“互联网+”时代对档案工作的挑战

中共莱阳市委党史研究中心 李艳红

在二十一世纪，信息化成为时代发展的主旋律，其所引起的滔天浪潮迅速波及了社会的方方面面，对社会的方方面面都造成了巨大冲击。尤其是对于档案工作来说，在传统模式下，受限于信息传递速度，档案传递和管理效率受到较大制约，而在“互联网+”时代，依托于方便快捷的信息网络，可以实现档案信息的跨空间即时传递，促使档案工作效率大幅度提高。但在“互联网+”时代之中，挑战与机遇并存，信息化固然是档案工作的机遇所在，却也带来了全新的挑战，还需要谨慎面对。

一、“互联网+”对档案工作的挑战

（一）信息防护手段不足，存在信息泄露风险

在信息化浪潮的影响下，档案工作也意识到信息化改革的重要意义，并积极引入先进的信息技术来武装自身。但毕竟档案工作立足于现实领域，与位于虚拟领域的信息技术如同两条平行线，缺乏交叉点。在此情况下，档案工作对于信息化改革缺乏明确的方向，仅仅局限于表层信息工具的应用，没有对信息防护表达出足够的重视程度，并由此衍生了巨大的信息泄露风险。档案上面存在诸多人员信息，一旦泄露，必将对人民群众造成极为严重的经济损失[1]。

（二）“重软件，轻硬件”的信息化困局

由于受到刻板认知的影响，部分档案工作人员错误地认为信息化改革的重点应当放在软件工作上，希望引入更先进的信息系统和网络算法，从而全面提高档案工作效率。但实际上，软件与硬件相辅相成，任何一方存在弊端和瑕疵，都将形成严重的“木桶效应”，不仅会导致信息化成果大幅度下降，更是可能会对档案工作造成难以想象的负面作用。例如，部分档案机构的电脑过于陈旧，虽然能够进行一般的档案处理工作，但在迈入“互联网+”时代之后，必然还会进行其他高强度的信息运算工作，而这是老旧电脑所无法承担的。

（三）档案工作人员缺乏信息素养

对于任何工作来说，高素质人才都是第一生产力，并且唯有人员能力与工作需求相匹配，才能够在最大程度上发挥出人才能力，使得人才作出更大的贡献。但是对于“互联网+”时代的档案工作来说，工作模式和工作需求产生了天翻地覆的变化，而工作人员固然都有着较高的能力素养，与工作需求之间的匹配度却直线下降，不能够高效完成工作任务。之所以出现这种状况，是由于信息化改革推进速度过快，人员结构尚未进行有效调整。在过去的招聘活动中，招聘条件是根据当时的工作需求设立的，没有对应聘人员的信息素养有太过严格的要求，这就导致档案管理人员的信息能力约等于大众平均水平，能够熟练使用一些普遍的信息工具和互联网工具，当工作内容涉及专业化信息工具时，又会存在力不能及之感。

（四）多元化的网络渠道，单一的档案信息收集方式

在过去的年代，因为信息传递速度较慢，并且信息采集渠道较少，档案信息只能够通过“面对面”的方式获取，并且这一信息传递通道是“单方向”的，只能够由人群自主将档案信息填写并传递给档案管理机构。在此过程中，档案管理机构位于“被动者”的位置，主动性不足，难以采纳到更多的档案信息。而在信息化时代来临之后，互联网作为一个开放性平台，存在着四通八达的信息传递通道，并且人们也会在互联网世界留下各种各样的痕迹。在此基础上，通过互联网渠道，档案管理机构被赋予了较强的“主动性”，能够自发地采纳更多人员信息，以此进一步丰富档案内容，更加全面、立体化地描述出人员的能力素养。但遗憾的是，在档案管理工作实际开展过程中，由于刻板工作思维的影响，导致部分员工还在按照传统模式开展工作，没有意识到互联网时代对档案工作造成的巨大变革。同时，在传统模式下，档案工作虽然也发挥着极为重要的作用，但其作用在大多数时候都隐藏在幕后，既没有做好宣传工作，也没有与人群展开有效的互动交流，工作效果被局限在一个较低的层次，还有较大的潜力可供挖掘。

二、“互联网+”时代背景下档案工作优化改进的方法措施

（一）增强防护意识，丰富防护手段

首先，思想是一切行为活动的根本指导，唯有思想上高度重视，才具备将其落实到工作实际中的基础前提，可以通过一系列宣传方法，帮助工作人员树立对信息化档案的正确认知，并由此引起工作人员对信息安全防护的重视。其次，可以组织档案工作人员前往其他机构参观学习，站在一个客观立场上，更加透彻地了解对方档案安全防护工作中的优缺点，进而不断吸纳对方的长处，反思自己的短处[2]。最后，信息技术属于前沿科技，信息防护网络的建设更是属于“高精尖”内容，非专业人员不可操刀，如果仅将视野局限在内部员工上，即便耗费大量的时间去培训学习，也不可能掌握核心技术，更无法构建出健全的信息防护网络，必须要寻求相关机构专业人员的指导和帮助。

