图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善策略

济宁市城市建设档案馆 李爱萍

图书馆档案管理信息化建设需要加强对硬件和软件的建设，能够与地区经济发展相适应。图书馆档案信息化建设利用计算机技术对图书、报刊、报纸等集中管理，可以实现信息的高效化管理，为读者提供高效、快捷的信息服务，能够提高图书馆档案管理的效率。

一、图书馆档案信息化建设的必要性

随着信息时代的快速发展，档案的数量越来越多。如果仅仅依靠人工记录管理的方式，已经远远不能满足档案管理工作的需求，而且也很容易在管理过程中出现记录错误、文件丢失以及油墨脱落等问题。同时还需要有专门的档案室来存放纸质档案，这种管理方式危险性极大，一旦遇到火灾等事故，将会对档案造成严重的损毁。因此，建设信息化档案管理是非常有必要的。通过建设图书馆档案管理信息系统，不仅可以对众多的档案信息进行存储，而且也避免了火灾及其他原因造成的档案损失问题。总之，在档案保管方面，只需要利用计算机系统设备即可很大程度地提高工作质量及效率，同时也节省了人力成本的投入。通过计算机平台管理档案，可以让读者快速查询到所需要的图书和档案信息，然后根据所查到的信息迅速到图书定位位置进行查找，这样在很大程度上节省了寻找信息所需要的时间，也满足了读者的阅读要求。图书馆的信息化建设还可以在很大程度上实现图书馆档案信息的共享，一方面对于用户来说，可以更加方便地获取信息，可以通过不同的方式登录平台；另一方面对档案管理人员来说，不仅节省了阅览档案信息的时间，同时也大大提升了档案管理的效果。

二、图书馆档案管理信息化建设存在的问题

（一）制度建设落后

以前，图书馆档案很多都是以纸质文本和电子文档的形式存在，载体相对来说比较单一。再加上在管理方面内容与载体较容易分离、存储密度高等特点，很容易造成档案内容泄露。因此，就需要在一定层面上由相关部门给予一定的指导，能够在一定程度上协调好各个主体之间的关系，同时提高图书管理工作的效率。大多数图书馆在制度层面的建设和创新方面都比较传统，主要体现为制度更新不及时。目前，随着档案信息化建设的不断深入，新的图书馆管理方式及服务等都应具有严格的标准。例如，图书馆新开发的信息服务就需要一定的服务管理与之相适应，同时，图书馆的信息化还需要划分好各个领域，这些工作都需要在建设信息化图书馆过程中充分考虑。

（二）信息化建设专业人才缺乏

图书馆的信息化建设需要依靠专业的建设性人才，目前专业的图书馆管理人才极度缺乏，队伍整体素质较弱。图书馆信息化建设人才需要具备扎实的管理学理论基础，能够利用图书馆现代通讯技术、互联网技术等进行信息化建设。当前部分档案管理人员管理理念落后，致使档案管理效率低下。图书馆内部也缺乏对员工的统一培训，这些均导致图书馆档案管理信息化建设存在一系列的衍生问题。

（三）信息管理系统功能不合理

目前，我国档案信息化管理规划主要存在两个方面的误区：一方面是建设不充分。图书馆在建设过程中，很多单位对其重视程度不够，仅仅只是从电子文档的角度对其进行规划，往往忽略了对图书档案的存储、传输，这不仅增加了档案泄露的风险，而且也不利于档案的开发。另一方面是系统功能建设过度。大多单位在进行整体规划时，仅仅只是考虑系统的功能性，这就会将一些操作性、功能性差的内容嵌入到系统中，造成了严重的资源浪费现象，不利于档案管理工作的顺利进行。因此，在初期进行管理系统规划时，相关部门以及工作人员需要充分了解本单位图书馆资源库现状，以及相关技术问题，进行综合分析后制定出最符合单位长远发展的管理系统。

三、促进图书馆档案信息化建设的有效对策

（一）更新档案管理理念

随着互联网技术的不断发展，图书馆档案管理信息化建设的趋势也在不断加强，在这种形势下档案管理人员应当及时转变档案管理理念，保证档案管理现代化。例如，图书馆档案管理人员在进行档案管理时应当转变以往的人工查找机制，在计算机内按照年份、全宗、年度、关键词、作者、馆藏来源等条件进行档案管理现代化建设，实现信息资源的共享，避免资源的浪费。进行现代化的档案管理时还需要加强对大数据技术的运用，利用大数据保证档案分类的科学性。此外，档案管理人员还应以大数据技术为依托，实现对复杂资料的高效管理，在大数据系统内巧用关键词，实现馆藏信息调用的高效性。

