石油企业采办管理提质增效六策

石立松

（中国海洋石油国际有限公司，北京 100027）

在石油公司运营中，采办管理工作对于支持和保障油气田项目投产和生产运营、降低投资和运营成本、实现合规管控发挥着重要的作用。尤其在当前新冠肺炎疫情和国际油价不稳定的环境下，石油企业采办管理应不断地提质增效，提高采办质量和效率，把控合规，规避风险，有效保障油气田项目建设及生产经营有序开展。

一、加强年度和项目采办计划与策略管理

“凡事预则立，不预则废”。通过采办计划与策略管理，可以有效地加强前期规划、控制和管理，实现规模和协同效应。同时，也有利于全面统筹和计划一段时期内的各项采办工作，做好人员和各类资源的筹备，降低计划执行中的风险，确保采办工作按计划实施。采办计划与策略的制定应遵循系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和有效性的原则，应在确保项目和生产连续性与完整性的基础上进行制定。

一般情况下，勘探、开发等资本化项目应在项目启动前制定项目采办计划，而在产油田项目应在每年年初制定年度采办计划。在产项目可根据年度产量计划制定“产量计划大表”，在此基础上制定年度作业和年度预算计划，形成“工作计划大表”，相关项目预算应分解充分，调研全面，有理有据。在“工作计划大表”的基础上，进而制定形成年度采办计划“采办计划大表”。年度采办计划一般包括所有的工程、服务、货物类的采办包和采办合同，含长期协议、合同续签等。每项采办计划的内容主要包括以下内容，采办包名称、采办包主要内容、拟签订合同模式、拟签订合同有效期、合同期预估金额、当年预计采办金额、采办方式、推荐供应商名称、计划发标时间、要求交货时间或服务起始时间、预计供货周期等信息。

采办计划与策略制定并批复后，应结合业务实际，根据采办计划和策略文件及时制定采办申请文件，启动采办工作，并对采办计划进行周期性回顾和滚动更新，充分掌握采办计划执行情况，保证采办工作有计划、全面地实施。例如，有年度采办计划外的项目，及时增补上报，如采办计划执行出现特殊情况（如计划内项目合并、分拆、增加、减少等）应及时地进行调整。

为加强采办管控，对于已经批准的采办计划，在执行阶段如果发生较大变化时，应重新进行报批，例如，采办内容发生变更、标包和标段划分发生变更、采办方式的竞争性由强转弱（即由公开招标→邀请招标→竞争性谈判→议标方向发生变更）等情形。

另外，为不断提升采办计划管理水平，提高采办计划制定的精确性，应定期回顾和评价采办计划执行情况，如采办计划执行率、覆盖率、追加率等。对于产生的问题应认真分析其根源和原因，不断总结经验教训，制定改进措施和计划，提高年度采办计划的准确率和采办计划执行率，推进采办计划管理水平的不断提升。

二、加强长周期采办项目管理

在油气行业，经常存在一些长周期采办项目，此类项目的明显特征为采办周期、生产周期或交货周期较长，并且一般情况下金额较高，如油套管、井口采油树等关键物资设备。在通常情况下，预算批准后启动采办活动，而对于长周期采办项目，由于采办周期、生产周期和交货周期较长，如果预算批准后再启动采办活动，会经常导致“上半年招标，下半年干活”的被动局面，给项目进度及作业连续性带来较大影响。因此，应创新和建立长周期采办项目管理机制，主要包括以下措施内容。

⒈做好时间进度计划安排，将预算审批时间提前，以满足长周期采办项目管理在时间方面的特殊需求。

⒉预算批准前，只要项目预估金额经过审核后即可先行开展采办，预算审批环节置于授标环节或费用发生环节，可有效地解决制约项目采办的瓶颈问题。

⒊对于关键上产的采办项目，应形成周报及跟踪机制，全力地推动与产量相关的重大、关键项目的采办。根据用户部门提供的合同签订时间，倒排时间节点计划，专人跟踪、协调、汇报，根据进展，随时进行相应分析并采取措施。

⒋针对较大金额的项目，明确项目负责人，建立限时机制，由项目负责人进行协调相关事宜，提高采办效率。建立合同全生命周期管理机制，项目负责人参与前期的计划、采办以及后期的合同签订和履行评估，加强对大项目的管控。

三、采办部门与需求部门实现高效协作

采办工作虽然归属采办部门主导和管理，但其根本任务是为需求部门提供支持，同时涉及多领域协作。因此，在采办运行过程中离不开相关部门的参与、支持和协作，例如，需求部门、法律部门、财税部门、质量健康安全环保部门等，而其中与需求部门的高效协同尤为重要。

