论数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究

衡阳市第二精神病医院 何琴

近年来，由于医疗领域的科技进步，医院方面的人力资源管理还存在一些空白，传统的档案管理方法已经不符合现代的发展，并且迫切需要对医院的人事档案管理进行改革。目前随着数字信息技术的发展，数字技术正在逐步融入人民生活，成为生活的重要组成部分。有关部门应特别注意医院人事管理，对医院人士档案现代化提出切实可行的建议。

一、医院人事档案管理的现状

目前，全国大多数医院仍采用传统的人事管理模式，大多数管理人员更喜欢以前的管理模式，一份完整的人事文件可以充分反映一个人的生活经历、道德品质、工作能力等。人事档案管理作为需要更有效的人员配置，不断提高人事档案管理的质量和水平是医院人事档案管理的核心内容。医院管理层并没有意识到创新管理模式的重要性，导致有关数据不具有共享性，导致工作效率低，工作质量不高，资源分配较低，对医院的发展造成阻碍。

（一）档案管理的意识薄弱

由于档案管理并不能带来即时的经济效益，这样使得很多人都会误认为人事档案管理是没有什么价值的工作，导致档案管理工作更加的形式化，最终造成档案管理工作的松懈以及低效。

（二）档案资料的使用不便造成工作效率过低

现在医院人事档案管理并没有引入信息化管理模式，档案管理工作需要大量人手完成纸质文件中的数据记录。人事档案管理不方便，同时不够有效。如果需要找档案，搜索、分析、编辑等都要手工进行，不仅费时，而且极不方便，大大降低了工作效率。

（三）档案管理人员的素质比较低

目前，大多数医院都不重视档案管理，这意味着许多档案管理人员对他们的工作没有给予应有的重视，导致员工整体素质下降，无法跟上当今时代数字化变革，严重影响档案管理的效率和质量。

二、医院人事档案实现数字化信息管理的重要性

在信息飞速发展的时代，人们的生活和工作都是通过数据和信息进行沟通的。此外，医院应用数字信息网络技术，不仅满足了时代发展的要求，同时也符合医院现代化建设的要求。医院人事档案管理中使用数字信息可以及时处理相关事务，促进医院和医疗服务的发展。

（一）提高对档案管理的重视程度

目前，一些医院在处理个人事务时，非常重视人事管理和数字信息技术相结合的应用。对于医院的发展，档案管理不只是一项小任务，必须完善和更新传统的档案管理模式，选择新的档案管理模式。医院要重视档案管理人员的招聘，严格要求录用人员，将其与员工的整体素质相结合。医院在招聘档案管理员时，应提高招聘门槛，选择更多的数字信息专业人才。此外，严格的招聘是档案管理重要性的又一个证明，对医院整体发展有重大影响。

（二）提升档案管理的效率

数字信息技术在人事档案管理中的应用可以大大提高工作效率。同时，它可以更直观地呈现数据内容，数字信息管理方法可以使档案的输入更加准确，减少档案数据的出错率。同时，透过搜寻关键词，将数字信息科技应用于医院人事档案管理，能够快速查找和审阅档案中的相关内容，不仅大大提高了工作效率，还可以节省更多的人力物力。

（三）加强人事档案的信息的安全性

传统的人事档案是通过纸质的形式进行记录，因而很容易被别人进行修改，也有可能导致文件丢失，存在很大的风险。合理的利用数字信息化去进行管理，可以将人事档案数据存储到电脑当中，极大地提高了人事档案的保密性，与此同时因为计算机有相当大的容量，可以进行信息的存储，使得人事档案得到了足够的空间保障。

（四）延长档案使用的时间

传统的档案管理系统是以纸张形式记录的，如果保存时间过长，可能会导致纸张质量下降，或由于人为或灾难性的原因，损害个人档案的完整性，即使是档案室的空间也可能不足以存放档案材料，档案的保存时间在一定程度上受到限制。数字信息技术的应用解决了这个问题，计算机内存可以大大提高档案的使用寿命，可以通过加载云空间来获取更多存储空间。可以随时随地提取和使用存档，消除了对时间和空间的限制，使其更方便和操作，并增加了档案的存储时间。

（五）保障医院工作的有序开展

更好地管理医院的人事档案可以确保医院事业的有序推进。这项工作与医院的每一名员工都息息相关。为了最大限度地发挥人才的潜力，改进人事档案管理模式，极大地促进了医务人员的管理效率和医院整体发展水平的提高。

三、数字化信息在医院人事档案管理应用中的注意事项分析

随着医疗行业的发展和医院数量的增加，人事管理越来越困难，有效改进人事管理，优化医院人力资源配置，促进科学化、规范和现代化管理发展是医院发展战略的关键内容。

（一）加大对安全风险的防范和控制意识

在进行数字化人事档案管理中，我们需要引导和提高对网络安全隐患方面的重视和防范意识。例如系统遭到病毒攻击、ip地址遭到劫持、软件存在漏洞等情况时有发生。因此，我们就需要为保护用户和计算机安全而进行软件的完善维护,例如在网站上安装一个杀毒软件、设置一个防火墙、阻止电脑病毒和黑客的入侵。另外,还需要对重点的数据信息进行加密，例如在电脑中使用指纹技术,只有特定的管理者才可以通过这种手段查看和搜索信息。这样可以提高医院职员资料的准确性，确保个人档案的可靠性和有效使用，进一步加快数字化管理医院的进程。

（二）增加资金和人才的投入

在这方面，医院要建立专用档案和硬件设施，引进计算机、高速打印机等先进档案管理设备与档案管理系统筹，积极引进高素质人才，开展信息技术应用水平培训，将数字信息引入人事档案的日常管理，及时有效地推行医院的人事档案数字化过程。利用电子档案，可不断更新、修改和补充个人档案的内容，保持档案资料的及时性，提高工作效率。另外，纸质文件容易丢失或损坏，可利用光盘或U盘进行长期保存。当今社会数字信息快速发展，医院员工的人事档案已经完全可以通过数据的形式存储到计算机当中，且符合绿色低碳的倡议，不需要通过纸张来进行记录，与此同时，通过计算机记录的数据将会更加全面。因为通过纸质进行存储，在需要对人事档案进行查看时，过程太过于复杂，需要大量的人力资源，但是数字化档案管理将会更加的便利以及更加透明，能够让工作考核更加权威、公正，能够更加真实的反应一个人的状况。数字化管理给医院的人事档案管理带来了极大的便利，能够大幅度提高工作效率。

（三）提高人事档案管理人员素质

维护医院人事管理制度，这是提高人事管理效率的关键，因此，要组织召开信息化管理会议，加强医院干部管理工作，增强人事档案管理人员的政治敏感度和政治责任感，提高人事档案的技术理论水平，不断丰富和扩大他们的知识，提高人事档案管理者的文字水平和分析能力，有效地将个人档案与日常管理相结合。

四、结束语

针对新形势，积极将数字信息纳入人事档案管理。以适应现代化的要求，在医院档案数字化的发展过程中，必须迅速完善个人档案资料系统，推行数字信息科技的转换及提升工作效率，并不断跟上社会发展，提高人事管理效率，提高服务质量，确保所提供个人信息的完整性和准确性，为全面实施现代医院管理体制奠定了基础。