某铜业公司固定资产管理问题分析及对策研究

◇厦门大学管理学院 刘若彤

本文运用文献研究法和调查分析法对某铜业有限公司在固定的资产预算审批、购置验收、登记使用以及维修报废各环节进行分析，发现该公司固定资产管理仍存在着一些流程不规范、制度不健全等问题，亟待公司解决。因此，提出应加强固定资产管理，严格按照预算流程执行，规范填写验收记录，各部门及时入账，加强员工对设备的保养意识，完善报废制度等。

1 某铜业公司固定资产管理现状

1.1 公司概况

某铜业有限公司是某矿业集团旗下一家分公司，于2009开始建厂，在2011年底建成。公司年产阴极铜量30万吨、黄金10吨等稀有贵金属，占地面积达到77万平方米。公司总共投资75亿元，其中固定资产就约占了总投资额的一半，达到了35亿元。

1.2 固定资产管理的目标

某公司固定资产管理目标有以下几点：第一，使公司对固定资产的资源配置合理；第二，要确保固定资产的安全性和完整性，要对公司的生产经营起到促进作用；第三，要保证相关的会计记录的真实、准确，当固定资产发生变动，要将变动及时进行入账，要做到实存与账存一致。

2 公司固定资产管理存在问题

2.1 预算环节

（1）预算流程不规范。公司制定预算制度与预算流程，但在实际工作中并没有完全按照规定去执行。在2020年1月，仓储部门提出申请，需要建造2间用于存放设备的仓库，公司财务部门在1月份对此进行了预算，预算完成后，同样由财务部门内部自行对这次预算工作进行了审批并给出意见。财务部门对审批后的预算方案进行了控制与调整。在公司实际进行预算工作时，工作流程不符合公司要求，即财务部门预算流程不规范。

（2）过于依赖财务数据。公司制定预算时要依据财务数据，这确实是可行的方法，也是不错的选择，但是如果过度依赖财务数据，预算结果就会不准确。公司负责编制预算的工作人员都是财务人员，财务部门在2019年通过技术部门的申报，对技术部的预算为20万，但是在2020年技术部仅使用了10万。只根据之前的财务数据去编制预算方案是不符合公司实际需要的，这样编制预算缺乏科学性。

2.2 购置环节

（1）未严格执行购置制度。某铜业公司的固定资产购置制度有公开招标制度、合同制度等，进行采购工作时应采用货比三家的方法，进行市场调查和多家、多渠道询比价，然后确定供货商。但是在一次采购办公用品时，市场部却没有多家询价，选择了曾经采购过的店铺进行购买，也没有将价格报给公司管理人员询问建议，自作主张进行采购，未严格执行公司的购置制度。

（2）验收记录填写不规范。公司在收到固定资产后，固定资产管理部门由于一次性进行验收的固定资产过多，完成验收却没有及时对固定资产验收单进行填写，导致验收日期不准确，核对困难。个别固定资产验收单里的资产明细填写不完整，填写时忽略了设备的出厂日期、使用部门，固定资产验收单内容与结算内容没有一致对应。

2.3 登记环节

（1）入账不及时。公司购买的计算机、办公设备等固定资产没有及时入账，这是公司潜在的一个重要问题。公司出现资产管理部门已经收到购买的设备并已经进行了登记，但是由于资产保管人员工作懒散，不按时将收到的设备报给到财务部门进行登记，导致财务没有及时入账，出现财务的入账时间与资产管理部门的入账时间不一致。固定资产入账时间与收到固定资产时间不一致，盘点时会出现账实不符的现象，不及时入账的固定资产有些不能被充分使用，时间久了容易被公司遗忘，对固定资产造成闲置浪费。

（2）登记制度不规范。公司管理人员不重视对固定资产的登记，忽视对登记固定资产台账的管理。固定资产有较多的使用部门，在领用固定资产时，一些部门只登记了其数量和日期，而没有将部门名称进行登记。对于一些新增的资产，登记台账的时候使用部门没有准确的登记设备名称信息，使计划财务部门、资产使用部门和管理部门登记的信息不一致，账账不符。