采办部门应不断地加强与需求部门的沟通交流，在采办的各个环节中做好高效协作，包括项目和年度采办计划和策略制定环节、采办需求环节、采办申请环节、招投标阶段、评标阶段、授标阶段、合同谈判签订阶段等。具体来讲，在采办计划策略阶段，应通过高效协作增强采办的可预见性，变被动采办为主动采办，推动预测采购、规模采购和主动采购。同时，采办部门和需求部门应根据要求的合同签订时间，倒排时间节点计划，制定详细的采办执行计划，按照计划组织推动采办项目。作为内控和目标管理，由专人跟踪和协调，并根据进展随时分析并采取优化措施，协调相关资源，努力推进项目的采办进度；在采办合同环节，需求部门应提供详尽的工作范围和技术要求，技术颗粒度应达到招标/询价要求，相关技术要求应合理、详细、可操作、无歧义，提出供应商资质要求及依据，提出评标原则建议，可以推荐供应商及技术评审小组成员，严格根据评标策略开展评标工作，严格做好内部信息保密；在合同磋商谈判阶段，需求部门应将技术要求整合到合同文件中，包含工作/供货范围、技术标准、进度要求、人员团队、HSE要求等内容，并参与合同技术部分的磋商谈判。

在日常沟通中，采办部门与需求部门之间可以建立定期沟通机制，如周会、月会等方式，将重点采办项目列入例会督办事项中，在例会中双方详细沟通采办事项具体进展和存在的问题，共同推动相关事项的解决。

四、强化需求管理，实现规模效应，优化采办方式

应仔细分析采办品类的特征，进行采办优化，寻找潜在成本降低机会，对于零散、小额采办比例过大以及重复性和同质性强的采购需求，应进行“合单”和“并单”。并尽量采取签订单价费率、框架协议的方式，将一单一采向“长协+订单”采办方式转换，避免一单一采或一年一采的重复性工作，利用规模效用降低采购成本。

另外，对于各项目的业务特点，梳理共同需求，积极推动全公司范围内的集中采购，例如，办公用品、电脑、打印机、维修备件材料、通用设备等，以规模换取效益，实现规模效应。

在采办方式方面，应结合市场资源情况选择最为合适的采办方式，例如，公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式。采办方式的选择应具有充分的市场竞争性，应吸引更多的、有市场竞争力的供应商参与进来。

另外，对于国际化石油公司，应充分调研和了解项目所在地当地市场，根据项目特点和本地化要求，有序引进当地供应商，与供应商建立合作伙伴关系。合理评价供应商，有效激励供应商，不断提高本地化管理水平，在拓宽供应渠道的同时，实现协调社区关系的目的。

五、优化采办流程，提升采办效率

应不断地梳理和优化采办流程，取消不必要的工作环节，明确每一环节的工作要求，明确审批流程，平衡管控与效率，将精简后的采办流程标准化形成采办程序，以大幅缩减采办周期，提高采办效率，降低时间成本。同时，可考虑制定用于采办人员日常工作的采办操作手册等文件，手册文件应在相关程序的基础上结合具体操作要求而形成，可清晰地介绍采办整体流程，有利于每位员工具体操作步骤一致，标准一致，同时也有利于新员工到岗后快速了解和熟悉本职工作。

同时，应不断地加强文件标准化工作，例如，制定和发布招标文件模板、报价格式、标书澄清文件模板、合同标准化模板等。通过文件标准化可有效地提高采办质量，缩短招标周期和合同谈判周期，提高采办工作效率，为公司节约时间成本，同时可以提升公司对外形象。

六、加强采办员工思想教育，提升采办队伍战斗力

应持续加强对采办队伍和员工的思想教育，将公司理念和文化传达到每名员工身上，对于国际石油企业来说这一点尤为重要，应让每一名中方外派员工、本地雇员、国际雇员都感受到压力的所在，认真对待每一项采办工作，牢记公司产量目标，为公司的钻井、修井及生产部门做好采办支持及推动工作，保证产量目标的如期实现。

应制定合理的员工绩效考核指标体系，合理评价员工绩效，实行优胜劣汰制度，对于业务能力差、工作积极性不高的员工实行淘汰；对于工作表现较好、工作能力较强员工进行调级调薪，调动部门员工的积极性，营造积极向上的良好工作氛围。

同时，应不断加强对采办从业人员的素质能力培养，使其具备与岗位相匹配的工作能力，熟悉并掌握采办管理各项制度、程序、原则和流程，不断地提高业务素质，精通采办业务知识，掌握与业务相关的技术、财务金融、法律、外语以及科技信息等知识，积累实战经验，练就过硬的采办专项技能本领。

综上所述，石油企业应在多个方面加强采办管理，实现提质增效，提高采办质量和效率，降低成本，合规管控，有力保障和支持油气田项目开发以及生产运营。