国有企业费用智能管控研究

李水晶

摘要：国有企业是中国特色社会主义的重要物质基础和政治基础，是中国特色社会主义经济的“顶梁柱”。国有企业费用支出必须遵守中央八项规定精神，费用管控也应当顺时应势，跟上人工智能的脚步，提前预防、事中监督、主动把控。本文从国有企业费用管理之困出发，分析国有企业重要费用类型。通过对费用智能管控措施的探讨，竭力使国有企业费用管控跟上信息化、智能化发展步伐，不断探索新的费用控制工具，努力让信息化、智能化为国有企业党风廉政建设和经营发展工作赋能。

关键词：国有企业;费用;智能管控

党的十八大以来，中央出台了八项规定等富有针对性的作风建设举措。对于大型国有企业而言，持续加强国有企业廉政建设，持之以恒落实中央八项规定精神，费用管控是最直接和最有力的抓手。从企业经营层面而言，费用是维持企业正常运营的基本开支，是企业运营成本的重要组成部分，使费用能够用在应用处、用在关键处、用在刀刃上，使费用规范地使用、有计划地使用，往往需要对费用支出各环节进行合理、合规管控。

一、国有企业费用管控过程常见之困

深刻理解贯彻落实中央八项规定精神现仍处在巩固深化、落地生根的关键阶段，紧盯关键节点，坚定工作信心，持续发力加压，是国有企业费用管控的常态重点。利用上级组织巡视、巡察、督查、检查发现问题的整改契机，坚持问题导向，提升费用管控水平。

（一）业务管理者之困

一是费用预算的使用、费用标准判定耗时。各级业务管理者在审批及业务处理过程中，对费用的使用情况不能做到随时把握，对费用报销标准难以熟记于心。针对这些信息断点，均需要另行花时间查阅。二是实时知晓费用支出难。管理者在报销审核过程中对所管理部门、模块、领域费用支出情况难以实时掌握。三是费用合理合规透明难。费用报销须是真实经营活动及业务活动的报销，但究竟用得好不好，是否有违规支出，费用使用和经营情况是否协调，进而影响阶段性的财务指标，管理者均需要及时掌握以采取措施控制调节。

（二）财务管理者之困

一是发票验真查重管理难。在以往费用报销中，偶有出现假发票、电子发票重复使用等情况，给财务管理人员鉴别票据造成困扰。即便财务管理人员再仔细，也难以做到万无一失。二是合规性审核把关难。费用报销和实际业务是否匹配，是否使用不符合中央八项规定精神的发票，报销的额度是否超标，财务审批核实成本很高。三是实时响应报表需求难。在财务管理过程中往往需要实时提供报表，以便公司生产经营管理决策者及时查阅、掌握费用预算、使用情况，做出经营决策，但以往报销流程对已使用未报銷、报销在途、已报销信息不能实时掌控。

（三）报销使用人之困

一是实时发起、了解报销进度难。费用使用人在使用费用过程中不能实时了解费用预算额度，容易导致超标使用和超标准报销。在报销过程中，报销人不清楚报销单据流向及所处位置、审批情况，甚至在发生纸质票据丢失情形时追查追责难。二是申请、报销关联难。费用使用人在费用申请、报销过程中，申请流程与报销流程各自分离，不能自动产生关联信息，往往需要重复提供上传申请资料建立关联以便审核人员了解，严重影响了工作效率。三是回忆支出明细难。费用使用人在使用、报销费用后，因工作回顾需要、提供检查材料证明业务活动合规性等需求，因时间久记忆模糊，往往回忆、提供报销明细困难，提供材料发生遗漏，能说清的问题往往解释不清，造成很多工作

困扰。

二、国有企业重点管控的费用类型

国有企业是由各级国资委独资或控股的企业，一般隶属国资委管辖。近年来，各级国资委为深化落实中央八项规定精神，为强化自上而下的组织监督，基本都出台了《1+X专项督查工作办法》。“1”是指纪委对各职能部门履行职责情况的督查，“X”是指各职能部门根据职能作用和管理权限，在职责范围内对各级各部门落实中央八项规定精神情况进行督查和推动。通常在“1+X”专项督查工作中，国有企业都会面临差旅费、招待费、会议费等费用的重点检查。

（一）差旅费

差旅费是指企业员工根据工作需要，到企业常驻地以外的地区公务出差，所发生的城市间交通费、住宿费、公杂费、出差津贴等。出差津贴包括伙食津贴、市内交通津贴，如出差参加会议或培训，主办方包食宿的，不再报销住宿费和伙食津贴。企业应当建立健全出差管理制度，包括差旅费开支范围和具体标准、出差活动审批手续、违规违纪责任追究等。出差活动必须严格控制出差人数和天数，严格差旅费用预算管理，控制差旅费支出规模。企业各层级领导在审批出差需求时，应本着厉行节约的原则，严禁安排无实质内容的学习交流和考察调研、无明确公务目的的差旅活动。严禁超标报销，超过费用标准的支出，一律不得公费报销。如机票舱位必须乘坐经济舱，不得订购商务舱、公务舱等;如火车规定乘坐类型必须硬座、硬卧，则超出硬座、硬卧的费用支出由个人

