关于中小企业如何完善采购管理的对策研究

许候云

引言

采购是企业活动中最主要的活动之一，它为企业生产提供各种原材料和配件及辅助材料，其支出占企业总销售额60%以上，要使企业生产的最终产品在激烈的市场竞争中保持成本优势，就要努力降低各种采购成本，使其成为消费者心中的价美产品。作为企业生产的产品，最终的质量，也跟它第一环节采购的材料质量密切相关。火遍国内外、享誉全球的老干妈辣椒酱就因原材料被换，失去了原来的味道，在消费者心中的地位大打折扣，名气极大受损。2008年闹得纷纷扬扬的三鹿奶粉事件，也因为在鲜奶中加入了三聚氰胺，材料质量没有得到严格要求和把控，奶粉最终成了毒奶粉。

这些案例都提示每个企业必须重视企业的采购行为，严格规范企业的采购环节，积极采取有效控制措施来杜绝和防范企业采购风险。在规范采购的过程中，注重采购业务的成本，注重采购业务的质量；同时注重采购数量的恰当性，既要满足企业正常生产经营需要，不至于因为数量不够，延误生产；又要避免过多采购，造成库存积压，占用企业资金，影响企业命脉资金的使用效率。

一、采购业务及其流程

在日常生活中，每时每刻都发生着“购买活动”：买菜，买衣服，买机票，订购外卖，这些个人和家庭的购物消费行为体现的实质与采购的实质是一样的，就是买东西。个人买东西大多称之为“买”或者“购买”,企业买东西则称之为“采购”。采购就是指企业购买原材料，配件，及辅助材料（或接受劳务），及支付款项等相关活动。采购业务流程一般涉及编制需求计划和采购计划，请购，选择供应商，确定采购价格，订立框架协议或采购合同，管理供应过程，验收，退货，付款，会计控制等环节。采购管理要严格关注采购业务的各个环节及相互渗透细节，积极思考和分析他们之间的内在联系和相互关系，努力寻找和发现其中的漏洞和风险，及时采取各种措施来防范和应对，以保证采购质优量佳。

二、中小企业采购管理存在的问题

（一）缺少专业采购人员和采购管理制度

中小企业一般经济规模小，人员设置配比少，对人员的招聘录用要求不高，对采购专业性认识不够，缺乏专业知识过硬，采购技能扎实的采购人员。往往为了节约人力资源成本，一人身兼数职，采购岗位设置缺乏专一性，对企业的日常采购和专业采购没有明确区分。采购人员的职业素养和综合素质偏低，市场调研能力和商业谈判能力缺乏。未制定详细具体的企业采购管理制度，对采购业务没有规范化操作流程控制，对采购合同的订立与条款要求不严，对采购人员的采购行为没有约束检查和监督机制；采购人员在采购过程中随意性比较大，个人主义现象严重，容易发生错误采购、偏差采购和舞弊采购，给企业造成重大的经济损失和不可估量的市场声誉及形象影响。

（二）没有采购计划或采购计划安排不合理

中小企业大多缺乏长远战略规划和目标，对企业经营的内外部环境没有充分调查和分析，对企业的生产和经营缺乏研究和规划以及预测，大多缺乏企业预算管理，对企业在一定时期内的运营没有目标细化，未进行销售、生产、材料采购、直接材料消耗、制造费用、生产成本、经营费用、以及管理费用等各项业务预算，所以也就没有了采购计划，无法给采购人员适时提供采购时间和数量的参考和依据，给采购人员采购的盲目性和随意性带来了不良缝隙。容易造成采购数量过多或者过少，无法配合企业的正常生产和资金的使用调度。在紧急突击采购的情况下，材料商品的质量也无法得到保证。

中小企业由于采购人员专业性的缺乏，往往采购计划安排不很合理，采购人员对市场变化趋势无法准确预测，往往库存数量配比不科学，库存短缺，或者供不应求，影响生产，或库存积压占用流动资金，库存贬损，浪费企业资金。影响企业的正常生产经营和可持续发展壮大。

（三）供应商选择不当，缺少供应商管理

中小企业经营规模小，采购品种少，数量有限，无法形成采购规模，没有规模采购优势，对上游供应商的议价能力不强，这往往使他们在采购之前先自失去了底气，不能够理智采购，采购方式零散随意，熟人介绍，购买未经周全思考，对供应商的供货能力、技术能力、生产能力以及售后服务和支持能力没有专业了解评估和合理选择，对供应商的开发、分析、使用和评价也缺少科学管理，无法充分发挥供应商管理给企业带来的各种优势，无法给企业提高采购质量，降低采购成本提供支持。采购方式也不合理，没有寻价比价，也没有货比三家，定价机制也缺少规范性和科学性，有时候甚至缺少规范的采购合同签订，造成了企业采购风险，进而给企业带来重大经营风险。

