高校财务智能报销标准化流程的优化分析

吴雯娇

（江南大学财务处，江苏 无锡 214122）

近年来，在疫情的影响下，高校传统的工作模式已经不适应当下时代的发展要求。再加上信息化大爆炸的影响，高校必须要敢于突破自身的固有思路和想法，改变传统的财务报账模式，尽可能减少人员的聚集。高校财务部门在生产和使用会计信息的时候，应当尽可能选择线下操作和管控的智能化和标准化流程，推动高校财务部门提升自身的财务管理水平和质量，以应对当下高校财务报销流程当中存在的问题。

1 高校财务报销流程存在的问题

1.1 高校财务报销审批困难

为了保障高校的财务报账管理效率得到提升，高校制定了财务报销的标准化流程，但是在实际开展相关工作的时候仍然面临着很多问题，其中包括审批困难问题。基于对当下高校财务报销程序的了解可知，高校的财务报销审批数量很多，工作繁重，在进行财务报账和审批之前还要经过院领导的层层票据审批。如果财务报销的金额较大，还需要经过校领导的签字审批。但是，大多数高校领导工作都较为繁忙，要想一次性办理所有的审批流程存在很大的困难，很有可能在票据填写时出现不规范，重新进行办理，这大大增加了财务报销审批的难度。

1.2 高校财务报销的信息化管理水平有待提升

高校财务报销的信息化管理水平不高的原因主要有三点，其一是当下高校的财务管理部门跟不上财务智能化发展的步伐，在信息化技术的不断推动下，高校的传统会计人员已经对财务智能化有了一定的认知，但是其在适应发展环境变化的时候，要想学习好相关的知识和技能还存在一定的难度，这使得高校的财务智能报销流程建设受到了很大的影响。其二是在高校不断发展的状况下，很多高校在开展财务管理工作的时候，仍然选择使用传统的财务管理软件，如金蝶等，再加上其不能够及时对系统进行更新等，使得高校不能够获得最新的信息反馈，这使得高校的财务决策受到了很大的影响。

1.3 高校的财务和报账和之间的信息不对称

随着国家财务政策的不断发展变化，高校的财务制度也在不断地更新，但是由于信息的不对称，对高校财务报销相关制度和规定未开展广泛的宣传工作，信息传递渠道无效等因素的影响，高校内部的师生对财务报销流程的认识程度十分有限，这样一来就使得财务报销的业务流程变得更加复杂，进而大大降低了财务报销的实际效率，不利于高校财务管理工作的顺利开展。同时，高校财务报销的相关部门工作任务较为繁重，对于一些需要更新的财务规定普及程度很低，一些报销人员在进行报账的时候，才对相关的变更内容有了进一步的了解，这使得财务信息的不对称状况加剧，使得高校财务报账的效率受到很大的影响。

2 高校财务智能报销标准化流程的优化策略

2.1 建立高校智能报销标准化流程的电子签字审批系统

要想优化高校财务智能报销标准化流程，就要掌握住电子签字审批系统这一关键点。在建立高校电子签字审批系统的时候，需要在完善的报账签字审批流程的基础上，将财务票据的电子签名系统引入其中，保证签字审批难和审批过程消耗时间长的问题得到切实的解决。取消高校的财务纸质报销汇总单，不再将重点过多地放在相关领导的亲笔签名上，推广应用电子签名系统能够使审批流程更加标准化。电子签名系统会根据报销人选择的报销项目，将报销单完整的提交到系统当中，并且依据报销人的设定，将相关内容的报销推送到制定的验收人所在地。高校的智能财务报销系统具备自动加载报销人选择的报销模块的功能，举个例子来讲，日常的高校财务报销模块会在验收人的环节进行自动加载的操作，而其他的模块会被自动推送给相关的项目负责人。在相关的项目负责人登录高校的智能财务报销系统之后，可以查看需要确认的报销单，在报销单中项目负责人能够查看电子发票和支付方式等相关的信息。

2.2 提升高校财务方面工作人员的业务能力和水平

当下，高校的智能财务报销标准化流程的优化离不开相关人才的支持，为此高校应当加大培养高素质和业务能力熟练以及业务水平高的人才。其一，加大对高校财务人员的业务培训。当下，高校的财务管理工作人员不仅在素养和能力上存在很大的差异，并且年龄阶段老年化的倾向较为严重，这要求高校应当充分发挥自身资源的优势，利用财务管理的信息技术和软件等对其加大培训，保证提升相关工作人员的业务能力、专业化技能和信息化技术的应用能力。其二，积极引进复合型的高技能人才。当下，高校的财务智能化是发展的趋势，高校在进行财务建设的时候，应当积极顺应当下的时代发展潮流，做好人才的储备工作，加大对复合型高技能人才的引进，为高校的财务智能化管理工作注入新鲜的血液，从而保证高校的财务队伍得到革新。其三，提升高校财务工作人员的服务意识。促进高校财务人员和经办人员加大沟通，在满足高校师生报账需求的基础上，用良好的职业态度和精神等提供更加高质量的财务服务。

2.3 构建高校智能财务报销标准化系统

现阶段，解决高校财务信息不对称问题的有效方式就是构建高校智能财务报销标准化系统，实现高校财务报账信息标准化的财务报账新模式，进而达到提升工作效率和服务质量的目的。当下，高校的智能财务报销标准化系统不仅将“互联网+”充分应用其中，打造了财务APP软件，还将电子签字审批系统引入到了其中。建立了高校财务报账的在线交流和沟通平台，不仅为相关的经办人查询经费、缴费和欠费等信息提供了便利，还有助于高校师生解决在报账过程中碰到的各种问题。