（二）加大资金投入，做好硬件支持工作

在现代经济社会，随着经济体系日渐完善，经济市场导向力量的重要性更加突出，任何工作要想稳定推进，都离不开雄厚资金的经济支持，档案工作也不例外，尤其是硬件设施的采购，更需要投入大量的资金。在此情况下，必须要做好上层领导人员的思想工作，继而获得大量的人力、物力支持，进而及时做好硬件的更新换代工作[3]。同时，硬件建设资金投入较大，必须要慎重考虑所购买的硬件是否合理、是否存在更好的选择，针对此，一方面可以组织员工去其他机构或前沿市场参观考察，调研硬件的现实应用情况，并以书面的形式整理总结出来。另一方面，可以开展“试点”工作，先购买少量的硬件设施尝试应用，待一段时间后，如果对档案管理工作确实能够产生较大的促进作用和积极影响，再在单位机构内部大范围推广应用。

（三）健全人才机制，提高员工信息素养

在二十一世纪，社会体系高度发达，各个行业的技术含量明显提高，对于高素质人才的依赖性也显著提高。在此情况下，高素质人才的重要性更加凸显，不仅能够凭借自身的远见卓识，立足于大局角度，综合考虑各方面因素，为工作制定出最正确的发展路径，还能够依靠自身强大的执行力，保障各项工作进程有条不紊地稳定推进。但是要想构建高素质的档案管理团队，并充分发挥员工的工作能力，还需要进一步健全人才机制。

首先，在招聘机制上，可以通过提高招聘待遇、提升招聘条件等方式，吸引更高水平的优秀人才前来应聘，从而在“源头”上提高档案团队人员的整体信息素养，并且要做好招聘审核工作，确保应聘人员能力与简介相符，最大限度地避免滥竽充数、鱼目混珠现象的出现。其次，招募到优秀人才是工作顺利开展的必要前提，但并不代表着全部，还需要通过健全的评价机制，充分发挥员工的内在潜能，借助奖励机制，能够将员工效益与企业效益相统一，进而调动起员工的工作热情和工作积极性，促使工作效率不断提高，借助于惩戒机制，能够有效消除员工的懈怠情绪，避免员工消极应对工作任务。最后，还可以通过开设内部培训计划，有针对性地提高员工信息素养，并将培训成果纳入评价机制中，以此鼓励员工积极参与培训活动[4]。另外，对于高素质人才来说，相较于一时的薪资待遇，更加看重长远的发展，良好的晋升通道是留住高素质人才的最佳途径，唯有将晋升机制与评价机制相挂钩，将评价结果当作人员晋升的重要依据，一方面可以让有能力的员工步入更高的岗位，为工作发展作出更大的贡献，另一方面也能够有效增强高素质人员对单位机构的认同感和责任意识，在最大程度上避免人才流失问题。

（四）档案工作应当具备更高的“主动性”，扩展信息获取渠道

首先，档案工作人员应当“主动出击”，一方面要收集员工在机构活动中的表现状况以及领导人员的相关评价，另一方面要立足于互联网渠道，从中检索出有价值的档案信息，并且要考虑到网络信息质量高低不一，在仔细斟酌审核、多渠道验证真实性后，录入档案信息中。其次，文字作为一种语言工具，虽然能够将人员能力大体描绘出来，但毕竟有着自身的局限性，无法将人员的方方面面立体化、形象化地展现出来，有着较大的主观想象空间，只是传统书面档案模式下的选择，而在迈入信息化时代后，可以在档案中添加更多的图片信息，甚至开创性地采纳视频信息。最后，应当加强对宣传工作的重视程度，以此扩大档案工作的社会影响力，吸引大众的广泛关注，在具体实施过程中，要意识到在当今时代，传统媒体虽然权威性依旧，但影响力却所有衰退，新媒体依托于互联网渠道，与人们的日常生活联系更加紧密，通过入驻新媒体平台，做好新媒体宣传布局工作，能够进一步扩大工作成果、提高服务质量，使更多的人群了解档案工作、人事档案工作，可以在产生档案需求的同时，第一时间找寻到档案管理机构。

三、结语

总的来说，档案工作信息化改革既是“互联网+”时代的大势所趋，也是工作质量提高的内在需求。唯有顺应时代发展的脉络，紧跟社会前进的脚步，才能够在新时代焕发出新的光彩，始终保持旺盛的生命力和竞争力。与此同时，也要小心应对随之而来的各项挑战，并在此过程中不断总结经验教训，从而优化工作理念，改进工作方法，重构工作体系，进而实现工作质量的飞跃式提高，更好地完成档案保障工作。