新形势下高职院校电子会计档案管理规范标准化分析

王富饶

（辽宁省交通高等专科学校 管理工程系，辽宁 沈阳 110122）

现阶段，随着我国高等职业教育发展的持续推进，再加上档案信息化的发展，高职院校电子档案的管理一直以来都是高职院校管理者的关注重点，其在管理方面的要求也越来越高。在高等教育体系发展的新时期，推动电子档案管理的规范标准化，对于提升院校的教学管理水平有着非常重大的意义。在标准化的档案管理下，也能够为高职院校的长远发展提供更加坚实的基础。高职院校电子会计档案具备一定复杂性，因此其管理规范标准化是一个非常值得研究分析的问题，笔者将对此进行详细分析论述。

1 高职电子会计档案管理规范标准化的作用

1.1 保证电子会计档案的完整性

高职院校的电子会计档案当中会涉及到大量的财务信息和学校建设信息。可以说这些信息对于高职院校的发展来说具有决定性的作用。之前高职院校对于会计档案的保存基本上采用的都是纸质形式，这种档案保存的形式非常落后，不仅需要耗费很多的时间，同时在档案保存的过程中还有可能出现数据信息丢失的情况，这对于高职院校来说有非常严重的影响。后来在信息技术发展的情况下，高职院校的会计档案开始采用电子档案的形式保存，电子档案在很大程度上减少了档案整理的时间，同时安全性更高，也很少会出现档案损坏的情况，但是在电子化档案发展之初，其管理缺少必要的规范性，导致档案管理工作非常随意，经常会出现保存路径错误，以及档案种类混淆等问题，给档案的使用造成了比较大的困难。鉴于此，档案管理规范标准化是高职院校电子会计档案管理的必然发展趋势。所谓的档案管理规范标准化，指的是通过数字化技术，采取信息化的手段，通过科学合理的模式来进行档案管理，电子会计档案管理的规范标准化，是保证高职院校财务管理水平的重要基础。在高职院校规模逐渐扩大，办学逐渐规范的情况下，实现电子会计档案管理的规范标准化，可以保证会计档案的完整管理，保证学校财务工作整体效率和质量的提升，在财务管理方面推动高职院校的可持续发展。

1.2 帮助高职院校紧跟时代发展步伐

目前，随着我国对职业教育的重视程度不断提升，高职院校承担着为社会提供技术型、实用型人才的任务。因此在资金角度上，国家对于高职院校的支持也越来越大，保证高职院校有足够的资金来进行拓展建设。在这种情况下，高职院校势必会产生大量的财务会计信息，对于会计档案管理的要求也随之提升。通过电子会计档案的规范标准化管理，可以为高职院校的拓展与建设提供有效的信息保障，使其发展水平稳步提升，跟紧时代发展的步伐，为社会培养更多高质量的应用型人才，全面满足社会发展的实际需求。

1.3 提升财务工作的整体效率

高职院校通过电子会计档案的规范标准化管理，充分发挥了计算机和信息技术便捷、高效的特点，以最快的速度从档案中提取有价值的财务信息，并按照工作的具体需要形成表格或者文档，为财务工作提供准确、及时的信息参考，进而使高职院校的管理人员针对财务管理工作做出正确的决策。在电子会计档案规范标准化管理下，档案管理人员与会计人员的工作压力明显减小，对档案管理质量的提升也有很大的帮助。

2 高职院校电子会计档案管理的主要特点

专业性较强。高职院校电子会计档案在记录的过程中，经常会涉及到非常多的会计报表、会计凭证等专业性的会计知识。对于会计行业的从业者来说，其中所涉及到的细节问题也是比较复杂的。鉴于此，在实际操作的过程中，高职院校财务部门的会计人员需要熟练掌握计算机技术，并且具备强大的会计专业能力，有能力将会计信息准确地记录在计算机当中形成电子档案，同时还要对电子会计档案的内容进行归类，在需要的时候以最快的速度查找到相关的会计信息。