3 高校财务智能报销标准化流程的未来设想

高校财务智能报销标准化流程的未来设想主要体现在对电子发票报销的设想上，在全国电子发票完全普及的状况下，大多数的经济业务能够自动做到自动开具电子发票，并且进入到报销人的电子发票当中，最终归集到卡包之中。近年来，微信和支付宝中都已经具备了卡包发票收集的功能，这在一定程度上具有相似性。报销人可以结合经济业务的实质，使预先设定好的发票抬头能够自动进入到报销人的卡包之中。目前，高校智能财务报销系统就具备自动收集报销人发票包里发票抬头的功能，对于未报销的发票卡包来讲，能够在很大程度上规避报销人遗忘电子发票。报销人依据电子发票选择相应的项目进行报销，这种方式是对以前高校填报报销系统模式的改变，使以票据定项目报销的模式得到了真正地实现。同时，这种报销模式采取的是顺向思维的方式，使报销人能够容易理解。与此同时，除了能够选定报销的经济业务之外，高校智能财务报销系统还能够对发票的金额进行自动化的提取，不仅减少了报销人汇总各类发票金额出现偏差的可能性，还大大减轻了相关工作人员的心理负担。在选择相应的电子发票进入报销系统之后，能够实现对电子发票的自动标识和分类，然后进入到相应的待报销发票卡包当中。在通过高校财务审核人员的审核之后，电子发票的报销工作就完成了，其会自动反馈到报销人系统当中。

4 优化高校财务智能报销标准化流程之后的利弊

4.1 优化高校财务智能报销标准化流程之后的利

从报销人的角度来讲，在优化高校财务智能标准化流程之后的利体现在摆脱了高校财务报销的时间和空间限制，大大提升了财务报销的效率、能够及时掌握财务报销的进度和项目的预算状况上。报账人员能够利用手机APP或者PC端登录相应的平台，进而上传相应的原始发票，在这个过程中不需要填写报销单，相应的平台会根据票据的内容进行智能匹配，并且生成所需的报账单。同时，对于任何环节有可能出现的“退单”，都可以根据系统的提示，对电子报销单进行修改，大大减少了时间和成本。报销人不需要去寻找相应的领导人签字审批，大大提升了报销的效率。借助手机APP或PC端，报账人能够及时掌握报账进度和项目预算的具体状况，有助于财务报销实现透明化，大大提升了报销人的满意程度。

从财务人员的角度来讲，一方面，使得高校的财务人员减轻了工作量，基于对传统高校保障模式的了解可知，财务人员的工作环节很多，包括审核、复核、制单和付款等，尤其是在月底或者年底的时候工作量相当大。但是在优化高校财务智能报销标准化流程之后，大大释放了财务人员的压力，有助于高校的财务人员提升自身的业务能力和工作水平。另外一方面，促进了高校财务人员从业务型人才向管理型人才转变。优化的高校财务智能报销标准化流程实现了财务的一体化，推动了各种信息和数据的共享，消除信息孤岛，不仅优化了高校的内部财务资源配置状况，还使财务人员能够发挥出更大的财务工作价值。

从智能平台的角度来讲，借助人工智能、云计算和大数据等技术，将其运用到高校智能报账系统当中，不仅能够保证报账的安全性，还能够大大提升工作的实际效率。充分发挥互联网的作用，将财务业务核算系统、资产管理系统、预约报账系统等联合起来形成智能系统平台，能够使报账人、审批人和财务人员的工作负担减轻，并且起到保驾护航的作用。

4.2 优化高校财务智能报销标准化流程推广之后的弊

从报销人的角度来讲，高校很多财务人员的专业性不强，缺乏对高校报账规则的深入了解，并且不能够及时适应当前的高校智能财务报账模式。一旦出现了问题，不能够做到对“退单”提示的改善。高校科研人员将工作的重点放在了项目研究上，忽视了提升高校采取智能报销标准化流程的使用体验，因而出现了频繁的“退单”现象，导致高校的财务服务满意度降低。

从财务人员的角度来讲，优化高校财务智能报销标准化流程的弊端主要表现在两个方面，其一是一般情况下，在年底的时候退单率会呈现一个增加的高峰。此时，财务人员需要采用打电话的形式去处理各种各样的问题，从一个侧面来讲这让财务人员的工作压力成倍增加。其二是高校的财务人员在审核岗位和复核岗位上的人数不相等，这使得复核工作的进行难免不够及时，进而会影响相关问题的反馈。

从智能平台的角度来讲，当前银行、高校和财政三者之间并没有实现相互连通，大多数的财政资金依靠的是国库支付系统，在这个过程中的流程相当复杂，并且出纳人员的工作量也很大。与此同时，由于高校财务智能报销标准化流程的推广，虽然加大了高校财务报账系统的数据公开和透明度，但是在年底业务倍增的状况下，很可能会出现死机和系统平台瘫痪的现象，高校的财务信息安全得不到切实的保障。

5 结束语

通过对高校财务智能报销标准化流程的优化分析，对高校财务报销流程存在的问题有了更好的认知，并且提出了建立高校智能报销标准化流程的电子签字审批系统、提升高校财务方面工作人员的业务能力和水平、构建高校智能财务报销标准化系统的对策。同时，对优化高校新财务智能报销标准化流程的未来提出了相应的设想，重点在于研究电子发票报销方面，对于认识优化高校财务智能报销标准化流程推广之后的弊端和解决其中问题有着重要的意义。