现代企业办公管理的创新实践——以智能化企业办公管理平台为例

黄振华

（北京海拓众赢管理咨询有限公司，北京 100124）

一、企业传统办公管理方式的弊端

传统的企业办公管理方式由于无法良好地发挥互联网的优势，因此一直处于较低的发展水平，不能满足日新月异的环境变化。所谓的办公管理只与自己业务有密切关系的部分相连，企业内的各种信息就被分成了一个一个的孤岛；管理运营成本也比较高，办公资源和人力资源利用率低或者经常被闲置，办公效率和文档管理效率低下等等，尤其是在疫情期间，传统办公管理方式的弊端更加明显。

笔者经过分析得出传统企业办公管理方式有如下几个明显的弊端。首先，沟通效率低下，各部门之间业务孤立导致沟通协作有障碍，不及时；其次，传统办公管理方式在文档管理水平和效率提升方面仍有很大的进步空间；最后，传统办公管理方式下企业办公流程衔接会出现不及时、不顺畅的情况。不过，通过笔者研发的智能化企业办公管理平台，可以极好地解决这些问题，并为企业远程办公带来新的体验。

二、智能化企业办公管理平台的优势

智能化企业办公管理平台能够为企业构建一个信息共享、沟通无限、业务协同的高效的现代化企业办公管理平台。它将企业中不同部门、不同业务、不同区域的人员、事务、汇报、审批、资源等流程全部纳入一个统一的管理平台进行全面协同，全面优化管理流程，畅通管理和沟通信息流，从根源上减少和避免各种办公管理的差错和弊端，实现办公管理的自动化，最大限度地提高办公效率和执行力。

（一）移动办公和远程操作

传统的企业办公管理方式脱离了公司内网的覆盖范围，是无法访问管理平台的。但当企业员工面临居家远程办公等情况时，不能访问公司的办公管理平台会为工作带来很多困难。一方面，智能化企业办公管理平台的优势在于脱离了公司内网的设计，可以实现在PC端甚至是自己的手机端登录平台。该平台使用本地文件存储，只能从特定位置访问数据。另一方面，通过该平台可以将现在每天都在使用的设备变成接入点。无论是平板电脑、智能手机、台式机、笔记本电脑，员工通过这些设备可以随时随地访问办公平台。这消除了设备之间来回传输文件的压力，也可以让远程办公的员工直接接入公司系统进行实时沟通，实现无边界协同，促进企业快速传递信息。

（二）信息全面集成、全员高效协同

该平台为企业建立了统一、协同的办公平台，实现了多终端、多组织、多入口信息集成，实现了各种应用、系统、业务的无缝对接，连接企业所有人员和信息数据，彻底打破企业内外部信息孤岛。

该平台还实现了公文自动流转，随时随地审批，业务实时跟进，在线互动点评，知识资源共享，待办事务提醒，各类岗位办公需求全面满足，沟通协作畅通无阻。上下级可以互传文档，互相点评回复，支持日程指派，并可实时查询完成情况，移动商务办公，无论多远如同在同事身边，多人沟通协作变得简单。

该平台可以使员工更便捷地实现与其他同事、部门或领导进行协作分工、资源整合，并且通过自建模板和自建流程的使用，可以使得很多处于随机、发散状态的工作更加有序，全面实现工作可跟踪化、可追溯化，工作的敏捷性与有效性的统一，让企业管理更智能、更便捷、更高效。智能化企业办公管理平台的应用，迅速为各企业部门在线上打造出了科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境，让工作组的所有人员都能及时掌握工作进度，让企业更具活力。

（三）文档统一管理、办公效率提升

该平台可以将非结构数据转化为结构化数据进行战略分析，同时可进行文档图像增强处理、模糊检索、多条件多关键字检索、文档自动分类、查阅与分享及大数据分析。该平台通过拍摄或扫描将纸质文档转换为图像，再利用OCR技术将所得图片转换为可编辑的电子文件。在识别过程中，平台通过美化扫描件、提亮、强化对比、消除噪点等操作，更精确地采集文档内容。