承担。

（二）招待费

招待费是指企业为开展业务用于接待而支出的费用。近年来，随着中央八项规定精神不断贯彻，招待费成为国有企业各项检查的重中之重。招待费支出必须严格执行相关接待管理规定，勤俭节约、杜绝铺张浪费。如有些国有企业实行“先审批、后接待，先预算、后报销”的原则，严格按照接待标准填写接待审批单，逐级审批。审批内容包括：接待依据、接待对象、接待人数、陪餐人数、接待事由等。公司股东集团权属各级企业之间的接待活动，应本着朴素的原则开展，一律不得饮酒，不得进行商务宴请，同城不安排用餐。违反中央八项规定精神的费用一律不得支出，不得报销。如酒水、茶叶不得超过单价设定;不得招待香烟和高档场所消费;不得以任何名义赠送高档贵重礼品等。

（三）会议费

会议费是指企业为经营活动组织召开会议而产生的费用。一般支出范围包括会议场地费用、资料费用、用餐费用、住宿费用等，可支出类型较多，故审核难度较大。首先，会议费支出时应当提供会议审批文件，会议通知及实际参会人员签到表。会议审批文件中的预算要细化到具体项目，执行过程中不得突破具体项目预算。其次，还应当提供会议报道及现场照片等要式资料。严格执行会议用房、用餐标准，不得安排高档套房，严格控制菜品种类、数量。严禁组织高消费娱乐、健身

活动等。

费用严控已然成为国有企业的常态化工作，列举以上费用是为了说明费用严控面临的审核维度全面，审核要点繁多。国有企业的业务经办人、管理者面临着高强度的自律压力和审核压力，稍不留心就会陷入履职尽责不严的处境。费用管控水平的高低，直接影响国有企业发展的稳定性，所以如何使国有企业的费用支出在监督下正常运营，是国有企业值得探讨的重要内容。

三、国有企业费用智能管控的措施

费用智能管控，顾名思义，是使用智能的方式进行费用管理和控制，是费用精细化管理的体现。通过对费用系统的构建和升级，达成对费用支出事前控制、管理闭环、合规可控、数据集成的管控目标。管控目标实现，前提是要建立健全费用报销管理制度，明确费用全流程各责任人的权利和责任。业务经办人，保证费用发生的真实性，票据来源的合法性。如实申报所发生的费用，严禁虚假报销、严禁私费公报。如被发现不当费用报销，业务经办人应在第一时间将不当报销金额退还企业。业务部门负责人，应当立足公司利益，对员工报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审核，确保报销的各项费用符合中央八项规定、六项禁令精神和企业财务制度规定。避免发生不必要的费用，对部门员工的不当报销负有直接责任。

（一）费用与预算结合

首先，费用报销坚持“无预算不报销”的原则，与费用预算及预算系统的结合，对本原则进行强制执行。制定费用预算时，可以按照部门、会计科目、归属期间编制，可以按照费用归属项目编制，也可以按照前述两类的合并维度编制。实际执行时，严格按照项目、部门、科目、归属期间进行使用。未到期间的费用额度不可使用，已到期间的剩余费用额度可滚动结余使用。

其次，费用与预算的结合一定程度上实现了费用的事前控制，超支的费用支出无预算不得报销。虽然已将不合规的费用拒绝在报销系统之外，但难解员工已将费用垫付的被动。如差旅费的报销，一般是员工出差回来粘贴发票报销费用时，才发现诸如差旅标准超支，忽略淡旺季住宿标准，发票丢失等问题。若规避上述问题，可在出差活动计划阶段就进行预算结合。员工填写出差申请单预估费用，选择预算科目即占用预算，这样可以避免差旅报销时预算不足的情形发生。出差申请单逐级审批后，借助信息工具推送至差旅订购平台，进行机票、酒店等的选订。差旅订购平台搭建时，按照企业规定嵌入详细、多维度的差旅标准，如火车舱位、住宿单价限额、出差城市淡旺季、员工层级等等。差旅订购平台采用公司统付结算模式，员工不用垫付资金，不用开票报销。如员工出差过程中发生差旅订购平台之外的费用，依旧可以进行差旅报销，关联出差申请单对差旅费用预算进行控制。通过以上举措，不但实现差旅费用全闭环透明、合规管控，而且对差旅各环节体验和效率都有大幅提高。

（二）报销快捷、风险预警，满足报销人的需求

一段时间以来，多数企业的费用报销只能在电脑端手工录入使用，费时费力，单据填写准确度受限于报销人细致和认真程度。随着信息化技术的发展，越来越多的技术应用在报销系统，费用报销需要呈现出便捷、智能、高效等优点，才能跟得上企业发展的步伐。电脑端和移动端同时支持报销和审批，随时随地提交和审批报销，随时随地跟踪报销状态，报销更容易、快捷、方便。报销发票的录入形式多样，通过OCR技术智能识别发票，自动提取发票信息，员工免手工输入发票信息。对于发票量较大的驻外人员可采用免贴发票模式，节省出更多的时间和精力专注于销售市场的开拓上。

