新时期水利工程档案信息化管理建设研究

任艳春

随着信息技术的日益发展，互联网、大数据等技术载体的运用，档案管理步入到了信息化发展的新时期。鉴于档案事业发展的新形势，要充分运用信息技术载体，对档案资源保护与发展并重，将信息化管理方式应用到档案建设的各个环节中，实现档案管理的提档升级。以水利工程建设为例，水利工程档案建设采用信息化管理的模式，对于推进水利工程建设具有重要作用。

一、水利工程档案信息化管理的重要意义

（一）更加高效地指导水利工程的建设

档案记录了水利工程事业的发展历程，对于当前水利工程建设与发展能够起到重要的参考作用。传统的管理方式使得档案资料被“束之高阁”，工程人员想查阅水利档案资料，需要经过较为繁琐的程序，在无形中限制了水利工程档案资料的利用。采用信息化的管理方式，使得工程人员随时查阅档案资料成为了可能。当水利工程建设的某一个环节急需要档案资料时，就可以运用信息化的方式来调取相关的档案资料，从而在水利工程建设中及时发挥作用。

（二）提升水利工程档案的现代化管理水平

随着档案事业的发展，档案管理方式得以不断创新，无论采用哪一种管理方式，都离不开信息技术的支持。信息化管理能够对水利工程档案资源进行系统化、科学化的整理，节省人力资源，有效地保护档案资源，实现了从人工管理到技术管理的飞跃。

（三）实现水利工程档案信息的综合利用与共享

水利工程档案包含着珍贵的水利史料，如何利用这些宝贵的资源也是档案管理的重要议题。信息化管理方式的提供，使得档案资源的运用范围更加广泛，载体平台也更加多样化。同时其他水利部门的档案也可以被参考借鉴，不同区域的水利部门运用信息技术平台，围绕档案资源建设在“线上”进行沟通交流，促进资源优势的共享与最大化利用。

二、当前水利工程档案信息化管理存在的主要问题

（一）信息技术与档案管理脱节

档案信息化管理是以信息技术作为载体的，但是目前一些水利工程建设部门仍然采用传统的管理方式，没有注重运用信息技术，使得管理方式传统且单一；有的水利工程建设部门虽然运用互联网等技术，但是在具体应用上却不切实际，硬件设施相对陈旧老化，软件设施也没有跟上档案信息化管理的发展步伐，使得信息技术和档案现代化管理之间存在较为严重的脱节。

（二）信息化管理存在安全隐患

信息化管理的应用，使得水利工程档案资料能够面向更多的受众。但是由于一些档案资料具有保密性，因此需要做好信息保密工作。有的水利工程建设部门缺乏保密意识，在推行档案信息化管理过程中注重信息公开与共享，没有对档案资料的保密性进行科学的鉴别，产生了较大的安全隐患。

（三）缺乏专业化的档案管理人才

档案信息化管理能否有效实现，专业的人才队伍建设是关键。尽管水利工程建设部门在档案建设与管理方面加强人才队伍建设，但是专业化人才的缺乏是制约档案信息化管理建设的重要问题。有的水利工程建设部门在业务人员中临时选派人员充当档案管理人员，由于其缺乏专业的知识背景，加之对信息技术不够熟练，无法进行科学化管理。

三、新时期水利工程档案信息化管理建设的有效途径

（一）建立完善档案信息化管理的制度机制

水利工程建设部门要从制度机制的保障功能出发，建立完善相关的制度机制，使得档案信息化管理有章可循、有据可依，并将其纳入到科学管理的轨道上。在制度建设方面，要出台档案信息化管理的相关工作流程、保密制度、工作办法、监督验收制度等，将信息化体现在档案管理的每个细节中。同时要及时地督导检查制度的执行情况，确保档案信息化管理的制度内容得以全面贯彻落实。在机制建设方面，要围绕档案信息化管理的内容，建立科学的工作机制，如软硬件设施的应用机制、档案管理人员绩效考核评价机制等，使得信息化管理模式能够高效运转。

（二）建设档案信息化管理的综合信息服务平台

1.水利工程档案查询版块

该版块建立档案资源数据库，通过设置不同的搜索方式，帮助水利工程人员查找到所需要的档案资料，档案资料的格式为PDF、CAJ 等等，在保护档案资源完整性的同时，便于水利工程人员进行线上观看；同时要注重保密性，实现保密与信息共享的结合。

2.水利工程档案保护版块

鉴于一些年代久远的档案资源存在遗失或者损坏的现象，该版块致力于运用线上还原技术，通过云计算等技术的运用，对水利工程档案内容进行“三维图像”等立体式的呈现；或者将线下修复的成果进行线上呈现，最大限度地保护档案资源。

3.水利工程档案日常管理版块

该版块致力于给档案管理人员提供一个无纸化的办公管理空间，档案管理人员的各项日常事务性工作可以在平台中进行操作，进一步提升管理工作效率。

4.水利工程档案服务版块

该版块要致力于为水利工程人员提供多样化的档案服务。例如搜索资料，观看水利工程建设典型案例，查阅设计网络平面图等等，开展“一站式”的便利服务以及数据收集，使得档案管理工作一直处于可控可管状态，确保档案安全。

（三）培养专业化的“水利工程业务+信息化”的档案管理人才

首先，要把好人才“入口关”。水利工程建设部门要在人才的招聘上，设置人才标准，吸纳具有档案专业知识背景或工作经验的人员，为档案建设与管理充实人才力量。其次，要加强对档案管理人员的培训。水利工程建设部门要结合当前档案信息化管理的新要求，加强多样化的业务培训，特别是围绕水利工程建设业务、信息技术、档案管理等内容进行重点培训，促进档案管理人员提升业务能力水平。第三，要注重对档案管理人员的“线上+线下”考核。水利工程建设部门要转变档案管理效果的考核方式，采用“线上+线下”的考核方式，对考核标准进行量化，增强考核评价的针对性，帮助档案管理人员不断提升自己的业务能力。

四、结语

信息技术在水利工程档案建设与管理中具有重要作用。水利工程建设部门要充分认识到档案资源的重要性，特别是档案信息化管理的重要性，将信息技术与档案管理充分结合起来，推动档案信息化管理的普遍推广及应用。随着档案事业以及水利工程建设的深入发展，对档案信息化管理将提出更多的要求，并且将涌现出更加多样化的方式方法，因此要秉持创新思路，探索水利工程档案信息化管理的有效实现途径■