文档转化完成后，平台会对可能识别错误的文字高亮显示，员工可通过上下键快速定位，字图对照进行校正。同时，系统还将提供候选字和联想字供选择，多方位保证识别准确率，既提高了文档录入的效率，又保证了文档识别的准确率。文档转化为电子档后，可直接在系统上对文档图片与识别结果分类存储，当然，用户也可以自由创建分组。担心文档丢失损坏的，还可将其上传至云端，多一个备份，多一份保障。如果有需要，员工还可以在服务端设置权限管理，正确合理地控制用户的查阅权限。

除此之外，该平台还可以实现多文档、多格式、多类型集中存储，支持按需检索、协同编辑、版本追踪、权限控制、审计归档等，轻松上传、下载、查看、共享、修改、删除、排序。用户还可以自由设置编号、分类、机密级别、审批流程，可按文档添加人、状态、名称、编号、类型、大小、时间、有效期等查询，快速提高文档管理水平和效率。文档管理自动化为企业可以节省大量纸张、复印、文件柜等物料的支出费用，降低企业的运营成本。

该平台能够全面实现系统群发、短信群发、邮件群发、微信群发、网站群发的功能，同时用户可以进行个性化设置，如指定发送、消息必达、阅读留痕、互动点评、实时提醒等，使得疫情期间企业办公效率飙升至三倍以上。此外，该平台还支持移动办公，移动考勤、移动审批、行动轨迹、客户签到、名片扫描、一键通话、语音检索、语音录入、手机报销，多端信息同步，让企业员工真正实现随时随办公。

该平台突破了时间和空间界限，改变了企业传统固定的办公方式，员工在任何时间、任何地点都可以通过手机来处理工作，既不耽误工作，又避免了行动上的麻烦。

三、现代企业办公管理创新的意义

（一）规范、优化工作流程

很多企业的工作成绩都是环环相扣、专业分工的结果，协同作业已是不可挡的潮流。比如，一家企业的销售从业务接单开始，直到出货、收款，至少牵涉到业务部、生产部、会计部三个部门。在没有创新平台之前，往往因为有太多笔订金要处理，掉单的状况不时发生，导致损失。

创新企业办公管理方式，变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文件、提交审批文件、企业内外文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、发布、会签、签发、归档等电子化流通方式，可以提高办公效率，实现无纸化办公。员工不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速、廉价的网络传递手段来发挥信息共享功能，协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

（二）实现文档管理自动化，节省企业成本

智能化企业办公管理方式可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行存储、共享和使用，并有一个方便的查找手段。将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公。企业实现办公管理现代化的标志就是无纸化办公。

（三）增进沟通协作，提高企业效率

智能化企业管理平台充分利用互联网通信技术，用计算机技术来推动现代企业效率的提升，改变了传统的线下办公方式，将办公平台建立在互联网上，使办公平台实时、高效、移动化和无纸化。

2020年，因疫情给我们生活和工作带来诸多不便，各行各业也因疫情冲击，在此期间，远程在线办公需求强劲。现代企业办公管理的创新可以给企业远程办公、远程会议带来极大的便捷、效率，员工也在此期间锻炼了远程协同办公能力，增进了沟通协作，提升了工作效能。所以，现代企业办公管理的创新更像是一场马拉松，比拼的不是瞬间爆发力，而是综合实力所带来的长久耐力。

随着5G网络的逐步商业化，以及与云计算、人工智能、物联网等助推线上和线下深度融合，可以为企业带来新的时代变革。智能化现代企业办公管理平台可以使僵硬化的流程变得灵活，有助于减少重复工作，让员工专注于解决复杂问题或是更具创造性的事情，全面提升企业办公效率。

四、结语

综上所述，智能化企业办公管理平台实现了信息流全面有效的流通、资源和知识共享、提高工作效率、实施有效管理、降低办公管理成本、随时随地办公、信息集中管理、支持企业内部用户信息共享等功效，更好地帮助企业进行有效转型升级，安全高效地实现信息系统快速智能化，推动企业进入智能移动办公时代，使工作更简单、更高效、更便捷。