（四）采购验收不规范

中小企业没有规范的采购管理制度，缺少专业的采购人员，在采购的时点和数量上把握不准，不关注供应商的运输方式，不跟踪物流运输进展，经常发生紧急采购突击采购，一系列不科学操作经常导致无法保证正常收货验货安排，有时候采购的部件刚刚到货就紧急拉进车间紧急生产，没有实施对采购物品的数量检查，质量检查，技术参数合规检查，对一些需要利用物理化学生物鉴定法的物料没有充足的时间进行仪器试剂分析，无法判别质量是否符合要求。原材料和部件出了问题，企业最终生产出来的商品质量得不到保证，势必影响口碑，影响信誉，影响销售。有些销售型企业，在紧急采购的情况下，经常有上游供应商的商品刚到企业来不及拆箱就紧急转给下游采购商的情况，商品是不是自己所采购的商品，数量是不是正确，企业一无所知，出现错误的时候，跟下游企业的核对非常被动。有时候上游企业随货发出的开给本企业的增值税专用发票也一并随货转交给了下游企业，给企业带来非常不好的尴尬局面。

（五）付款审核不严

中小企业鉴于自身综合经济规模和实力以及人员综合素质的不足，对企业的资金管理没有意识，没有颁布具体实施的资金管理制度，对公司的各项费用开支，付款申请没有严格的申请流程和审批审核制度，对于采购付款结算业务不按照合同履约进度操作，财务部门与采购部门未进行充分沟通比对和审核便实施付款，财务部门入账不及时，少付，多付，重复付款的现象屡见不鲜，影响应付账款可信度，增加企业与供应商多次重复对账核对的次数和时间，影响供应商对企业的客户评价，浪费人力资源成本和效率，发生大额资金错付还会严重影响企业资金规划和安排，给企业正常生产经营带来困扰。

（六）缺少采购存货清查制度

存货的清查和盘点在中小企业经营过程中是非常被忽视的一个环节，相当一部分中小企业存货的实有数量，与账面结存数量不符，库存管理随便、混乱，时常先出入库后补单，还容易发生遗漏。没有库存管理意识，没有对存货进行分门别类存放，各类存货标识不准确，不规范，没有存货清查盘点制度，管理人员也不重视库存盘点，总认为占用时间去清查盘点，没有增加销售收入实质，等同于浪费人力物力。存货账实不符不仅涉及货币资金可能账实不符，也容易涉及税务风险。不能准确的提供库存适时数据，也给企业采购带来很大的麻烦，不知道企业真正可以使用和参考的库存，采购便无法准确预估最佳经济采购量，无法达到高质量采购的要求。

三、中小企业采购管理的完善措施

（一）挑选录用或自主培养专业化采购人员

面对竞争异常激烈的市场环境，在降低企业最终产品成本中起着关键作用的采购人员要成功发挥其作用，给企业创造价值，增加成本收益率，必然要拥有更高专的技能才能轻松应对巨大的市场压力和挑战，他们不仅要具有敏锐的商业触觉，高度的供应商管理意识，还要具有风险管理能力，大数据分析能力，成本节省和财务分析能力，以及一定的法律意识，这些能力不是随便一个人员就可以胜任的，企业要多渠道多途径的广泛的推广本企业的招聘信息，努力寻找综合实力过硬，基本道德品质优良的采购专业人才。

企业把专业的事情交给专业的人做，发挥采购经理人的最大优势，必然给企业带来不可估量的价值。现在也是个知识大爆炸的时代，各种学习方式和渠道非常多，企业也可以从企业内部选择各方面条件比较优秀的人才组织支持其学习培训，鼓励全员学习，积极营造企业提高专业业务技能你追我赶的学习氛围，苦练企业精兵，打赢企业胜仗。

（二）建立明确详细的采购管理制度，预算管理制度

1.制度约束人的行为，流程给工作精简提供指引，提高工作效率，要想采购管理规范化，科学化，中小企业一定要建立健全明确的采购管理制度，明确采购申请，审批流程，规范采购合同订立，供应商选择，商品验收入库，付款，退货，会计控制等规则。在企业的日常工作中以此作为采购人员的工作准则和行为规范，从而保障采购工作高效有序健康的运作，满足企业其他部门对采购业务的要求，也大大降低采购舞弊发生的机会。