覆盖面较大。 高职院校的会计档案并不仅仅记录一个或者几个部门的经济活动数据，而是涵盖院校的全部部门。高职院校全部的收支情况都会被财务部门收入到电子会计档案当中。对于每一笔经济往来都会进行详细记录。可以说，高职院校的电子会计档案实现了学习、生活以及管理的全覆盖。

严谨性明显。 高职院校的电子会计档案目前已经形成了比较完备的记账体系，有自己的规范要求与制度。会计信息的录入具有明显的严谨性，不能出现任何的差错，否则会给高职院校造成比较大的损失。此外，高职院校的电子档案管理需要及时进行查账，确保所有录入的会计信息都是准确的。

特殊性较强。高职院校的电子会计档案具备特殊性，财务信息关系到学校的发展命脉，因此对会计档案要进行精确归类，不能与其他类型的档案进行混淆。一般情况下，高职院校在电子会计档案管理的过程中都会开设一个单独的空间，将会计信息分门别类地进行存储。为后续高职院校财务管理工作开展提供信息层面的便利。

3 当前高职院校电子会计档案管理规范标准化存在的问题

3.1 信息化程度较低

信息化是电子会计档案管理的重要基础，也是实现电子会计档案管理规范标准化的必要前提。通过档案管理的信息化，可以突破传统化档案管理方式在空间上与时间上的局限性，以数据库为支点，充分发挥控制论与系统论的引导作用，这样一来就能够充分实现会计档案的高效整合。但是从当前高职院校电子会计档案管理实际情况来看，很多的高职院校并没有将信息化技术完全应用于电子会计档案管理工作当中，只是将电子会计档案进行简单的存档处理，在信息化技术应用的过程中缺少积极性和主动性，近年来，虽然有一些高职院校开始深度利用信息化技术进行电子会计档案规范标准化管理，但是在实际应用中都存在着比较明显的问题，对信息化技术掌握得不是很熟练，无法真正借助于信息化技术对电子会计档案进行科学化、规范化的管理。

3.2 电子会计档案管理重视程度不够

有效的电子会计档案管理可以全方位提升高职院校的财务管理水平，同时对于高职院校整体管理水平的提升也是非常有帮助的。但是现阶段，很多高职院校对于电子会计档案管理的重视程度不足，认为这只是会计人员和档案管理人员分内的一份工作，根本没有什么难度。因此很多高职院校对于电子会计档案管理工作的重视程度不足，电子会计档案管理制度、人员以及设施设备都得不到必要的保障，久而久之，电子会计档案管理工作就会出现落后的情况，对于高职院校管理水平所造成的负面影响是比较明显的。

3.3 会计档案管理人员专业能力存在欠缺

很多高职院校的档案管理人员在专业知识方面存在比较大的漏洞，许多会计档案管理人员认为所谓的规范化管理只是熟练运用计算机相关软件，对于档案管理规范化的意义则缺乏深入了解，还有一些高职院校的会计档案管理人员自身的专业技能水平存在欠缺，在会计档案管理工作中缺乏必要的责任意识，对于会计档案信息的录入和存档工作没有引起足够的重视，工作态度比较散漫。此外，在会计档案分类整理工作中，由于基本的专业素养存在欠缺，无法依照会计档案的种类和性质进行精确的分类，在档案电子化的过程中就很容易出现档案失真、档案遗漏的情况。如果重要的档案内容遗失的话，将会给高职院校带来非常严重的后果。因此会计档案管理人员必须要具备扎实的专业素养，才能够实现电子会计档案的标准规范管理。

3.4 高职院校相关管理制度的缺失

现阶段，很多高职院校在会计档案管理工作中缺少相应的制度支撑，仅有的管理制度就是《会计档案管理办法》，该规定发布的时间比较长，无法对会计档案工作进行全方位的约束。目前，在信息化的时代背景下，数据安全成为了管理工作中所关注的焦点。因此在管理制度方面要重点强调电子档案的管理模式以及管理具体规定。从当前情况来看，很多高职院校在档案数据安全管理等方面存在较大的漏洞，给了不法分子窃取数据的可乘之机。同时由于管理缺乏制度化，在会计档案管理过程中非常容易出现档案信息丢失的情况，整体的管理过程随意性非常强。

