关于固定资产分类、代码的编制与应用效果分析

杨茗惠YANG Ming-hui

（南水北调东线总公司，北京100000）

0 引言

固定资产具有价值高、使用期限长、周转速度慢、占总资产比重较大的特点，是企业开展各项业务活动的物质保障。随着社会建设发展，固定资产的规模不断增加，构成方式更为复杂，传统的资产管理方式已经无法满足当前企业的工作需求。

1 固定资产分类及相关标准

1.1 固定资产分类

固定资产分类是传统且基础的固定资产管理方式，对固定资产进行分类有助于规范化管理、清查、登记和统计，固定资产分类一般按照固定资产的功能、用途、类别等属性或特征进行分类，将具有某种共同属性或特征的分类对象集合在一起的过程，分类的依据没有绝对的固定模式，需要管理人员结合企业实际情况来架设类目框架。

1.2 相关标准

固定资产分类的相关标准包括国家标准、行业标准和企业标准三类。国家标准以GB/T 14885-2010《固定资产分类与代码》为主，其中规定了固定资产分类、代码及计量单位，适用于固定资产管理、统计等工作。《固定资产分类与代码》涉及全国各个行业，基本能够满足企业固定资产分类的基本要求，当前新修订的《固定资产分类与代码》对固定资产门类进行了增补，代码长度、类目也进行了优化。不过国家标准以宽泛全面为主，对企业实际固定资产的细化规范较少，因此，行业标准成为企业对固定资产分类的主要标准，大多数企业会根据行业标准的要求制定固定资产目录分类，加强对相关资产、设备的管理分类。只是在社会快速发展的背景下，一些新资产、新设备不断涌现，网络信息方面的固定资产逐渐出现，传统的固定资产目录并不具备对新型资产的有效归类，或者是部分方面分类不够科学合理，导致企业在一些固定资产分类上存有分类困难的情况。针对这种情况就需要从企业的实际需求出发，继续细化固定资产管理分类标准，编制出企业级别的分类标准，参考国家标准和行业标准，再结合企业具体运行特点，有针对性地细化个别项目，从而增强了企业对固定资产分类管理的效果。

2 固定资产分类优化

2.1 优化需求

固定资产分类需要进一步优化，一方面新型资产的不断出现，原有的固定资产分类框架难以满足企业发展的实际需求，在结合企业固定资产实际管理情况后，根据资产属性和管理模式开展固定资产的分类优化工作。另一方面，为了增强企业对固定资产的统筹规划，应当在固定资产分类过程中制定统一的分类标准，为所有资产信息的业务共享提供支持。

2.2 优化方案

固定资产分类优化方案需要建立分层优化框架，先从国家标准入手，根据国家分类标准和企业固定资产的属性，将土地房屋及构筑物、通用设备、专用设备等固定资产进行分类，再经由行业标准和企业标准进行细化，减少其他类固定资产占比较大的情况，科学地建立起固定资产分层优化框架。在固定资产分类框架搭建的过程中要注意业财融合，充分考虑固定资产使用单位的意见，以及下属各企业固定资产的具体情况，建立统一的固定资产细化和分类标准。固定资产分类应考虑企业对固定资产实际管理需求和资产的全生命周期等。固定资产的类别权衡是分离优化的关键，过于细化将会增加企业内部管理的成本，而过于宽泛则难以保障固定资产的安全完整，需要相关人员从资产的全生命周期和企业管理需求进行分析，科学合理地确定固定资产的类别。在实际分类中还要采取动态分类原则，对于一些新技术、新类目的增加运用时，要为分类编制留有一定空间，以此保证固定资产分类的科学性和有效性。

3 固定资产代码编制

3.1 建立固定资产编码管理制度

企业需要对固定资产进行代码编制，国家标准以GB/T 10113-2003《分类与编码通用术语》为主，固定资产编码能够对固定资产整个生命周期进行全面记录和动态跟踪，可以清晰地反馈固定资产的使用、折旧、维修、处置等情况，便于管理人员掌控固定资产的实际状况。固定资产的代码具有唯一性，“一码一物”，不会因固定资产状态发生改变而出现变化，这种唯一性和通用性为固定资产管理提供了巨大的便利，广泛应用在企业的固定资产管理之中。

3.2 固定资产编码原则

固定资产代码的编制原则一般要遵循四点。第一点也是最为关键的一点，即固定资产编码的唯一性原则，无论何种编码方法或是编码管理模式所产生的固定资产编码都必须具有唯一性，这种唯一性是指在企业管理范围内的唯一。

第二点是固定资产编码的系统性，需要企业统筹各单位，根据国家标准和行业标准，并充分调研各单位固定资产的实际情况和需求，对固定资产进行系统性划分及编码方案，制定统一的编码结构和方法。

第三点是固定资产编码具有可扩展性，代码结构构建时就需要留有足够的容量，以满足今后可能扩充的赋码需求，避免因代码空间不足而导致需要重新建立，这将会影响固定资产的管理效果，引起固定资产管理的混乱。

