事业单位采购业务规范化探讨

李雪芳

浙江省气象局财务核算中心 浙江 杭州

一、引言

事业单位采购业务是指事业单位根据一定的标准和要求，利用事业单位所拥有的资金从资源市场获取资源，从而保证事业单位正常开展业务的一项经济活动，其内容一般包括货物、服务和工程采购。采购管理是事业单位日常经营管理工作的主要组成部分，其管理质量直接关系到事业单位的整体管理质量。气象部门的经济活动中，采购业务一般占主体地位，所以对采购业务进行规范化分析及研究，以期提高采购业务的规范化程度，进而促进单位的整体管理质量。

二、气象部门采购业务现状及特点

1.采购预算管理更加细化

气象部门作为中央部门预算单位，在整个部门预算的编制上，根据财政部统一要求，所有经费收支纳入部门预算，在经费的支出预算管理上，近年来对采购支出预算要求越来越详细，如2022年部门预算政府采购预算录入表中，对达到政府采购金额的采购业务，要求详细列示采购品目、设备名称、设备数量等。这就促使单位在进行部门预算时，既要认真测算完成全年业务指标需要采购的金额，又要详细考量采购物是否达到政府采购标准、采购物的品目，以及具体的名称及数量等。相比前几年部门预算只测算货物、服务、工程的采购资金金额和资金来源，其要求详细了不少。现在部门预算的新要求倒逼气象部门各单位在达到政府采购金额的采购预算管理上，越来越明细、具体。

其次，气象部门作为科技型单位，每年在科研项目及业务维持类项目的投入资金占整个支出金额比较大，在其项目计划书及项目申报文本的经费预算中，都要求对采购物有品目、数量及金额的说明，所以无论是部门预算新要求还是项目文本的新标准，都会促使气象部门各单位在采购预算管理的趋势上明细更加具体。

2.政府采购方式占比更大

《中华人民共和国政府采购法》的实施，有利于推动政府采购规范化，提高资金使用效益，所以气象部门在采购方式的选择上，对政府集中采购目录内的商品和达到政府采购金额标准的，采取政府采购方式基本达到百分百比例；对许多没在政府集中采购目录内的商品和未达到政府采购金额标准的采购业务，如单次采购金额在50万元（含）的货物、工程和服务，许多气象部门单位为了使采购更加规范，也会委托具备“政府采购业务代理资格”的采购代理机构，按《政府采购法》相关采购程序进行采购；单次采购金额在5（含）万～50万元的货物、工程和服务，很多单位会选择询价（网上商城、网上竞价、线下询价）、竞争性谈判、单一来源等方式进行采购。

3.采购内控制度日趋完善

事业单位在整个采购环节中需要遵循的法律法规不少，主要有《中华人民共和国政府采购法》、2021年1月1日起实施的《中华人民共和国民法典》（同时《中华人民共和国合同法》废止）、1995年1月1日起实施的《中华人民共和国预算法》等，除了以上法律法规以外，气象部门为了规范采购活动，也出台了不少关于采购业务的内控管理制度，如合同管理办法、“三重一大”制度、资产管理办法等，有的单位还针对未达到政府采购标准的采购业务，还制订了非政府采购管理办法，内控制度的日趋完善，有利于加强采购活动内控管理，提高采购业务的合理性和规范性。

三、采购业务存在的问题

1.采购业务信息化建设程度有待提高

目前气象部门单位有业务系统平台、财务管理平台、内控管理平台等，但很多单位缺少一个专门的采购管理系统，或有采购管理系统但系统建设不科学或不全面，影响对整个采购业务的管理。主要表现在：

采购业务的各个流程信息基本分散在各个业务管理模块、内控管理系统模块、财务系统模块、和资产平台模块等，一个采购业务的信息是割裂的、或不完整的，不利于采购业务各个节点的信息及时掌握，影响采购业务实行的流畅性和规范化管理。

有的单位虽然建立了采购管理系统，但对像合同文本之类等数据未实现电子化管理，不能实现采购业务合同履行节点的到期预警；或无法实现和其他业务系统平台的融合，信息无法互相取用，数据重复收集，容易造成工作量增加和数据的不准确。