4 高职院校电子会计档案管理规范标准化的优化措施分析

4.1 加强会计档案管理的信息化水平

高职院校在电子会计档案管理的过程中，需要大力引进各种现代化的信息技术手段，并将这些先进的信息技术全面运用到电子会计档案管理工作中，构建系统化的档案管理信息平台。在具体措施上，高职院校在信息化管理技术应用的过程中，要全面重视档案管理的安全性，通过信息加密技术对档案安全进行严密把控，切忌使用U盘等安全性非常差的存储工具进行档案的存储和转移，设置安全级别符合档案管理标准的密钥与防火墙。进而全面保障电子档案管理的安全性。除此之外，高职院校还要针对电子会计档案的使用者配置相应的客户端与接口，在安全的前提下为其提供足够的便利，使其能够随时随地在安全的环境当中对电子会计档案信息进行搜索与查阅。

4.2 提升对于电子会计档案专业知识的认识和理解

现阶段在很多的高职院校当中，学校的高层管理部门对于电子会计档案管理工作的重视程度不够，仅将其视为一种低端、基础性的工作，没有认识到电子会计档案管理对于学校发展的重要性。鉴于此，高职院校相关管理人员要从根源上对电子会计档案管理重视起来，档案管理人员从思想上应当树立一种规范化管理的意识，将档案工作进行流程化处理，明确电子会计档案管理的重要性，高职院校管理人员要强化对于电子档案管理专业知识的学习，将电子会计档案管理工作提升到一个核心层次，将其视为学校管理工作中重点关注与审查的内容。只有高职院校的管理人员充分认识到电子会计档案管理的重要意义，才能够从本质上实现电子会计档案管理的规范标准化，提升院校电子会计档案管理的工作效率，全面推动高职院校会计档案管理的发展步伐，为学校的发展提供更多的支持。最后在工作中，高职院校的各个部门也要紧密配合电子会计档案管理工作，提供必要的配合与支持。

4.3 重点关注会计档案管理人员专业素质的提升

电子会计档案管理工作归根结底是由人员来完成的，因此会计档案管理工作就必须要由具备专业资格的人进行负责。如果因为一些特殊原因需要其他类型的管理人员进行协助的话，院校方面则需要对其进行专业性的技能培训，使其在工作开始之前能够充分掌握会计档案管理的专业知识。同时在工作当中，对于会计档案管理人员的培训也是非常重要的，从而在工作中实现专项技能的稳步提升，避免在工作中出现疏漏的情况。最后，针对于会计档案管理人员的引进，高职院校相关管理人员要进行严格的把关，对应聘人员的专业技能水平和综合素养进行细致考核，同时关注其管理意识与责任意识，在人员角度上保障电子会计档案的规范标准化管理。

4.4 优化高职院校电子会计档案管理的相关制度

制度是电子会计档案管理工作规范标准化管理的必要保障。因此制度建设也是高职院校会计档案管理当中不可忽视的一个点。从目前情况来看，很多高职院校在会计档案管理制度方面都存在一定程度的欠缺，因此高职院校要按照自身的实际情况，对相关管理制度进行全面的优化，建立健全管理体系。通过制度的约束作用，可以对会计档案管理人员的行为进行规范，科学合理地安排电子会计档案地收集、整理、归档以及保存等各项工作，使会计档案管理工作在一个稳定的状态下开展，实现整体水平的提升。

5 总结

电子会计档案是记录高职院校经济活动的重要载体，为高校提供一个准确且具指导意义的参考资料。当前，高职院校的电子会计档案管理规范标准化面临着一系列的问题，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推进高职院校档案管理工作的规范化进程，就必须提高档案管理的信息化水平，完善相关管理制度，并加强对档案管理人员的培训。同时高职院校的管理人员也要对会计档案管理工作全面重视起来，实现管理模式的全面创新，最终满足高职院校在当前时代背景下的实际发展需求。