第四点是固定资产编码具备稳定性，尤其是在资产状态、责任人等信息改变时，固定资产代码应当保持不变。通常来说，固定资产代码编制后，在一定范围内其代码将保持固定。

3.3 固定资产编码方法

固定资产编码通过为固定资产表示唯一物理信息来进行设计，编码的具体方式需要根据企业的情况和对固定资产管理需求进行设置，没有严格的统一制式。当前企业仍主要采用具有一定含义的代码进行编制。

采用有一定含义的代码，其代码结构通常由单位码、分类码和流水码三个码段组成。单位码用于表明固定资产所属单位，单位码的设置是为了各单位能够自主进行编码工作，相关单位调拨后需要重新编码。将所有资产按照统一的编码结构包括单位码进行编写，主要为了后续搭建资产信息化平台时，可以实现各单位固定资产信息的共享，使固定资产可以被充分利用。

分类码就是固定资产的分类代码，根据分类标准条例的要求为固定资产指定一个分类号，分类代码内可进一步划分细类和细细类，这样可以为代码结构提供更多维度，避免出现交叉情况。

流水码就是固定资产的物理信息，为固定资产分配不同的流水码以实现固定资产代码的唯一性。流水码一般需要在单位码和分类码编制后进行设定，其长度通常按照固定资产的总量进行设计。最终得到的具有一定含义的代码多是10～13左右，例如3位单位码+7位分类码+3位流水码的编码结构，只要保证固定资产编码在符合国家、行业和企业标准的基础上，具有唯一性、系统性、可扩展性和稳定性即可。

在当前企业固定资产管理中，手工管理以及传统计算机设备已经难以满足企业固定资产的需求，需要通过更为先进的软件系统和编码体系。例如GS1全球统一标识系统是以贸易项目、物流单元、服务关系、资产位置为核心，汇集条码、射频等自动采集技术，能够实现将数据交换、产品分类、数据同步、产品电子代买（EPC）融为一体。这套系统体系由国际物品编码协会制定并统一管理，已经在世界大多数国家应用，在物流、贸易、电子商务等领域广泛运用，GS1系统体系也具备编码的基本特征，其系统性、科学性、统一性和扩展性更为突出。资产代码有分配给该企业的GS1厂商识别代码和资产类型代码组成。例如由21位数字组成的GIAI编码，4位AI+9位厂商识别代码+2位固定资产大类+2位设备小类+4位流水码组成，GS1系统便可以借助自动数据采集技术对不同固定资产或物品进行电子数据交换，可以最大程度减少人工介入，实现自动化管理。

4 固定资产编码在管理中的应用

4.1 固定资产管理现状

随着互联网和信息化管理的发展，各个行业的固定资产管理以开发应用固定资产信息化管理系统为主，为企业固定资产账务一致性、台账准确性提供支撑，有效地提升了企业固定资产信息化、精细化管理质量，为固定资产编码的发展应用提供了良好的环境氛围。固定资产管理系统在企业的运用上多为OA办公自动化系统的模块功能，需要与实际工作业务流程相互结合，能够将业务流与资产编码相配合，当实际业务发生后，便会触发设定好的程序，固定资产管理系统会自动化处理固定资产，从申请、审批、使用、折旧、维修、处置等过程全部由系统自动执行，在这个过程中，系统会为管理人员提供固定资产的基础信息、电子台账、资产变化、折旧等数据信息。

在实务工作中，固定资产管理系统中较多使用条码作为资产编码与实物资产进行绑定，条码技术基于计算机信息处理技术、图片扫描技术等先进科学技术，在固定资产分类管理中运用可以有效解决管理过程中数据信息处理的问题，从而实现高效的固定资产管理。条码是由宽度不同、反射率不同的条和空组成的图形，按照编码规则编制而成。一维条码适用范围较小，只能在一个方向（水平方向）表达信息，当条形码遭到破坏时，条形码无法读取，存储信息量较少，只能储存字母和数字，30个字符左右容量。而二维条码适用范围更广，可在水平和垂直方向表达信息，存储信息量更大，可存储汉字、数字和图片等信息含量1850字符，当条形码破损时，错误纠正也能使条形码正确解读二维码信息。使用条码扫描器便可迅速获得该固定资产的代码和相关信息，在精准分类方面也能利用编码来对固定资产进行管理，准确核算固定资产的使用情况，避免遗漏、重复等问题。同时可利用RFID技术作为识别标签，RFID技术拥有远距离精确读取、穿透非金属物质能力好的优势，适合使用在远距离、精确识别的环节，对于固定资产管理有着显著的促进作用。

4.2 应用效益

传统的固定资产管理方式采用人工管理方法和手段，数据的采集和录入以手工操作为主，出错率高，效率低。主要表现在财务部门和固定资产使用单位沟通不畅，资产情况不能如实反映在账面上，这都是因为固定资产信息没有实现系统集成，缺乏有价值的固定资产管理信息统计，导致各项资产的流转难以有效控制，带来固定资产管理的困难，进而使资产清查事倍功半，效果有限，出现“前清后乱”。

