有机结合；而财务会计侧重在“记录价值”，通过确认、计量、记录和报告等程序提供并解释历史信息。三是在程序与方法方面，管理会计采用的程序与方法灵活多样，具有较大的可选择性；而财务会计有填制凭证、登记账簿、编制报表等较固定的程序与方法。

信息系统建设成功的关键在于以信息技术为工具，对现有工作进行改善并取得广泛的支持，而非对现有流程的颠覆，纯粹为了信息化而信息化容易因强阻力而走向失败。办公用品采购平台的建设应对现有采购模式“冲击小，改善大”。所以，借鉴现有工作流程就显得很重要，在此基础上加以优化提高，改善工作体验。

平台以提出采购需求为起点，确定采购计划、采购预算和经费来源，通过平台向供货方下达采购订单，待相关负责人审批后，冻结采购经费，在约定的时间内，供货方送货上门，采购人员签收后完成采购。账期内，平台汇总出具账单，与供货方提供账单对账无误后，供货方开具月度发票，财务部门统一完成财务结算。采购过程中涉及的商品、展示、订单、履约、财务、售后全部由采购平台完成，通过采购平台重塑供应链，为顾客提供一站式服务（见图1）。

图1 高校办公用品采购业务流程图

3.2 高校办公用品采购平台工作机理

采购平台部署在本地，平台对采购人员、采购单位、采购经费、第三方商品平台整合在一起，对采购业务进行全流程管理，包括用户登录、采购经费、商品筛选、订单确认、发货签收、售后服务、资金结算。作为一个轻量化系统，平台重点在于对前端分散的采购行为和后端的资金结算进行管理，商品的筛选、配送及售后通过采购平台链接第三方商品平台完成。办公用品采购平台“管理全流程，重点在两端，核心是采购”，与高校财务系统和第三方商品平台进行数据交互，资金流、商品流和业务流协调推进，共同完成办公用品采购业务。通过平台，采购人员只需登录系统“购物”和收到货物时“签收”，其他工作全部交由平台完成。如图2所示。

图2 系统间对接流程图

（1）校内多系统互联互通，信息共享，破除“数据孤岛”。为了对采购人员身份进行认证，采购平台通过学校统一身份认证登录，办公用品采购平台可以集成到校内信息门户也可以单独部署，但统一使用学校身份认证系统登录［13］，以此获取用户基本信息，包括单位（院系）、身份（教工、学生），更好地实现人员管理，免去了重新建立用户的工作。采购平台支持Web浏览器、移动APP、微信等全媒体展示［11］，实现7 ×24小时随时随地便捷地访问平台。

采购活动的前提是“无授权不采购”“无预算不采购”“无审批不采购”，确定采购经费和相应财务审批构成了采购的前置要素。采购平台与财务系统对接，采购前确定财务账号，通过与财务系统的通信接口，调取财务数据，确定经费使用合规性，保证经费余额，明确经费负责人，采购前完成审批手续。订单确认后，由财务系统对相应账户进行资金冻结，确保在商品结算支付时资金充足。同时，在商品签收前，保留资金解冻通道，对采购人员发起的任何原因造成的订单取消指令，财务系统进行账户解冻，释放冻结资金。账期内，采购平台将本月采购订单推送财务系统，由财务系统从冻结经费中支付相应款项。

（2）与第三方商品平台对接，通过与第三方商品平台通讯完成采购。本地的采购平台登录进行身份验证后，通过双方的通讯机制，第三方商品平台允许高校采购平台用户调用其平台。高校用户在第三方商品平台进行商品的筛选和确认等采购操作，形成的订单推送给经费负责人进行审批，审批同意后形成正式订单推送给第三方商品平台，由第三方商品平台进行确认和发货，收货人签收后，两个平台订单状态进行同步。账期内，第三方商品平台推送上月商品结算单，高校采购平台与之对账无误后确认该账单，待财务部门完成款项支付后，双方系统确认上月账单已结清。

