流动人员人事档案管理信息化研究

陈镜雯

摘要：由于流动人员档案管理工作可促进社会经济有效运行，应对档案管理工作质量与效率加以重视，不断对思维进行创新，对档案管理工作进行规范处理，在此基础上对流动人员人事档案管理信息化进行深入探索与研究，为企业单位实现正常运行提供保障。

关键词：流动人员;人事档案管理;信息化

在互联网科学技术不断创新优化基础上，为推动企业单位有效运行，流动人员档案管理相关工作者，应对传统管理模式进行不断革新，以顺应时代发展新需求。流动人员档案管理相对复杂，其中所涉猎内容较为广泛，可促进社会经济健康发展。在科学技术不断优化创新基础上，加之互联网大数据技术被广泛应用于社会各领域发展中，为档案管理工作的顺利开展提供了保障，但档案管理混乱、信息泄露等问题也常有发生。就流动人员人事档案管理工作而言，工作量与工作难度日渐增长，从外部环境方面分析，为信息化的流动人员人事管理工作创造了条件与空间，因此，集合信息化技术开展人员档案管理的信息化转型工作至关重要。

一、流动人员档案管理现状

在科学技术不断革新优化前提下，科学借助信息化技术对流动人员档案管理进行建设，可实现企业单位正常运转。档案管理是一项具有科学依据的技术方法，但就当前国内各大企事业单位的流动人员人事档案管理工作实际来看，创新、优化改革是时代进步发展的必然导向，为顺应时代发展潮流，应对流动人员档案管理工作加以重视，对流动人员档案资料信息进行妥善保管，并对其进行详细记录。

二、流动人员档案管理的主要問题

（一）流动人员档案管理部门工作繁杂。流动人员人事档案管理对工作人员综合素养与工作能力有较高需求，工作人员还应该具备良好的沟通、写作及逻辑思维能力，在档案管理工作分配的过程中负责档案实际管理的部门主要是由县级或市级的公共就业部门、单位进行服务以及各市县级的人力资源社会保障部门所管辖的单位负责。但档案管理工作相对来讲比较枯燥，工作内容比较单一，且相关部门尚未达成真正的统一，因此，流动人员在调取保管自身档案时，常会出现各种困难，且档案管理制度未经完善会导致资料及信息收集和整理不及时，规章条款与档案实际运行状况也缺乏系统整理。用人单位通常将人事档案委托给相关管理部门进行保管，所以流动人员难以在短时间内实现档案信息调取。

（二）管理对象流动性较强。如果企业单位缺乏完善的监管体系，档案信息将会欠缺完整性，且档案管理管理对象流动性极强，流动人员档案管理工作主要包含取消与企业劳动关系人员档案、尚未开始就业的高校学生学籍档案、留学生档案、外企工作人员任职档案等，这些人员频繁更换工作岗位与居住地，具有流动性强的特点，将会阻碍档案管理工作的有效开展。

（三）管理服务内容相对单调。由于流动人员档案所记录的人员信息并不全面，这些档案记录的相关信息主要用于传统用人机构与机关部门人员信息登记，但对现代企业考察人员综合素质规范并无实际意义，因此，无法满足现代企业针对流动人员的招聘需要。

（四）管理服务的信息化水平比较低。流动人员档案管理部门工作人员在工作过程中缺乏沟通、信息化水平较低、难以实现信息资源的有效共享，导致流动人员档案管理质量难以实现快速提升，且企业单位各部门人事档案管理正处于初步建设时期，相关设备设施还有待完善。各内部系统未形成有效的协同合作模式，各部门系统之间缺少一个全面、开放、共享的档案网络化管理系统。例如缺少陈列摆放档案的柜子，多数档案多是单页没有经过装订，容易混淆，从而降低工作效率。

