从远程办公到分布式协作办公的无边界办公研究

潘逸瀚（上海楷林楼宇科技研究院， 上海 200011）

1 远程办公将维持热度，持续发展

1.1 远程办公的发展历程

随着 2021 年的到来，疫情已持续一年之久，而 2021年初国内多点散发的小规模疫情则在警醒我们，疫情常态化将成为我们今后生活的一项重大考验。对于办公人员来说，最大的影响莫过于远程办公的常态化。

1973 年 Jack Niles 针对美国交通大拥堵的问题提出了远程办公的概念。47 a 来，随着个人计算机、互联网与WIFI 的发明，远程办公开始在全球大面积推广。Owl Lab 的调研显示，至 2018 年，全球已有 56% 的员工 1 周至少有 1天时间远程工作[1]。在疫情的影响下，全球有 88% 的企业强制或鼓励员工在家办公。这些数据提示我们，在今天远程办公已成为办公的重要组成部分。

1.2 远程办公兴起的背后是数字经济下企业数字化转型的浪潮

现代城市的通勤问题、空间成本问题都是引发远程办公的诱因，而数字化则是真正推动远程办公发展的助力。从远程办公的发展历史（图1）可以看到，远程办公的发展与 ICT 行业（信息通信技术行业）的发展息息相关。远程办公的基础设施是互联网与 WIFI，第一批推行远程办公的是IBM、微软、谷歌等互联网企业，第一个众创空间和第一个共享办公空间都是为软件工程师设立的。ICT 行业先天带有数字化基因，其生产要素以数据与信息为主，线上化的信息处理与管理方式相比线下交流更能适应其工作方式，因此在ICT 行业内远程办公的普及是必然的。

图1 远程办公的发展历史

通过将各行业的数字化水平与疫情期间远程办公比例进行对比（图2），也可以发现数字化程度越高的企业越适应远程办公的模式。如信息技术、专业服务、金融保险等服务业，远程办公已成为其主要的工作方式。然而与实体结合较紧密的农业、建筑业、基础制造业等产业的企业数字化仍处于初步阶段，材料、设备、流程等生产要素尚未实现数字化，难以适应远程办公。

图2 各行业数字化程度与远程办公的关系

1.3 疫情推动远程办公极速发展，企业数字化保障远程办公稳定发展

在疫情的影响下，生活方式与工作方式都发生了极大转变。疫情引发世界性的大范围居家办公，远程办公成为刚需。国内效率办公龙头钉钉则在疫情期间得到了 100% 的用户增长（图3）。在线会议龙头 ZOOM 的日活跃客户数从疫情前的 1 000 万增长至 3 亿，涨幅超过 30 倍(图4)。

图3 钉钉 MAU 增长情况

图4 ZOOM 在线会议业务发展情况

目前全球范围内，新冠疫情仍处于大流行状态，各国纷纷推出政策鼓励企业采取居家办公的方式，降低人口流动。谷歌、Facebook 要求员工在家办公，并将政策延长至2021 年 7 月。福特、通用也停止生产，要求员工居家办公至 2021 年 6 月。日本政府于 2021 年 1 月发布紧急事态宣言，希望各企业将出勤人数减少 7 成，实施居家办公和交替出勤制度。在国内，疫情逐渐趋于平稳后，远程办公的热度也有所下降。

从远程办公的发展历程来看，过往也出现过多次远程办公热潮。如日本泡沫经济、911 事件等特殊时期，远程办公被认为可以缓解办公室紧缺、降低人口流动，也曾流行一时，但这股浪潮随着事件的平息最终归于平静。当疫情随着疫苗研发逐渐得到控制后，远程办公的热潮会不会如过去般再一次消退。

笔者认为，疫情结束后在家办公的热度将逐渐降低，但远程办公将持续发展，并与传统的办公模式相结合，发展成为新型办公模式—分布式协作办公。原因是本次远程办公的流行背后是生产要素的数字化，从有形的生产材料、设备到无形的资金、流程等都开始数字化发展。在前几次浪潮中，远程办公仅仅是客观条件下的不得已举措。在本次浪潮中，远程办公则是适应企业发展的办公模式发展，而疫情的催化剂效用有效加速了远程办公生态的发展，从而反向推动了企业的数字化转型。

2 分布式协作是办公模式的未来

2.1 企业管理模式从科层制向网络型转型

随着数字时代的来临，大数据、物联网、云计算等数字产业趋于成熟，为了提升降本增效，越来越多的企业将数字化作为企业的核心战略。全球已有 67% 的企业将数字化转型作为企业的核心战略。企业通过数字化平台打通企业的办公、财务、营销、人力、供应链等各个系统，最终实现生产要素的数字化。