（3）大数据技术应用和AI 采购管控。采购平台不仅有在线的实时数据，更会积累大量历史采购数据及其周边数据，高校根据采购制度规定及实际运行情况设置系统参数及分析模型［14］，从多角度解析数据，比如时间维度数据分析，部门间数据分析，项目经费数据分析，对采购项目做出事前、事中、事后全覆盖研判分析。根据历史采购量和单位规模，平台对采购数量提供智能管控，建立采购预警，当达到红色预警时，触发熔断机制，暂时中断采购活动，待决策机构审议通过后再次启动采购程序。根据经费管理制度，平台对经费使用提供管控，对不符合经费使用要求的采购进行熔断，保证经费使用合理。

4 办公用品采购平台建设的机制创新

高校办公用品采购平台的建设，契合了数字新基建的发展契机，抓住了“业财融合”的新趋势，为高校教学科研工作提供了更好保障，形成部分机制性的创新，主要体现在：

（1）整合内部购买力和外部网络资源，形成活动集合。高校以往的采购比较分散，各采购主体单兵作战，高校内部各采购主体全部纳入平台管理后，通过统一运作的采购平台，高校内部分散的采购单元得到整合，对外部形成统一的购买力，规模化采购降低了采购成本，压缩了消费性支出。引入外部网络资源，通过API接口，实现系统间的集成，内部资源和外部资源在一个平台交汇，形成相互关联的活动集合，内外部资源得到较好的配置和协调，高校和外部供应商实现双赢。一个有用的启示是对于一些采购规模较小特别是自建采购平台的成本收益不高的高校，可以考虑地域相近的多所高校间建立高校联合体，形成采购集群，仍可以实现资源整合和规模效应。

（2）创新财务结算方式。便捷的财务结算方式，是采购平台最具获得感的创新方式。通过与供应商约定账期，账期内，供货商开具一张月度发票，由财务部门在账期内对采购标的进行统一的支付结算。大票结算，提高了结算的效率，避免了结算的乘法效应，最大程度释放了各个采购单元的结算压力。无论从院系到学校纵向“条”的角度还是从教学、科研、管理部门横向“块”的角度，都实现了“减流程，减材料、减时间，增服务”，是涉及范围广、效果立竿见影的创新，使各类人员特别是教学、科研人员将节约出来的精力和时间投入到核心工作，创造更大的价值，确保了“放管服”改革接得住，能落地，见实效。

（3）科技反腐，大学治理的新途径、新实践。科技反腐是高校党风廉政“制度+技防”建设的重要组成部分［15］。办公用品采购平台的直接目的是为采购服务，但平台的建设带来了巨大的正外部性，为办公用品采购廉政风险防控进行了有益的技术实践。平台通过刚性的技术手段，将办公用品采购凝聚到线上统一管理，规范了采购流程，规避了供求双方人为操纵采购清单的痼疾，颠覆了传统物资采购运行模式，大大压缩了不合理的自由裁量权，有效地抑制腐败动机，减少了腐败发生的空间和机会，最大程度上避免了暗箱操作行为，有利于从源头上杜绝腐败的发生。办公用品采购平台采购，采购目录清单清晰，采购记录详细，数据“在线跑、全留痕、可追溯、能倒查”，采购业务关键内部控制措施内嵌于平台，通过电脑程序对采购全过程进行严格地约束和管控，最大程度避免人为干预，有利于采购业务的事前、事中、事后监控，形成科技反腐的新机制，大学治理新途径、新实践。

5 结语

基于电商模式的高校办公用品采购平台建设，是高校充分利用互联网技术，主动融入数字经济发展大势，适应数字经济的快速发展，为教学科研发展提供优质服务的重要供给侧改革，是利用先进信息技术服务采购工作的创新举措，能够发挥高校采购的规模优势，降低采购成本，保证采购质量和服务水平，提高采购便利性和及时性，减轻财务结算压力，提升师生满意度。采购平台经验可复制，可推广至其他物资采购，是高校改善采购模式，进行物资采购流程再造的契机。