费用报销与个人借款建立关联、预付款单与汇款通知单建立关联。费用报销与个人借款关联，可以实现费用报销优先偿还借款，有效规避员工不及时还款现象。预付款单与汇款通知单关联，可以实现预付来票后冲销，不用再去翻历史记录，直接通过关联单据导入预付款单信息，有效避免预付、核销信息不一致的情况发生，同时保障资金安全，避免重复支付。

费用支出规定复杂，尤其是国有企业，不但要符合财经法规的规定，还要严格遵守中央八项规定精神。大多报销单据的审批流转到财务审核时，才发现问题被退件。审批过程耗时，还会增加业务人员和财务人员的沟通成本，业务人员表示财务人员不理解自己的辛苦，财务人员表示合规、合法是自己的原则底线，不可逾越。久而久之，两个群体之间就产生了一道鸿沟。如何把鸿沟填平，根本解决办法是要让业务人员清楚地认识到如何做才能合规、合法。借助信息工具，将报销标准、合法合规要求嵌入报销系统，根据企业管控需求，区分设定强管控或弱管控。在员工提交阶段就对规则明确的规定进行风险预警提示，针对强管控的问题，系统拒绝提交申请，将问题费用杜绝在费用报销系统之外。一般可以做到发票准确性校验，如购货方信息是否准确;发票验真、验重、验合规，发票上传对接国税服务商校验发票的真实性，对接企业发票数据库校验发票是否有重复和连续号码等问题。这样，不但培养提升了员工合规报销的意识，也降低了反复抵触的沟通成本。

（三）智能审核、机器比对，降低审核人的压力

费用报销系统对费用的强管控可以规避规则明确的问题，但现实情况中依旧存在许多需要结合具体场景进行判断的标准，这也是财务审核人的价值体现。为提高人工效率，可以实施系统辅助和人工判断双审核机制，提交阶段允许弱管控的问题费用进入报销系统，但在相应单据上进行风险高亮标识，引起全流程审核人的关注和注意，让不合规费用报销无处遁形。

单据审核采取线上审阅发票影像和利用扫描仪验证相结合，速度快，准确度高，效率高，免金额计算，减少人工识别。目前，按财政部、国家档案局规定纸质凭据必须归档，所以当审批流程流转到财务人员时，提交人需要将纸质单据交至财务部，财务人员见到纸质单据再送审归档。但实际场景中常发生“单据已交”“未收到单据”的矛盾，解决此矛盾可以尝试使用机器柜24小时收单模式，由提交人直接投递到机器柜，机器柜可进行人脸识别，收单记录，单据审核等智能操作。

费用智能管控，确保费用支出合规，信息真实。对报销的发票从源头进行管控，发票信息永久保存。审批流及审批内容完整呈现，提醒审批人员认真审核，提升审核人员责任意识。全面记录费用使用、报销、审核、审批全流程信息，避免了人为不恰当修改。

预先设置发票敏感信息防火墙，可以将不合规香烟、茅台、五粮液等存在敏感信息的发票直接在填报时予以排除，对于商务用酒可以设置报销标准，超标准购买、使用和消费费用不可报销，单据智能审核极大地减轻了审核人员的甄别压力和漏查出错几率，不再为发票合规性伤脑筋。

（四）数据穿透、多维集成，提升管理水平、提高核查效率

數据的集成多维度穿透，更方便企业管理者对费用使用报销情况有整体把控和了解。员工可查询个人报销费用信息，查看已付、未付报销数据;部门可查看管辖范围内各月费用情况，且支撑数据穿透;管理者可根据需要自定义报表，为经营业务分析提供数据支撑。以往面对费用核查时，避免不了在茫茫凭证中翻阅。如果需要翻阅某一张发票，简直是大海捞针，还容易造成核查人员视觉疲劳。费用报销系统与会计核算系统相连，只要输入相关费用报销信息，瞬间呈现费用使用情况，分门别类，出行、住宿、招待等活动一览无余，相应的发票信息、消费金额精准呈现，无需检查人员再行分类加总，靶向性

极强。

四、结束语

费用智能管控，在财经政策层面，可以满足财政部、国家档案局对会计凭证影像化存档的要求;在财务管理方面，提升了凭证管理信息化，集成化水平;在内部控制方面，实现了费用使用的事前、事中、事后的控制需求;在作风建设方面，利用信息技术手段提前预防、事中监督、主动把关，将不合理不合规的费用杜绝在国有企业经营活动之外，助推国有企业高质量发展。

参考文献：

[1]梁文娟.关于加强企业七项费用管理的探讨[J].财经界，2021 （27）：43-44.

[2]廖珊.国有企业费用报销中的常见问题及完善对策[J].企业改革与管理，2020 （14）：35-36.

[3]李佳音.国有企业重点费用管控方式探究[J].今日财富，2020 （09）：200-201.

[4]尹魁.集团费用管控现状思考——以衡阳大型企业为例[J].内蒙古煤炭经济，2020 （20）：59-60.

[5]祁军.国有企业成本费用内部控制分析[J].现代工业经济和信息化，2019，9 （12）：119-121.