企业数字化转型推动了决策模式的改变，从而引发了企业组织的变革。现代组织决策理论认为，组织的基本功能就是决策，而组织的目标就是追求决策的合理性[2]。传统的组织决策通过信息的收集、整理和处理并以此为依据来解决问题。但信息的获取是有局限性的：①现代组织的结构下，信息的获取与处理是片面且分散的。传统企业组织中，员工获取的信息是与其工作内容相关的，经过筛选处理后再向上传递，最后在决策者处汇聚，并形成解决方案逐级向下传达。②组织中个体对信息的认知有限，信息在不断的传达中容易发生严重的变质，导致一线信息无法汇聚到决策层，决策层的指令难以在基层执行。

而在数字时代下，决策模型由“人-信息”转向“业务-数据”。决策的核心由企业管理层转向数字中台。数字中台由两部分构成，数据中台与业务中台。数据中台通过大数据手段将企业组织的各类信息以数据的形式集成到平台

数字中台通过数据中台链接线上线下生产的数据，通过业务中台链接实际应用场景，通过数据挖掘、数据处理替代传统的人脑判断，利用技术手段在扩充信息量的同时，避免了信息在收集与传达中的变质与流失；而业务中台则能根据实际业务需求，将数据中台收集分析的各类数据根据需求调用，打包成面向客户的应用场景。通过数据中台和业务中台的链接，企业在业务场景实现了由人决策转向由数据决策，大大提升了信息收集与处理的效率，降低了对中层管理者的需求。

为了适应决策模型的变化，传统的中心化企业组织发生了相应的改变（图5）。

图5 企业组织的演变进程

（1）科层制组织是传统企业最常见的组织形式。纵向上，员工遵循等级原则，低层受高层监督管理；横向上，按照分工原则各司其职[3]。在市场稳定、产品品种少、需求价格弹性较大的情况下，科层制组织可根据成熟的制度与技术稳定运行。在数字平台的信息收集处理下，市场每分每秒都在变化，既定的模式不断被打破，产品迭代速度不断加快。例如传统汽车行业的产品迭代周期为 4～5 a，而数字时代的新能源汽车则能达到 3 个月软件迭代，一年硬件迭代的速度。科层制组织内部管理层级多，信息的收集反馈渠道单一，效率低下，无法根据市场反馈迅速更迭。为提升响应速度，降低沟通、协调的成本，企业必须向网络型组织转型。

（2）网络型组织是适应数字经济时代下业务快速更迭的新型组织。在全新的信息收集机制下，信息由数字中台统一收集、处理、转化。管理层不再是信息的唯一出口，员工与领导的信息差减少。此时，管理层从决策的独裁者转化为观点的收集者，制定战略方向，引导员工自我管理；而具体的执行决策则下放到一线员工，由员工来应对市场的迅速反馈。在网络型组织中，职级仍然存在，但组织架构不再以管理层为核心，而是以员工与用户为中心。在这样的组织架构下，传统的上下级关系不再存在，上级作为下级的汇报对象，只是信息收集的一种方式，仅在必要时做少量干预。企业中的业务通过FT（Feature Team，最小业务单元）来完成，再通过项目驱动而非部门驱动，实现对多变市场的灵活应对。

（3）基于区块链技术的分布式自治组织（DAO）则可能成为未来的组织发展方向。在企业数字化转型的过程中可以看到，企业的管理流程已被数字化。虽然企业管理仍是层级化的，但用户的交互已是去中心化的了，如淘宝店主与买家，滴滴司机与乘客。DAO 通过专业人士、技术人员、代表个体等合约制定方的协商明确各方责任与利益，形成公开透明的技术框架、程序规则，存储在区块链上，形成智能合约，并以此为基础来完成个体之间的合作[4]。通过基于DAO规则的AI技术，人、组织、知识、事件可智能匹配，并对结果完成智能评价。DAO中不存在上下级关系，完全遵循平等互利的原则，只根据公开透明的智能合约运转。

2.2 企业合作模式从市场交易向商业生态系统转型

数字时代对企业组织的影响不仅局限在企业组织的内部管理模式，同时对企业组织之间的合作关系也有深远的影响(图6)。

图6 企业合作方式的演变进程

（1）交易型合作：在过去，各企业之间的专业壁垒、信息壁垒、交易壁垒较高，无论是单次的交易型合作或是长期的战略联盟均以 B 2 B 为基底，企业双方根据各自的需求、资源互补关系形成或长期、或短期的交易合作关系，难以实现共同的价值创造。因此，企业扩张往往通过股权投资、收购的方式来扩充自身业务板块，形成中心化的企业帝国。