三、流动人员人事档案信息化管理的主要路径

（一）改变档案管理思路，建立大数据共享理念。想要有效提高工作人员对档案管理的重视度，应该要改变传统观念与认知，转变工作人员工作态度。随着信息化技术的快速发展，大数据技术日渐成熟，而大量的流动人员档案数据也需要依靠大数据技术进行处理，要想保障流动人员人事档案管理信息化建设，首先应转变思想，将大数据共享理念融入信息化建设工作中。人力资源公共服务中心需采取必要的宣传手段将大数据建设的重要性进行普及性宣传，档案管理部门领导应该要制定详细的工作规范守则，并对工作人员进行定期考核与培训，要求流动人员档案管理工作者对自身工作职责及工作范围做出明确了解，为流动人员档案管理工作质量的有效提升提供保障。同时激发管理及工作人员主动学习大数据有关的知识内容，档案管理工作人员还需要提升自身的综合素养与专业能力，明确档案管理工作的主要任务，对工作进行妥善安排，确定工作目标，推动档案管理工作创新发展。

（二）强化基础，推动软硬件优化更新。信息化时代的显著特点即是快速发展的科学技术与信息化技术，在此背景下，对相应的软硬件要求显著提高。为改变档案管理工作人员的工作状态，提升工作积极性，档案管理部门应该引进硬件设施，并对其不断优化与更新，通过改变档案管理工作人员的工作状态，进而激发参与工作的热情，档案管理工作也能顺利进展。对流动人员档案管理工作开展所需硬件设备质量安全进行定期检查，如发现损坏现象及时更换与处理，并将相关记录收录在信息化平台监管设备体系中。与此同时，结合流动人员人事档案管理平台应用情况来看，多数人力资源公共服务中心平台所使用的系统软件均存在一定的兼容性问题，使得其在应用过程中对软件环境过于依赖。

（三）技术更新，加速数据库及网络建设。为从根本上实现企业单位正常运转，相关部门应对流动人员档案管理工作加以重视，对数据库及网络进行加速建设，以满足企业发展需求，增强档案管理工作人员的工作能力与服务意识。数据共享的流动人员人事档案数据库是核心，大数据、云计算以及相关的信息化技术是实现数据管理的主要手段，通过查找档案，能够明确相关项目具体发展、运行情况，也能够提高工作效率。再者，相关企业单位档案管理部门需制定完善的工作规范守则，将具体责任落实到个人，对工作内容进行科学合理安排，明确工作目标，为流动人员档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。使得各个部门能够进行更为深入的合作、共享、互动，实现信息资源有效共享，为流动人员人事档案信息化管理工作运行提供便利，以此推动企业单位高效发展。

（四）培养人才，提升档案管理队伍综合素养。在开展流动人员人事档案管理时，应注重人才的有效培养，定期对相关工作人员进行培训考核。这就需要相关责任单位在兼顾信息化建设的同时加大人才培养投入力度，进而提高档案管理队伍人员的综合素质。从根本上提升档案管理队伍综合素养，提高相关工作人员的工作能力与工作水平，为流动人员人事档案管理工作有效运行奠定坚实基础。因此，企业单位应对人才培养加以重视，增强对档案管理工作人员的培训力度，使其满足新时期人才建设需求。始终坚持以科学发展观为基本原则，引入先进的流动人员档案基础管理的设备设施及优秀管理人才。建立健全完善的奖惩机制，以此提高档案管理工作人员的工作积极性，增强对对待工作的认真态度与工作归属感，为流动人员档案管理工作顺利开展提供便利。在档案管理体系中融入现代化信息技术，能够有效提升档案管理工作效率，并遵循科学发展原则，实现企业单位开展流动人员档案管理工作的根本目的。

四、结语

当前，在现代化社会主义经济发展新时期，流动人员档案管理工作在保障企业单位正常运行发展过程中显得愈发重要。企业单位应对流动人员档案管理工作加以重视，对相关制度进行优化创新，以适应流动人员档案工作新要求，在明确掌握档案管理工作发展现状基础上，结合流动人员人事档案管理中存在的问题，积极引入信息化时代先进技术，提高流动人员档案管理工作者的综合素养及工作水平，使其满足新时期流动人员人事档案管理工作需求，为流动人员档案管理工作正常运行提供保障，使档案管理工作成为企业健康发展的强大推动力，为企业单位实现可持续发展奠定坚实基础。

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