浅析某市级公立医院人事档案管理

●高小晴

医院人事档案是职工成长过程的重要记载资料，它与每个职工的工资待遇、组织关系密切相关。公立医院是以救死扶伤为主要目的并具有公益性的医疗服务机构，为患者开展接诊、医学检查、康复治疗、救治运输、护理等服务，但公立医院人员众多复杂。因此，只有充分认识到公立医院人事档案管理的重要性，对医院人事档案进行规范管理，才能及时处理人事档案管理中出现的各类问题。

一、公立医院人事档案管理工作的重要性

人事档案是记录职工人生经历、社会关系、思想道德品质、业务能力、工作考绩以及工作中所受到的奖惩情况的原始资料。公立医院组织人事部门依据人事档案中的出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、工作经历拟定职务晋升、提供身份认定和办理社会保险；为员工办理职称申报、工资待遇调整；根据档案确定退休年龄；出具与人事档案有关的婚姻状况、亲属关系证明等。

人事档案能够反映职工的工作经历、奖惩状况、道德水平、科研能力等，可以说是公立医院人力资源管理的重要载体，在公立医院的人才建设发展方面发挥了重要的作用。只有做好人事档案管理工作，才可以充分发挥人才优势，促进公立医院人事档案管理工作在管理理念和方法上的改进。

二、公立医院人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理意识薄弱。由于人事档案通常是在涉及到人员职务变动，职称晋升或者退休、社会保险等情况才会被使用，以至于很多职工和医院领导忽视了人事档案的重要性。很多职工及相关业务部门在发生职工个人信息变动时，都没有及时把相关档案资料传递给组织人事部门，导致应归材料没有及时归档，造成在职务晋升时档案材料缺失，不利于医院的人才选拔。

2.人事档案管理人员素质有待提高。某市级公立医院的人事档案都是由医院的组织人事部门负责，组织人事部门负责管理医院职工的党务和人事，党务方面包括医院的党支部工作、党员管理、党风廉政建设、扶贫、精神文明建设等；人事方面包括在岗和离退休人员管理、人员招聘、入职培训、职称报名评审及岗位聘任、年度考核、工资变动审批及发放、养老保险职业年金变动、编制、高层次人才引进、博士站建立等等。因此人事档案管理工作都是由其他人员兼职管理，这就造成人事档案管理人员对于档案工作力不从心，并且人事档案管理人员没有受过系统的档案管理培训，这样就会导致人事档案管理工作规范化不足。

3.人事档案管理体制不健全。目前，某市级公立医院人事档案管理制度还不够全面、管理人员权责不明确、人事档案管理机构设置繁琐，比如在实际的人事档案管理工作中，在职人员的人事档案实行托管模式，而离退休人员的人事档案为单位自行保管，保管的部门是单独另设并由综合办公室负责，这就导致人事档案资料的搜集、分类以及保管等各项工作互相交叉；同时由于医院未制定相应的制度对应搜集整理的材料进行标准化规范，导致医院人事档案材料收集的混乱；在入职培训时人事部门没有将人事档案存储相关的要求对职工进行培训，这就导致了一些职工和部门分不清应该归档的材料，阻碍了医院人力资源的合理规范化利用。

4.人事档案信息化建设不完善。目前，信息系统在公立医院中的应用极大的提升了医院的工作效率。但在医院的人事档案管理方面，信息化建设却不十分理想。由于某市级公立医院的人事档案管理内容复杂且部门权责不明，其他各同级医院所采用的档案管理软件多样化，为人事档案信息化建设增加了难度，不利于人事档案信息的共享、存储以及信息的传递，这也导致了人事档案信息化建设的不完善。

三、规范公立医院人事档案管理的对策

1.加强人事档案管理规范的意识。组织人事等相关部门应定期根据人事档案的有关法律法规对人事档案管理相关工作人员开展定期的学习培训，增强人事档案管理人员及相关人员的法律意识，让其掌握更多的人事档案专业技能。确保医院人事档案资源的完整性、合规性和准确性，为医院人事档案管理工作奠定良好的基础。同时，职工新入职时医院人事档案管理部门应对所有职工普及人事档案管理的相关知识，提升职工人事档案管理规范化的意识，让他们积极配合人事档案的搜集、归档和整理工作，从而能够推动人事档案管理的发展。

2.提升人事档案管理人员的业务水平。医院应招录档案管理方面的专业化人才，并为他们创造更多培训机会，学习先进的人事档案管理方式方法，同时能够充分利用信息化措施来规范人事档案管理工作。档案管理人员也要认识到继续教育学习的重要性，不断提升自身的业务水平和能力，与其他同级医院多进行沟通交流，提升人事档案管理的专业化程度。

3.建立完善的人事档案管理制度。截至2021年年末，笔者所在医院有在岗职工1378人，离退休人员467人，外加部分已故人员人事档案，档案数量较多，涉及使用及管理的部门较多。因此，公立医院要想实现人事档案管理的规范化，首先医院要结合自身发展的具体情况来构建合理完善的人事档案管理制度，确保档案管理制度的完整性及规范性，使人事档案管理工作在每一个环节都有法可依、有制度可依。除此之外，还需要清楚界定管理部门职责及人事档案归档的范围、保管期限等相关内容，对于人事档案管理的流程进行优化，确保人事档案管理工作更加科学规范。严格落实人事档案的监督和管理工作，不定期对人事档案资料进行抽查，发现问题及时处置，不断提升公立医院人事档案管理的规范化水平。

4.完善人事档案管理信息化建设。在新形势下，实现公立医院人事档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，需增强这方面的意识并加大经费投入，针对人事档案信息系统购买计算机、复印机、扫描仪、打印机等，充分利用各种档案信息化管理软件，建立科学的人事档案信息检索和查询索引，医院要有专门的人事档案资料存储档案室，做好防火、防潮、防风、防尘等相关工作，避免人事档案资料的毁损或丢失，提升医院人事档案的利用效率，让人事档案资源可以得到更加科学合理的利用。

四、结束语

综上所述，医院人事档案管理需要医院职工、相关工作人员和管理者给予足够的重视，选拔档案管理专业化人员对人事档案进行专人专管，这样才能实现人事档案管理专业化、信息化。只有充分发挥人事档案管理在组织人事管理中的重要作用，为医院选拔任用人才提供依据，通过人才优势促进医疗业务水平向前发展，提升医院的行业竞争力。