（2）网络型合作：但随着产业的分工深化，产品、部件、区段、环节都成为产业，出现了小环节大产业、小环节大市场的现象，如试制产业、一般部件制造产业、核心部件制造产业、组装产业等[5]。企业做大做强的方式不再是通过母子公司的形式去在公司内部完成全产业链生产，而是将内部环节外包，形成内外部一体化的产业链。产业链内部的上下游企业可脱离核心企业产生合作关系，形成网络型合作，共同实现价值创造。

（3）商业生态系统：在网络型合作的基础上，Moore等学者提出了商业生态系统的概念。商业生态系统是企业通过复杂的交互关系，各自追求不同但相互促进的利益，最终形成紧密的内在交互关系进而产生兼具稳定性和灵活性的组织结构[6]。但如何使生态系统内的各组织高效协同一直是塑造商业生态系统的最大难题。在产业互联网时代，数字平台成为协调生态系统内合作关系的核心。

数字平台通过数字化供应链完成产品、流程、签约和支付的数字化与信息化，大大减少人力、时间的低水平耗用。公开透明的数字化标准破除了传统磋商交易带来的信任壁垒，产业链上下游的协同效率大大提升。企业可将非核心业务外包，仅通过数字化的标准对供应商进行管理，从而聚焦自身产业，既有助于自身业务发展，也有助于合作企业的壮大。

在完成数字供应链的基础上，数字平台可将生态系统打包为品牌形象，实现产业集群的品牌化，而这又会促进生态企业的自主发展，形成整体生态的健康发展。如小米在打造智能硬件生态链的过程中，通过投资、资源输出等手段孵化初创企业，实现了小米智能家居的品牌打造。而生态企业如石头、华米在此过程中，既收获了初始投资，又通过小米的销售渠道获得稳定的现金流，后期通过培育自主品牌发展高端市场，共同推动了小米生态链的品牌影响力[7]。在与生态系统内其他节点如政府、金融、媒体的对接中，平台形象聚焦，影响力更大，容易实现资源置换。

3 分布式协作办公是适应企业组织变革的新模式

办公空间的形态是管理方式与信息处理方式的直接体现[8]。在数字时代，企业管理模式由科层制转向网络型，信息处理则从“人-信息”转向“业务-数据”，企业的决策核心从实体的管理转向虚拟的数字中台；而相应的，企业的办公模式也将由集中式办公转向去中心化的分布式协作办公。

在传统的集中式办公下，所有员工拥有固定的部门、固定的领导、固定的同事、固定的工位，工作模式成熟，工作方式以执行命令为主。在以领导作为中心节点的办公模式下，一切设计以提升管理层工作效率为先。因此我们可以看到大量的企业中，管理层占据窗边位置，员工则在格子间内完成工作，服务基层员工的交流空间、活动空间也较少。

在企业数字化转型的背景，企业内部的工作模式有两大转变：

一是基于组织架构转变，团队之间开始跨区域的分布式协作。企业在数字化转型过程中，针对每一类业务构建数字中台，整合数据与业务，逐步代替原有的总部职能。前台团队则基于项目诞生，拥有一线决策权，汇报对象根据需要灵活调整。前台与中台的交流通过数字端口对接，直接沟通需求相对较少。当前台团队需与客户在地对接时，团队需提升与外部的交流频率，从而形成了与中台的分布式协作关系。

二是基于生产要素数据化，团队内部开始远程办公与集中办公相结合的分布式协作。团队之间的分布式协作是组织架构转变导致的，而团队内部的分别式协作则是基于数据的工作模式引发的。随着移动互联网的发展，办公人员可以通过笔记本、手机等工具完成大部分工作，并可通过视频会议工具完成线上沟通。但团队内部的分布式协作是偶尔的，业务团队内部的交流与前中台之间的交流不同，是基于实际需求的思想碰撞，无法数字化且十分频繁，难以依赖线上沟通。另一方面，业务团队仍需要一个相对固定的工作场所来加强团队凝聚力，提升工作效率。因此，团队内部将会形成线上独立办公；线下交流、会议、集中完成某一项目的新模式。

分布式协作办公对写字楼办公空间的特性提出了新的要求，如何满足企业的办公需求，帮助企业更好地发展与成长，将成为未来写字楼开发运营的核心问题。

4 结 语

数字化浪潮与疫情常态化已成为不可阻挡的时代趋势，企业数字化转型势在必行。从内部管理模式来看，企业决策模型由“人-信息”转向“业务-数据”，组织结构由科层制向网络型转型，去中心化程度不断增加。从外部合作关系来看，企业之间的合作从交易型合作，到网络型合作逐渐演变为商业生态系统。顺应企业数字化转型，办公模式也从集中式办公转变为分布式协作办公。办公空间也将会顺应人们需求，强调空间使用中的灵活性，便于不同团队之间区域的分布式协作与团队内部远程办公与集中办公相结合的分布式协作。