2.4 维修环节

（1）员工对设备的保养意识不强。公司的固定资产管理人员意识不到对固定资产保养的重要性，设备在投入使用时，工作人员对设备也不注重保养，等出现了问题再对设备进行修理，这不仅加快了设备的折旧，同时也增加了维修费用。虽然公司一直以来将固定资产的管理责任分配给专人，但是也没有增强员工对固定资产的保养意识，出现了员工对固定资产的不重视。保管固定资产的工作人员因为没有受过设备保养的培训，保养意识差，人员素质低，认为固定资产是属于公司的，和个人没有什么关系，不主动对固定资产进行保养，给公司造成损失。

（2）维修制度不健全。公司制定固定资产维修制度是为了使设备更好的工作，使用时间更长，生产能力更强，如此重要的工作，维修管理人员却意识不到其重要性，虽然公司之前具备维修制度，但是现在来看并不健全。公司的维修制度中没有对大修理和日常维修作出具体的区分[4]。也没有将大修理和日常维修管理分别核算，一并计入当期，这样在固定资产管理部门组织大修理比较多的时候，使修理成本高，而在大修理支出少的期间，成本费用较少。

（3）维修不及时。公司资产管理人员不重视对设备的日常维修工作，发现问题不及时维修。车辆出现小问题不影响使用时，工作人员认为不需要进行修理，车辆在存在问题的状态下仍然被持续使用，等车辆不能正常使用了才去维修，增大了维修成本。不及时对车辆进行维修无形中减少了车辆的使用年限，最终使固定资产过早报废。

2.5 报废环节

（1）报废处置制度缺失。固定资产管理的最后一个环节，就是对固定资产进行报废。公司在进行设备报废时，一直依据资产管理人员的工作经验和公司一直以来使用的对于设备报废处置的惯例，来对设备进行报废处理，并没有对报废后的设备进行回收和管理，也没有认识到固定资产报废处置有多重要。（2）报废流程不规范。2018年，公司拟定将5间陈旧的小厂房拆除，重建两座大厂房。5间小厂房还未进行报废处理，但是因施工任务紧急，公司固定资产管理人员根据自己的经验对小厂房进行了查看，认为可拆除，但是未经财务部门审核，也未经公司单位负责人审批，擅自带领施工队伍对小厂房进行了拆除，导致本次报废固定资产的后续工作中出现了很多问题。公司的固定资产保管部门，虽然在日常保管中还能发挥其职能，但在固定资产的报废过程中，没有完全履行相关流程，对固定资产随意报废，也没有规范的报废流程，使资产浪费，给公司带来严重的损失。

3 完善公司固定资产管理的建议

3.1 改善预算环节存在的不足

（1）规范预算流程。对于公司来说，不仅要编制好预算制度，更重要的是，应该规范地按照预算制度和流程去执行预算，否则公司预算制度就会流于形式。公司应加强对预算制度执行过程中的监督和控制，并分析调整，对预算制度的日常执行情况进行监控，保证预算工作按照规范的流程进行。在财务部门进行预算之后，预算管理委员会应进行审批，不能全由财务部门完成。对执行情况进行全面分析，便于改进预算制度。公司应完善预算考评制度，严格考评经营管理者及员工的执行效果，发挥激励作用。应重视预算工作的规范化管理，在编制预算时公司各部门间要沟通协调，规范预算流程，是实现公司目标、提高公司经济效益的首要任务。

（2）合理编制预算。编制预算方案，不能过度依赖以往的财务数据，应该根据部门实际需要来编制下一年的预算，考虑各部门下一年是否要更新设备、增加预算等情况，部门之间应该做好沟通协调工作，避免出现预算不足或超过预算等情况。不能只由财务部门去做预算，其他部门应该配合财务部门一起完成预算的编制工作。动员公司的每一个员工参与预算，为公司的预算管理工作出谋划策，实现全员参加，由于编制预算的工作由大家共同完成所以更容易被大家接受，这对公司预算的编制也起到很重要的作用。同时，公司应在每年中期对本年度的预算作出修改，以确保预算的可控性和合理性。

3.2 改善购置环节存在的不足

（1）严格执行购置制度。公司制定了比较健全的购置制度，员工应该严格按照制度执行，不然制度便起不到它的作用。采购人员采购时应该多家询价，选择对公司最合适的供货商，监察审计处和财务处人员也要提出合理性意见，不要把所有权限都交给采购人员；公开招标采购应该在确保供应商能力的前提下严格审核供应商的资质和信誉。应该严格遵守公司的购置制度，按购置流程采购，公司原则上的申购部门为使用部门，由使用部门资产管理员或经办人填写“固定资产申购单”，使用部门负责人一级审核，经资产主管部门二级审核后操作，确需采购的，根据授权审批权限报资产主管部门分管领导审批后，交由采购部门实施采购；计划财务部根据审批结果提供固定资产编号，并反馈给采购部门。

