殷国栋
农信银资金清算中心信息科技部 北京 100089
信息时代到来后,信息技术的覆盖面显著扩大,在企业生产、管理等各个方面,都有信息技术的身影,信息技术已经成为很多方面不可缺失的技术。即使企业面临再激烈的竞争环境,只要掌握了技术,就赢得了决胜先机,很多企业都有这一方面的意识,增大了在信息化项目中的投入,但信息化项目的实施难度大,技术要求高,为评估此项目效益和水平,需强化项目后评价,通过后评价判定这类项目在企业中的作用,为企业未来的发展指明方向,让企业适应现代化发展。
国外在后评价方面展开的研究非常多,就国外后评价的实际情况来看,为得到准确且可靠的评价结果,往往会建立COBIT框架、FEA绩效参考模型、以EAF为基准的评价体系,针对每一个评价对象,可根据对象规模、实施的难易程度、流程规范等,选择最为合适的评价模型。COBIT框架最早出现在上世纪末期,于1996年被提出,属于开放性的绩效管理框架,框架内包含有计划组织、获取实施、交付支持、监督管控层级,4个不同的层级可以从不同的角度对IT项目实施全面评估,控制目标下包含有上百个子目标。在20世纪初期,由美国开发出了联邦企业架构,此架构下包含有多个的参考模型,如绩效、业务、服务组件、数据、技术,以绩效参考模型为代表,利用此模型可对信息化项目的绩效实施精准评估。
在当下的很多企业,信息化项目成为一类比较常见的项目类型,对这类型项目来说,项目规模大、周期长,在具体的实施过程中可能面临需求的频繁变化、项目管理方面的诸多问题,而不论在信息化项目的实施中遇到了哪一方面的问题,都会影响项目的顺利实施,导致企业的效益受到影响。在很多企业的信息化项目中,项目效益目标难以达到,很多时候就会使后评价制度不完善、指标体系不合理所导致。因此,为保障信息化项目的高效实施,强化后评价工作是极为必要的,在后评价下,可以给企业的信息化项目实施提供一定的指导,使项目实施中的重点突出、方向正确,不同的项目参与主体之间,可强化相互之间的合作,切实履行项目合同的要求。科学的信息化项目后评价,可使项目的决策正确、管理合规,提高项目水平,协调各方关系。项目后评价的必要性表现在以下方面[1]:①可在项目前期阶段,保障可行性研究、前评估的客观性、公平性与科学性,对于后评价来说,可收集项目结束后的有关数据与资料,用这些数据对前期可行性研究、前评价方面开展的预测加以分析与判定,分析这些预测是否准确与科学,也就可使参与到可行性研究、前评价中的有关人员,可在自身的岗位上做好对应的工作,促进项目的顺利开展。②可使项目的整个过程能按规定实施,保障项目不同实施环节的高度衔接,后评价体现了对项目过程的回顾、检查与分析,通过这一评价工作在信息化项目中的落实,可及时发现已经存在或者潜在的问题,根据问题或者风险表现,制定有针对性的解决对策。③后评价对提升项目运营水平存在积极作用,可使项目人员、企业可以根据评价结果,开展项目实施中的工作调整,提升项目效益。
信息化项目后评价的过程中,步骤多,流程复杂,主要的步骤如下:①前期准备环节,这一阶段的工作中,需根据对项目情况的分析和掌握,确定符合本项目特点的后评价方法,形成调研方案,在此调研方案中,应包含调研对象、内容与计划等方面,保障方案内容的完整性、可行性。②资料收集阶段,为保障评价工作的顺利开展,需安排专人收集与本信息化项目相关的资料,如项目建议书、可行性报告、批复方案、规章制度、合同文件等。③资料分析阶段,在此阶段的工作中,应安排专人专门负责资料的分析,由他们通过科学的方法,从资料中提取出有价值的信息,在后评价过程中,实现对这些信息的使用。由于前期收集的资料类型多、数量大,需依据相应规定,对这些资料加以分类、整理,按照项目后评价方法,编写后评价报告。④提交报告,分析与反馈问题。
关于企业的信息化项目,在后评价方面可采用的方法是比较多的,在我国国内,多使用以下几种[2]:①逻辑框架法,这一评价方法下,需根据对项目情况的梳理,利用框架图的绘制呈现项目内部不同流程、要素之间的内在逻辑关系,对于项目中几个有紧密关联的部分或者需同步考虑的内容,采用动态概念组合起来。②综合评价法,利用这一方法开展评价时,需对项目中影响较大的内容、高风险事件加以着重分析,确定其中的关键指标,这一评价方法下,实现了定性与定量的统一。③成功度法,这一评价方法有着较大的主观性,由评价专家或者成员组的项目经验,对比评价指标与项目实际的情况,根据对比的结果,判定项目是否达到了预期目标。
信息化项目实施评价时,一般包含了项目前期评价、实施过程评价、目标实现评价、实施效果评价几个部分,这一系列的评价工作开展,达到了全过程评价的要求。
这一环节的评价工作开展,包含有必要性、立项程序合规性的评价,首先,在项目必要性的评价方面,相关人员需综合考虑企业本身的情况,本项目的规模、特点以及此项目在企业中实施的目标,从技术情况、需求情形、可行性研究的角度,评估项目在企业内是否有实施的必需性[3]。其次,立项程序合规性评价是为了保障此项目是符合行业、企业规定的,否则,一旦立项不合规,在后续不论项目进展如何,都要立即停止,可能使企业蒙受巨大的损失。