条码技术应用后有效解决了固定资产管理数据统计的难题，使固定资产管理系统的功能得到最大化应用，通过网络信息的优势，实现了固定资产依据编码便能做到账、卡、物的实时对应，可以减少盘点核算的时间和错误、遗漏、重复盘点等问题。为了将条码技术更好地应用于固定资产管理，仍需要做到如下三点，一是管理单位要对资产进行清查和核对，贴条码前彻底清查资产情况，理顺资产规格型号、使用部门、使用人及资产状况等基本信息，信息务必完整准确，以上是条码制作的前提；二是明确固定资产责任人，粘贴到对应的实物资产上，公共的资产也需要指定资产保管人员，变动使用人及时进行固定资产调拨流程；三是提高固定资产的管理意识，宣贯固定资产使用单位和管理单位的工作职责，建立固定资产管理绩效考核。

4.3 实际应用

固定资产编码在信息化管理中的应用需要采用固定的条码标签尺寸和样式，一维条码和二维条码的码制统一规范，根据企业固定资产管理的需求，能够满足各类数据信息项目的整合，例如固定资产的名称、代码、购置日期、变更、折旧、责任人等，必须要有明确的形式。在规范整理完固定资产后便可根据条码的应用规范制作专门的条码标签。这个标签应当具有防水、防腐蚀的质量保障，能够长期保存。条码标签的安装可采用粘贴、镶嵌等方式固定在固定资产上。在固定资产管理工作中，管理人员便可以利用条码扫描器扫描固定资产条码，之后经由网络传输至固定资产管理系统进行分析处理，再传到管理人员的手机或其他移动终端上，管理人员便可在现场对固定资产进行查询和使用，显著提高了固定资产管理工作的效率。

在固定资产管理系统中引入条码技术后，盘点人员可以不再打印盘点表，免除纸质打印、盘点人员签字、部门领导签字等工作手续。首先确定资产的所有位置，利用条码扫描器逐个房间扫描资产，将数据信息传回固定资产管理系统，固定资产管理系统自动比对盘点信息和账面信息。与账面信息不符的资产需进一步确认实际情况，进而补充资产变动手续和账务处理。部分固定资产项目应当具有唯一的身份标识，是有关企业的固定资产管理的基本手段，而在过往固定资产投资项目管理中各地区各企业没有形成统一的项目代码标准，企业对项目的调度管理没有依据，相关监督行为也难以有效开展。因此我国制定了《全国固定资产投资项目代码编码规范》GB/T40058-2021，为各地区各企业在投资项目管理中项目代码使用不规范提供了依据，巩固并深化固定资产代码的应用实践标准，更好地服务于企业固定资产管理工作。

为了确保固定资产编码的应用效果，部分企业也在固定资产管理系统和固定资产编码中增添评价模块，在使用单位、管理人员与固定资产编码进行交互时便会开展用户测试，开展用户权限和数据的收集与分析。这在一些大型集团的固定资产管理中尤为有效，企业可以通过固定资产关系评价测试来发现固定资产编码运用中出现的问题，例如操作问题、权限问题、网络问题等，针对出现的问题进行处理和优化，有助于企业梳理固定资产编码的规范性，增强操作、审批流程，避免对整个固定资产管理系统造成影响。并且在互联网普及的背景下，也需加强固定资产管理系统的安全性能，规定企业内部人员的使用权限，管理人员应当具备编制、修改、分类的最高权限级别。

新增固定资产在安装调试验收完成后，由资产使用单位提供转固资料，根据转固资料将固定资产信息输入编码数据系统，按照固定资产类别由管理系统自动生成分类码、单位码、流水码。使用单位核对无误后，便可进行移交并反馈给管理人员，管理人员便可确定固定资产编码，后续将编码标签固定在固定资产之上即可。财务部门落实资产移交价格无误后会签完成固定资产转固的工作。另外，信息化系统针对固定资产编码也可以设置预警机制，当固定资产编码不正确时，将会自动提醒管理人员和审批人员，帮助企业做好固定资产编码工作。

固定资产编码的实施为企业固定资产管理构建了完善的信息化网络体系和制度，在管理体系的环境中各级管理人员之间的联系更加紧密，固定资产信息共享更加频繁有效。信息化管理模式也使固定资产编码得到了创新发展，先进的科学技术逐渐应用在固定资产代码编制上，使编码更加科学合理，固定资产管理也随之得到提升，固定资产编码与管理工作的协同发展促进了企业资产管控能力。

5 结论

固定资产管理一直是企业发展的重要工作内容，固定资产分类以及代码的编制是固定资产管理工作不断发展的必然趋势，而信息化管理也是企业管理发展的主要方向，运用固定资产编码和先进技术有效实现了固定资产信息高效共享交互，固定资产的信息化管理和相关技术系统的应用都离不开固定资产的分类与编码工作，证明了固定资产分类与编码对固定资产管理起到的关键作用。