（2）规范地填写验收记录手续。固定资产验收完毕应及时填写验收单，验收合格一种，相应工作人员立即填写一张，保证验收日期准确。市场处组织资产主管部门、使用部门进行验收，根据需要技术部门和相关职能部门共同参与验收；由市场部填写“固定资产验收单”，验收人员签字确认，同时作为使用部门的签收依据。多项资产无法单独进行管理，只能整体打包做为一项资产组合入账的，在填写验收单时，每项资产子明细应填写完整，固定资产验收单内容与结算内容保持一致对应。计划财务部审核结算必须使用原件；原则上当天验收完成，特殊情况最迟不得超过两天，从到货之日起计算。

3.3 改善登记环节存在的不足

（1）应及时入账。财务部为了保证入账的准确程度，应及时录入增加和减少的固定资产卡片信息。应尽量利用公司的核算软件进行数据整理，并实行图文和数据管理，保证信息录入及时，准确，保证账账相符，并完善固定资产的账、卡、物等账面信息。还应做好监督固定资产管理的落实及执行工作，定期对固定资产管理的部门提出考核意见和建议。资产管理部门应及时将收到的设备报给财务部门，让财务登记，保证信息一致。

（2）完善登记制度。公司为了有效的管理固定资产，必须完善登记制度，财务部门和资产保管部门应统一登记设备名称，保证信息一致，有利于资产核对、清查。公司需要做到及时登记设备信息，财务部门和使用部门应该各自建立固定资产台账，对固定资产的使用时间、领用部门以及放置地点逐一进行登记。对于公司存在的擅自处置固定资产、外借、转移等现象，应建立相应的登记制度。由于员工管理不善造成损失，要查明原因，确定到底是谁的责任，根据实际情况作出相应的处罚，造成的损失按资产价格予以赔偿。当工作人岗位调动时，负责管理台账的工作人员应该做好后续的移交工作。

3.4 完善使用环节存在的不足

（1）健全日常使用制度。公司一直以来非常重视对固定资产日常使用的管理，但在使用环节容易出现特殊情况，所以管理起来也比较困难。公司是重工业企业，冶炼设备和矿山的各种车辆以及各种办公设备，种类多，管理起来非常困难，因此对固定资产管理人员要求更加严格，以提高管理水平。公司应作出明确规定，对于笔记本电脑这类易携带的固定资产只能在工作地点使用而不能带出去，因为员工自身原因造成损坏等后果均应由使用人员照价赔偿。固定资产原则上不允许外借，经批准确需外借的，由外借人或外借单位承担借用期间的资产折旧费用、相关税费和全部运营费用，即按经营性租赁业务收取租赁费，外借前原则上需要提供担保，担保价值不得低于借出时点的资产净值，并需要预交借用期间的租赁费。

（2）提高固定资产使用效率。面对公司出现的固定资产使用率低这种情况，公司为了提高其使用率，应该将资源合理化分配，物尽其用，有些固定资产已经能满足公司的日常使用了，就不要继续购置，避免闲置浪费的情况出现。公司有几辆由于购置过多而长期闲置的车辆，对于已经出现闲置的固定资产，应进行合理调剂，使它们发挥最大作用。要根据公司生产经营的需求，合理利用分配固定资产，实现固定资产的高效利用。固定资产管理人员应及时核对清楚闲置的资产放在哪里，它们的使用状况，了解正在使用的固定资产都在哪些部门，状态如何，提高固定资产的使用率，合理利用公司固定资产，也会增加公司效益。

4 结论

通过对预算环节分析，建议公司应规范预算流程，并合理编制预算。从固定资产的购置登记方面，公司进一步完善固定资产登记制度，资产管理部门和财务部门在收到固定资产后应及时登记。公司应健全固定资产日常使用制度，提高固定资产使用率，实现资源的合理配置。应健全维修制度，并提高员工设备保养意识，减少维修费用，防止因固定资产维修不及时影响公司生产经营活动。建议公司完善报废处置制度，规范报废流程，提高固定资产的管理效率。