2.采购流程设计繁复或简单，不规范

单位的采购流程设计过于繁复，如有的单位为了防范采购业务的风险，对采购的各环节分解过细，采用层层审批把关的方式，影响采购的效率和流程的顺畅性。

另一部门单位对采购环节设置过于简单，有的以惯例为基础进行采购活动，不进行采购的前期调研、论证工作；有的单位采购业务部门的人员没有参与进来；有的采购没有考虑库存的实际情况，等等，这些采购的流程设计不全面，不规范，影响采购业务的实施效果和采购的工作效率。

3.采购业务内控管理需进一步增强

虽然气象部门各单位为了防范采购风险，出台了许多内控管理制度，但有的单位缺乏对风险进行全面的、系统性的分析，导致出台的内控制度多而不全，粗而不精，没有根据本单位的实际采购管理工作情况和需求将内控制度建设和采购管理联系起来，降低了采购内控管理制度的科学性。还有的单位采购业务的人员配置不足或不合理：单位的采购活动是谁需要、谁采购，难以实现合同管理、采购实施、验收入库和监督等不相容岗位定期轮岗制度。有的单位内控制度没有落到实处，缺乏审查、监督机制，有的工作人员的内控方面专业知识和理论应用能力不足，缺乏丰富的内控管理经验，对采购预算环节、采购执行环节、采购招投标环节、采购档案管理环节等主要内控风险防控力度不足，单位采购风险防控能力有待于进一步提升。

4.小额采购预算管理需加强，采购精细化程度需进一步提高

气象部门对于大额资金或大宗商品的采购往往比常重视：预算、审批、采购实施环节都比较注重合理性、规范性和资金使用的效益性。但对于日常的、小额的采购业务往往重视度不够。

（1）预算不够精细，只有基本的资金支出预估，如每年的办公费一般只预算支出金额是多少，而没有明细，比如纸品消耗大致需要几箱、笔需要几盒，或者存储用优盘需要多少等。

（2）许多日常消耗用品由于没有正确的预估，造成采购的频率过高，如有的单位每月都会采购相同品目、性能规格相近的产品，从而产生采购的成本相应增加，并造成采购相应的人力物力消耗增加，不利于发挥资金的使用效益，使质量的把控和规范化执行的风险增加。

5.验收入库时间滞后，采购档案标准化有待提高

政府会计制度实施后，事业单位也实行权责发生制，以此来正确地计算事业单位的收入费用，所以对固定资产，无形资产开始计提折旧，其折旧的原则是“当月使用的资产当月开始计提折旧”，有的采购人员由于工作繁忙或者不了解新政府会计制度，资产采购以后投入使用，但履行固定资产或无形资产登记派滞后；有的单位在建工程投入使用后，未及时进行竣工审计或资产预估入账，以上几种都会使资产账面价值不准确，造成计提折旧数也不准确，进而影响会计信息的质量。

采购流程全部完成以后，应对大额的、重要的采购项目进行档案保管，目前很多单位对这一项工作的重视度有待提高，有的采购档案资料保管不完全，有的没有按项目分类保管等，其标准化、规范化程度有待提高。

四、提高采购业务规范化的建议

1.优化采购业务流程，提高采购业务流程规范化

为了提高采购业务的效率，增强采购资金的使用效益，科学、顺畅地进行采购活动，就需要构建一个合理、规范的采购流程来完成上述目标。而一个合理、规范的采购流程需要包括以下两个方面。

一是流程要充分包含采购活动的整个生命中周期：从采购预算、采购审批、采购执行、采购验收、采购档案保管等，采用闭环的方法；并根据采购的目的和要求，既不缺少也不重复其中一个步骤，保持其流畅性和实用性。

二是注意整个流程中的经办人员、审批人员等的设置。每个流程的步骤施行，都少不了执行者，所以一个好的、规范的流程还要科学合理地设置相应的执行人，一般来说，气象部门采购流程的参与者包括业务归口部门人员、采购部门人员、财务人员、资产及库存管理人员、档案管理人员等等，流程岗位的设置除应遵循因事设岗的原则，还需注意以下两点：第一，尽可能实现单点接触，有利于厘清责任，便于采购管理；第二，尽可能减少无效或不增值的岗位，如去掉不必要的审核等，提高采购效率。