信息化项目的规模庞大,实施周期较长,涉及的项目要素较多,为使项目实施流程可按照前期所制定的项目计划来组织,也需在整个项目的实施过程中,强化过程评价。根据项目实施经验,实施过程评价一般需从投资控制、进度控制、质量控制、招投标、合同管理等开展。
3.2.1 对项目开展的投资控制评价,是为了确保项目中的各项投资资金都可得到有效的利用,提高项目的投资回报率,评价时相关人员要对比项目的规模、资金投入、分配和使用,开展估算、概算与结算金额的比较,计算概算与估算、结算与概算的差额,依据计算结果,锁定投资下降的原因,制定可行的解决措施。投资控制的评价结果由投资变化率反映,这一指标的计算为:投资变化率=|估算-概算|/估算×60%+|概算-结算|/概算×40%。
3.2.2 进度控制评价,对任何一个信息化项目来说,在项目实施中有着严格的项目时间限制,当项目未在规定的时间内完成时,延长一天就会造成额外的经济损失,为避免以项目进度延误所造成的经济损失,在项目实施过程中需加强进度评价与控制。开展进度评价的有关人员,需进行项目开工、竣工计划时间与实际时间的对比,分析计划工期与实际工期的偏差情况,依据对比分析的结果,判定在信息化项目开展中,影响项目进度的因素,对项目进度计划执行情况加以分析。项目进度评价由进度偏离率这一指标反映,进度偏离率的计算为:进度偏离率=(实际工期-计划工期)/计划工期×100%。
3.2.3 质量控制评价,信息化项目实施中的质量监督,是为了确保每个实施步骤都可按照有关规定展开,减少项目质量问题的出现。通过质量监督评价,项目人员可精准分析在此项目实施过程中的质量情况,依据评价结果开展质量工作的改进,如果质量控制评价后得到的指标是合格的,意味着项目高质量完成,但如果项目评价指标不合格,需分析造成质量问题的原因,有针对性地实施项目质量改进。信息化项目的质量控制评价结果,用合格率、优良率等指标表示,通过一次通过率的计算,可得到项目的质量情况。
3.2.4 招投标与合同管理评价,在这一评价步骤与内容中,有关评价人员需对招投标的合法性、合规性、程序完整性、合同规范性开展检查,通过这一方面的评价工作展开,可检验在信息化项目的实施中合同双方是否切实履行了各自的职责。
每个项目在实施初期,都会对应制定一个项目目标,后续项目的实施过程中,需对比实际实施情况与此目标的差异,分析目标是否按照规定完成,而在这一方面,就涉及目标实现评价。通常情况下,关于项目目标实现评价,可从功能需求、系统架构、技术功能的实现评价着手。
3.3.1 在功能需求的实现评价方面,可比较应该实现的功能需求量、已实现的功能需求量,评价结果用功能需求实现率表示,功能需求实现率=已实现的功能需求量/目标功能需求量×100%。
3.3.2 系统架构实现评价上,从数据架构、应用架构、技术架构的角度来分析。
3.3.3 技术性能实现评价,在此评价环节,涉及的数据统计与分析比较多,需将前期所制定的可行性研究报告调取出来,从中提取出项目实施中的在线用户数、系统响应时间、计算机资源可用率、每秒可完成的事件数目等,对比项目实施中的这些指标完成情况。
这一阶段,项目的实施任务基本完成,通过此阶段的评价工作,可检验项目的实施效果,一般需从投入产出、系统安全、用户满意度3个角度开展。
3.4.1 在投入产出评价方面,因为在信息化项目的实施中,投入的资源较多,通过投入与产出的比较,可得到项目效益,对项目投入与产出比值的计算,就是投入产出比。依据投入产出效益评价标准,当这一比值超过了200%的情况下,项目效益是最佳的,意味着低投入高产出;当比值处于150%~200%之间时,效益良好;在100%~150%之间时,项目效益一般,低于100%的情况下,项目效益较差,投入较大但产出较小,产出无法与投入持平。投入产出比=产出/投入×100%。
部分信息化项目在项目实施效果评价方面,为精准评估项目的投资效益,会将投资实施效果当量作为评价指标,投资价值当量=实施效果当量/总投资×100%,在这一评价方法下,主要从这些方面进行了项目效果的评估:企业项目部门的业务水平和能力可得到一定的锻炼和提高,以企业主营业务层面的改善情况作为衡量指标;可保障企业内部的管理效率,主要从管理效率层面的改善作为前提;系统架构的改善、资源配置的优化,以系统架构与资源配置程度作为衡量准则。
3.4.2 系统安全评价,由于信息化项目的特殊性,所开发和建设的项目,必须符合安全标准,一旦系统安全不达标,在后期项目投入使用以后往往伴随着较大的项目风险,可能会影响项目的正常使用。关于系统安全的评价,需由第三方风险评估来完成。
3.4.3 用户满意度评价,这一评价工作,是为了检验在信息化项目投入使用以后可以给用户带来的体验感,满意度越高,意味着用户对此项目的体验感越好,在后期有着较大的用户增长潜力。
在越来越多的企业中都涉及了信息化项目,由于此类项目的实施难度系数较高,为保障项目的高效、规范开展,提高项目综合效益,需注重项目后评价的开展,结合项目特点,构建完整且科学的项目后评价指标体系,指导评价工作的顺利实施。