数字时代企业电子文件档案管理应用研究

马 骊

（陕西延长石油钻井工程有限公司，陕西 延安 716000）

网络信息技术的飞速发展和广泛应用，对企业的发展产生了极大的影响。在办公的过程当中，从前采用的纸质文件档案保存方式已经过时，电子文件形式开始被广泛地运用。鉴于各种类型电子文件档案的产生过程、存储方法以及具体的途径均存在着很大的差别，由此导致企业工作者进行办公时产生了众多的问题和不足，所以，做好电子文件档案的归类与储存可谓十分关键，不但使办公的效率得以有效提升，而且得到了良好的应用成效。鉴于此，系统思考和分析数字时代下企业电子文件档案管理利用的有效策略显得尤为必要，具有重要的研究意义与实践价值。

一、企业电子文件档案管理过程中的现存问题和不足

（一）受到双套归档机制影响，导致电子文件归档不受重视

对于石油钻井企业而言，相关文件的起草人员过于依靠从前纸质拟文和归档的方式，由于行文的时间非常短，妨碍到电子文件的运转和归档。一些工作人员依然运用从前的档案归档方式，更加偏向于实施纸质文件归档，由于纸质文件能够体现出一定的凭证功效，其认为电子文件归档易于受到忽略[1]。并且，当前相关归档硬、软件设备数量也严重不足，对有关管理机制的研究数量较少，在线归档不到位，存储管理工作效果并不理想。有关档案部门人员忽视了对电子文件的搜集、归档以及存储，依然应用老旧的纸质文件处理方式，产生了大量资源浪费的问题。

（二）文档分治制度致使档案管理工作效率不高

石油钻井企业中的行政机关进行文件和档案管理的过程中，受到文档分治制度的影响，致使档案管理工作的效率不高。对于此项管理工作来说，将办公室和秘书部门作为主要的监督对象，具体的管理职能是保证公文顺利运转的条件。在档案管理工作方面，主要依靠有关档案室管理者加以统一化管控，职能为针对同级和上级相关档案实务管理工作的有效指导和监督[2]。得益于数字化技术、信息化技术不断进步的影响，使得从前纸质档案管理模式呈现出严重的滞后性。然而，进行纸质档案管理的时候，文件、档案工作之间的界限十分清晰，带给有关管理人员很大的参考和帮助。从目前的情况来看，采用数字化管理模式可谓未来的发展趋势，凭借众多的电子文件，使文件管理的范围包含了文件初始到产生发送等整个过程。一些档案人员依然运用老旧的管理模式，进行电子文件和纸质文件管理的过程当中，所采用的相关管理系统大部分和办公自动化管理系统存在着很大的差别，降低了管理工作的效率，没有充分发挥出档案管理信息系统的良好作用[3]。

（三）相关信息资源的共享能力较为薄弱

在文件档案利用方面，石油钻井企业档案资料工作人员进行储存的时候，受到政府部门信息公开化的影响，使得公众获知自己拥有了解信息资源的权利，所以，开展文件档案管理工作的过程中，需要遵循开放存取的管理原则，处于相关法律规定允许的区间当中，为广大民众呈现出具体的电子档案信息，达到相关信息资源共享的目的。然而，因为被老旧纸质档案管理思想所束缚，使一些石油钻井企业依然运用封闭式管理思想，造成对电子文件档案信息资源的利用率严重下降[4]。

二、数字时代下加强企业电子文件档案管理应用的有效策略

（一）制定电子文件和纸质文件相结合的归档机制

对石油钻井企业而言，应该紧密联系具体工作实际，制定出电子文件和纸质文件相结合的归档机制。从当前的情况来说，政务办公OA系统得到了广泛的推广和应用，使大部分办公事务均采用了电子文件的形式，依靠相关办公系统加以运转。在充分借鉴外国相关研究的情况之后，单套归档会成为未来的发展趋势。为了实现这一目标，应该合理处理电子文件长期保存技术、信息安全以及原始性认定等相关难题，紧密结合具体情况，合理制定出电子文件和纸质文件相结合的归档机制，充分发挥出电子档案的优势和作用，并且凸显出纸质档案的补充功效。经过上文的分析不难看出，制定出电子文件和纸质文件相结合的归档机制十分关键。

（二）加快文档一体化全程管理机制的构建速度

石油钻井企业有关人员在草拟、传输以及归档相关电子文件的时候，需要保证各个环节工作均做到位，借助高效的网络平台予以实现。有关管理工作者应该对文件管理的实际步骤加以全面考虑，以便完成统一协调的任务。对于不同级别的文件和档案管理岗位来说，需要实现统一化管理，可以依据有关电子文件的步骤依次落实电子文件的归档和管理工作。对于石油钻井企业中的工作人员来说，需要接受与政府部门相关的业务指导工作，同时对有关工作者加以系统培训和教育，在科学管理相关电子文件的基础上，能够体现出电子文件的保存价值，参考相关电子档案管理的要求，完成管控和保存的任务。当有关条件允许的时候，应建立和信息管理工作者密切相关的信息档案库，使相关业务工作人员也融入相应的组织机构中。在不同级别、部门的档案管理工作开展的时候，为采用统一化管理文件和档案的方式，需要编制出和电子文件管理相关的制度及工作机制，使电子文件处于保存过程中能够得到高效的管控。另外，还可以建立区域型的电子文件管理基地，并且与相关部门进行协同合作，依靠负责人实施相关研究和电子文件、档案的保存与管理工作，有助于促进电子文件档案管理工作的不断发展。

（三）发挥互联网平台作用，增强电子档案信息资源的共享能力

石油钻井企业进行电子文件档案管理和利用的过程当中，需要充分发挥出互联网平台的良好作用，以便增强电子档案信息资源的共享能与电子档案信息服务工作的质量。从当前的网络发展情况来看，Web2.0时代已经来临，广大用户逐渐变成了主体，自身不仅属于信息的接受者，而且能够制造与传播信息，参与性和开放性的特征是非常显著的。依靠新型的互联网服务模式，可以增强网络档案信息服务工作的质量。对于石油钻井企业来说，需要引入先进的管理思想，提高相应的服务意识，重视协同合作，实现企业信息的公开透明。同时，依靠档案馆与外界社会的联系作用，积极进行档案信息的编研和信息查询服务工作。比如，可以在门户网站中设定对应的渠道，对于那些尚未及时送到省档案馆的归档信息、广大民众的关注度很高以及能够公开的档案予以细致地审核和分析，同时应该得到省档案局的批准许可，完成一部分或者全文的检查工作。通过在官方的微信和微博栏目中设定相应的档案宣传条目，尤其是在档案日的时候，需要做好档案宣传和推广工作。同时，为相关档案阅览室、机要阅文室，增添相应的计算机设备，由档案数据库中及时导出相应数据信息，依靠有关业务处室进行自助查档和打印处理。除此之外，可以在政务OA内网当中，合理设置相关资料库项目，并且准确筛选存储档案当中那些有价值的公文。针对业务处室而言，能够设置自选项，并且联系和业务密切相关的电子档案，构建小型的资料库，使内部档案的利用率得以提升。

三、结语

综上所述，系统分析与思考数字时代下企业电子文件档案管理利用的有效策略尤为必要，具有重要的研究意义和实施价值。希望本文的研究分析的内容和结果，能够得到有关企业电子文件档案管理工作人员的关注与重视，并且从中获取到相应的启发和帮助，以便增强数字时代下企业电子文件档案管理利用的实际效果，进而促进我国企业电子文件档案管理工作的不断发展与进步。