2.增强采购内控管理意识，优化采购业务内控管理机制

要根据单位的自身情况，结合国家的法律法规和采购管理的实际情况，将单位的内部控制工作和采购业务管理规范紧密结合起来，明确采购内控各个执行组织的职责，以此来提高采购业务的规范性和合法性。平衡好采购业务与内控管理的关系，既不能设置过多内控制度，因为容易使采购业务效率低下，又不能少设关键部分的内控制度，不控制采购风险。

在日常采购工作中，还应重点关注与业务需求部门的沟通，同时也应加强各业务流程审批权限的设置，建立规范的内控管理岗位和内控管理制度，在日常采购工作中就能有效地控制和化解这一阶段的风险，从而提升整个单位的内控管理水平。

3.建立或完善采购管理系统，提升采购业务的信息化水平

一是将采购业务的各个环节的信息和数据，从采购预算、审批、执行、验收入库、档案保管等各个阶段进行整合，实现在采购管理系统平台上可以实时查询和合同履行节点的到期预警；二是实现采购各个相关的业务审批如合同审批、付款审批等实现在系统平台上一键式审批，从而加快采购业务的审批环节，促进整个采购业务的优化；三是实现采购业务管理系统与各个业务系统平台、财务系统平台、资产管理平台等信息的数据对接，既可以保证基础数据的精确性，也可以减少重复劳动，实现大数据信息共享；四是在采购系统中设置气象部门专用的采购信息模块，该平台可以收集气象专用品目的商品信息，有利于采购人员了解市场最新信息，对非政府采购商品，还可以利用部门内多家单位集合的优势进行采购，或对成功的采购业务进行复制，以期达到采购业务的效益最大化和规范化。

4.科学精细地编制年度采购预算，提高采购业务的执行率

要增加对采购预算管理工作的认识，认真开展采购预算工作，首先应做好预算前的事前统计和调研，如先摸清家底，了解各类资产的存量和需求量，避免出现相同品目采购频率过高的问题或库存过剩问题，确保采购需求的合理性和真实性；其次在编制采购预算时应关注国家的大政方针和部门的发展方向，使本年度的采购计划要与本单位业务活动开展相契合；还要调研供应市场，了解要采购的货物和服务市场的价格区间、供应能力、供应时间，以确保日后采购活动能顺利开展。在正式编制预算时应注意：①完整性，要对不同经费做好分类、采购预算经费应包括货物、服、工程等经费；②合法性，要注意国家对采购预算编制的口径和方法，编制要契合对采购制度的相关要求。

5.完善采购方式和验收流程，提升采购执行的效果

在采购方式的选择上要根据采购项目的规模和性质，在采购法律法规许可的范围内，可以选择不同的采购方式，一是要避免采购方式过于僵化，不管采购项目的特殊性一律采取公开招标方式，使采购周期过长，也要预防为了按时完成任务而将达到公开招标标准的项目进行拆分，导致采购制度混乱。正确、规范地选择采购方式不仅可以提高采购效率，也能保证采购质量。

对采购的验收环节的重视程度进一步加强，首先要保证按合同要求时点进行按时验收，达到固定资产或无形资产标准的按时入资产账并按时进行折旧，确保单位资产账的准确性。货物验收环节上，要注重验收单要素是否齐全，品名、数量、规格型号，验收人签名等缺一不可；在工程采购上，要注重工程竣工时间的节点和工程质量，保证工程如期完工，成立有经验的专家对工程进行验收；服务采购也需对达到的效果进行测试和评价。建立一套完整和标准的验收体系，对规范采购验收管理，达到采购业务的目的有着重要作用。

6.加强采购业务的档案管理，提升采购档案的规范化

建议做好采购业务尤其是政府采购业务每一个环节档案管理工作，并安排专人来核实、保管采购业务相关的预算、会议纪要、招标文件、合同、验收出入库登记等。等整个采购流程完成以后，对采购业务的相关档案装订成册并进行归档保管，确保采购业务的每个环节都有人把关、负责，规范而有序地做好采购业务。

五、结语

综上所述，只有不断地改进、完善采购业务的流程，不断提升采购业务的风险内控管理机制，以使采购业务更加标准化、规范化，从而促进气象部门业务的良好、持续开展，并提升部门的整体管理质量。