2.预算在企业经营过程中的指导性不言而喻，预算对企业的每一项业务都做了大概的分析计算统计，给出了最佳估计数或者区间，企业制定明确的预算管理制度，对企业的各项经营业务编制详细的预算数据，给企业采购计划的编制和安排点亮指引的明灯，便能有效促进采购计划安排的合理性和适当性，减少企业突击采购，综合提高采购质量。

（三）建立明确详细的供应商管理制度

供应商管理是在新的物流与采购的经济形势下，提出的管理机制，涵盖了对供应商的选择、开发、使用、和评价等环节，企业在实施采购前通过各种途径寻找相关供应商，初步了解和分析，比较各个供应商的优劣，初步选择出可能更适合于本企业的供应商，进行进一步分析和市场调查，最终确定那些在质量和成本，交付与服务都比较优越的供应商与其合作互惠，建立保持长期战略伙伴关系，并保持持续的动态使用和考核评价，进行优胜劣汰的选择，从而从源头上保证供应商的质量，也便保证了采购商品的质量，提高了客户满意度，提高了采购的质量和效率，为提高企业产品质量，降低企业采购成本发挥积极作用。

（四）加强企业采购验收和付款审核管理

1.做好收货验收审查工作是保障采购业务质量的重要一环，当采购物品到达企业，一定要与采购订单核对品种、数量，查看规格型号是否相符，货品有无损伤，检查需要配套产品合格证和产品规格说明书或者质量检验报告产品安装说明书的是否配套齐全，如果发现所收货品与目标订购要求不符，及时与供应商取得联系，根据生产销售实际情况，协商相关解决之办法。销售型企业尽量避免从供应商端直接发货至企业客户端，实在情况特殊，需要特事特办的，及时与供应商做好沟通，强调好注意事项，做好其他方式核对检查和跟踪维护工作。

2.采购付款支付环节是直接导致资金流出企业的重要环节，加强付款审核的管理和内部控制是企业各项管理控制的重中之重，企业设置采购与付款不相容职务岗位，在付款的过程中，重点检查支付申请审核批准签字盖章情况，检查采购请购和审批手续是否齐全，供应商是否在合格范围内，采购商品是否验收合格入库，有没有退货出库发生，有没有收到准确无误的增值税发票，检查采购合同履约进度，确认累计应付账款，本期应付账款，进行会计环节控制，最后编制转账付款凭证，登记相关账簿，一定能够有效杜绝资金的错付，多付，有效避免资金损失。

（五）建立健全采购库存管理和清查盘点制度

1.企业建立健全库存管理制度，对于自己采购的部品和最终生产的产品，设置相对独立的仓储区，限制无关人员接近。根据采购物品的种类规格划分货位，做好标识，严格根据经审核的出入库手续进行物品的出库入库，充分利用现代化的电子信息技术，建立库存管理系统，实现“库存沉淀为零”理想目标，适时提供相关数据，给专业采购人员运用各种基本模型，实施计算分析，确定最佳经济采购量提供基础数据，保证企业采购相关成本以及存货总成本最低。

2.人力仓库盘点工作因现代化库存管理系统而减轻，但不能减少，企业应当定期对企业实物库存进行盘点，编制库存盘点表，及时与账面汇总情况核对，分析差异原因，相应处理和调整，避免账实不符情况，这也是预防税务风险，提高采购质量的重要环节。

（六）重视企业文化建设

制度规范人的行为，而文化能引领人的思想，激发人的热情。积极向上的企业文化是一个企业的无形资产和灵魂，是企业全体员工认同的价值观和行为理念，是企业各项管理制度的最佳补充。建立良好的企业文化必然引领企业员工积极努力，规范自己的行为，减少那些不当人为腐败和灰色的采购行为发生，提高企业的整体采购质量和形象。

结束语

在现今经济全球化时代，科技不断发展进步，市场的高度不确定导致信息越来越成为企业宝贵的资源。每个企业都面临着市场的不断洗牌和调整，占据全国经济总量90%以上的中小企业因其同质化竞争以及优秀人才的缺乏和资金规模不足融资又难等问题，更具有前所未有的巨大挑战。想要建立持久竞争优势的中小企业，一定要与时俱进，寻求自身创新和突破，努力增强自身产品和服务优势，优化企业软实力。

采购环节是企业生产成本控制的主体和核心环节，企业最终产品的价格定价优势和质量优势与采购环节密不可分。高质量高效率科学化的采购能够直接提高企业的销售利润和价值，有利于企业在市场竞争中赢得优势。中小企业努力提高采购管理水平，采购管理战略化，精分化，细作化，在汹涌澎湃的的激烈竞争浪潮中，一定能找到属于自己的那片商业蓝海。