（二）制定现代化档案管理机制

目前的图书馆档案管理制度我国已经使用了很多年，在信息化背景下已经不能够与当前的档案管理要求相适应。因此，这就需要相关工作人员对原有的图书馆档案管理要求进行更新、修改，并且要保证此制度中包含的相关要求和标准等能够在很大程度上降低信息化档案管理的风险，从而保证图书馆管理效果。在实际建设过程中，为了确保其进展顺利，管理部门需要对相关工作的实施方式进行规范，同时还应该完善相关管理制度，要使得档案管理工作在执行过程中有法可依，从而有效推进其顺利开展。除此之外，相关部门还应结合本单位档案管理的具体形式，对当前的制度进行合理地调整和修改，这样可以避免在实际操作过程中发生一些问题。为了能够有效提高档案管理工作的效率和质量，单位可以通过设立奖惩制度等增强员工的责任心，出问题由直接负责人负责，这样才能够从整体上提高图书馆的运行效率。

（三）重视专业人才的培养

图书馆的档案管理信息化离不开专业化的人才，因此，图书馆档案管理要与时俱进，加强对员工的培训，提升员工素质。例如，可以开展“图书馆档案管理信息化知识讲座”“图书馆档案管理理念分享会”“信息化背景下图书馆档案管理存在的问题研讨会”，利用线上+线下联动的培训方式，促进档案管理人员综合素养的提升。图书馆还要加强与高校的合作，直接选聘优秀的毕业生，要求选用对图书馆档案管理信息化有研究、有见解的学生。此外，进行信息化建设还需要购入相关的现代化设备，引进具备相应操作能力的专业人才。地区图书馆可以与高校长期合作，为相关人才提供实习岗位，并发挥年轻群体的创新性，为图书馆档案管理信息化建设服务。例如，图书馆可构建“人才队伍建设策略”，促进图书馆工作人员互帮互助、以老带新、以新带老。因为老员工可能由于年龄限制或是思想落后跟不上档案管理信息化的步伐，所以需要以新带老。另外，由于老员工工作经验丰富，对图书馆的发展历程以及行业发展较为了解，所以需要形成互帮互助的风气。此外，还要重点培养优秀的技术型人才。

（四）加快图书馆信息数据库建设

档案管理信息化建设需要制定统一的规划，发挥立卷思想。立卷思想指的是在档案整理的制度框架下，以保持文件档案联系为原则的思想。这是信息化背景下档案信息管理的重要思想基础，在进行图书馆信息数据库建设时，需要运用立卷思想保证文档之间的联系性，促进整理的规范化。图书馆建立信息数据系统，只有少数内部人员才能够进入系统进行操作，同时也需要保证系统的加密性，提高图书馆信息数据建设的效率。例如，可以在系统内部设立不同的管理模块，在不同的模块下进行图书档案管理，还需要加强对具有特殊价值的档案的管理。此外，还要加强与邻近地区图书馆的合作，根据不同地区读者的需求合理进行调度，发挥数据库的作用。建立完善的图书管理系统能够促进档案信息的整合，实现档案资料的集中化管理。

（五）完善安全管理档案信息化系统

档案管理信息化会使档案信息处于开放的网络空间，图书管理工作者在进行档案信息化建设时，一定要提升自身的安全防护意识，要全面重视档案的安全管理工作，建立健全档案信息化管理制度、档案应用制度。档案信息化管理工作形式的建立，需要相应的电子档案管理工作体系，通过档案管理的相关制度，规范档案管理工作人员的行为。档案管理工作人员要对身份信息进行验证，设置操作权限，无关人员不能进入档案管理系统进行操作。对档案数据的传输和使用都要进行安全管理，对系统进行安全加密。为了更有效地避免数据库因操作不当出现问题，影响数据安全，就需要对整个档案管理数据库进行异地备份，并和档案管理信息同步，以此来保证档案管理系统的安全。

四、结语

综上所述，在目前这种形势下，如何更好地实现图书馆档案管理信息化，提升图书馆档案信息管理能力已经成为档案管理工作的重点内容之一。图书馆档案管理人员还应根据当前自身单位的实际情况，制定适应的管理办法。除此之外，在现有的基础上还应不断提升档案工作人员的工作能力、职能素养，相关部门也应加大对档案信息化建设的重视程度，加大资金的投入，积极引进优秀的管理人员，只有这样才有可能全面提升档案管理工作水平，加快图书馆信息化建设的步伐。